高校办公室行政管理工作思考

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【摘要】高校办公室是连接学校、教师、学生的桥梁，起沟通、协调、执行等作用。本文先分析地方高校办公室的职能，再探讨地方高校办公室行政管理存在的问题，最后总结应对措施。

【关键词】地方高校；办公室行政管理；职能；问题；对策

随着高等教育从精英化向大众化普及，随着地方高校的不断扩招，高校的办公室业务逐渐增加。地方高校的办公室是连接学校、教师、学生的桥梁，是连接高校各部门的纽带，是高校的对外窗口。地方高校办公室行政管理涉及的内容非常多，涉及的范围非常广，直接影响学校教学秩序和正常运转。做好地方高校办公室行政管理工作，使其作用发挥到最大是本文要研究的重要问题。

一、地方高校办公室行政管理职能

（一）管理职能。地方高校办公室是学校、院、系管理工作的执行者，负责制度的制定与实施。办公室的管理职能包括院系对学校布置工作执行的管理，学校、院、系固定资产及办公资产的管理，院系宣传及信息化建设，院系财务管理及日常综合管理等。除此之外，办公室管理职能还包括对高校决策及部署的执行过程中存在的问题进行监督的职能，目的是维护高校决策的权威性，保证各部门高效执行相关部署。

（二）协调职能。地方高校办公室是高校、院、系的核心部门，是各项事务的协调者。办公室在高校中起承上启下的作用，且负责沟通内外，承担着联系、沟通、协调的责任，为学校、教师、学生的联系构建桥梁。办公室是高校信息和事务的中转站，需要上传下达，需要倾听意见，需要反馈协调，以保障高校教学秩序的正常运转。办公室的协调职能涉及党政协调、领导协调等，主要是依托党的政策、方针，依照正确的方向，从高校发展全局出发，对高校中所有发生的事务进行协调。

（三）保障职能。地方高校办公室是学校教学秩序运转的保障者，为院、系提供舒适、便捷的办公环境和条件，保证院、系的所有工作顺利开展。办公室为师生的人身财产安全提供保障，属于后勤服务部门。办公室随时关注学校师生的思想动态及反馈的问题，并第一时间予以解决；办公室随时关注师生的需求，并提前布局；办公室以服务为基本宗旨，以师生为本，为广大师生排忧解难。以人为本是办公室保障职能落实的前提，办公室的保障工作应以尊重广大师生为基础，目的是保障校内各项活动的顺利开展。办公室工作人员高效的服务意识、良好的组织协调能力、及时的突发事件应变能力等，能为其保障职能的落实奠定基础。

二、地方高校办公室行政管理存在的问题

（一）师生不重视。地方高校办公室虽然是高校运转的核心行政部门，从宏观上参与高校发展决策与规划的制定，从微观上处理领导、部门之间的矛盾，保证各类大小文件的上传下达。但整体来说，师生对办公室工作不重视、不认可，不能积极配合办公室完成各项任务，使办公室工作不能顺利有序开展。

（二）目标不明确。地方高校在不断扩招的背景下，办公室工作内容发生了变化，行政管理工作范围在不断拓展。新拓展的业务内容虽从表面上看难度不大，但具体执行起来有一定难度。新拓展的业务导致办公室日常行政管理目标被打乱，如果学校领导直接将某项业务交由办公室的工作人员处理，会导致办公室工作秩序混乱。长此以往，办公室工作人员将分不清本职工作与领导工作的界限，会导致办公室工作没有明确指标，进而使得办公室工作效率低下。

（三）素质能力不强。地方高校办公室工作人员要具备良好的政治素养、思想素养、技能素养，并以服务意识投入工作中。但实际情况是随着高校的扩招，办公室业务增强，办公室工作人员也在增加。办公室工作人员素质能力不同，工作态度、处事方法不同，影响办公室工作效率。部分办公室工作人员存在双面脸的情况，对上级领导一副笑脸，对下面师生一副冰脸，这严重影响办公室在师生中的声誉，进而影响学校的 发展。

三、地方高校办公室行政管理创新对策

（一）重视办公室行政管理工作。地方高校要重视办公室行政管理工作，确定办公室的服务职责。一是上传下达，构建学校与教师、学生沟通的桥梁；二是监督学校各项政策、制度的落实；三是以立德树人为目标，解决师生在学校学习和生活中的各种问题。高校办公室要以学校发展全局为核心，将管理职能、保障职能、协调职能落实到位，将学校各部门的关系协调好，依托公平、公开、公正原则开展工作。

（二）转变理念，明确目标。在新时期，地方高校办公室要想做好日常工作，就要转变传统的行政管理理念，明确工作目标，依托管理制度使办公室工作职责清晰，杜绝推诿现象。高校从顶层设计的角度对办公室的业务进行明确，按照岗位制定责任目标，保证每名工作人员都明确自身的职责和工作目标，在工作中能按照轻重缓急的顺序进行。在完成日常工作，没有最新指示的情况下，办公室工作人员能及时及领导进行沟通，并为后续工作做准备。办公室领导者要根据学校布置的任务召开会议，目的是使所有工作人员明确职责和义务，并倾听工作人员对工作开展的想法，目的是依托众家思想将目标分解，最终提高办公室行政管理工作 效率。

（三）依托培训，提高办公室工作人员素质。办公室行政管理的执行者是办公室工作人员，为了提升办公室行政管理效果，要依托高校的顶层设计对办公室管理人员进行培训。高校要建立办公室工作人员培训制度，依托一年一次或两次的培训，提高工作人员的业务能力、服务能力、专业能力。参加培训后，高校要对参培人员进行考核，要在学校范围内组织工作交流会，将自己的培训内容、培训感想进行分享，目的是通过交流提升其他办公室工作人员的工作能力和 效率。

（四）建立完善的监督、考勤、反馈制度。制度是工作的依托，是办公室工作人员开展工作的有效支撑。除高校层面对办公室工作进行制度约束外，办公室还要依托实际工作的开展进行制度制定，目的是通过框架制度和细化的制度对办公室进行约束和监督。首先，依托制度加强对办公室工作人员的监督。办公室可以设置监督人员，对办公室工作人员的工作状态、工作效率等进行监督。可以为办公室工作人员的考核提供数据支持，并选出优秀的工作人员进行奖励。对办公室工作人员的监督，可以有效提高其工作效率，并使其长期处于正常的工作状态，养成良好的服务与工作习惯，进而全面提高自身综合素养。其次，设置考勤工作制度。考勤工作制度是依托学校大政策的背景下，办公室进行的细化考核。依托考勤能合理制约办公室工作秩序，能通过对办公室工作内容的合理分配，使人力资源得到最优化的配置。依托考勤制度，可对办公室工作进行合理规划，让两人或多人协同完成一项工作。一是在最短耗时内完成最大量的工作，二是帮助工作人员养成集体意识和互助的习惯，使其在日后的工作中能针对类似的事件依托合作解决，最终提高工作效率。最后，设置反馈机制。反馈能让办公室工作人员对自身的工作有直观的了解，进而对反馈的问题进行反思，并能依托创新提出解决方案，最终促进办公室服务水平的提高。办公室工作人员可以根据不同部门的工作反馈召开会议，通过集思广益，不断提高自身的服务水平，实现办公室行政管理的稳定 开展。

（五）强化办公室内部机构设置。地方高校办公室行政管理工作涉及的事务非常繁杂，每项工作都要细致完成，目的是保证学校层面的政策落实到位，保证对师生的服务到位。地方高校办公室行政管理是高校管理的重要组成部分，依托执行职能、协调职能、管理职能等助力高校教学秩序等顺利进行。办公室要做好自身结构的建设，规定工作人员的职责，并要求工作人员在完成自身工作的基础上随时与其他同事进行协作，以提高工作效率。高校办公室是一个综合部门，肩负高校正常运转的重任，其工作涉及财务、档案、人事、文秘、宣传等工作内容，办公室要根据工作类型进行结构的设置，目的是通过不同关系的处理，高效完成工作。首先，处理好服务中心与日常事务的关系。中心工作是学校办公室的主要工作，日常工作是依托中心工作开展的，目的是通过预见性的意见为后续的工作做指导。其次，处理好参与决策和抓好落实之间的关系。在日常工作中，办公室要对各项工作的新情况进行分析，依托主要矛盾落实好中心工作。再次，处理好政务服务和事务服务的关系，依托事务保证政务的落实，进而提高工作质量。最后，处理好行政工作和单位组织的关系。办公室要做好承上启下的工作，在维护好领导的核心地位的基础上充分发挥下级单位的作用。总之，高校要重视办公室行政管理工作，要从学校的角度和办公室自身的角度制定办公室行政管理制度，加强办公室工作人员的培训，通过办公室内部机构的优化，通过监督、考勤、反馈制度等明确办公室行政管理目标，提升办公室工作人员的服务意识，通过办公室工作人员整体素质的提升，发挥办公室枢纽和桥梁的作用，最终促进地方高校有序运转。

作者:庞祥武 单位:鞍山师范学院