创新城建档案管理服务模式探思

前言：本站为你精心整理了创新城建档案管理服务模式探思范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

摘要：近年来，山东省烟台市城市基本建设档案馆积极探索创新城建档案管理服务模式，取得阶段性成果。实践中也面临不少困难和问题，亟待通过加强业务指导、发挥职能作用等措施加以解决。文章在分析城建档案管理服务模式创新面临的困难和问题的基础上，提出了解决问题的对策建议。

关键词：城建档案；管理服务模式创新；对策建议

近年来，烟台市城市基本建设档案馆围绕创新城建档案管理服务模式，不断加大探索创新力度，有效提升了档案管理服务工作水平。不过，实践中也面临不少困难和问题，亟待研究采取有效措施加以解决。

一、创新城建档案管理服务模式的前期探索

（一）完善鼓励创新机制

烟台市城市基本建设档案馆认真传达学习上级文件精神，努力健全完善正向激励、容错纠错、澄清保护机制，对在推进档案管理服务模式创新中出现的失误和过失，予以宽容和免责，激发了全体干部职工创新开展工作的积极性。针对以往工作随意性较大、服务模式多年来一成不变的情况，烟台市先后出台了《烟台市市区地下管线规划建设管理办法》《关于进一步加强城建档案管理工作的意见》《烟台市市区城乡建设档案管理办法》《烟台市城乡建设档案管理实施细则》等文件，理顺了城建档案的工作关系，疏通了档案进馆渠道，加大了城建档案的接收、监管力度，创新了档案管理服务模式，使烟台市城建档案工作走上了有法可依、依法治档、创新服务的轨道。

（二）改进管理服务方式

以往的城建档案管理工作，以坐等建设、监理、施工单位上门为主，在主动服务、跟踪服务方面做得不够。近年来，本着“档案工作为城市建设服务”的宗旨，烟台市城市基本建设档案馆编写制作了《城建档案工作法规标准选编》《烟台市建设工程档案告知书》《烟台市建设工程文件整理、移交指南》，采取主动上门指导、全程跟踪服务等方式，指导、督促工程项目的建设、监理、施工单位严格按要求高标准做好文件的建档工作，将档案管理融入每一阶段、每一工序和每一环节，确保建设工程竣工后档案原件能完整、准确、系统地接收进馆，既满足了相关单位的服务需求，又保证了城建档案的数量与质量。

（三）探索个性化服务

以往的业务指导多是“大水漫灌”式。为提高建设工程档案指导服务的针对性，烟台市城市基本建设档案馆推出了“个性化服务”新模式。主要是考虑目前的建设工程项目几乎每个都有明显差异，且具有比较强的专业性和技术含量，所以提出了“一项目一策”的原则，每个项目落实一名业务人员，靠上去提供一站式的业务指导和咨询服务，提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上，对外公布业务人员的联系电话，方便建设单位随时咨询；定期下工地督察重点工程档案编制情况，按照详细的工程档案编制规范，针对具体工程提出具体要求。一般的房建工程至少下工地二到三次，对规模较大的建设工程，适时组织各分部工程资料员集中培训，释疑解惑，收效明显。

二、推进城建档案管理服务模式创新面临的困难和问题

（一）建设单位对城建档案的重要性认识不充分，从业人员专业能力有待提升

近年来，为增强建设单位依法治档、照章行事意识，提升档案管理人员业务素质，烟台市城建档案管理部门通过不定期下工地指导或现场咨询等途径，向建设单位讲解档案收集管理的重要性和相关法律法规知识，但受建设单位相关人员更换速度快等因素的制约，不少建设单位对相关法律法规知识理解不够深入，贯彻落实也存在较大偏差。表现在部分建设单位对城建档案的完整性、真实性不够重视，缺少规范的管理机制，甚至未将档案管理提到日常议事日程；有的单位施工员兼任资料员，专业能力无法保证，导致对建设档案管理的归档标准把握不准，档案资料收集整理与工程建设难以同步，许多资料因保管不力而丢失，影响了城建档案管理服务创新工作的开展。

（二）综合开发利用现有城建档案办法不多、形式不活

创新城建档案管理服务模式要求对现有城建档案进行综合开发利用。这种开发利用至少可包括两个方面：一是直接应用性开发。就是运用音像、测绘和计算机技术，从浩繁的城建档案信息中提取可应用于城市管理和建设的信息资源，满足城市管理、城区改造与建设、城建事故预防和抢救以及社会各方面的需要。二是前瞻咨询性开发。指的是在直接应用性开发信息资源的基础上，对城市规划和发展进行超前研究，向决策层提供建设性的意见建议。长期以来，烟台城建档案的开发利用基本属于“守株待兔”式的被动服务。市场经济条件下，这种方式远远不能适应城市现代化管理的需要。今后无论是在直接应用性开发还是前瞻咨询性开发方面，都大有文章可作。

（三）支持城建档案管理服务模式创新的协作配合机制不够健全

创新城建档案管理服务模式的前提是馆藏足够丰富，结构相对合理。当前，由于有关部门及建设单位重视不够，加之档案归集缺少强有力的保障措施和执法手段，部分建设单位在组织工程竣工验收前，未提请城建档案管理部门进行工程档案验收，导致竣工验收工作程序不到位，档案收集不及时、不完整。另外，目前尚未建立起有效的建设行政管理部门和有关部门的协作配合机制，不但城市规划、建设系统业务管理类档案收集渠道不够畅通、进馆率低下，跨越城建系统的交通、电力、水利类档案更是长年无增，无法实现馆藏门类齐全、结构合理的目标。

（四）支撑城建档案管理服务模式创新的相应人才严重缺乏

城建档案管理工作时效性强、涉及面广、内容庞杂且具有相当的科技含量，城建档案管理人员必须具备档案管理、数字化等方面的知识技能且懂得城建业务。从烟台市城市基本建设档案馆的情况看，现有职工16名，其中3人长期在外帮助工作。除了办公室工作人员、财务人员外，业务人员仅有7名，并且缺少信息化建设、声像档案管理等方面的专业人才，只能以干代学、边干边学。现有人员年龄老化，平均年龄达44岁，从事声像工作的只有一名57岁的老同志。近年来，没有引进一名专业人才，严重影响城建档案事业的长远发展。并且，这些年工程项目越来越多，由于城建档案管理人员缺乏，大部分时间只能被动等待建设单位上门咨询，主动上门指导和服务力不从心。

三、进一步创新城建档案管理服务模式的对策措施

（一）抓源头，加强业务指导

工程项目前期设计、勘测、施工及中后期建设档案资料的质量取决于项目管理人员的素质高低。为改变部分建设单位在施工阶段未将档案资料整理和工程项目施工同步进行的状况，档案管理部门应采取主动请进门谈、到现场讲等方式，了解项目施工流程和具体步骤，定期举办培训活动，让项目管理人员了解建设工程档案编制、收集、报送等方面的要求和规范，不断提高他们的档案意识和资料整合能力，确保档案管理工作依规有序推进。

（二）抓科技，搞好城建档案综合开发利用

充分利用5G、大数据和自动控制等新技术、新成果，建设以城建档案为基础的城市建设综合信息服务系统；充分挖掘、发挥城建档案的潜能和优势，积极探索直接应用性开发和前瞻咨询性开发的新路径，以高新技术手段把城建档案与城市规划建设管理和城建事故预警、社会服务等多方面有机结合起来，加快构建从城建档案收集、保管到开发利用的系统化、现代化的工作体系。

（三）抓程序，发挥好职能作用

将城建档案管理工作纳入建设行政程序，强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能，拓宽城市规划、建设系统业务管理类档案收集渠道，确保档案归档门类齐全、结构合理。对工程文件的立卷归档工作进行指导和服务，按规范要求对建设单位移交的建设工程档案进行联合验收，并及时督导建设单位编制电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理部门。探索建立住建、城管、国土资源与规划、交通、水利等部门的协作配合机制，推进资源共享，最大限度丰富馆藏资源，为城建档案的综合开发利用创造条件。

（四）抓法治，强化执法检查

城建档案管理部门应做好档案管理相关法律法规的宣讲解读工作，指导督促相关方面严格按照《建设工程质量管理条例》等法规规章的规定，按时移交在城建档案管理部门接收范围的档案。建设行政主管部门要加强执法检查，对未按规定收集档案、个别不愿移交、拖延移交档案的建设单位，严格依照相关法规进行处罚，使按规范编制、报送建设工程档案成为各建设单位的自觉行动，推动档案管理工作步入法治化轨道。

（五）抓队伍，引进培养一批专业人才

积极争取组织、编制、人社等部门支持，有序引进档案管理专业人员，为提升档案管理服务水平储备后备人才。摒弃“闭门造车”思维，采取走出去学、请进来教、内部轮流讲和定期轮岗等多种形式，加强对城建档案管理人员的专业培训，不断提高从业人员业务能力和专业水平，为推进城建档案管理服务模式创新奠定人才基础。

作者:王堃 单位:烟台市城市基本建设档案馆