高校电子会计档案管理难点探析

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摘要：随着信息技术的运用及国家对电子会计档案管理的不断推进，各高校也在不断加快会计档案电子化的进程。会计档案作为财务管理的最后一个环节，原始资料来源渠道多而杂，目前高校还在实施纸质会计档案，或者纸质档案与电子档案并行的模式。本文从会计档案分类及业务流程上详细分析形成电子会计档案的难点所在，并根据实际工作情况，提出对策性建议，便于高校推进电子会计档案管理工作。

关键词：会计档案；电子会计档案；流程；财务共享服务中心；财务业务管理一体化

一、引言

2016年1月1日开始实施的新《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力与地位；2017年财政部印发《关于稳步推进财政电子票据管理改革的试点方案》，目前已经在多个地区开始执行；2020年财政部、国家档案局联合出台的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)，明确指出了满足哪些条件可以仅适用电子会计凭证进行报销入账归档等。随着国家不断出台相关政策、对电子会计档案管理工作不断推进，以及电子会计档案本身具有无纸化、存储方便、查阅方便、集中管理和共享率高等优点，吸引越来越多高校开始推行会计档案电子化。由于会计档案原始资料多而杂，有合同、材料出入库单、资产入库单、验收单、各种发票等；来源渠道不一，有校内自制凭证、外来原始凭证等。高校本身缺乏具有相关经验的工作人员，如何将这些繁而杂的原始资料按照流程汇集到一起保存就成为一件非常困难的问题。本文从会计档案分类及业务流程着手，深入分析形成电子会计档案的过程中存在的难点。

二、会计档案的含义及分类

根据《中华人民共和国档案法》，会计档案是单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类。电子会计档案就是指单位接收的电子形式的各类会计资料。

（一）会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证。原始凭证按照来源分为单位自制原始凭证、外来原始凭证。高校自制原始凭证主要包括培训进修申请表、财务报销单据、采购申请单、材料出入库单、资产入库单、竣工验收单、校内合同等；外来原始凭证是指单位从外部接收的各类会计凭证，主要包括增值税发票、通用机打发票、定额发票、航空运输电子客票行程单、火车票、汽车票、出租车票、过路过桥费发票等会计凭证。

（二）会计账簿类，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

（三）财务会计报告类，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

（四）其他会计资料类，主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。上述会计资料中的会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类都是在会计凭证的基础上形成的，因此电子会计档案的取得重点在于电子会计凭证，本文也主要以电子会计凭证为研究重点。三、目前高校会计档案管理情况随着高校信息化、智慧化校园建设，部分院校已经开始实行网上报销模式，主要采用扫描、拍照的形式将纸质档案扫描到影像库中，形成电子原始凭证。这种模式减少了教职工报账的时间，提高了报账效率，解决了签字难问题，也可以随时查看报账进度，大大缓解广大教职工之间的矛盾。但这种模式也具有一定的缺点，不是最终电子会计档案的管理模式。实行电子会计档案管理的目标是实现全流程无纸化控制，但在实际工作中没有做到无纸化，电子形式也没有取代纸质形式，而是将纸质形式扫描成电子形式；报销人员的工作量没有减少，整体工作重心前移；没有降低成本，反而在扫描时需要机器设备等硬件设施，增加了成本。

四、高校形成电子会计凭证的主要业务流程

高职院校的财务活动按照资金流向分为收入和支出。收入主要包含财政拨款、科研收入、单位资金（学费、住宿费、培训收入等）；支出主要包含人员经费、差旅费、其他经费等。

（一）收款业务流程。收款流程涉及财务内部多个系统，如财政集中支付系统、银行系统、学生收费系统、发票税务系统、财政票据系统、财务核算系统。目前大部分高校财务内部各系统之间相互独立，通过纸质会计凭证相互传递，其收款操作流程主要为：收到财政款项，打印“到账额度通知单”转交会计核算；学生学费、住宿费等通过收费系统对学生信息等进行管理，通过缴费平台进行缴款，银行系统收到款项时，打印银行进账单，并在财政票据系统出具电子非税票据，打印汇总表，转交会计核算；收到其他科研项目款等，打印银行进账单，开具并打印电子发票，转交会计核算。上述系统中，财政票据系统、税务开票系统已经开始采用电子发票，财政集中支付系统、银行系统本身就能形成电子到账额度通知单及银行进账单，若将纸质会计凭证线下传递转为线上传递，则能形成电子会计凭证，因此收款业务完全形成电子会计凭证的关键点在于将财务内部几个相互独立的系统相互连接起来形成智能收费平台，并与核算系统连接形成流程化管理。

（二）支付业务流程。高校支付业务主要包括人员经费、差旅费、专项经费在内的其他经费。目前部分高校采用线下纸质报销流程进行管理；部分高校则采用了线上报销流程管理，会计档案采用了纸质档案与电子档案并行的模式。1.人员经费报销。学校人员经费主要包括教职工的薪酬、离退休人员经费及学生奖助学金。目前信息化程度低的学校则采用线下打印、签字、审核等报销流程，信息化程度高的学校则根据成熟的工资管理系统、奖助学金管理系统进行线上与线下并行的模式，即人事、学工部等部门将电子表格导入到上述系统中，进行下一步的网上报销、移动签批等线上流程，线下也将纸质原始凭证交于财务存档。人员经费原始凭证主要是学校自制凭证，如何完全形成线上电子会计档案，笔者则认为高校内部的业务系统，包括人事部门的工资管理系统、学工部的奖助学金管理系统等与财务系统对接，业务系统生成表格可直接传送到财务系统中进行申报、审批、发放，形成全流程电子会计凭证。2.差旅费报销。差旅费是反映单位工作人员国（境）内出差发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。差旅费是高校常见费用，发生频繁，主要原始凭证为机票、火车票、住宿发票。教职工购票渠道不一，有电子发票、也有纸质发票，很难完全形成电子会计档案。目前高校执行的方式也主要为两种：线下报销模式就将电子发票统一打印、签字，与纸质单据一起报销形成纸质档案；线上线下同时进行报销模式，即将纸质发票扫描至影像库网上报销系统，同电子票据一起审批形成电子档案，同时也将纸质档案交于财务存档。如何解决购票渠道不一、票据不一的问题，以及如何完全形成电子会计档案？笔者认为可采用市场上成熟的“智慧差旅平台”与财务系统连接。新模式下的智慧差旅平台，解决了以往差旅过程中机票、火车票、酒店、用车等差旅产品分散采购的问题，实现差旅申请、批复、订购、对账、统一结算等差旅的一体化管控。3.其他经费报销。其他经费包括学校的基本公用经费和专项经费。专项经费原指财政部门拨付的除基本支出以外、用于学校完成特定工作和事业发展目标而下达的专项资金。笔者认为专项经费不仅是指财政部门拨付的专项资金，也应包含学校内部用于学校发展的自有专项资金，因此，这里的其他经费是指学校内部预算中除人员经费、差旅费外的其他费用，主要有以下两种情况：（1）不需要签订合同、办理入库、入固的经费报销。这类经费原始凭证主要为发票，如定额发票、过路（过桥）费发票、增值税专用发票、增值税普通发票，增值税普通发票又可分为电子票、手写票、通用机打票等。目前国家为了大力推广电子发票，单位可自主选择是否通过第三方服务平台，自动将电子发票发到客户微信卡包、邮箱。第三方平台是指除税务机关和使用电子发票的纳税人之外的第三方建设、提供电子发票相关服务的互联网平台。获取的发票若为电子发票，则经费报销者可直接通过单位“网上报销系统”填报报销单、上传电子发票即可实现全程电子会计档案。由于目前单位可自主自愿选择第三方平台，不强制推行，还存在少量的纸质发票。获取的若是纸质发票，则通过手机拍照、影像视觉处理技术等方式扫描成电子版。随着信息技术的发展及国家电子发票的推行，电子发票将在不久的将来得到全面推行，即可实现全程电子会计档案。（2）需要签订合同、办理入库、入固的经费报销。对采购金额过大的业务事项，学校需要经过招标采购、签订合同、验收入库、入固等手续，比如采购实验耗材需要入库，采购设备等需要入固。此类经费报销主要原始凭证为合同、材料入库单、资产入库单、验收单、发票等，此类业务也往往会涉及资产处、合同管理部等多个部门。目前无论采用线上还是线上线下并行的模式，都含有纸质档案，全程实施电子会计凭证则需将财务系统与各相关业务管理系统连接，财务网上报销系统可直接抓取合同管理系统的相关合同、资产管理系统的固定资产入库单、后勤供应链管理系统中的入库单等学校自制原始凭证。财务与业务模块相互连接即可形成学校内控系统整体信息化，但由于目前高校信息化发展程度不一，各业务管理模块还没有实现相互连接，或者还在初试阶段，系统还不成熟。

五、高校实施全面电子会计档案的对策

高校全面实施电子会计档案管理重点在于国家电子发票推行力度，以及学校信息化建设程度，笔者认为高校实现全程电子会计档案可分两个阶段建设：

（一）强化财务信息化建设系统性，加强“财务管理一体化”建设。高校在推动电子会计档案的过程中，应当进一步强化财务信息化建设系统性，努力提升财务管理工作效能化水平，成立专门的组织机构，配备专业的财务信息管理人员，加强教育和培训工作，使财务管理人员具备较强的专业素养和职业素养，既要能够灵活应用财务管理软件，同时也要在创新应用财务信息化方面具备较强的开创意识。加强“财务管理一体化”建设，实现财务内部各系统的相互连接与统一，将目前技术已成熟的全面预算系统、网上智能报销系统、智能差旅平台、智能核算、银校互通、国库系统、智能收费平台等按照业务流程全部连接，运用互联网信息技术提升财务集中管理能力，进而提升财务管理工作的综合性、全面性和控制性，进一步健全和完善财务信息化服务体系。

（二）高校有机结合智慧校园建设，强化财务共享服务中心建设。高校将财务信息化建设与智慧校园建设进行有效结合，加强财务信息化平台与其他信息化平台的有效融合，实现财务流程和业务流程的有机融合。即在会计电算化的基础上，充分利用互联网、大数据信息化技术，通过使用ERP管理系统，将资产管理、人力资源管理、学生管理、采购管理、合同管理系统等业务系统与财务管理一体化系统进行整合，促进纵向、横向财务管理一体化建设，做到真正的业财融合，是财务实行全面电子会计档案的必备条件。

参考文献：

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[2]蒋韬,邱志鹏.电子会计档案管理的难点及对策研究[J].兰台世界,2020(3):77-79.

[3]杨鲁峰.共享模式下会计核算智能化的探索与应用[J].财务与会计,2020(14):64-66.

作者:张英敏 郝树芹 单位:重庆医药高等专科学校财务处