企业职工档案数字化系统建设浅议

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随着互联网信息技术的发展与数字化时代的到来，传统的纸质档案对现代化档案管理工作的开展造成了诸多不便[1]，通过对档案进行电子化、数字化，乃至智能化加工，实现档案信息化管理，对于档案管理工作的科学性、精准性与高效性提升意义显著[2]。如何建设先进的、合理的数字化档案管理系统，进一步挖掘、运用与管理档案信息资源，并向公众提供更为体贴、便捷、透明的档案服务，已经成为档案管理工作的重点。尤其是企业职工档案的管理与数字化工作，更是关乎我国人才工作的开展、劳动市场的流动管理等重要内容[3]，如能建设一套科学合理、可持续性发展的档案数字化系统，推动职工档案管理线上线下一体化，定能实现人力资源管理的质的飞跃。

一、案例分析

本文以本溪满族自治县人力资源和社会保障局档案室的企业职工档案数字化系统建设为案例，通过介绍其档案室概况、企业职工档案数字化系统建设问题及计划，对企业职工档案数字化管理的思想、原理与经验进行总结。

1.本溪满族自治县人力资源和社会保障局档案室概况。本溪满族自治县人力资源和社会保障局承担着机关事业单位一般干部档案、高校毕业生档案、失业职工档案、退休人员档案、社会保险经办业务档案和机关文书档案的管理服务工作。近年来，本溪满族自治县人力资源和社会保障局共整理业务档案7800多卷，归档文书档案3700余卷，保管干部档案、失业职工档案31500多份、高校毕业生档案8600多份；全局安装使用一体化通用档案管理软件，将所有档案的信息准确地录入计算机系统，建立了详细的检索查询系统，为更好地管理和利用档案提供了必要保证，实现了档案保管、整理、查阅等的一体化。现阶段，本溪满族自治县人力资源和社会保障局致力于档案工作的现代化建设，提高档案工作的规范化和标准化管理水平，确保档案资料能够更好更有效地提供服务，为全市人社工作再上新台阶作出更大贡献。

2.档案室数字化系统建设面临的问题。本溪满族自治县人力资源和社会保障局档案室的整体数字化情况距离档案信息化管理要求还有很大的差距，主要表现在职工档案的管理上：第一，档案数字化问题。失业买断职工档案数量多，内容复杂，原基础信息不完善，现阶段纸质档案扫描录入效率低。第二，电子档案接收与归档问题。由于档案管理系统相对独立，缺少数据交换接口，相关企业没有配套设备，只能借助第三方机构建立电子档案。第三，档案著录的数据结构问题。还有一部分单位未安装档案管理软件，在档案整理时还是采用原始的方式进行著录，很难保证数据结构的统一[4]。第四，职工档案查询检索问题。买断、退休人员档案在数字化管理前是以失业证号、单位名称等信息设置的检索目录，不是唯一识别标识，在查阅时会出现重复信息。上述问题的存在，势必制约档案数字化系统的建设，造成不必要的重复劳动，致使工作效率低下，导致人力、物力和财力的浪费。综合分析上述问题可以得出一个结论：纸质档案与电子档案的数据转换已经成为数字档案馆建设的主要瓶颈，如何构建档案室的接收平台、科学合理地设置检索目录，已成为亟待解决的问题。

3.企业职工档案数字化系统建设方案。为加强和规范企业职工档案管理工作，结合人力资源和社会保障局的档案室实际，制定方案如下。（1）整体方案。按省级档案保管要求配置档案室软硬件设施，建立档案网上接收、实时监控、远程共享的工作体系。实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理水平和共享服务能力，实现档案自动化管理，档案的收、存、用通过信息技术手段处理。设置接待区、查询区、设备区、整理区，提高工作质量及效率。配备具备档案或信息技术相关专业学历、具有较好的管理才能和计算机应用技能的专职管理人员（2）具体步骤。①基于职工数据搭建档案管理平台，开展基础软硬件设备开发。在搭建档案管理平台前，需要确保相关软硬件设备能够满足数据搭载、存储与更新、应用的需要。具体来说，首先应当充分考虑到职工数据的形式，包括内容形式、关联形式、更新频率与管理模式等，进行管理平台的软件开发；其次，硬件设备方面，应保证足够容量的服务器、匹配的管理机制与人力等，充分保证管理平台的用户使用体验。②升级既有的档案管理系统，研发共享服务，提升档案管理效率。基于现阶段档案室内档案管理系统的建设情况，重点展开内外部的联网共享服务技术升级，以实现室内各管理层级之间的信息流通，室内外各企业人力部门的信息传输与反馈，以及面向公众端的档案查询、更新与转移等服务功能的开发，以进一步提高职工档案的利用效率与管理效率等。③制定统一安全管理标准，确保数据安全，把关信息授权。由于职工个人档案属于个人隐私，档案管理系统需要制定安全管理标准，在技术上保证数据不被攻击与泄露，在管理机制上确保责任制度落实到位，做好明确的信息授权，对不同属性用户开放指定权限，并注意对各用户的操作历史进行存档，以免出现相关数据误删等。④以职工身份证号为唯一识别标识，建立职工档案系统目录。在企业职工档案数字化系统建设中，最为重要的环节就是用户身份的标识，应保留原有失业证号、单位名称、参加工作时间等检索目录，增加“姓名+身份证号”的目录名称（如图1所示），使查询结果更准确，节省检索时间，操作简单明了。

二、建议与启示

1.积极整合内外部档案资源。转变传统的档案记录思想，破除各档案之间的孤立性，围绕着职工的各项属性，结合大数据思维与技术，对档案资源进行互联网式整合[4]，以确保各管理层级与企业部门间的调档迅速准确，提高管理效率，并充分开发人力资源档案的潜在价值，如引入知识图谱技术，建立各职工档案间的多元关联关系，极大地提高检索效率等。

2.融入信息化建设思路。信息化管理是档案管理发展趋势，在职工档案管理中也应当注重系统开发效率与应用价值。一方面，在数据录入与数据导出环节，引入高科技设备，如激光打印机、3D建模仪等，丰富存档与调档的成果形式；另一方面，在档案存储、浏览和下载形式上，进一步丰富档案的多媒体形式，逐步开放图片、声像等多种信息数据，为广泛利用档案源提供方便，逐步实现档案信息交流的互动和信息资源的共享。

3.深化对职工档案的开发利用。由于职工档案是围绕着“人”这一主体的数据信息，具有连续性、变动性等动态特征，因此对职工档案的开发利用有更多可能性。在符合国家档案局的各项技术标准的基础上，确保档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化发展轨道，应该重点突出档案的服务功能，思考其民生服务工作的开展，充分发挥档案的价值，如根据职工工作历史与工作性质，提供职业倾向推广与相关职业技能培训，按时提醒用户进行相应岗位证书更新等，强化人才管理工作的深度。

三、结论

随着科学技术的发展、全球信息化时代的全面到来，传统的档案管理模式也遇到了前所未有的严峻挑战[5]。我国企业职工档案数字化系统建设是伴随着档案管理现代化的发展而发展的，有其适用普通档案管理模式的方面，但也有其特殊性，需要系统建设方对人力资源档案有更为深入、系统与准确的认识。结合本文的案例分析，在我国企业职工档案数字化系统建设中，首先是传统纸质档案与电子档案之间数据管理模式的转化，需要利用大数据思维来革新；其次是数据的内外部贯通，科学合理与人性化的检索目录是让职工档案数字化系统能真正应用的重要内容，需要建设方结合职工数据的特性进行系统化部署。做好以上几点，才能确保开发出来的系统能够适应现代档案工作。

参考文献

[1]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息，2009（4）：154-154.

[2]陈欣.人事档案数字化管理方向之思考[J].内蒙古科技与经济，2013（19）：66-67.

[3]关凤明，郝永琴.干部人事档案数字化管理的思考[J].兰台内外，2014（4）：79-79.

[4]易胜.浅议干部人事档案数字化工作的实践[J].广东蚕业，2018（9）：137-138.

[5]刘芳.浅析人事档案管理的数字化应用[J].决策与信息旬刊，2015（11）：238-238.

作者:全晓斌 单位:本溪满族自治县人力资源服务中心