企业数字档案馆建设路径优化浅议

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摘要：数字时代赋予企业数字档案馆建设无限可能。该文以中石油数字档案馆为研究对象，基于企业数字档案馆的特征和存在的问题，从三个方面提出完善路径：构建档案管理企业生态、建立企业档案资产管理机制和提供强化交互式档案信息服务功能，以期推动国内企业数字档案馆建设步伐。

关键词：企业数字档案馆档案馆数字档案

信息时代下，数字档案馆作为传统档案馆新的发展模式被广泛关注和探索。2014年国家档案局发布的行业标准《电子档案管理基本术语》（DA/T58—2014）中明确提出：数字档案馆是“运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供利用的档案信息集成管理体系”。根据以上界定，对于企业数字档案馆的概念，我们可以将“企业”与“数字档案馆”进行组合限定。因此，本文将企业数字档案馆定义为：企业运用现代信息技术对本企业所属的电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理体系。中国石油天然气集团有限公司（以下简称“中石油”）的数字档案馆建设经验具有较强的典型性和代表性。本文以中石油为研究对象，以期推动我国企业档案工作快速发展。

一、企业数字档案馆特征分析

数字档案馆不仅是档案信息资源数字化和管理信息化的现代档案馆，还应该是实现档案科研价值和资产效益最大化的集约型信息共享利用中心。经调研，目前企业数字档案馆具有以下特征。

1.从本质特征看，企业数字档案馆基于传统档案馆管理体系框架，进行了管理规则改革和管理流程再造，除功能上的扩展，其基本属性和基本职能向信息产业链全过程延伸。本质上，企业数字档案馆成为档案信息集成管理工程。

2.从馆藏内容看，企业数字档案馆以数字档案为主，其中包括原生电子文件和派生数字档案，也包括其他数字资源。

3.从技术手段看，企业数字档案馆运用数据库技术实现档案数据录入、存储、检索和利用等功能，通过电子签名技术确认文件完整性、验证发送者身份和文件来源，通过数据加密技术确保档案数据安全性，运用全文数据检索技术和交互界面技术提升用户体验等，使档案信息管理和服务实现自动化与智能化。[1]

4.从整体效益看，企业数字档案馆的投入主要体现在标准规范、基础设施、技术保障、数字档案资源、人员配备、资金保障等方面，产出体现在治理能力、管理效率、用户体验、品牌效应等方面。

5.从发展趋势看，企业数字档案馆向智能化、智慧化方向发展，通过运用“大云物移智链知”等智能技术，推动档案数据在语义层面进一步升级。

二、企业数字档案馆建设问题分析

企业数字档案馆建设是一项复杂烦琐的系统工程，接下来笔者将从四个方面分析企业数字档案馆存在的问题。[2]

（一）数字档案资产意识薄弱

当前多数企业未对数字档案资源的潜在资产价值形成充分认识，资源价值投入与产出不平衡。一方面，企业对档案工作在整个业务发展战略体系中的定位尚不清晰，资源投入相对有限。另一方面，数字档案资源在价值输出方面存在漏洞，体现为数字档案资源权属不明、监管不力等。

（二）标准制度规范有待健全统一

按照《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号），企业数字档案馆应制定人员岗位职责、数字档案馆安全与保密管理制度、传统载体档案数字化标准规范、电子文件归档标准规范、各类档案管理及业务流程规范、安全与保密管理系列规范等。当前企业在电子文档管理方面比较松散，档案部门与业务部门未建立协作常态机制，联动性差，存在信息不通、标准不一、各自为政的现象。

（三）数字档案资源建设仍然不足

数字档案资源建设是企业数字档案馆建设的核心任务，建设内容主要包括传统载体档案数字化、电子文件的接收与归档，以及建立专题数据库。目前，企业电子文件平均归档率和单套化率离单轨单套目标还有一定差距。

（四）电子档案管理系统与业务系统有待融合

建设电子档案管理系统需要技术人员、档案人员和业务人员协作，实现上下游系统无缝对接。但大多数企业档案管理系统未能完全与业务系统形成有效融合，电子文件难以实现在线集成，致使企业仍实行双轨双套制。

三、企业数字档案馆建设路径思考

数字环境下，档案对象空间正经历着从“模拟态”向“数字态”和“数据态”的嬗变[3]，档案对象也“换装”成离散的、由计算机识别的数字信号。基于资源形态的改变，企业档案数字化转型已刻不容缓。

（一）构建档案管理企业生态

构建企业生态是指企业上下、企业内外协同联动、唇齿相依，最终形成统一、稳定的有机体。1.完善企业生态标准制度规范。这主要涉及以下两个方面的工作。首先，创新档案管控理念与方法，推动制度促管升级。由企业档案馆为主导，构建面向三态的归档标准规范体系，完善档案资源共享利用平台，防止档案资源重复建设、信息流动不通畅；还要研究制定“工作规章—管理制度—业务规范”三个层次的档案管理制度体系[4]，规范档案业务各个环节的工作标准和流程。其次，加强制度执行监管，确保规范体系有效落实。企业档案馆应联合业务部门，界定并厘清档案管理责任主体的权责关系、职能范围，构建以档案部门为主导、业务部门协调配合的“一体化、分层级”档案管理责任体系。2.全面推进档案管理上下游系统融合。这主要包括以下三个方面的内容。首先，加强对业务部门的前端控制，推动业务信息档案化。在档案管理系统设计阶段，企业档案馆应以系统集成为手段实现业务系统数据自动归档，将归档范围、分类方案、元数据、归档整理等要求前置并融合在前端业务环节。其次，完善信息化系统规范体系的构建，提升过程管控的力度和粒度。以国家信息化系统建设标准为指导，企业要建立档案馆电子文件从生成到利用各环节的标准，整合上下游系统平台功能需求，提升档案管理嵌入各业务系统文档管理的功能和质量。最后，与信息技术部门建立深度合作关系，为数据管控提供长效技术保障。以档案数据为中心，企业档案馆要建立与多部门协同治理的平台化、扁平化组织，推进企业档案管理与信息化建设相融合，探索上下游档案管理系统对接的技术支持。3.夯实企业生态数字档案资源建设。这主要涉及以下两方面内容。首先，搭建设施完备的信息化平台，力争为其生态档案事业提供牢固可靠、安全有序的环境依托。企业应抓好以库房为主阵地的硬件设施与以计算机系统为主营地的软件设施建设，将档案工作的后顾之忧遏制于其形成之前。其次，构建“纵横双向”档案资源网，提高对档案资源的整合力。以企业档案馆为主体，横向集中推动档案“存量数字化、增量电子化”，建立覆盖企业各档案门类、各层级的档案资源体系；纵向建立涵盖企业各业务信息系统的电子数据体系，运用多维度灵活的档案资源分类方法构建不同层次的档案资源分类体系。

（二）建立企业档案资产管理机制

建立档案资产管理机制，开发企业档案的科研价值、投资价值，是企业资产增值的重要途径。1.强化档案数据资产识别，制定企业数据资产管理框架。企业档案馆应牵头设立档案信息资产管理研究机构，对档案数据资产的类型、所有权及使用权归属、保存期限、更新及备份等相关信息进行全面掌控[5]；还应根据国家及行业政策环境，构建一套完整的档案资产管理体系，为下一步的资产增值、数据流通与资产评估等提供实施条件。2.加强档案资产监管，构建企业档案资产审计框架。企业档案馆要有监管意识，加强企业档案权属控制和维护，设置档案资产利用红线，防止企业档案资产流失、合法权益被侵害的风险；还需推进档案资产识别与登记规范化，强化访客权限控制，优化数字档案馆的安全保密层资产保护功能。3.扩展档案资产增值空间，开发档案资产增值渠道。企业档案馆一方面应积极与科研部门开展合作，促进传统编研向数字编研、智能编研转型，挖掘档案的科研和文化价值；另一方面应利用集成化和高效化的大数据信息手段升级产品服务，推动服务成果多途径转化为企业效益。

（三）提供强化交互式档案信息服务功能

随着信息技术和Web2.0交互式服务的发展，以用户为中心的参与式档案服务模式建设和互动式信息服务模式建设日益完善。[6]1.提高系统检索服务质量。企业数字档案馆应通过用户友好界面设计方便用户操作，提升档案信息查全率和查准率，嵌入多功能检索模式，提高用户检索便捷性；还应加强系统细节化功能设置，允许用户保存检索表达式和检索结果。另外，系统可根据用户行为偏好，提供档案线索，推送档案产品，激发用户的潜在利用需求。[7]2.促进用户参与档案资源开发利用。企业数字档案馆应完善以用户为中心的互动式服务界面或窗口，设置关注、回复、点赞、评论、转发、纠错等交互功能，促进参与者之间交流互动；还应畅通用户挖掘企业档案资源多元价值的渠道，如用户根据自身意愿对可利用的企业档案进行分类、编研、打印、复制、发布到社交媒体平台等，将档案信息按自己的需要进行二次加工并传播。这样，档案的价值以用户为媒介被更深入地挖掘和利用。3.强化数字技术赋能知识个性化服务。这主要涉及以下三个方面的工作。首先，制定档案需求分析机制，强化企业档案个性化服务。这具体表现在企业数字档案馆要能聚合用户浏览轨迹、检索内容等信息，建立用户偏好模型，分析用户类别、行业、检索习惯等信息，向用户提供一对一信息定制和推送服务[8]；企业数字档案馆还要能推动服务方向多元化、服务流程场景化，为用户提供个性化的知识服务提供支撑[9]。其次，构建档案知识网，激活档案的辅助决策价值。具体而言，企业数字档案馆要构建贯穿生产全过程的档案信息链，实现关联业务场景的档案互联共享，运用知识图谱对档案数据进行关系分析，为企业生产提供深度、立体、互联的信息服务。最后，以深化档案治理为契机，加强企业档案体验式双向互动。企业数字档案馆应建立开放式企业档案利用系统，完善企业档案文化宣传窗口交互功能，展出更多有价值的馆藏，引导并规范多主体参与、多维度挖掘和多渠道宣传行业特色档案价值，提升面向公众的公共文化显示度。当前，企业信息化建设不仅赋予了企业档案馆新的任务，同时也为企业档案资源价值多元化发挥带来了新的契机。企业应紧跟时代步伐，不断探索并完善数字档案馆建设。

作者:王逸凡 周彦廷 单位:中国人民大学信息资源管理学院