铁路企业档案信息化建设与管理探思

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铁路档案管理工作作为铁路运输事业的重要内容，在一定程度上影响着铁路事业的发展。在办公自动化的今天，传统的档案管理模式已经不能适应企业管理需求，本文对铁路档案管理模式现状进行分析，阐述铁路档案信息化建设的必要性，结合铁路单位自身实际，对铁路档案管理信息化建设提出现实可行的对策档案是具有政治性、社会性、教育性和价值性的历史记录，档案管理对一个企业、一个国家来说至关重要。在互联网信息化的时代背景下，传统档案管理不规范、管理模式落后、检索不方便、利用率低下等不足凸显出来，这就需要我们在档案管理工作中，主动采取措施，适应互联网信息化发展，利用现代技术和先进工装，强化档案信息化建设，实现档案数字化、信息化管理，提升档案收集、整理、保管和利用效率，从而更好地为企业服务。

一、铁路企业档案管理现状与问题

铁路企业档案管理工作水平，随着档案事业的发展大有提升，这是总体概况。但是，现状与问题值得注意，并要加以改进，方能适应铁路事业快速发展的需求。综合分析情况如下：现状与问题之一，思想认识存在不足铁路企业管理中对档案管理工作的不够重视，重保管轻利用现象普遍存在。管理人员缺乏对档案工作的了解和正确认识，认为档案工作不能给单位带来一定的经济效益，对档案工作的认知仅仅是单纯地收集保管，只要做到不泄密、不遗失，查阅有据，到期销毁就好。从根本上就没有认识到信息化时代档案的重要利用价值，更无从谈起合理运用档案促进企业的经营和发展。现状与问题之二，档案管理尚不规范部分基层单位设施设备陈旧，未规范采用密集架等设施设备，仍使用老旧的铁皮柜存放档案，极易造成档案被侵蚀、损毁。另外，铁路内部机构调整相对频繁，调整过程中因档案资料数量大、种类多、分类不清等原因，导致移交滞后，企业档案资料极易损坏、遗失。基层档案工作人员业务技能素质普遍不高，仅掌握简单的立卷档案基本知识，致使企业档案管理整体质量不高。现状与问题之三，档案利用率较为低下铁路档案主要以纸质档案为主，缺点是不能快速提取有效的数据信息，档案利用率低下。尤其是查阅一些年代久远的档案资料时，消耗时间长，且效果不好。再加上归档范围要求参差不齐、档案收集困难等原因，部分归档文件保存不完整，导致检索效率不高，档案的利用价值得不到很好的体现。现状与问题之四，服务职能还未充分发挥档案的门类很多，有文书、会计、人事、实物、声像、电子、科技等，而铁路企业往往只重视文书、会计、人事、科技档案的保存，忽略了与企业有关的一些声像、实物、电子档案的收集，使得档案的完整性得不到保证。因查阅不方便、摘录不便捷等原因，企业管理中大家没有通过档案资料为企业发展或管理提供服务的意识。在企业的一些重大决策中，不能准确迅速地为企业的决策提供信息资源帮助，服务作用得不到充分发挥。

二、铁路档案信息化建设必要性

铁路信息化建设的必要性在于：必要性之一，有利于档案的保存通过档案信息化建设，利用现代科技手段将纸质档案扫描成电子档案储存，可以有效防止档案因储存条件不达标导致的损毁等问题，和因年代久远纸张和笔墨褪色，或多次翻阅造成破损，一定程度上能延长档案的使用寿命。必要性之二，有利于降低管理成本同一份文书档案在铁路企业不同基层单位重复保存，有的技术规章长达一百多页，纸质档案共享率低，利用一次复印一次，消耗大量纸张、耗材。档案信息化建设以后，节省纸张、耗材的同时，又缩小了档案室的占地面积，还避免了文件堆积，大大减轻了工作人员的工作强度。必要性之三，有利于提升查阅效率纸质档案不能形成信息网络，需要人工翻阅查找，频繁翻阅不仅造成档案破损，也降低了档案的利用能力。档案信息化建设可以实现档案资源共享，数据可以重复利用，只在一台计算机上完成往返库房反复查找的过程，大大地提高了档案的利用效率。必要性之四，有利于发挥服务职能铁路档案承载着铁路企业的过去，为现在所利用。铁路档案数据种类多、数量大，档案工作复杂，档案信息化建设对于提高铁路档案管理效率和质量意义重大。实现档案信息化建设后，通过高效检索，就可以及时补充档案，调取需要信息，解决供需矛盾，提高企业管理水平，推动铁路企业发展。

三、实现铁路档案信息化建设的对策

实现铁路档案信息化建设的措施与对策是：对策之一，健全完善管理机制铁路企业的信息化管理需要与之相适应的管理制度作为保证。目前铁路企业现有的管理制度比较落后，要适应信息化管理，首先要根据电子档案的特点，切合实际、科学合理地建立电子档案管理制度，明确工作人员职责，完善奖惩机制，充分发挥管理制度的指导规范作用。对策之二，加大专业人才培养力度档案信息化建设，需要大量熟练掌握信息技术的档案管理人才。铁路企业应开展经常性的基层档案管理人员教育培训活动，增强档案管理人员的创新意识，加强对计算机、信息系统等基础知识的学习，并定期组织档案管理人员到档案管理先进单位学习交流，从而提升档案管理人员的综合业务素质。对策之三，建设档案信息化管理平台铁路企业已经启用了办公自动化系统，可以准确记录信息从录入到保存的全过程，这为文书档案管理开创了新的机遇。铁路企业要认清办公自动化在档案信息化建设中的价值，结合自身档案管理的实际，选择具有收集、管理、保管、利用功能的档案信息化管理平台，与办公自动化系统保持无缝衔接，实现档案信息的实时更新和信息资源共享。对策之四，做好档案数据信息的安全保护对于铁路单位来说，档案记录着企业日常管理的重要信息，铁路单位应充分做好档案数据信息的安全防护。可以通过设置认证访问程序、权限等级管理等方式和防火墙、云备份等技术，加大信息网络系统的监控力度，从而保证档案数据的安全性。通过上述分析与研究，铁路企业应充分认清铁路档案信息化建设的必要性，健全管理机制，加大档案人才队伍建设力度，建立档案信息化管理平台，完成办公系统自动化与档案信息化平台的同步联动。与此同时，还应该充分重视档案数据信息在互联网环境下的安全防护工作。通过这些方式，使档案的传递、接收、储存和利用等环节实现一体化管理，切实提升档案信息化管理水平，为铁路建设事业的大发展贡献力量。

参考文献

［1］王青霞.关于铁路系统档案信息化建设的若干思考［J］中外企业家（2016）29；203-204.

［2］居华峰.办公自动化背景下国有企业文书档案管理分析［J］办公室业务（2020）346；98-99.

作者:宁利锋 单位:中国铁路西安局集团有限公司工务机械段