高校人事档案管理问题及解决对策浅析

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摘要：本文主要分析了高校在进行人事档案管理工作过程中存在的问题，具体探讨了高校应采取怎样的措施，优化人事档案管理工作，提升人事档案管理工作的质量。

关键词：高校；人事档案管理；常见问题；创新

高校通过开展人事档案管理工作，可以有效确保高校的人员管理，同时也可以帮助高校积极引进高素质、专业化的工作人才。目前高校必须要正确对待人事档案管理工作，采取有效的措施，创新和优化人事档案管理工作，进一步提升人事档案管理工作的效果，从而为实现可持续发展奠定坚实的基础。

一、高校人事档案管理存在的问题

（一）人事档案信息不完整，材料真实度不高。调查显示，部分高校对于档案的信息收集方式不规范，没有认识到档案信息收集的重要性，所以很多高校档案管理工作人员在开展档案管理工作过程中，往往要求教职工自己填写相应的档案，缺少专业化、科学性的档案信息考核录入机制，从而导致一部分的高校教师档案资源存在着漏报、错报或者谎报的可能。不仅如此，高校在早期开展档案管理工作的过程中，由于对于档案管理工作人员的业务能力和专业要求不是特别高，所以导致高校在招聘档案管理工作人员的过程中，并没有认识到他们专业化能力的重要性，使高校招聘的一些档案管理工作人员，在工作中表现出态度散漫、慵懒的情况，影响到高校档案管理工作的开展。除了一些比较基础的信息档案之外，高校的教职工履历也在时刻发生着变化，这样一来，就导致高校的教职工档案信息出现了不更新、不准确的问题。对于一部分档案管理工作人员来讲，由于他们认为高校的教职工自身的经历与学校整体的发展并没有直接的联系，所以对教职工的一些个人经历、收入以及工作的时间等并没有及时在高校人事档案的内容当中更新，缺乏规范化、标准化的档案流程管理模式，从而影响到高校人事档案的真实性和可靠性。

（二）高校档案管理工作人员的专业能力不足。调查显示，由于高校档案管理工作人员存在着基础能力不佳、专业操作技能太简单的情况，无法结合我国新时代社会发展的基本要求，提高自己的信息技术应用水平，所以在开展档案管理工作的过程中，并不能及时优化和更新自己的档案管理工作方法和手段，对高校现代化档案管理工作业务流程并不熟悉，从而影响到高校开展现代化的人事档案管理工作。不仅如此，高校档案管理工作人员必须要具备专业化的管理能力以及先进的信息技术应用能力，但是由于档案管理工作人员缺乏学习意识，所以导致高校的档案管理工作模式不能与时俱进，严重影响到了高校的人事档案管理工作质量和效率。

（三）高校档案管理工作人员的管理意识欠缺。就目前来看，部分高校档案管理工作人员在进行人事档案管理过程中，由于并没有认识到人事档案管理工作的重要性，所以在工作时往往存在着敷衍应付了事的情况，严重降低了高校人事档案管理工作的质量和效率。高校要想有效开展人事档案管理工作，档案管理工作人员就必须要具备主动进行档案管理的意识。然而，就目前高校人事档案管理工作现状来看，部分档案管理工作人员由于自身并不具备专业化的档案管理工作能力，同时也没有在思想上重视起高校的档案管理工作，所以导致高校在开展档案管理工作的过程中，存在着流程化、表面化的情况。绝大多数的高校将工作的重点放在自身的教学以及科研成果的研发当中，严重忽视了高校人事档案管理工作的正常开展。就目前来看，高校档案管理工作人员在开展档案管理工作时，存在着明显的人事档案管理工作意识欠缺的表现，部分档案管理工作人员认为开展工作是为学校服务的。因此，对于高校内部的教职工以及学生的档案都存在着随意记录的情况，很少真正将人事档案服务于社会，服务于国家，这对高校自身的可持续发展造成了一定的影响。除此之外，由于高校档案管理工作人员在工作中存在着积极性比较差的情况，往往只是为了单调地完成自己的工作任务，缺乏工作的主动性，在工作时还存在着态度不端正的情况，严重影响到了高校人事档案管理工作的顺利开展。

二、高校人事档案管理工作的意义

（一）高校人事档案记录个人的详细信息。对于高校来讲，在进行人事档案管理的过程中，高校的人才应用以及人才管理、人才选拔和人才流动都具有十分重要的现实价值。所以高校人事档案管理工作人员必须要将这些工作与人事档案管理进行连接。高校人事档案详细地记录着个人的资料以及信息，包括高校学生、教职工的家庭背景、学习经历以及工作的经历，这些信息和资料对于学生将来的就业、升迁以及调动等等，都具有十分重要的影响，可以为学生们的发展提供可靠的材料支持。不仅如此，高校人事档案可以有效验证教职工作人员的相关身份信息，从而更好为学校、为社会、为国家提供相对应的信息资料需求。

（二）高校人事档案管理工作影响着人事关系的变更。对于高校来讲，内部的人事关系变更必须要取得相应的信息材料进行支撑，高校人事档案材料可以对高校内部的人事关系变更提供有力的依据，同时还可以对人事关系变更之后的有关福利、待遇等方面发挥出其应有的价值和作用。举例来讲，在高校进行人事关系变更的过程中，如果高校的教职工自身的人事档案材料出现了丢失、缺损或者不完整的情况，那么在这种情况下，新的工作岗位以及工作单位往往就会很难快速对高校职工的工作职责以及工作待遇进行明确的界定，不仅会浪费工作单位的时间和精力，同时还会对高校教职工的工作发展造成十分重要的影响。因此，高校人事档案管理工作人员必须要重视起自身的人事档案管理工作，通过采取有效的措施，确保人事关系变更的顺利和稳定，以此来发挥出高校人事档案管理的真正价值。

（三）高校人事档案管理工作有利于人力资源信息的预测。对于高校来讲，虽然高校的主要工作在于教育学生，但是需要注意的是，高校最终的教育目的都是为了社会、为了国家而进行的。所以高校为了更好地实现自身的可持续发展，完善我国新时代社会发展对高校的基本要求，就必须要具备相对应的高水平人力资源结构配置，从而促使高校内部的各项教育资源都可以有效地发挥出其应有的教育价值。高校通过有效提升人事档案管理工作的效率，改进人事档案管理工作的方法，更新和优化高校内部人事档案管理工作人员的工作理念，可以更好地帮助高校进行人力资源信息的预测。换句话说，高校在进行人事档案管理工作优化的过程中，可以更好、更全面地针对高校现有的人力资源结构配置展开一系列的分析研究，从而分析高校目前是否符合自身的教育服务需求，高校所培育出的人才是否可以符合我国新时代社会发展的基本要求。高校通过不断加强人事档案管理工作，对于自身的可持续发展具有十分深远的影响，同时也可以更好地帮助高校适应我国信息化的社会，提升人事档案管理工作的效率。

三、高校人事档案管理工作的措施

（一）建立起严格的档案管理工作制度。在我国现代化的高校人事档案管理工作的过程中，高校要想有效提升人事档案管理工作的质量和效率，那么就必须要不断优化和完善档案管理工作的制度，通过结合国家相关的法律法规以及学校自身的发展规范，建立起针对性的人事档案管理工作制度，有效优化目前高校人事档案管理工作的流程。高校在开展人事档案管理工作的过程中必须要注意，任何工作的开展都不是一蹴而就的，高校人事档案管理工作也是一项长期的、系统性的工程。所以必须要结合我国先进的互联网技术，积极整合优质的档案管理工作资源，加强信息化资源在高速人事档案管理工作当中的应用，建立起可集成性的高校人事档案管理信息系统，从而有效提升人事档案管理工作的质量和效率。高校领导层必须要从全局的发展角度出发，改变原先传统的档案管理工作方法，建立起高校信息资源共享平台，提升高校信息档案整合的效率，从而为高校的可持续发展奠定坚实的基础。

（二）转变高校人事档案管理工作的模式。高校必须要合理分析目前在人事档案管理工作中存在的问题，从而制定出可行性的人事档案管理工作措施。首先，在人事档案管理工作的方式上，必须要积极引进我国先进的档案管理工作信息技术手段，加强对信息化资源的整合，逐步完善现有的人事档案信息资源管理模式，帮助高校的档案管理工作人员减轻他们的工作压力和工作负担，同时切实有效地确保高校人事档案的真实性和可靠性。其次，高校必须要建立起集中式的档案管理工作模式，重视高校档案管理各个部门的分工，实现责任的贯彻落实。高校通过采取综合型的档案管理工作方法，可以有效提升人事档案管理工作的效率。最后，高校档案管理工作人员必须要积极学习先进的档案管理工作知识，满足新时代社会发展对档案管理工作人员的基本要求，更新和优化自己的档案管理工作理念，在开展档案管理工作的过程中，结合高校具体的工作情况以及发展规律，找到适合高校开展人事档案管理工作的方法，从而帮助高校实现科学化、合理化的人事档案管理工作目标。

（三）提升对人事档案管理工作重要性的认知。人事档案管理工作对于高校的可持续发展具有十分重要的影响，高校人事档案是一个人学历以及工作经历的重要基础证明。随着目前社会上频频出现学术造假的情况，所以高校必须要合理应用人事档案，加强对人事档案的管理和重视。高校人事档案与学校内部教职工的工资以及社会福利有着密切的关联，所以高校不仅需要完善内部的人事档案，同时还必须要确保人事档案信息的真实性和可靠性，从而确保可以及时调取人事档案信息，加强档案信息在高校内部的共享。高校不仅需要档案管理工作部门提升对人事档案管理工作的认知，同时，还必须要在全校范围内，加强对人事档案管理工作的宣传意识，促使高校内部的全体教职工与学生共同认识到人事档案管理工作的重要性，从而在开展档案管理工作的过程中，各个人员都可以积极配合档案管理工作部门的基本工作。高校人事档案管理工作只有取得全校人员的共同支持，才能真正促使高校发挥出人事档案管理工作的价值，从而实现高校的可持续发展。

（四）提高档案管理工作人员的专业素质。众所周知，人才是时代进步和发展的源泉和动力。所以对于高校来讲，要想有效提升人事档案管理工作的质量和效率，就必须要加强对专业化工作人员的培训，提高他们的综合能力和业务水平。首先，高校的档案管理工作人员必须要以开展人事档案管理工作为主，坚持贯彻落实好自身的工作岗位职责，积极努力学习有关人事档案管理工作的知识，掌握先进的人事档案管理工作技术，不断提升自己的专业能力。除此之外，高校必须要打造一批高质量、专业化、复合型的人事档案管理人才，严格控制好人事档案管理工作人员的数量，按照人员配置好相关的人事档案管理工作量，帮助高校优化和整合人力资源，实现资源的合理配置。高校还要加强对工作人员的培训和指导，高校领导层必须要将人事档案管理工作纳入到学校的整体工作重点当中，为档案管理工作人制定出严格化、规范化的档案管理工作流程，定期开展档案管理工作的考核活动，从而主动提升人事档案管理人员的工作积极性和主动性，增强工作能力和业务能力。

（五）实现信息化建设。调查显示，原先高校人事档案管理工作很难发挥出其应有的价值和作用，主要原因就是因为高校人事档案管理工作一直以来都比较繁琐，既浪费了人事档案管理人员的工作时间和工作精力，同时还加重了他们的工作压力。通过对高校人事档案管理工作实现信息化建设，可以有效杜绝工作繁琐等相关问题的出现，有效提升人事档案管理工作的质量和效率。所以，高校领导层必须要认识到信息化建设的重要性，通过将人事档案管理工作与信息化建设进行有效融合，对人事档案管理工作投入足够的资金，积极取得教育部门、政府的支持，帮助高校实现人事档案管理工作的信息化建设。举例来讲，高校在进行人事档案管理工作信息化建设过程中，需要结合自身的实际发展水平以及实际的人事档案资料，建立其储存系统、服务系统，积极借助计算器、扫描仪等先进信息设备，帮助高校更好地实现人事档案资料的数据化管理，从而提升人事档案管理材料转化为电子材料的效率。不仅如此，高校人事档案管理信息化建设工作，通过将人事档案纸质材料与电子材料进行同时利用，可以有效提高人事档案资料管理工作的质量，并且从另一种意义上来讲，这也是高校走上信息化建设的必由之路。总之，高校在开展档案管理工作，必须要认识到人事档案管理工作的重要性，通过建立健全人事档案管理工作制度，加强对人事档案管理工作人员的培训，改变传统的人事档案管理方式，积极引进先进的档案管理技术，实现高校档案的信息化建设，有效提升高校人事档案管理工作的质量和效率，最终为高校的可持续发展奠定良好的基础。

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[2]李瑞莲,胡春梅.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理,2015(06).

[3]万蓉.高校人事档案信息化建设的必要性及对策探析[J].时代教育,2014(08).

[4]李晓晔.高校人事管理信息化建设必要性及对策研究[J].人力资源管理,2016(01).

作者:曹阳 单位:山西医科大学档案馆