事业单位人事档案保密管理浅谈

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摘要：本文研究探讨事业单位人事档案保密管理的重要性，强调建立人事档案科学的管理机制，指出加强人事档案保密管理数字化建设的措施和对策，在操作层面上为加强档案保密管理提出建议。

关键词：事业单位；人事档案；保密管理

档案工作有着规范性和保密性的基本要求，特别是在事业单位人事档案工作中，涉及国家、集体、单位和个体的需要保密的内容多种多样，实现规范化的事业单位人事档案工作成为客观上和专业上的必然要求。事业单位人事档案不但能够迅速为查询者提供履历信息、个人资料的相关内容，而且也客观反映出事业单位人才的选拔与培养特点。当前，我国事业单位数量超过100万个，人员高达3000多万人，在教育领域、科技文化界、医疗卫生行业有着广泛分布，这些个体的人事工作综合在一起成为复杂而多样的事业单位人事档案管理体系。如果出现事业单位人事档案的管理不善和泄密，将会给整个社会和事业单位系统造成不可挽回的影响，因此要加强事业单位人事档案的保密管理。

一、事业单位人事档案保密管理的重要性

（一）确保国家发展和核心竞争力

档案是社会进步和个体发展的重要信息基础和数据资源，在全球人才资源竞争的大背景下，各国政府和相关部门将优秀人才作为战略资源和核心竞争力加以保护。而档案信息安全就成为描述人才发展历程、了解组织变化的重要保障，引起了各主要方面的高度重视。事业单位具有人才素质高、人员数量多、密切联系社会的特点，是国家发展的重要基础和关键部门，只有搞好事业单位人事档案的保密管理工作，才能进一步稳定事业单位的人才队伍，也才能更好地实现国家发展和核心竞争力的提升。

（二）维护事业单位和人员的利益

事业单位人事档案系统完整地记录着人员在单位的工作表现、职务晋升、职称升迁等一系列重要记录，并且对个人的社会经历、技术水平等重要信息予以规范加工，这些资料和数据会涉及党和国家的机密，也关系到个人的隐私和秘密。若无法进行保密管理，被别有用心的人所利用，将会发生有损于党和国家机密的情况，对事业单位来讲会产生不可挽回的损失，并在很大程度上对个人形成不良影响。因此，人事档案工作中必须强调保密管理，这是维护党、国家、事业单位、单位人员利益和安全的需要。

（三）事业单位各项工作的基础

事业单位人事档案保密管理是组织进行各项工作的前提，只有严格的保密管理，这才能让档案的信息更加真实。同时，严谨而系统的档案工作可以做到对事业单位人事方面的不足、风险和隐患起到系统排查与有效识别的功能，为事业单位更好地确保队伍的先进性和纯洁性提供人事档案方面的保障。

二、事业单位人事档案保密工作管理的措施

（一）建立科学的人事档案保密管理机制

建立科学的事业单位人事档案保密管理机制，使事业单位人事档案管理工作做到程序化和体系化，将现代化管理思想和保密理念引入到人事档案的实际工作之中，发挥与时俱进和实事求是的精神，使档案保密管理工作能够得到针对性突出和系统性强化，更好地划定档案保密管理的主管部门和岗位机制，避免人事档案在移交、审批等核心过程中出现的冗余现象和混乱传统，以此来提高事业单位人事档案保密的等级和质量，进而提升事业单位人事档案保密管理的灵活性，有效确保管理的效率，消除各环节出现泄密、损坏和丢失的风险和隐患。

（二）完善人事档案保密管理制度

在事业单位人事档案保密管理工作中，应该在机制的基础上做到对制度的进一步升级和完善，使新制度完整而全面地覆盖人事档案信息的收集、加工、整理、归类、存储、调阅、移交等各方面过程和环节，对档案的保密环节实现内容、形式、实质和质量上的全面制度性约束，进而有效实现事业单位人事档案的保密管理职能。保密管理制度建设过程中必须针对核心环节和实质部分进行规范性建设，必须将不同保密级别的档案进行规范化的分类处理，要求管理人员掌握制度的内容、实质和要求，真正根据规范和制度对档案进行保密管理。同时，制度必须具有强有力的约束力，对于违反档案保密管理制度的行为必须立即制止，并进行原因分析和责任认定。一方面，预防此类违反保密管理制度行为的再次发生；另一方面，迅速追求违规人员的责任，以此来形成制度的警示作用，更好地提升档案保密管理制度的权威性和可执行性。

（三）加强人事档案保密管理体系的数字化建设

作为事业单位人事档案部门，应该立足于保密管理的基本原则，对内积极建立起完善而系统的事业单位人事档案保密管理系统，主动利用现代保密管理思想、信息化网络和数字化平台对事业单位人事档案体系进行改造和重构。配设必要的配套措施，调整档案保密管理的方式与方法，搭建人事档案的数字化平台，有效监控人事档案信息的接受、查阅、转接、调出等关键环节。同时安装必要的监控设备、安全防火墙，设置人事档案涉密信息的操作权限和调阅等级，实现事业单位人事档案保密管理的规范和要求。对外提升人事档案的管理和利用效率，对内提升人事档案保密的水平，为事业单位人事档案整体的管理工作提供安全、连续发展的科技动力和发展支持。

（四）提高人事档案保密管理队伍的综合能力

队伍建设是提高事业单位人事档案保密管理水平的重要基础，是高质量进行档案保密管理的根本前提。新时期事业单位要立足于人事档案保密管理工作的要求和特点，抓好队伍建设这一主线，建设规范、高效的人事档案保密管理团队，形成集体促进和文化大环境，将思想政治文化建设、保密素养、职业道德建设、责任感、使命感作为团队的基本共识加以强化，锤炼一支高素质、能战斗、敢付出的人事档案保密管理队伍，提升事业单位人事档案保密管理质量和水平。同时，要积极争取上级部门和保密单位对现有人事档案管理队伍的支持，将队伍中的管理核心和骨干人员送入更高级别层次进行锻炼，使其更好地适应新时期更加艰巨、复杂的人事档案保密管理要求，并形成效率更高、质量更好的人事档案保密管理团队，以队伍综合能力的提升确保事业单位人事档案保密管理工作向现代化、信息化、科学化的方向发展，更好地体现出事业单位人事档案工作的价值。

（五）制定人事档案保密的等级

事业单位人事档案中有丰富而多样的内容和信息，其中有涉密与非涉密的部分，特别是档案文件中记录的信息对人员个体、事业单位和国家利益有着紧密而直接的联系，因此，必须制定事业单位人事档案保密等级，严格把控档案中涉密的管理细节和级别，进而在规范的前提下实现事业单位人事档案保密管理。要根据保密相关规定和规范对内容和环节进行标准划分，在此基础上进行整理和加工，对于不同类型的事业单位人事档案文件实行差异化管理，设定档案保密的级别和期限，并在接续的时间内对事业单位人事档案文件进行管理，避免因管控不规范、不严格产生档案泄密、丢失等问题。在涉及事业单位人事档案秘密等级升降、解密处理等重要过程中，管理人员必须根据相关权限和保密范围进行操作，并对整个过程予以相应保密等级的监管，避免档案因秘密等级调整而出现的混乱、无序和泄密。在人事档案按照保密等级管理的过程中，对于涉及到核心机密和重要秘密的内容与部分要加以重点控制，在操作上可以适当提升相关等级，做到对保密内容、资料和信息的进一步保护与防护。

（六）提升人事档案管理人员保密意识

意识的提升是行动发展的前提，只有将保密意识内化为人事档案管理人员的基本认知和共同意识，才能更好地实施事业单位人事档案保密管理工作。当然，保密意识的提升和建立不是一朝一夕的事情，事业单位必须从如下环节和关键入手：一方面，要建立人事档案保密管理人员的责任心，使他们看到人事档案管理工作对自身、对他人、对单位、对社会的重要价值，进一步激发管理人员工作的积极性和主动性，进而以更加饱满的精神状态和更加积极的工作热情投入到档案管理工作之中，实现对现有档案保密管理体系的持续性改造和系统性创新，达到事业单位人事档案科学、严谨、系统保密管理的目标。另一方面，要敦促管理人员高度关注工作细节，特别要针对整理、归档、调阅等关键环节，以有效保密、系统防范、主动干预等方式提高保密管理工作的层次和水平，使工作必须根据档案保密管理要求规范化操作和执行，以此来更好地实现档案保密管理的职能，降低可能出现的事业单位人事档案泄密风险。综上所述，事业单位人事档案保密管理质量的高低由管理机制、制度体系、数字化进程、管理人员素质等综合要素所决定，因此，从提高事业单位人事档案保密水平的角度看，必须立足于现实的档案保密管理体系和实际进行研究和调整，在硬件系统上不断丰富和完善，在组织制度上不断创新和调整，在人员队伍上不断提升和建设，最终形成综合合力和推力，使档案保密管理工作在规范性、制度性、体系性的平台上进一步发展，以此来推动事业单位人事档案工作得到长效发展和持续提升。

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作者:张倩 单位:黑龙江省儿童福利和收养中心