人事档案数字化在施工企业中应用

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人事档案包含了员工成长经历、奖惩及职务、工资变动等诸多信息，为企业全面评估人员提供了有力的数据支撑。人事档案以纸张为载体成卷，在特定的场所和环境中进行保存，日常利用效率较低。随着信息化时代的发展，运用数字化来提高企业人事档案管理水平，满足企业全面、真实的人员信息数据需求，从而对全面提高企业组织人事工作整体管理水平、创新组织人事管理方式具有重要意义。

一、施工企业人事档案管理现状

1.施工企业人事档案管理特点

我国施工企业在传统组织模式基础上增加了组织整体层次，采用“集团－工程局－分（子）公司－项目部”四级管理模式。中交第二公路工程局有限公司作为二级单位对分子公司开展组织、监督、检查、管理工作。在进行人事档案管理时，按照分级负责、集中管理方式，采用二级工程局总部代管与分（子）公司独立保管相结合的模式，档案管理与人员管理范围一致。

2.施工企业人事档案管理难点

人事档案是企业组织人事部门考察、了解员工的基本依据，是服务于干部队伍建设、领导班子建设、人才资源配置等组织人事管理工作的重要信息数据来源。施工企业基于项目管理的特殊性，人员在各个地区、项目流动性较强，导致在材料收集及查询利用方面存在一定的局限性。另外，人事档案管理效率不高、管理水平偏低，人事档案的利用价值没有得到充分发挥。

3.施工企业人事档案管理发展趋势

人事档案管理的最终目的是对档案进行有效利用。现有的纸质档案载体管理模式受到人员、地域等客观因素的影响，导致人事档案的利用率不高、查阅不便。2018年11月中共中央办公厅出台的《干部人事档案工作条例》，对干部人事数字档案做出了规定，也为企业保护、管理、利用人事档案提供了数字化管理新思路。

二、人事档案数字化内涵

1.数字化建设目的

通过数字化工作实施，促进施工企业人事档案管理提升，达到进一步提高组织人事工作质量、更好服务企业人才建设需要的目的。

2.数字化建设过程

人事档案数字化是借助一定的信息化手段，将纸质档案转化为可存储的电子材料，并借助管理系统实现方便快捷的人员信息查询及管理过程操作与记录，从而达到人事档案全过程管理的目的。

3.数字化建设作用

人事档案数字化工作基于准确、完整的纸质档案，并通过一定的技术手段在档案管理系统内快速准确地实现员工信息查询及统计分析等工作。数字档案保证了人事档案管理工作的时效性、保密性和准确性，为人事管理工作、干部管理决策提供更加可信、全方位的信息数据。

三、人事档案数字化实施过程

1.提升人事档案数字化管理意识

企业组织人事管理工作中，人事档案管理处于边缘位置，容易被忽略，并且施工类企业更倾向于对项目一线的管理，档案管理方面更看重施工过程中形成的项目管理档案。长此以往，人事档案管理工作较为被动，企业缺乏对人事档案工作的重视以及对数字化建设的认识。人事档案数字化需要资金及人员的投入，企业领导的支持及意识提升，这些都是数字化工作顺利开展的前提。

2.开展档案材料核补及专项审核工作

人事档案数字化过程是对纸质档案完整性、规范性进行再度复核整理的过程。数字化制作之前，纸质档案原件必须进行相应的整理、审核，使之成为完整规范的合格档案。施工企业因人员较为分散，工作经历变动较为频繁，在材料补充时存在一定的困难性和复杂性，需要耗费大量的时间和人员进行汇总梳理。为确保数字化质量，需合理统筹时间及人员，确保纸质载体真实、完整、有效。

3.制定切实可行的数字化方案

数字化实施方案是数字化工作的核心，合理有效的方案是确保企业数字化工作质量和水平的重要途径。数字化方案中应包括数字化对象、数字化范围、数字化目标、工作步骤、工作计划、常态化管理、职能分工、资金预算等多方面内容。数字化方案要统筹考虑施工企业工程局及分（子）公司档案管理模式，综合考虑代管单位及独立保管单位情况，分步实施。

4.选择安全可靠的外包服务单位

数字化实施过程中，一般初次加工扫描量较大。档案管理人员初次接触数字化工作，对计算机操作及加工标准一知半解，且施工企业档案管理人员有限。当管档人员无法达到信息化技术处理要求时，需要借助外包服务开展数字化工作。在进行外包队伍管理时，要分工明确、责任到人、优选企业、细化方案，压实管理责任，加强沟通协调。数字化工作实施前要与外包服务单位签订加工合同和保密协议，对加工人员进行建档登记和安全教育；数字化过程中，要设置单独场所、严格技术标准要求；数字化结束后，要强化检查验收、构筑安全屏障、做好数据备份工作。外包服务团队的选择对企业档案数字化数据质量有着至关重要的影响，选择外包服务团队时要考虑以下5个方面：①外包企业的资质条件、技术力量、人员素质等直接关系到数字化加工的进度、质量和档案信息的安全。②数字化加工是一项流水作业工作，经手人员较多，处理量大，加工期长，任何一个环节的疏漏都可能威胁到档案的实体安全。③数字化过程是将纸质档案转化为数据信息的过程，对人事档案整理细则把握不准，会导致数据质量存在风险。④数字化档案是通过一定的存储介质进行保存，一旦存储介质损坏会造成数据丢失，导致信息安全风险。⑤外包的企业以追求利润为目的，在操作过程中存在重视时间效率，忽略质量的情况，加工团队多是临时组建或是雇佣的临时人员，缺乏自我管控，责任心欠缺，从而导致数字档案质量大打折扣。

5.建立全面完整的二级企业档案数据库

施工企业中，二级单位总部需统筹全局组织人事管理工作，特别是对各分（子）公司管理人员考核、考察。近年来，各单位对考察的方式方法进行了改进，在选拔任用方面推行了一系列重大改革举措，特别是提出了“凡提四必”的要求。档案的真实性直接影响了企业对干部情况的了解。数字化档案通过安全加密技术有效保护了档案信息，提高了施工企业人事档案基础管理工作水平。初次数字化完成以后，二级企业总部可在人事档案数字系统内建立子（分）公司组织机构并补充数据。日常管理中，定期对分（子）公司档案数字信息进行更新，确保对各分（子）公司的监督与指导。6.数字化人才队伍培养做好人事档案数字化管理工作，人事档案管理队伍至关重要，企业日常管理过程中收集的材料需要人事档案工作人员进行数字化操作。数字化建设要求人事档案管理人员除了掌握相关专业知识外，还需要具有一定的动手能力和系统操作能力。从目前情况来看，很多单位档案管理人员更倾向于纸质档案业务方面的管理，对信息化技术方面探索能力较为欠缺。为确保数字化管理工作的正常开展，企业要创新人事档案工作人员管理思路，培养一批兼具档案专业知识与信息化技术的人才服务于数字化工作。

四、人事档案数字化的意义和作用

由于历史原因，施工企业人员档案信息不全面、不完整、不准确等问题已严重影响到人事档案的利用价值。通过人事档案数字化，形成人事档案信息资源库，能更好地服务于施工企业组织人事工作。

1.提供了创新性的管理模式，有助于提高人事档案工作效率

通过人事档案数字化，逐步建立数字档案信息库，对档案信息进行综合分析和深度挖掘，减少了管理过程中重复、复杂的步骤和程序，提高了工作效率。

2.提供了灵活便捷的数字档案信息，有助于提高人事档案管理水平

通过数字档案，工作人员能方便灵活地进行计算机调阅，有利于档案在人才选拔任用工作中发挥重要作用。人事档案数字化使档案管理人员从耗时耗力的重复性工作中解脱出来，确保投入更多的精力和时间用于提高档案管理的质量和现代化程度上来。

3.提供了更为安全可用的档案信息，有助于提高人事档案管理质量

人事档案关系到员工各项切身利益，档案管理质量至关重要。除了档案管理人员自身提升思想政治素质外，借助一些科学化的手段保护档案信息安全，可切实提高档案管理质量。采用数字化管理后的人事档案，有效杜绝了对纸质档案内信息随意更改的情况出现，特别是关键的“三龄两历”信息，提高了人事档案的可用性。

4.数字档案提供了日常管理新思路，有助于提高对纸质档案的防护

由于纸张及笔墨的性质，纸质档案存在字迹模糊的风险。日常管理中，档案利用量大，存在纸质档案受损风险。纸质档案对档案管理人员素质水平要求较高，需要工作人员及查询人员有强烈的责任心以避免材料混淆、撤换、涂改、伪造、遗失等问题。通过数字档案信息的处理、加密、保护等工作，确保了档案保存的持久性和数据安全性，有效避免了纸质档案可能存在的风险。

五、结语

通过人事档案管理，企业能够更好地了解员工的过去、分析员工的现在、预见员工的未来。数字化建设作为加强施工企业人事档案管理日常工作的一个重要内容，能为分（子）公司及项目部员工提供更为全面、优质、便捷的服务，是实现现代数字化技术改造传统档案管理模式，切实提高提升人事档案工作质量和效率的重要途径。

作者:杨雄 单位:中交第二公路工程局有限公司