事业单位干部人事档案数字化浅析

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[摘要]事业单位干部人事档案是开展事业单位干部队伍建设的重要参考资料，人事档案管理的质量与效率对单位的长远发展起着重要作用。随着经济社会发展和科学技术进步，将数字信息技术应用于干部人事档案管理工作中已成为人事档案管理发展的必然趋势。本文从基本概念出发，简述了事业单位干部人事档案数字化的意义、内容，并对数字化工作开展中应注意的问题进行简单分析。

[关键词]事业单位；干部；人事档案；数字化

事业单位干部人事档案记载了干部个人政治、品德、作风素质和成长经历、工作履历等重要信息，是组织人事部门对干部进行教育培养、选拔任用以及管理监督与评鉴的重要参考资料。随着社会经济和大数据时代的快速发展，传统纸质档案管理已经无法满足现实工作的需要，影响着组织人事工作的效率。推动事业单位干部人事档案数字化建设，探索适应时代变化的档案管理模式，进一步提升干部人事档案的利用效能，促进事业单位的发展进步，是新时代事业单位干部人事档案工作的必然要求。

一、干部人事档案的概念和特点

（一）干部人事档案的概念

2018制定的《干部人事档案工作条例》中界定，干部人事档案形成于各级组织人事部门在开展组织建设工作、人事管理工作和人才服务工作等的过程中，是能够反映干部个人政治道德素质、学习成长经历、现实工作业绩和家庭社会关系等情况的历史性记录材料。与此同时，对干部人事档案的地位和作用进行明确定位，指出其作为党的重要执政资源的重要地位，在党和国家建设高素质专业化干部队伍中起着重要作用，在维护干部合法权益和社会信用体系方面也有相应价值。

（二）干部人事档案的特点

真实性。真实性是干部人事档案的基础和前提，是组织人事部门在进行干部管理工作过程中所形成的真实全面反映干部整体情况的材料，内容必须真实可靠完整。真实完整可靠的干部人事档案可以直接应用于干部队伍建设中，是培养、任用和监督管理干部的重要基础性参考资料。政治性。政治性是档案工作的根本属性。干部人事档案是党的重要执政资源，要做好干部人事档案工作，坚持全面从严治党，服务党的建设，为党和国家各项事业培养评鉴人才，服务单位的创新发展，服务地区的高质量发展，服务国家伟大事业发展。动态性。干部人事档案形成后，需要进行动态管理。随着时间推移，干部工作履历发生变化，要及时补充反映干部现实情况的新材料，保证人事档案管理的时效性。与此同时，一旦干部人事关系发生变化，人事档案也要及时进行转移，坚持“档随人走”。机密性。干部人事档案不仅关乎个人隐私，也可能包含国家秘密、工作秘密，对涉及个人隐私的信息按照国家有关法律进行管理，对党和国家的秘密事项要严格保密。干部人事档案的机密性也对其管理有着严格要求，例如档案管理查阅回避、机要或专人取送的转递程序。服务性。干部人事档案工作的目的在于推动国家建设高素质专业化干部队伍，所以科学规范的干部人事档案管理工作是为了更好地对各级组织人事部门提供服务，提高组织人事工作的质量和效率。

二、干部人事档案数字化概说

按照《干部人事档案数字化技术规范》定义，“干部人事档案数字化是指采用扫描仪等设备对干部人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上，并能够被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程”。简单来说，干部人事档案数字化就是将现代化数字信息技术有效应用在传统的干部人事档案管理中，将传统纸质载体的档案信息转化为数字信息，以实现用数字化对干部人事档案材料进行管理和利用。

三、事业单位干部人事档案数字化工作的重要意义

（一）有助于实现干部人事档案的现代化管理

事业单位干部人事档案是组织人事部门开展干部管理工作中必不可少的关键参考，例如职称评定、岗位调动、任免以及薪资调整的过程中，都需要以人事档案信息为参考资料。将数字信息技术融入档案管理得到电子化档案，方便存储与查询，提高资料信息的去差异化，同时档案管理的安全性更高，便于开展业务工作。因此，事业单位干部人事档案的数字化管理，有利于实现干部人事档案使用价值的有效发挥，有助于加快干部管理工作的现代化步伐。

（二）有助于保证干部人事档案的完整性与准确性

事业单位传统干部人事档案都是以纸质件保存管理，每一次翻阅和查询都有损坏原始档案的风险，纸质档案也不利于长期保存。同时，档案在流转过程中易出现伪造、涂改，造成档案内容不真实情况，形成问题档案，给档案信息的真实性和可靠性造成偏差。应用数字信息技术对事业单位干部人事档案进行管理，能减少人员对纸质档案的直接接触，有效预防原始档案的损毁、丢失和人为涂改，便于档案长期保存，同时提高干部人事档案的完整性与准确性。

（三）有助于提高干部人事档案管理工作的效率

事业单位传统人事档案管理以纸质档案为工作媒介，需要工作人员手工完成档案的收集整理、保管鉴定以及统计分析等工作，人力成本高、工作效率低，传统的检索和查询方式也存在耗时长和准确度低的问题。与此同时，随着事业单位干部队伍不断扩大，人才流动的幅度也在增加，简单的档案管理远不能满足人事部门工作的需求。数字信息技术在人事档案管理中的应用，让计算机替代人工完成繁杂的基础性工作，数字化的档案也更便于查询、比对和分析，有利于人事档案管理工作，既减少人力资本投入，又提高了人事档案管理的工作效率。

四、事业单位干部人事档案数字化工作的主要内容

（一）事业单位干部人事档案数字化采集部分

在进行干部人事档案采集时，要严格遵循《干部人事档案数字化技术规范》和地方组织部门关于档案报送的要求，做好信息表维护、目录录入、原文扫描、高清转换、图像处理、档案审核以及数据的录入导出等数字档案采集具体工作，完成数字档案的采集制作，把传统纸质介质的档案转变为数字档案。

（二）事业单位干部人事档案数字化管理部分

在对干部人事数字档案进行日常管理中，需要做好档案接收、档案入库、档案传递、档案查询、安全控制、系统维护等工作。要对干部人事档案进行动态管理，对任免表、工资变动等内容及时进行维护更新，对人员状态变化做好档案传递，及时做好数字档案管理系统的安全维护。

（三）事业单位干部人事数字档案利用部分

干部人事档案的利用主要包含档案查借阅、统计、检索以及分析等内容。档案的利用离不开查借阅，在此要在系统中设定角色，明确权限。与此同时，对档案信息的有效全文检索和统计分析能够进一步提升人事档案利用效率。

五、开展事业单位干部人事档案数字化工作应注意的问题

（一）增强对干部人事档案数字化工作的认知

干部人事档案数字化是新事物，因其缺乏显性工作业绩，在一些单位没有得到重视。2017年起，各级组织人事部门开始逐步推进干部人事档案数字化工作，也明确了档案报送标准等信息。2018年制定的《干部人事档案工作条例》中，针对干部人事数字档案的制作和管理也提出相应要求。事业单位实现人事档案管理数字化，需要本级组织重视该项工作，全体人员提升对档案管理数字化的认识，明确数字化建设目标和任务。要保障人、财、物三方面投入，完成软硬件设施设备配套，做好档案数字化的准备工作。数字化建设的具体实施过程中，要制定长期规划和短期实施细则，建立安全且高效的干部人事档案数字化管理体系。

（二）强化干部人事档案数字化工作的制度保障

实现事业单位干部人事档案数字化建设和管理，离不开规章制度的保障。干部人事档案的数字化管理作为事业单位干部队伍建设的常态化工作，要将数字人事档案管理制度纳入单位内控体系建设中。结合《干部人事档案工作条例》《档案法》、传统纸质档案和数字档案不同特性以及单位实际情况，探索建立与时俱进的干部人事档案管理工作制度，将纸质档案管理和数字档案管理结合，形成贯穿干部人事档案管理全流程的制度体系，涵盖档案的采集、审核、保管、借阅、传递和利用等环节。通过健全和完善新形势下档案管理的体制机制，明确档案管理的职责和工作内容，不断促进数字化人事档案管理工作有章可循。同时，要强化制度的执行落实，确保档案管理工作更加科学化、制度化、规范化。

（三）增强干部人事档案数字化工作的规范化程度

标准化是开展干部人事档案数字化管理的基本要求，有利于实现数字档案信息的有效性与可用性。为确保数字档案的存储与传递有效，事业单位应尽可能采用地方认可的规范和通用标准制作数字化人事档案，避免因存储格式和管理平台的不同造成数据冲突、不兼容等问题，降低信息存储与传输的效率，要推进干部人事档案数字化工作规范开展。同时，注重干部人事档案基础性管理的规范化，要特别重视档案接收、采集与专审等环节，做好甄别归档，确保纸质档案的质量，防止问题档案入档，保障原始档案质量；要按照要求设置规范化档案室，从硬件角度保障原始档案安全，为档案的数字化管理奠定基础，从而更加有效地发挥干部人事档案在人力资源管理中的作用。

（四）保障干部人事档案数字化工作的安全性

在推进数字化建设与管理中，伴随数字信息技术与之而来的还有安全方面的风险和隐患，要做好安全防范预案与措施，保障干部人事档案信息安全。第一，完善档案管理工作的安全保密制度，严格按制度办事，保证档案管理规范。第二，注重强化档案管理工作人员的保密意识，提升自身素质和职业道德，降低安全隐患。第三，通过设置访问权限，实行分层管理，严格确定查阅和修改权限，保证信息安全。第四，强化计算机硬件和软件设备的技术保障，完善计算机加密技术和密级管理，定期开展安全检测维护，为干部人事档案信息的安全提供可靠技术保障。第五，定期检查数据库并做好备份，避免数据安全隐患发生。数字档案安全性的保障是一个常态化的工作，档案管理工作人员要持续做好这项工作，为档案数字化管理的可持续发展奠定基础。

（五）建设高素质事业单位干部人事档案管理队伍

事业单位干部人事档案传统与现代化管理都离不开一支政治素质、文化水平、业务能力突出的管理人才队伍。随着干部人事档案数字化的应用，要更加重视档案管理人员素质的提升。一是要强化管档人员政治能力。干部人事档案具有鲜明的政治性特征，档案管理工作人员要保持正确的政治方向，坚持学习党和国家的路线、方针、政策以及《干部人事档案工作条例》《档案法》等法律规章，强化党性教育，提高政治能力，增强档案管理意识。二是要提高管档人员职业道德素养。档案管理工作需要较高的责任心和良好的服务意识，要加强管档人员职业道德的培养，树立正确的三观，增强纪律意识的规矩意识，坚持原则，做好档案工作。三是要加强管档人员业务能力建设。数字档案管理工作具有一定的专业性，要从档案管理业务能力以及数字信息技术水平两方面开展针对性培训，提高综合业务能力与水平，培养适应干部人事档案管理工作不断发展的复合型人才。综上所述，事业单位干部人事档案管理事关干部队伍建设与单位的创新发展，数字信息技术与干部人事档案管理的结合，是档案管理顺应社会和时代进步的必然趋势。事业单位要积极推动干部人事数字化建设与管理，用现代化、科学化、规范化的方式做好新时期档案管理工作，提高人事档案管理效率，为事业单位干部队伍建设提供高质量的档案信息服务，推进事业单位的高质量发展。□

参考文献：

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作者:王静 单位:陕西省科学技术情报研究院