人事档案信息化管理有益探索

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摘要：随着信息技术时代的到来，社会发展对档案管理提出了新要求。本文从不同方面阐述黑龙江省卫生健康管理服务评价中心在新时期人事档案管理信息化建设的现状与策略，希望为研究人事档案管理信息化建设的同行提供理论参考依据。

关键词：新时期；人事档案；信息化管理；策略

数字化技术在社会各领域中的应用逐渐成为新时期档案信息化管理的潮流趋势。目前，人事档案信息化管理进程中，存在着多方面的问题。这就要求人事档案管理人员应该紧跟时代潮流，制定相应对策，加强对信息技术的运用，使得人事档案的信息化水平得到提升，以此来推动黑龙江省卫生健康管理服务评价中心的档案工作顺利运行。

一、新时期人事档案信息化管理的现实意义

人事档案信息化管理主要是指在档案管理中充分利用现代信息技术，在整合档案信息资料的同时做好数字化管理，确保卫生机构相关人员能够有效运用档案资料。信息化档案管理模式的应用和探索对档案管理工作创造了良好的发展契机，推动档案管理工作走向科学性和创新性的道路。在信息技术时代背景下，信息化管理借助计算机设备及信息技术的形式，将数据内容加以整合、管理并存储，增强档案数据的真实性和系统性。人事档案管理工作在信息技术创新的背景下，在最短时间内创新管理模式，对已有资源进行整合，在数据材料管理的效率和质量方面突破局限性，为之后的人事档案管理工作奠定坚实基础。在推动人事档案管理模式信息化的过程中，积极利用电子系统中有价值性的信息内容，取其精华，进而保障档案信息数据的真实性。过去人事档案管理实践中，一般是由多个部门在各个环节中共同完成管理工作，管理模式具有一定的封闭性。黑龙江省卫生健康服务中心对档案管理模式和工作上的弊端加以完善，满足信息技术时代人事档案管理工作的需求。因此，新时期人事档案管理模式的创新站在传统管理的基础上，使用信息化技术手段，积极建设与档案工作需求一致的电子档案体系，最终实现人事档案信息化管理工作的效率提升。

二、新时期人事档案信息化建设存在的问题

（一）人事档案信息化建设设施和制度不完善。卫生健康服务中心的档案信息资料在病人诊断及相关活动上都具有重要的支撑作用，不但可以完善档案管理工作流程，还可以保证卫生中心的档案信息化建设得到切实性的进步。然而，人事档案信息化建设中存在数字化建设观念落后的现象，造成信息化建设被忽视，相关基础设施的引进和使用也同样被忽视，直接影响人事档案信息化建设的基础设施完善。信息化建设的软硬件设施无法完善，导致档案的保密环节薄弱，在档案管理和技术操作过程中不能及时发现漏洞，对人事档案信息的保密与安全产生直接威胁。此外，新时期人事档案信息化建设制度的缺乏也会影响管理效率。当下卫生健康中心的档案管理工作仍然使用传统的管理制度，不能顺应现代信息技术时代的发展需求，导致人事档案信息化进程受到阻碍，档案管理效率低下，容易造成档案资料缺失，泄漏人事档案信息，为卫生健康管理服务中心带来极大损失。

（二）人事档案信息化建设的数据库和系统存在漏洞。目前对于多种形式的档案信息资源，信息化管理系统缺乏相应的科学管理标准，造成信息资源混乱，档案管理软件在信息储存方面存在落后性，影响信息安全。人事档案信息数据涉及内容广泛，在收集、整理、归纳、查询、传递等各个环节，都存在数据库的滞后，导致信息化程度降低。再加上信息保存和计算机病毒的威胁，这些客观因素也会影响数据库和信息系统的建设。单机与局域网结合的人事档案信息化人才服务信息化建设，也会直接影响管理系统的安全。卫生健康服务部门的档案管理工作不注重系统的标准化建设，导致信息检索工具的利用不充分，进一步影响人事档案管理的信息化水平，造成信息化建设的人事档案管理工作在数据库和系统上出现漏洞。

（三）人事档案信息化建设的信息安全性低。人事档案信息数量庞杂，档案管理人员能力不足，直接影响档案数字化的信息安全性，难免会出现信息泄露或者档案信息化建设不足的现象。网络技术的运用能够便利人们对档案的利用，但是安全性低的原因并没有得到重视，导致档案的安全保密程度较弱，使档案管理和归档问题日益凸显。

（四）人事档案信息化建设的人才队伍缺乏。人事档案信息化管理应该培养一支信息化程度较高的人才队伍，让他们在掌握传统档案管理模式的基础上，提高对现代信息技术的操作能力。但是从目前卫生健康服务中心的档案信息化工作中，仍然可以看出信息化技术专业人才素质的落后问题，导致人事档案管理所需要的复合型人才缺少，严重阻碍人事档案信息化的发展。

三、新时期人事档案信息化管理的创新策略

（一）完善档案信息化管理制度，加强档案管理规范性。为确保人事档案工作的规范化持续开展，黑龙江省卫生健康管理服务评价中心应建立严密的管理制度，并随着形势变化而不断完善。人事档案制度应包括归档内容范围、归档流程、相关责任人、保管条件、保管期限、查阅流程等。卫生健康服务评价中心应选派专人负责人事档案管理，并对制度执行情况进行监督和考核，将考核结果纳入到人员绩效考核范围内，从而通过制度的硬性约束，使各相关部门和人员增强参与人事档案管理的自觉性，不折不扣地严格执行相关制度，形成人人关心档案、及时准确提供档案的良好氛围。人事档案信息化管理模式积极使用电子信息技术和数字平台对档案数据进行处理，在一定程度上凸显出信息化管理模式的优势和保障作用，加强人事档案数据资源的利用，在制度要求下推动档案管理在单位各个部门之间的发展和交流，加快推动人事档案管理走向信息化。

（二）构建信息数据库和检索系统，确保档案管理专业性。人事档案信息化管理在卫生健康服务评价机构工作中有着重要作用，档案检索系统在过去存在效率低下及信息检索质量不高的问题，容易出现数据信息上的误差。医疗卫生机构应建立人事信息数据库，在数据库中对不同人员类型进行科学合理分类，在每个部门设置信息员，负责上传本部门信息并指导员工定期维护个人信息，确保人事信息得到及时更新。满足公众的多元化信息检索需求，展示出人事档案信息化管理系统的高效性，保障档案数据信息的时效性，推动人事档案数据库信息的传播和利用。另外，在数据库和系统的建设中，也应该安排多方位的管理人员加以审核，使用信息化管理升级监测技术，推动电子档案信息的有序处理。计算机电子技术本身具有资源统计功能，在现代化信息技术不断创新与完善的基础上，推动人事档案数据在信息化管理下得到规范化的管理。

（三）增强人事档案管理的信息化水平，提高安全性。社会信息技术的发展及应用促使人事档案信息化管理得到新的发展，提升人事档案管理的电子化和数字化水平，提高了档案管理工作的综合效率。在信息化时代，医疗卫生健康服务机构必须推动纸质化档案管理方式向电子化转型，根据需要对人事档案数据进行分析，与其他医疗卫生机构共享部分信息。借助信息化手段全面提升人事档案管理和应用水平，推动档案检索系统各层面的优化与完善。帮助公众在科学性的管理模式下获得人事档案内容，同时还对档案检索系统中的精准查询、搜索环节设定多种形式上的选择版块。人事档案管理工作应该及时抓住时代潮流，积极使用电子信息技术，对行业管理内容进行科学性、信息化的管理和创新。在电子档案信息化管理模式的应用之下，可以根据不同的数据编排需要和档案数据传输中的安全性创造更加高效率的存储环境，同时还可以在档案信息数据的利用环节中，不断增加电子网络化的档案体系以及检索新形式，以此为档案管理工作者的实际工作提供便捷，同时还能够保障档案管理资源之间的协调利用。                  
（四）提升人事档案管理人员素质，保障信息化管理效率。对于人事档案管理人员的招聘，要加大对应聘人员计算机操作水平重视力度，从而为医院招聘一些技术能力强、能够熟练进行计算机操作的专业性人才，这样不仅能够使医院的人事档案得到合理的规划，还能够给人事档案管理人员进行相关知识的培训，从而促进人事档案管理工作的顺利开展。同时，医院可以根据人事管理工作人员对计算机的熟悉程度进行分类，比如专业性计算机员工和缺乏计算机应用员工，从而让专业性的计算机员工带动缺乏计算机应用的员工进行计算机操作，促使每一个管理人员都能够独立操作人事档案的管理工作。提高医院人事档案管理意识，人事档案能够反映人才结构，建立健全卫生健康服务中心的人事档案管理体系，实现人力资源的优化配置。因此，强化档案管理工作者的思想教育，提升自身业务水平，督促医院相关人员协调配合。加强医院人事档案信息化管理的意识，推动卫生健康服务中心的人事档案管理工作走向科学性，最终实现切实性进展。数字化技术及计算机在人事档案管理工作中的广泛应用，促使卫生健康服务中心的档案管理模式朝着信息化的方向转变，推动了档案管理工作效率的提升。随着信息技术时代的到来，加强对全面性、安全性的数字化人事档案管理系统的建设，信息化的人事档案管理逐渐成为新时期档案管理工作的重要内容，一定程度上推动了人事档案管理工作各方面的变革。

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[4]张彩云.人事档案信息化管理探究[J].智库时代,2020(08).

作者:王欢 单位:黑龙江省卫生健康管理服务评价中心