新时代人事档案信息化管理探思

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摘要：本文对目前人事档案管理中存在的问题进行深度剖析，发现人事档案管理工作迟迟得不到行业认可的主要原因。笔者依据自身从业经验，对新时代人事档案管理信息化的实践路径提出几点看法，仅供同行参考。

关键词：人事档案，档案管理；档案信息化；实践路径

市场经济竞争日趋激烈，企事业单位之间的竞争离不开人才的支撑，无论是高端人才引进，还是企事业单位现有职工薪酬结构、绩效管理等等，都在呼唤着人事档案管理信息化建设。通过构建人事档案管理信息系统，能够充分发挥人事档案资源的利用价值，显著提升人力资源管理工作效率，因此全面实践人事档案管理信息化势在必行。

一、信息技术融入人事档案管理的优势

（一）加快档案流转速度。人事档案运用信息技术管理，打破了各部门之间的屏障，让企事业单位业务科室与人事部门实现点对点快速沟通，为人事档案资源的全单位平台共享创造更多途径，改善了人事档案资源利用率的困境，对企事业单位人力资源管理工作益处多多。人事档案管理信息化能够加快档案流转速度，电子档案实时传送，减少了纸质档案人为交接出现的信息失真问题，更是避免了异地就职时等待纸质档案时间过长，影响了职工工龄的续接。同时，职工人事档案准确交接，也确保了职工正常享受到单位的各项福利待遇，提升职工对企事业单位人力资源管理工作的满意度。

（二）满足无纸办公需求。无纸化办公彻底颠覆了传统人事档案管理工作的旧模式，使得人事档案数据和档案交接工作更为便捷，档案资源利用流程更为简化，节省了大量人力和物力。灵活多样的档案交接方式，便于修改的档案信息平台，都在展示着无纸化办公给人事档案管理工作带来的新机遇，先进的信息技术正是无纸化办公实施的基础条件之一。

（三）延长档案保管年限。人事档案资料内容涵盖了职工从求学到工作，直至退休的全部信息，其中有些纸张在频繁的翻阅中已经出现了字迹模糊、丢页、缺失等情况，给职工日后办理退休手续造成很大困扰。而且纸质档案保管对档案室的外部环境要求较高，有些偏远地方的企事业单位档案管理经费严重不足，档案室还未配备除湿除尘设备，纸质档案的保存更为不易。人事档案信息化管理就是让信息技术帮助档案管理人员更好地管理人事档案，完整的人事档案信息数据库存储着职工的所有基本信息，档案调阅的方式以电子档案信息输出为主，不仅减少了纸质档案调阅的次数，有效延长了纸质档案保管年限，也节省了档案管理人员的时间。

（四）充实档案服务内容。信息化背景下的人事档案管理工作能够在人事档案数据库中精准识别出职工人事档案需求，并自动分类形成标签，这种按照职工岗位责任不同而定位档案服务内容的全新人事档案管理模式正处于探索阶段，也是人事档案管理信息化实施以后的新产物，能够将人事档案管理工作更好地服务于人才优化计划，切实提升人事档案利用价值。

二、人事档案信息化管理的制约因素

（一）配套设施投入不足。企事业单位大部分

的发展资金都投入到了生产建设之中，档案管理专项经费投入严重不足，配套设施还处于老化状态，经常卡顿的计算机、处理图片不清晰的扫描仪、上传速度缓慢的信息网络等等基础设施条件已经严重制约了人事档案管理信息化技术的应用。虽然多数企事业单位都在积极落实人事档案管理信息化制度，可软硬件设施更新始终迟缓，大量的人事档案资料还是需要依靠人工进行管理，这与企事业单位的现代化发展理念相背离，导致人事档案资料整理与利用之间的衔接不紧密。

（二）档案筛选环节缺失。企事业单位人事档案交接是人力资源管理的首要环节，然而受到档案管理人员思维局限性的影响，一些管理人员只是随意将人事档案接过来，按索引标注编号后就将职工人事档案放到档案柜中保存，甚至都没有打开，更不可能去筛选档案中不合格的信息资料。人事档案资料筛选与审核是了解职工的第一步，这个环节的缺失将会关闭我们走进职工的一扇门，不仅是对企事业单位人力资源管理的不负责任，更是影响了职工职称晋升和薪酬待遇认定。

（三）信息运用思维固化。目前，我国多数企事业单位已基本实现人事档案管理信息化，可是很多档案管理工作人员还是习惯性采用人工操作模式，即便他们都知道信息技术的便捷作用，也没有把信息化作为档案管理的首选模式。有些职工是异地入职，从原单位到现单位路途较远，采用职工电子人事档案先行办理入职手续更为方便。然而企事业单位电子档案互认还处于初级发展阶段，有些单位还是强调必须纸质档案进行交接，导致职工入职后必须回原单位将纸质档案迁出后才能办理入职手续。这种固化的管理思维使得人事档案管理信息化建设得不到快速推进。

（四）业务操作技术生疏。目前，少数企事业单位不重视人事档案管理，没有设立单独的档案室，将人事档案归口到人力资源部门，人事档案管理人员也大多是由人力资源部门职工兼任，职工虽然精通人力资源工作，但并不具备专业的档案学管理知识，理论基础欠缺。与此同时，企事业单位还未充分认识职工参加继续教育培训的重要性，职工对人事档案管理信息化建设所需的专业信息技术知识一知半解，计算机系统操作还不熟练，电子档案录入工作速度较慢。人事档案管理信息系统平台上分布了各个服务板块，如果档案管理人员对系统功能操作技术生疏，将会导致很多服务功能没办法启用，人事档案管理信息系统将形同虚设。

（五）信息管理制度混乱。有的企事业单位虽已使用局域网，电子档案文件可储存在“资料库”,全体职工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道，但由于人事档案信息管理制度混乱，对电子文件存放的位置没有明确规定，甚至有部分职工把文件只存在本机，人为因素造成人事档案调阅不便利。

三、新时代人事档案信息化管理的实践路径

（一）增加信息设施投入资金。人事档案管理信息化必须首先配备现代化信息设施，比如计算机、扫描仪、高清拍摄仪、打印机、标签机等办公设备，同时还要为档案室单独开通网络，确保网络传输速度，档案室网络应有独立端口。人事档案管理信息化软件系统可以向第三方信息技术公司购买，有条件的单位也可以组织技术人员进行研发。从人力资源成本上考虑，选择由专业信息技术公司提供的人事档案管理信息系统更为节约资金。信息设备的投入不是一次就完成的，软硬件设备的更新换代也要及时。尤其是随着人事档案管理工作政策的变化，管理手段的创新，原有的软件系统也面临着升级和更新。档案管理人员在软件系统使用过程中不断遇到新问题，定期将这些问题和想法进行汇总，与软件系统后期维护人员积极沟通，提升软件服务功能，让人事档案管理信息系统更好地为人事档案现代化服务。

（二）合理鉴别档案信息真伪。以往的人事档案信息甄别都是由人工完成，工作程序复杂，人为失误情况也是时有发生，致使人事档案资料不真实现象偶有存在。人事档案管理信息系统上线后，后台会自动识别出不合乎规定的档案资料，比如空白表格、日期填写错误、内容缺项等等问题，真正体现了人事档案管理信息化的作用。人事档案管理信息系统经过初步筛选后，档案管理人员进行复核，对人事档案信息中出现的错误进行修改，进一步完善职工人事档案信息。全部审核通过的职工人事档案被保存在人事档案数据库中，确保职工人事档案信息真实、准确，便于职工日后的晋升和各种福利待遇认定。

（三）转变档案信息管理模式。人事档案部门在接收职工人事档案后，就要将纸质档案进行逐一审核，通过后存储在数据库中，按照人事档案信息保密原则进行加密，确保人事档案在调阅和修改时始终处于安全管控范围之内。信息化管理模式使得人事档案不再沉睡于档案柜里，各业务科室在有人事档案信息调阅需求时，只需要在系统内输入用户名和密码，后台确认权限后，即可查阅到职工人事档案资料，有效发挥人事档案信息在企事业单位经营管理中的作用。

（四）提升职工业务技术能力。第一，加强职业道德教育。人事档案工作涉密性较强，关系着职工的切身利益，尤其是档案信息交接时需要鉴别资料真实性，对于不实的信息要及时纠正，这就要求档案管理人员具有崇高的职业道德，本着公正、公平的态度开展工作。第二，更新业务知识结构。原有的人事档案管理知识结构与现代化档案服务要求之间存在脱节现象，管理人员要积极利用工作之余学习先进的计算机技术，勤加练习业务操作技能，在日常的档案管理中有意识运用档案管理信息技术。第三，掌握人事档案政策。我国企事业单位人事档案管理规章制度和政策法规是指导人事档案管理工作的制胜法宝，我们要及时掌握最新的政策和规定，把人事档案管理工作做细做实。

（五）重视人事档案反馈程序。人事档案反馈信息的收集、分析和汇编是加大档案信息资源开发力度、提高档案信息化质量的重要措施。现代化设备在档案工作领域的应用为开发档案信息创造了优越的条件。因此，应尽快建立档案目录数据库和开放档案文件目录中心，加大开放档案的力度，拓宽档案利用的渠道；利用网络进行档案信息的存储、检索、分析、传递，实现档案信息数字化；建立档案网站，利用网络技术和虚拟技术实现人事档案信息资源共享。

（六）制定档案管理规范标准。人事档案信息化建设的重要基础就是规章制度和标准规范。将人事档案管理的国家标准规范与企事业单位具体情况相结合，制定适合单位的人事档案管理制度，并要求职工必须执行并按程序办事。档案管理规范标准制定应遵循以下原则：安全性原则，加强网络安全，运用权限控制、访问控制、信息加密等策略，充分保证人事档案信息的安全性；规范性原则；效益型原则，做到按“需”逐步实现信息化。综上所述，人事档案管理信息化是新时代档案管理的需求，更是档案管理迈入现代化的必经之路。档案管理部门必须主动实现信息管理，加大人事档案信息管理的投入，积极扩大信息化管理的范围，尽快实现人事档案管理信息化。

[参考文献]

[1]任秀静.新时期加强人事档案管理工作的几点思考[J].人才资源开发,2015(02).

[2]乔东媛.加强人事档案管理工作的几点建议[J].黑龙江史志,2014(09).

作者:宇伟光 单位:黑龙江省体育科学研究所