学校教师人事档案管理探思

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摘要：本文着重论述新形势下学校教师人事档案管理情况，分析档案管理中存在的问题，并提出具体优化策略，旨在更好地促进学校教师人事档案管理又好又快发展。

关键词：学校教师；人事档案；档案管理

人事档案是客观反映个人经历、工作表现的一种记录方式，也是客观反映一个人成长发展的重要依据，有着现实性、真实性、动态性等一系列的特点。在学校教师人事档案管理过程中，人事档案能够有效整合教师在进入学校后的一系列工作情况和个人发展情况。有效进行学校教师人事档案管理工作，对于教师今后的升职或是评职等工作有着重要的意义。

一、学校教师人事档案管理概述及价值分析

（一）管理概述

学校教师的人事档案管理工作主要包括以下几部分：首先需要收集教师的相关资料，将教职工的若干身份信息和工作信息收集整合起来，确保信息的真实性、准确性和动态性，这也是学校内部教师人事档案管理工作质量的基础。其次要鉴定并分类管理学校成员的档案，例如不同专业部门的。教师的个人档案需要分类管理，还要保证相关工作人员能够对每一份教师档案做到非常熟悉。最后是要对档案进行复印、剪裁、包装、整理和收集，或是按照班级和年级教学单位进行分类入库保管，随时利用。

（二）价值分析

对于学校内的许多教职工而言，其人事档案可以真实客观准确地记录教职工自身的个人信息、工作经历、能力业绩等一系列的内容，也会成为学校今后对于教职工综合测评的重要标准。同时，学校教师人事档案对于学校的科研教学制度等方面也有着重要的思路依据和保障。因此，建立成熟完善的学校教师人事档案，可以充分调动各方面的资源，提高教师的工作积极性，在促进教职工教学质量和教学技能提升的同时，从根本上提高学校的综合教学水平。学校教职工人事档案，也包括学校的若干附属单位教职工的具体信息，或是对于一些已经离职教职工的档案以及已故教职工的档案管理，这些档案管理对于今后新教职工的人员培训或是选拔等方面也有着较大的参考和借鉴价值。

（三）主要内容

归档制度：在整个人事档案管理的过程中，第一点是要对最新入职的人事档案以及新加入的的人事材料，及时进行归档处理。在整个过程中必须要仔细核对相关资料，认真检查确认所有的资料是否满足归档的要求。第二点是要根据相关材料的内容性质以及属性等不同的内容，确定档案的存放位置，需要用到档案的时候可以随时进行查找，提升工作的效率。第三是要将所有的材料名称以及相关的说明记录在案，在材料清单表中做好记录，方便后期查找和搜寻工作。核对检查制度：在整个人事档案管理的过程中，必须要对材料进行核对和检查，以此来确保所有档案能够准确和完整。必须要对档案保管的环境进行检查，确保所有的材料本身并无损坏，做好防水、防火、防盗等相关的措施安排。检查工作并不只是在增加新档案时才去做，而是应当定期进行，及时发现存在的问题，采取措施及时解决。转递制度：学校教师在整个人事档案管理的过程中，由于升职变迁或者是工作岗位的变动等，都会导致整个档案内容不断地增加，所以人事档案的转递工作活动，也成为了整个学校教师人事档案管理中的重要内容。保密制度：保密工作是人事档案管理工作的重要内容。在工作活动开展的过程中，除了对相关档案管理工作人员加大教育，让档案管理工作人员认识到人事档案管理工作具备很高的严肃性，不断地提升工作人员的保密意识，同时也必须要不断加强保密制度的建设。对于违反相关规定的人员必须要加大处理的力度，针对违反法律法规的人员要依法追究其刑事责任，只有不断树立严格的管理意识，才能够提升工作人员的重视程度，促进工作活动的顺利开展。

二、学校教师人事档案管理过程中存在的问题

（一）教师人事档案管理的目标不够明确

教师人事档案管理的目的是为了更好地整合学校内教职工的相关数据资源，并以动态的方式来记录其成长和发展，也能够为日后教职工的升职评级等提供明确的思路依据，更有利于学校教师资源的优化配置。但是仍有许多学校内部的教师人事档案管理缺乏明确的思路依据和整体目标，管理意识仍然停留在计划经济时期，没有真正认识到教师人事档案管理，对于学校长远发展的重要性，管理工作过于片面且简单。许多档案管理人员并没有认识到自己工作的重要性，甚至把自己的工作看作是可以用来养老的工作，由于对档案管理工作的忽视，也会造成教师的档案管理疏漏过大，一旦出现问题却无从查询其责任根源。

（二）教师人事档案管理缺乏创新且过于陈旧

目前我国仍有许多学校内部的教师人事档案管理与新时期素质教育下对于学校的教师人事档案管理要求存在较大差距。并且档案管理保存的环境较差，由于许多学校更加侧重教学质量，却忽视了档案管理，档案管理的保存环境参差不齐。甚至个别学校的档案管理工作环境十分简陋，将库房当作档案管理工作场所，许多档案以纸质为主，当室内的湿度过大，容易受潮，也会造成档案的损坏。还有一些学校对于教师人事档案管理方面的资金投入力度不足，使得档案管理仍然需要靠人工手动翻阅记录为主，不仅会出现误差，更会加重档案管理工作人员的工作强度。并且缺乏先进信息技术的应用，纸质档案管理没有被电子化档案管理所取代，过于落后的档案管理方式，无论是查询或是资料的整合都会存在较大难度。

（三）学校教师人事档案管理体系不够健全

档案管理的专业性人才较少，缺乏补充性的管理力量，许多学校内部的教师人事档案管理仍然是由其他部门的工作人员兼任，也正是因为兼职缺乏专业知识，档案管理保存信息化操作等方面十分落后，造成教师人事档案管理混乱情况十分严重。再加上上述分析得知，一些学校对于教师人事档案管理方面的资金投入相对有限，培训经费捉襟见肘，也很难提高内部档案管理工作人员的综合工作能力。而管理制度不完善会从根源上影响其档案管理效果，目前国家有专门的档案管理制度，但是在具体学校中的执行力度不强，许多学校在执行制度方面仍然存在较大出入。还有部分学校会直接照抄上级档案部门的相关管理条例，使得管理条例缺乏实践性和操作性，没有结合学校的自身情况综合考量。此外，档案管理的监督力度不足，监管不到位，促使学校放松了档案管理的工作，也会影响其档案资源的整合和管理效果的发挥。

（四）交接过程存在困难

学校教师人事档案管理工作是一个需要长期开展的工作，在整个工作活动开展的过程中，难免会存在一些人事方面的变动。虽然在交接的过程中会有交接清单、交接记录、遵循相关的交接制度和规定等等。但是由于档案清单相对复杂，面对文件柜中的一系列档案，在相对较短的时间内根本无法清楚核查。尤其是一些信息记录的准确性，更是无法深入地核对。所以在整个交接过程中存在很大的困难，往往会出现需要的材料找不到、标注不清晰、有歧义等等，都会给整个档案管理工作带来很大的困难，不利于后期工作活动的开展和深入。

三、学校教师人事档案管理优化策略

（一）明确教师人事档案管理目标

明确教师人事档案管理目标是学校教师人事档案管理的优化策略之一。通过上述分析得知，目前我国仍有许多学校教师人事档案管理工作的目标不够明确，缺乏成员发展规划，使得一系列的档案管理工作仅停留在表面，无法发挥出实质性的作用。针对这一情况需要从以下几方面入手：第一，教师人事档案管理需要朝向规范化的方向发展。与其他档案相比，教师档案管理具有一定的特殊性。在档案管理过程中，工作重点应该更加侧重于人事资料梳理，而人事资料更多是以记录年代和重要事件为主。在接收教师人事档案过程中，需要将教师的一些重大事件和年代事件进行核对，确保其信息准确无误。当教师的档案需要变动时，也需要针对其信息添加内容等进行及时有效的记录，并与人事部门进行核对。第二，确保教师档案信息化管理的准确性。在新时期学校教师人事档案管理的信息化过程中，务必要确保录入的精确性，还要及时与电子版和扫描版彼此之间反复核对，确保录入信息无误。除此之外，信息档案也需要明确分类归档，并且要保证人事档案的安全性、隐私性和保密性。第三，在整个工作活动开展的过程中，还需要不断地拓宽档案管理的思路。当前，随着学校教师人才队伍建设的力度不断增大，档案管理工作也必须要不断丰富内容，有效地拓宽思路。首先是要不断丰富档案记录的内容，积极地拓宽档案管理的类别。学校的管理层可以通过档案的方式了解到更多教师的专业优势和特长，以此来推动工作的开展。其次是为电子档案附加不同种类的分析系统，例如统计系统可以通过数据分析的方式，更好地了解档案使用的具体情况，还可以利用专业特长系统为教师提供专业特长分析，分析当前学校各学科人才所占的比例结构等等。通过这样的方式，有效地拓宽档案管理的思路，促进档案管理工作更好地开展。

（二）创新教师人事档案管理机制

创新教师人事档案管理机制是学校教师人事档案管理的又一优化策略。对于学校内部教师人事档案管理业务，需要充分考虑教师这一职业的特殊性，以及今后职业生涯发展规划的长远性，因此，人事档案管理不仅要服务于教学，更要服务于整个教学工作的各个环节。首先，要创新档案存档管理超强科学化规范化的方向发展。第一点，要设立专属的档案，设立储存档案专用的卷柜，还要保证档案室的温度、湿度适当，更是需要随着天气的变化而调节室内的温度，确保内部的档案能够处于相对理想的环境下储存。第二点，对于已经破损的档案要及时修复和管理，特别是一些破碎的纸张，若有必要也可以采用裱糊或脱水处理。第三点，档案在成卷时要及时装进去，需要标记并粘贴牢固。其次是电子信息档案的功能化。之所以要使档案信息化、电子化，其目的是为了进一步增强档案管理的功能，使得档案管理能够朝向新时期学校教师人事档案管理的需求迈进。例如引进先进信息技术，确保应用档案管理的相关软件系统在登录访问环节时，要明确设定管理后台，也需要有访问记录，包括时间日期、访问内容等等。除此之外，档案管理的信息化和电子化也可以通过微信公众号或APP的形式向学校内部公开，使每一个教师都可以通过测评系统随时对自己测评，并对其他教师的职业生涯情况进行访问。在档案管理工作活动开展的过程中，人事档案的增项设定可以由学校内部相关的管理人员自行制定一系列的管理制度，同时也必须要向相关的档案管理部门进行报备和说明。增项设定是根据教学和职称评定的需要有根据地进行设置，在设置的过程中，包含不同的内容。首先是关于教师平时的获奖情况，主要包括获奖的级别、获奖的类型、获奖的次数等相关的信息进行详细的记录。第二则是教师学术研究成果的统计，主要包括教师在整个工作活动开展的过程中发表文章的层次、科研转换的成果、文章的获奖情况以及所获荣誉称号等等，将上述的一系列内容详细进行记录。第三是党务专项记录，在整个记录的过程中，包括党内的任职情况、党内民主评议的结果以及党内的荣誉称号等等。除了上述三项之外，还可以将其他类别的内容进行收录。由于整个收入过程相对较为复杂，主要包括非业务范围之内的获奖情况、称号头衔等等，或者是一些证明以及说明都可以划分到本类别中。

（三）健全教师人事档案管理体系

健全教师人事档案管理体系是学校教师人事档案管理的优化策略。首先要坚持以人为本的档案管理思路，教师的人事档案是记录教师自身的职业活动和一系列的事迹，因此，在档案管理中务必要突出教师的履历过程，进行科学有效的管理，同时教师的人事档案可供其他相关者查阅。因此，档案的管理要方便查阅检索和记录。其次，要进一步突出其统筹管理的思路。新时期的教师人事档案不仅仅要按期向前推进，还要按照档案记录内容进行分门别类的管理，在档案管理之前，需要统筹思考，了解每卷档案管理和部分之间的关系。当然，管理人员还要把大类目树立成体系，更有利于电子档案数据库构建和完善，无论是纸质档案的调档查询或电子档案都能够达到事半功倍的效果。第三，是档案管理的拓宽思路。随着学校教师人才队伍的建设发展，越来越多的档案管理功能也随之浮现，因此，新时期完善学校教师人事档案管理也需要丰富档案记录的内容，并且为电子档案附加种类多样的系统分析，创新管理机制，细化档案管理结构。总而言之，新时期在学校内部教学管理优化改革的趋势下，教师人事档案管理也务必要与时俱进，结合教师自身长远发展的规划，促使人事档案能够与信息化建设同步开发，在创新教师人事档案管理机制的同时，不断地提高档案管理水平，从而更好地全面服务学校的教师人事档案管理工作。

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作者:陈伟霞 单位:山东省临沂市鲁南技师学院