医院人事档案管理现状和应对浅析

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摘要：随着全球信息化的发展，传统的人事档案管理方式已经不能满足现代化社会的发展需求，对医院的发展和管理工作具有一定的约束性和不良影响。本文主要分析医院人事档案管理的现状，从而探讨相应的解决措施，并注意加强人事档案数字化管理，以便促进医院人事档案管理事业的发展。

关键词：医院；人事档案管理；现状；应对策略

随着社会的飞速发展，人们对工作的效率和质量追求越来越高。医院通过先进的技术手段和管理方式，可以对人事档案的信息管理模式进行优化和调整，从而提高人事档案管理的可靠性和安全性。医院人事档案管理是在医院进行人事管理的过程中逐渐形成的一种管理体系，它主要由医院对人员的晋升管理制度、人才引进制度、绩效考核制度等一系列管理制度组成。医院人事档案管理工作是医院开展人才引进和建设的信息基础，也是后期评价薪资待遇和职称评定的重要依据。因此，加强对医院人事档案管理，需要最大限度地发挥人事档案信息资源的管理作用，为人才选拔和引进提供真实可靠的信息，从而确保人才队伍的建设，推动医院长久稳定的发展。

一、医院人事档案管理的现状

目前，我国大部分医院的人事档案管理工作模式比较落后，难以满足现代化医院建设的需求，这不利于我国医院经济发展和顺利开展工作。

（一）缺乏对档案的信息化管理

当前，信息技术已经渗透到了各大医院的管理和运用中，从门诊预约挂号、看诊、缴费取药等。科学合理的运用信息技术在医院的人事档案管理中，有利于提高管理的工作效率和质量，同时节约人工和管理成本，降低工作人员的工作量。虽然信息化在医院的其他部分运用比较广泛，但是相对于人事档案管理的工作来说，其信息技术的运用力度和效率并不高，大部分工作还是占用了大量的人力和时间。主要的原因是：第一，档案管理工作相对来说是一项机密性比较高的工作，如果将机密信息传输到网络上进行管理，难以确保其信息的安全性。目前，我国仍然处于人事档案管理信息化的初步探索期，需要加强信息化管理的意识和技术，确保信息的安全性、可靠性。第二，管理方式过于传统，虽然医院在人事管理方面配备了信息化设备，但是缺乏专业的人才对信息化设备进行使用，对其专项的软件开发程度也不够，最终导致了人事档案管理的信息化程度低，难以发挥其信息化建设的优势和作用。

（二）人事档案管理观念落后

随着现代化社会的进程加速，信息化建设推动着我国各行各业的发展，对医院的发展也具有重要的促进作用。目前，大部分医院还未正确认识到人事档案管理对人才引进和培养的重要性。医院人事档案管理是整个医院进行综合管理的重要组成部分，也可以有效反映现有工作人员的工作情况和职业操守。大部分医院普遍存在着重视医疗技术、服务水平、医院基层设施的建设等，而忽视了对人事档案管理的重视。大多数的档案管理只限于单一的档案储存、保管、分类、收纳等工作，并没有有效将人事档案的信息资源合理运用到人力资源的管理工作中去，缺乏对信息的利用意识，缺乏为人力资源管理提供有效信息资源的观念。

（三）缺乏相应的管理机制

目前，医院人事档案管理存在着不科学、不合理、利用率低等问题。在人才聘用选用以及流动中存在一些问题。一家医院的医疗技术是否过硬、服务水平和质量是否达标主要靠的是人才队伍的建设，因此，人才的选用和引进具有至关重要的作用，有利于医院提高综合竞争力。大多数医院在对人才进行聘用时，缺乏公正、公平的聘用机制，没有重视对应聘人员的工作能力、专业能力、语言沟通等综合能力的评价和素养的评价。而是过多将应聘人员的年龄、学历和工作年限等作为衡量标准，容易导致内部出现轻业绩、重资质的现象。与此同时，医院的管理模式与一般的事业单位比较相似，缺乏有效竞争力和挑战，人事档案管理人员的工作相对比较稳定、固定，人员更换和竞争压力都比较小。这样容易导致档案管理人员存在工作怠慢、效率不高、不重视等问题，先进的优秀人才又难以再进入到体制内部。

（四）缺乏先进的考核方式 

一旦医院没有完整的考核制度对管理人员的工作进行考核，就难以使员工清楚地认识到自己的工作是否达到一定的标准。对员工的工作表现进行科学、合理的评价和考核，是人事管理工作的重要手段，也是人事部门进行决策和调整人事管理模式的重要依据。目前，大部分医院主要是利用年度考核来评定工作人员的工作，并没有将日常的工作成绩、表现来作为考核的参考内容，这难以使考核制度发挥一定的作用，难以全面、系统地对工作人员的工作进行有效的评估评价，也没有与员工的晋升机制、培训、薪资待遇进行有效融合和衔接，因此大多数考核只是一个形式，而没有真正发挥其作用。

（五）缺乏对人事档案的合理利用

我国当前处于人事档案管理的发展初期，传统的管理方式随着医院现代化的建设已经难以满足医院发展的需求。而目前一部分医疗单位还是在沿用传统的管理模式，这不利于医院发展。一部分的档案汇编需要人工来进行整理归档，其资料多且更新整理的频率较高，这就增加了工作人员的工作量，使人事档案管理的工作成果难以被及时有效的利用。而且人事档案管理的工作具有一定的保密性，不是任何人都可以翻阅查看的，只有特殊管理层才有权限进行查阅。因此，这也是导致人事档案利用率不高的原因。

二、医院人事档案管理的应对策略

（一）搭建医院人事档案信息化管理平台

信息技术一直被广泛运用于各行各业，医院也认识到了信息化在人事档案管理中的重要作用，其有利于提高人事档案管理的水平和效率。因此，可以在医院管理中搭建人事档案管理的平台，促进医院的先进化、智能化水平。其一，医院需要引进先进的技术设备和人才，利用信息技术，建立管理平台，通过设置其关键字来使人事档案管理工作实现自动化整合，促进人事档案管理向信息化转变，这样可以降低人工时间成本，提高管理效率。其二，加强对人事档案管理人员的专业技能和业务水平，及时培养管理工作人员的管理技术和理念。加强档案管理队伍的专业度，是我国档案管理信息库建立的前提，也是开拓档案人才发展的空间。其三，与此同时加强对管理人员进行技术层面的培训，提高档案管理人员的综合素质，帮助工作人员在信息化建设中做好人事档案管理工作的安全性、可靠性。通过使用先进的技术建立网络加密、软件防火墙以及设置档案访问权限等，提高医院信息的安全，提升医院人事档案管理的水平和效率。

（二）提升档案管理人员整体素质

增强人事档案管理人员的意识，需要让管理人员认识到档案管理工作的重要性，并在日常工作中提高业务水平。第一，需要管理人员对管理工作加以重视，改变对管理工作的传统观念，树立创新发展的观念。在工作中及时发现问题和缺陷，提高档案管理工作的责任感和使命感。通过建立相应的管理体制，来改善优化管理服务和工作内容，以便顺应医院发展对高素质新型人才的需求。第二，要重视对管理人员的进行相关法律法规知识的普及，提高其档案管理意识、专业程度、综合素质等，在工作中保持警惕，做到自觉防御和抵制各种违法行为，以确保档案的安全性和可靠性。

（三）加强管理制度的完善

只有对人事档案管理工作的人员加以重视，才能有效顺利开展各项管理工作，提高管理工作的效率和质量。目前，相对来说传统的管理模式比较落后，不适应新时代的发展。因此，需要加强对管理工作的创新和优化，转换管理工作理念，利用先进的信息技术，提高对管理人员的技术考核。完善的管理制度是确保各项管理工作顺利开展的前提，所以应该及时有结合医院实际工作情况和社会发展需求，对档案管理制度施行进一步的规范。尤其是在医院人事档案管理的材料收集、通报制度、考核制度等相关工作制度进行划分，明确各项制度管理范围和详细规范，做到各项工作都有法可依。人员是管理工作的基础，制度是人员有效实施工作的保障。因此，加强对管理工作的制度建设，打造一支专业强硬、业务水平高的档案管理队伍具有重要意义。

（四）建立健全岗位责任制和考核制度

医院可以根据相关的人事档案管理情况，建立相对完整的岗位责任制度和考核制度。首先，对人员应聘、辞呈、解聘等制度进行建立，并且定期对相关人员进行全面的考核，让考核结果为晋升、分配、奖惩等提供有力的依据。其次，将工作岗位和内容进行划分，以管理、责任、技术等因素作为分配的依据，实行按岗位定薪资或者按劳分配薪资的制度，拉开岗位之间的分配档次。突出个人的才能和价值，体现公平、公正，保障工作人员的利益和权益。这样可以提高员工之间的竞争力，减少员工对长久工作的懈怠，增强其紧迫感、责任感以及危机意识，提高员工的工作积极性和主动性。

（五）提高医院人事档案的利用率

有效加强医院对人事档案的利用率，可以从提高其信息的时效性、有效性以及获取信息的渠道等发出，来提高对人事档案的利用率。相对于医院本身来说，人事档案对内部工作人员的工作调动、退休、评定职称等方面都有重要的作用，一旦档案的信息不具有时效性，真实性，将会给后期开展工作带来难度。而加强其信息化管理的建设，可以提高其信息的更新度、智能化，提升管理人员对信息的收集和整合的工作效率，减少时间成本。相对于档案本身来说，人事档案具有一定的隐秘性，一般的个人是难以接触到的。因此，个人对其中的信息内容并不了解，在办理相关手续时就增加了管理工作的复杂度和繁琐性。医院人事档案管理部门可以通过信息技术，搭建网络信息平台，如微信公众号、APP、微博等，建立档案与个人之间的有效渠道，并方便个人对自我信息进行查询，从而提高个人档案查询的便捷度，节省人力，提升档案利用率。

三、医院人事档案管理应注意的事项

（一）完善人事档案信息数据库

医院在管理人事档案时要注意引进软件系统，结合实际情况科学挑选数字化软件，构建符合人事档案管理需求的信息数据库。同时，根据先重要、后次要和先简单、后复杂的基本原则，进行纸质人事档案的分类管理，并将其有序转变成数字档案。在将所有人事档案信息输入数字化系统以后必须认真核对，保持电子信息与纸质内容的一致性。如果发现错误，务必第一时间修改、完善。构建数据库之后要注意人事档案信息的更新，这是推进医院人事档案管理数字化的保障。考虑到医院的发展变化和医务人员变化，人事档案更新频率较快，需要档案人员打消一劳永逸的念头，按照需求定期检查人事档案信息情况，及时结合人事资料的变化和人事变动情况更新数字化人事档案，保证档案信息的准确性、时效性。通常而言，更新档案数据库需要多部门一起完成，涉及到医院系统内部的管理员和上下级用户、科室负责人等，应提醒、帮助每一个科室的负责人及时整理人员岗位调动情况、实际工作情况，直接交付档案人员或上传档案系统。档案人员接收人事信息以后认真核查相关内容，更正在职医务人员的电子档案。针对内容准确度不足的人事档案，要注意重新整理、归纳，纠正不准确的部分。在纠正环节要严格遵循客观事实，切忌无中生有，更不能随意删减原有内容或者消除不良记录等。在纠正、校订人事档案信息之前应确立完善的数字化规章制度，保证人事档案数字化管理有章可循。然后严格执行制度，有条不紊地落实数字化工作，及时将人事档案所有人的新成绩、新荣誉、新经历等载入档案数据库，实现对纸质档案、电子档案数字信息的更新。

（二）规范人事档案数字化管理

数字化档案系统的运行、人事档案数据库的使用等同样要遵守规章制度，必须明确人事档案数字信息的录入、增删、修改等的程序性规定，预防数字档案系统和纸质档案管理失衡。与此同时，注意人事档案修改程序的设定，在进行纸质人事档案数字化处理时审核期真实性，排除因为管理混乱出现的虚假信息。档案审核程序要合理、公正，有充分的证据，保证如实录入人事档案信息。在录入环节还要注意个人档案变动。可以专门安排人员进行人事档案信息录入期间的变动登记、补录，全动态跟踪人事档案信息的变化，以免混乱。除了借助数字化技术手段构建完善人事档案数据库，档案人员还要结合现实状况完善查询系统设计，为人事档案数字化管理提供便利。在设计查询系统及其功能时，应注意设置人员的姓名、专业、学历和工作经历等，提供快捷的增删功能，全方位实施医院人事档案信息管理、变动信息管理。在设计主页面的查询条件时，可以按照数据库的不同字段进行。选中记录动态，搜索与要求相符的查询表。如此，设置灵活的查询模式、查询条件，利用数字化档案系统为医院人事档案管理的不同使用者提供多样化查询方式，更好地满足他们的人事档案信息查询需求。总而言之，在医疗行业不断发展的新时代，加强对医院人事档案管理具有重要的作用。在新时代的背景下，需要重视其管理的效率和质量，不断提高其档案管理的意识，转换创新管理服务理念，学会运用先进的技术手段和理念，对人事档案进行管理和优化处理，提高档案的利用率和价值。展望未来，医院档案人员要注意不断加强对数字化技术的运用，进一步提升人事档案管理水平，更好地适应时代发展需要，助力医院实现长远、稳定的发展。

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作者:李冬莲 单位:龙岩市卫生健康和干部保健服务中心