精细化管理在人力资源档案管理中应用

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[摘要]精细化管理是一种较为先进的管理模式，能够对数据进行准确的操作，为管理部门提供更为科学、可靠的数据支持，对于管理工作具有十分重要的作用。因此，本文将针对精细化管理在医院人力资源档案管理中的应用方法展开研究和分析。

[关键词]医院的人力资源档案是整个管理工作中十分重要的内容。在医院很多的管理工作和重要决策中,人力资源档案都能够提供更为丰富的参考依据,对医院的人力资源管理和配置起着十分重要的作用,这就需要对人力资源档案予以更为精细化的管理。

一、医院人力资源档案管理的重要性

（一）为医院人力资源优化提供参考依据

在医院的管理工作体系中,人力资源档案管理工作是整个系统中十分重要的环节之一。人力资源的档案管理工作对于医院的人力资源管理能力有着重要的作用[1]。人才是所有医院在日常运营和发展当中的重要基础,通过对人力资源档案进行科学有效的管理,能够真正掌握和引导医院在人力资源方面的优化。在人力资源档案中包括了医院人员的重要信息,其中包括了医技和护理人员的综合素质、技术才能等个人基本情况,对于医院在人力资源方面的优化和配置工作中有着十分重要的参考价值[2]。因此,人力资源档案管理也是整个医院日常管理和发展中重要的“风向标”。通过人力资源档案能够对医院的各个科室、各个部门的所有人员进行了解,而人事管理部门也可以通过档案充分地了解每个医院医师和工作人员的工作经验、受教育程度、职称等信息,并将这些人员信息进行整理和记录,构建医院的人才数据库。为医院后续的人才优化、配置、考核、评定以及培训等相应工作提供参考数据,进一步提高医院人力资源管理效率和管理质量。有利于医院在日常运营中实现可持续发展的战略目标。

（二）提高医院员工的归属感

从人力资源管理工作的目的分析,医院的人力资源档案管理是医院选择、任命人才的重要媒介,也是医学人才进行合理安排的有效渠道。同时,通过有效管理可以进一步提高员工归属感。例如,在人力资源档案当中,会对所有员工的相关信息进行记录,其中包括了个人工作经历、学习经历等重要信息,而这些信息资料会通过人力资源档案进行妥善的保管和管理,员工在日常工作中不用担心个人的隐私遭到泄露,进而增强医院员工对医院的信任程度。并有效提高医师以及工作人员在日常工作当中的主动性和积极性,也让医院的日常运营管理工作变得更加有序,进一步促进医院的稳定[3]。

（三）为医院决策提供参考数据

在大部分的医院人力资源档案的内容主要包括所有医院人员的医务、行政职能、后勤等各个方面的专业结构。同时,也记录了所有医师、工作人员的医德医风评定以及专业技术评价等信息。因此,人力资源档案对医院所有员工的技能、工作情况等综合素质予以客观的反映。这些内容能够在医院员工进行职称评定或者升职发展时提供重要的参考依据,具有较高的参考价值[4]。从医院的角度分析,对人力资源档案进行管理、考察、分析,能够更直观、更有效地筛选出应当重点培养的人才。此外,在进行人员职称的申报过程中,通过人力资源档案进行评估能够在初期获得相对准确的评价,为后续的评价工作提供参考。这种方式也能够进一步促进医院员工更加努力工作。

（四）推动医院发展

当前,医院人力资源档案已经趋向于精细化、系统化、信息化、数据化方向发展,进而满足当前医院对于管理发展的客观需求,进一步提高管理质量和效率。同时,通过精细化的管理模式能够将医院人力资源档案管理工作逐渐扩展到整个医院的管理系统中,更加直观地体现出医院人力资源档案的实际价值。随着当前信息化技术的进一步提升,医院的人力资源档案管理工作已经不再局限于传统的纸质档案,而是结合现代化技术,与时俱进,实现数字化、系统化管理,在增加管理功能的同时,有效减少了传统人力资源档案管理当中存在的诸多错误和问题。通过精细化管理能够显著提升人力资源档案管理效率,有效推动了医院的现代化发展[5]。

二、当前医院人力资源档案管理的不足

（一）对人力资源档案管理工作有所忽视

医院人力资源档案管理工作就是对原始历史记录进行管理,因此人力资源档案能够作为医院很多工作的参考依据,具有较高的价值。但是,在传统的医院人力资源档案管理工作中,都是通过纸质材料进行记录,导致很多管理工作效率较低,在进行查询等操作时需要花费大量的时间和人力。但是随着人力资源档案数量的增加以及医院现代化改革,传统的管理模式已经无法满足现代管理工作的需求。这些问题也导致医院相关的管理人员对人力资源档案管理工作产生了忽视。医院对人力资源档案管理工作的重要性没有充分的认识,而是将更多的人力和资金放在医院的医疗服务上[6]。忽视了档案管理的作用,还将管理工作认为是相对简单的工作。这些错误的认识导致医院人力资源档案管理只流于表面,没有充分发挥出人力资源档案管理工作的价值。

（二）管理制度不健全

医院的人力资源档案管理工作需要保证科学性和有效性,这就需要通过相关管理机制来完善。在人力资源档案管理工作中,所有工作人员的信息采集工作是其中的重点环节,但是在很多医院的人力资源档案管理制度中,没有相关工作的管理标准和执行流程。进而在实际工作中会存在个人资料的采集完整度低,或者存在采集不及时、内容不规范、考核不客观等问题,对后续的各项管理工作以及人力资源档案查询工作造成不利影响[7]。例如,部分医院在记录员工的信息时,考评描述较少,没有对员工的综合素质以及相关能力进行评价,这种情况也导致人力资源档案的实际价值降低,在很多医院管理工作中无法提供确切真实的参考依据。此外,部分医院的人力资源档案管理制度也存在欠缺,无法满足当前的管理工作需求,造成人力资源档案的管理水平较低。

三、精细化管理在医院人力资源档案管理当中的应用方法

（一）完善相关管理制度

在医院人力资源档案中进行精细化管理,首先需要在医院进一步完善人力资源档案精细化管理制度,进而保证各项管理工作都能够顺利、高效地执行下去。在制定相关管理制度时,需要始终站在医院发展的角度,进一步结合现代化、信息化的时代特点,融入先进的管理技术和设备。优化并改革当前医院的人力资源档案管理模式,根据实际情况对制度进行优化或者重新设计,充分发挥出管理制度的优势。在制定制度时需要统筹兼顾各个部门人员的意见和建议,提高医院人力资源档案管理能力,为医院的发展提供制度支持。例如,在制定制度时可以将信息化技术和设备融入人力资源档案管理工作当中,让相关管理人员学习和接触现代化的信息管理系统,掌握合理使用电脑等相关设备,实现人力资源档案电子化转型,进而取代传统的人工记录档案和纸质档案材料。在制度中积极推动医院对人力资源档案进行信息化改革,进一步提高管理工作的效率。此外,还需要投入一定的资金予以支持。采购相关设备和软件系统,优化医院人力资源档案的信息化管理体系[8]。

（二）建立准确的现代化人力资源档案数据库

在当前医院的人力资源档案管理工作中,由于社会经济高速发展,人们的生活质量也得到极大的提升,进而对社会医疗服务水平也提出更高的要求和标准。而医院作为现代医疗服务的主阵地,规模也在不断扩大。导致医院医护人员以及各个方面的工作人员数量也在迅速上升。在这种社会环境下,也使得医院的人力资源档案数据迅速增加,也对医院的人力资源档案的管理工作增添了更多的困难。当前,医院每年都有部分医护人员和工作人员由于各种原因离职或者进入,从整体情况分析,每年医院的人力资源档案仍然处于增加的状态。但是,传统的人力资源档案管理模式已经无法满足这种不断变化的管理形式。而通过精细化管理能够有效提高人力资源档案管理的质量。例如,建立医院人力资源档案的数据库,通过系统对信息数据进行精细化管理和操作。通过这种方式能够实现对医院各个科室、各个部门之间不同类型的档案进行集中分类管理。通过档案数据库,可以进一步完善档案管理工作的秩序化转变[9]。通过数据库对医院的人力资源档案进行分区管理,将不同类型的人力资源档案分为不同区域予以管理,以便于对档案资料进行调用。此外,在建立人力资源档案信息数据库之前,设计人员还需要对医院的医护人员和工作人员有一定的了解,进而保证所有档案分类的准确性。建立数据库后,还需要在档案系统加入查询功能,在这一功能中需要具有统计模块以及模糊查找模块,方便后期进行实际的查询操作。其中,统计模块需要包括档案统计以及人员统计等,并能够记录借阅日志。此外,医院还需要对档案数据库进行不断的维护和优化调整,保证系统的安全性。例如,需要不定期的更新系统安全防火墙,有效防止外部网络入侵,对医院造成不必要的损失。

（三）提高管理人员综合素质

在医院人力资源档案的精细化管理中,还需要合理建立档案管理部门,并引入具有高水平、专业化的工作人员负责相关工作,进而保证医院人力资源档案的精细化管理能够真正落地执行。例如,在针对医院人力资源档案管理岗位招聘工作中,可以进一步提高管理人员的相关标准,提高入职要求,选择具有专业技能和综合素质较高的人员。同时,还需要在人员入职前进行系统化的培训和考核,进而保证人员能够迅速地熟悉自身工作职责,提高管理效率。此外,还需要对在职的工作人员予以强化培训以及继续教育,针对精细化管理的相关内容进行学习,掌握新的管理技能以及管理知识,进一步提高管理人员的综合素质,让管理人员能够对医院人力资源档案精细化管理工作产生足够的重视程度。要求管理人员系统化的学习信息管理技术、数据分析技术、云计算技术等先进的管理方法。同时,还应当加强管理人员的网络安全意识,提高管理人员的网络防范能力,避免由于人为因素造成人力资源档案数据出现损失或者遗漏。

（四）与医院人事决策进行整合

医院人力资源档案管理工作主要有医院医师以及相关工作人员的学习情况、工作情况等重要信息,同时也记录了医院员工在工作当中的相关信息,例如所有医院员工的日常工作量以及科研工作数据,这些信息对于医院的各种决策都有参考价值。因此,医院人力资源档案管理不能仅仅对信息进行存储和归类,还需要结合这些数据信息进行合理有效的运用,为医院各种人事决策提出准确、有效的参考数据和意见。在当前很多医院的各项相关决策中,人力资源档案的相关信息资料都没有完成发挥参考服务的价值。这种情况下,人力资源档案的管理工作仅仅成为医院的待查资料,不能真正为医院的经营和发展提供价值。这就需要将医院的人力资源档案管理工作和医院日常人事决策工作进行合理整合,充分发挥出人力资源档案的相关功能。例如在人力资源档案的数据系统中可以连接到医院管理部门的系统上,将人力资源档案数据与科研系统、医疗系统、资产系统日常管理工作的系统进行整合,实现人力资源档案信息跨系统共享,进一步为医院各项决策提供有效的数据参考。具体方法就是把医院的人力资源档案当成决策工作的节点,通过合理的统计、计算、筛选、评估等方式对人力资源档案信息进行全面的挖掘和分析,进而为医院人事决策工作予以支持性报告。提高人事决策工作的准确性和效率,优化医院的人力资源配置,进一步调整医院组织结构。从医院发展的角度来说,将人力资源档案信息与人事决策工作进行整合能够显著提高医院管理能力,促进医院稳定、持续发展。综上所述,人力资源档案管理工作对于医院的运营和发展具有十分重要的作用,而通过精细化管理能够将人力资源档案的价值发挥到最大化。这就需要在人力资源档案管理工作中进一步完善管理制度,建立完善的数据库,提高管理人员的综合素质,切实提高医院人力资源档案管理能力。

作者:何娟娟 单位:天水市妇幼保健院