人力资源和社会保障工作档案管理探究

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[摘要]随着信息化时代科学技术的快速发展，我国市场竞争越发激烈，对企业人力资源管理和社会保障工作档案管理也提出了更高的要求。本文主要研究和剖析了现今我国在人力资源管理和社会保障工作档案管理的缺陷，并在解决问题的基础上提出新的优化方案。本文的研究内容旨在解构传统的人力资源与社会保障档案管理工作模式，强调信息科技与通信工程对于信息管理的重要性，进而发挥档案管理工作人员的职能，促进各项工作的高效运行。

[关键词]档案管理；人力资源；社会保障；数据；信息化管理

档案管理工作是保障单位各项工作顺利开展的前提,传统的档案管理工作在现代科技社会中受到极大的挑战。传统的档案管理工作通常是对纸质文档进行整理归纳,时间一长就容易出现信息丢失、信息混淆、档案破损等情况,传统的档案管理信息系统好比是一种人机系统,非常依赖业务员[1]。现代的人力资源与社会保障档案电子档案管理信息系统,利用硬件设备、软件系统、网络设备以及其他外围设备来进行信息的收集和处理、更新和维护,进而实现档案文件管理的信息化和数据化,致力于提高人力资源与社会保障档案管理工作的效率,以便能够更好地服务社会。当前,建设统一规范的档案管理信息系统是人力资源与社会保障行业发展的必要条件。

一、信息管理理念的应用价值

所谓的信息管理理念就是将信息技术的优势转嫁到档案管理工作中,利用技术手段促使档案管理工作机制革新换代,以确保全面提升和强化工作效率、工作质量等方面。信息管理技术仅仅是信息管理理念的分支,该管理理念在档案管理工作方面的应用主要包括信息设备、信息技术、信息办公模式以及信息思维[2]。在信息管理理念中,信息思维是把握、利用整个信息采集工程的思想体系。首先,信息技术设备作为基础运营条件,是信息系统的机械设备载体,设备的运转、更新、维护使得信息技术在档案管理工作中实现工作模式转变的作用。其次,信息技术集成了信息感知、信息传输、信息处理、信息存储、运行维护等功能,它无疑是整个信息系统能够发挥功效的核心。在信息手段向档案管理延伸过程中,信息技术不仅局限于信息的收集和处理,还有对信息的加密技术、存储技术、共享技术等[3]。信息管理理念正是由于以上种种技术功能、科学理论的整合,才可在拓展延伸档案管理功能的同时又可保障信息安全。将信息管理理念延伸至档案管理工作中,极大降低了用人成本,避免文件档案丢失混乱的现象出现,因此亟须对信息化人力资源和社会保障行业档案管理工作广泛普及信息管理理念的价值,以期能够消除部分弊端。

二、传统档案管理系统存在的缺陷

（一）管理意识薄弱

工作人员积极性不高,业务能力不足,对档案管理工作不够重视。要想促进档案管理工作的积极开展就必须要重视此项工作,然而实际上许多工作人员受传统工作模式的约束,缺少创新意识和进步意识,对电子信息技术的掌握不足,对工作职责不够重视,使得档案管理的信息化水平始终无法提高,难以满足提高日常办公效率的要求。与此同时,档案管理部门在设备、硬件的建设方面不足难以触及电子档案管理信息系统的核心技术,致使信息管理模式落后,档案工作的质量难以提升[4]。

（二）管理模式单一

当前的档案管理系统普遍存在信息化建设运营不当的情况,信息化模式单一,出现了信息化应用难以运行的现象,既无法保证档案管理工作质量,也容易带来一些隐患。另外,在传统的档案管理工作中,业务人员都是进行简单的查询工作,缺乏完善的管理系统,包括建档、搜索、查询、加工、传送、更新等环节,也未能加大开发档案分析等高阶电子信息功能的力度。信息化水平始终徘徊于低谷,档案管理工作的效率以及信息机密性难以得到提升和保障[5]。

三、电子档案管理信息系统的优势及不足

新事物的产生必然伴随着旧事物的灭亡,为了解决上述问题并整改档案管理工作模式,人力资源与社会保障电子档案管理信息系统应运而生,该系统严格遵守国家档案管理规范以及行业相关规则,在投入运行的过程中收获了良好的效益。该系统业务范围很广,包括对社会人员的人力资源与社会保障相关档案的收集、整理、加工、传输、利用等,与此同时还能分析监测业务数据,为制定档案服务政策提供翔实的数据依据[6]。该系统致力于简化业务流程提高工作效率,依据业务模式以及用户体验的反馈,设计出人性化的人力资源与社会保障电子档案管理信息系统。通过对大量数据的分析与研究,获得用户体验反馈和业务流程办理的详细需求,并通过需求分析法总结出合理的结构设计和开发思路[7]。人力资源与社会保障电子档案管理信息系统实际上是档案信息资源共享平台,能够实现对各类档案的资源管理、信息服务利用、数据信息加密、资源共享、信息维护更新等。该系统建设的宗旨在于提高信息化档案业务管理的工作效率,加强信息资源服务可靠度,以建立档案信息化综合管理平台为核心,利用数据手段和信息技术,兼顾产品开发与用户体验,力求既能满足系统管理员的工作便利,又能满足档案利用者的需求,以系统中的智能检索技术和电子信息管理技术为基础,旨在实现档案信息资源的共享和管理模式现代化[8]。但人力资源与社会保障档案电子档案管理信息系统在我国的起步较晚,加之地区之间的经济、业务发展水平存在地域差异,因此档案管理信息化建设发展不平衡。部分发达地区建立了该电子信息管理系统但并没有“物尽其用”,只是将档案存放在系统中,且与人力资源和社会保障业务关联不大；部分地区还未建立该系统,信息化管理机制不完善,业务办理模式落后,业务流程不规范；在人力资源与社会保障行业内缺乏对信息的统一管理标准,因此信息资源共享、交换存在一定阻碍,造成人力物力的浪费。

四、完善档案管理工作的策略

（一）电子档案管理信息系统的操作模式

1.信息化管理。基于信息化时代下应该要善用信息时代的产物,将信息管理理念推广至行业个人,可以积极构建或引进信息化档案管理系统,以确保档案管理工作能够更高效的运行。引进该系统后还要注意结合原有工作模式中的优点,去其糟粕,取其精华。要注重如下工作的开展与信息化管理理念结合：首先,将传统纸质办公思维转变将信息化管理思维。把纸质档案上的信息内容扫描录入至信息化档案管理系统中,利用信息化管理软件和技术进行处理备份,并将信息分门别类存放,确保信息的完整和后期的查询、调档工作,这样不仅方便快捷,而且能够减少人力物力的浪费对信息管理具有一定的益处[9]。其次,系统维护工作要定期展开。为了确保电子信息管理系统以及信息化管理软件能够“物尽其用”,必须对其运行的稳定程度做出保证,因此还应注重对系统的维护,避免系统出现问题后造成的档案信息丢失、泄露等问题,该系统和管理软件应当做到运行稳定,方便管理人员的管理以及增强用户的体验感。再次,除了维稳还应注重对该系统和管理软件的优化工作。比如,在扫描录入人事档案或文书档案等信息时,应注重对信息的归类,这样在查找的过程中可以节约时间,提高工作效率。最后,确保信息化档案管理系统的及时共享性。通过互联网技术和数字管理技术等途径,有效实现该系统内容信息的共享和查证。2.信息集成管理。人力资源和社会保障档案管理需要转型发展,为了达到这个目标,必须要利用信息化技术促进工作质效,还需要加强档案的信息集成水平。信息集成能够实现档案信息的自主查询调用、自动化归档以及档案信息内容的有效传递。信息集成可以简单理解为对信息的收集,在操作过程中,首先利用计算机对收集到的信息进行集成编码,然后根据人力资源和社会保障的管理要求,设计出具有针对性的信息技术功能,最后建立统一的人力资源和社会保障档案信息化管理平台[10]。其工作原理简单深刻,就是将所有的人力资源相关信息,按照类别转化和录入系统把纸质转换成信息电子格式,集成人力资源档案数据库。既可以规范信息分类和查询,又可以将各个部门的信息进行连接,除了能够快速收集和存储信息,还方便人力资源和社会保障的档案信息的调动处理,同时减少因信息不对称造成的混乱。3.完善硬件设备设施。在当前信息化管理背景下,依靠简单的人工管理和纸质档案工具是难以对信息、档案、文件等进行有条理的保存,因此对人力资源档案的管理要加大力度和投资,积极应用网络信息技术使得档案管理工作更加方便快捷。数字化管理和网络技术应用的前提是加强基础设施的配备,电子计算机的硬件配备应遵循档案信息的所用计算机与网络技术的融合度。其次是对局域网的完善,致力于形成档案管理工作的网络化,便于对档案信息进行管理和应用。最后是对管理软件的开发和研究,以期能够满足不同人员的需求。

（二）对档案管理工作的监察及处理

由于当前经济的快速发展和科学技术的飞速进步,事件的处理变得复杂,我国人力资源和社会保障行业在进行档案信息的管理和监察工作时,必然会面临新的问题和挑战,下文将详细说明如何保障档案管理和监察工作的运行。档案管理和档案监察工作的创新应同时进行,相关技术人员和单位管理层应该不断完善信息管理机制的监察工作。监察系统和信息管理系统一样也要做到信息分类监管、风险预测预警,以期将人力资源和社会保障机构的工作和责任落实到实处[11]。1.建立健全相关管理制度。在制度层面应该出台执行力强的相关管理制度,确保档案管理工作朝着规范、科学的管理模式发展。首先,相关管理部门应明确职责分工,权限规范,同时还要加强档案监察系统的建设。信息管理系统离不开专业人才,因此,专业信息化建设人才的引进和培养是非常有必要的,引进之前要对人才进行全面考察,必须具备较强功底的信息化技术和操作能力,以应对系统突发情况。在人才引进后应该为其提供发展空间,定期进行专业知识和技能培训,培养其解决问题的能力以促进信息化档案管理工作的开展和进行。其次,还需要增设人事档案管理工作的岗位。在当前经济不断发展的背景下,人力资源和社会保障行业需要收集的信息资料越来越多,工作量逐渐加大,因此,国家应重视人事档案管理工作,扩大人才建设队伍,招聘专业人才并进行集中培训,在工作过程中定期组织交流学习和突击检查。最后,对人才的绩效考核管理制度也要根据信息化档案管理系统现状进行及时的调整和更新,建立健全员工激励机制,调动员工积极性提高档案管理的工作效率。2.加强应对突发事件的能力。突发事件频发要求档案管理工作能够保持足够的精力去处理问题,在人力资源和社会保障方面经常出现利益纠纷等突发性案件,鉴于此,相关部门应该对突发事件的处理机制加强建设,提高档案管理人员的管理水平,时刻做好风险预警,避免工作体系遭到突发事件的打击。在事件突发时,相关人员要在较短时间内了解信息,及时对有关部门进行问题反馈,并在档案管理系统中进行信息备份。完善的突发事件处理机制旨在帮助工作更好展开,通过12333等平台接收咨询、举报和投诉信息,并及时进行核实、查证,持续调查。3.加大管理工作的创新模式。科学技术的进步以及管理观念的更新换代都在告诉我们,档案管理工作具有巨大的发展空间,应该朝向更加先进、更加智能迈进,这就要求相关管理工作人员具有过硬的专业水平和综合实力,同时还应该具备学习的能力以及适应当前发展的管理思维。与此同时,作为人力资源与社会保障的管理层人员,应该广纳贤才,知人善用,更应该加强自身管理能力、创新管理办法,通过举办交流探讨会议、安装先进设备、引进管理人才、借鉴外国经验等措施来提高档案管理工作的效率,创造出人力资源与社会保障管理工作的新模式并确保档案管理的准确性与安全性。信息化时代背景下的行业发展趋势要求我们必须要结合大数据、云算法等信息化技术,这样才能提开行业在市场和社会中的话语权。人力资源和社会保障档案管理只是行业现状中的“冰山一角”,其工作模式在不断更新改良,不仅体现出良性的行业竞争氛围还体现出社会发展的势态。目前,在档案信息管理工作中,受传统工作模式的影响,还存在很多亟待解决的问题。例如档案管理人员专业素质不高、工作效率低、管理方法滞后、信息保密性不强等。综上所述,要增强对档案管理工作的重视程度、提高相关管理人员的现代化办公技能等,以期能够提高信息化时代人力资源和社会保障档案管理工作的效率和质量,能够更好地为社会服务。

作者:宋忠芳 单位:山东师范大学