高校档案管理信息化问题分析

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摘要：随着互联网和信息技术的迅速发展，互联网信息数据处理成为档案文件管理业务中最常见的应用技术，现代文件管理方法不仅逻辑清晰，而且比传统的纸质文件管理方法更高效。目前国内多数高校的档案文件管理业务相对薄弱，归档文件管理复杂性相对高、管理业务人员需求相对大，文件存档业务也存在较多问题。为创新和改革档案文件管理方式，本文通过对高校档案管理信息化方面存在问题进行分析，找出各单位文件管理业务高效率的组合状况，提出管理对策，以适应新时代高校档案管理需求、提高管理业务效率。

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

比较传统的文件收集管理方法，高校要对被管理的文件进行收集和直接存储，需要大量的工作人员，同时工作效率较低，也耗费了大量的时间和精力[4]。如果现代高校采用电子信息记录管理档案的方式，将能够更快地实现数据采集管理，具有自动化、网络化、实时性的优势，实现档案共享的同时降低了管理工作人员的工作强度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保证快速查询

网络信息技术进步发展的时代下，传统的管理方法有效地处理了高校存档文件，加强了监督，访问管理人员在详细查看存档文件的仓库就能直接基于所需的文档，这一方法是困难的。然而，如果使用计算机检索所需的档案，可以找到的信息相对更快和更准确。这有效地降低了管理组的工作强度，使查找更快捷、更方便。文献数字化建设是适应时代发展的一项新举措，它能够提高档案文献管理的单一化操作，打破文献存储的地域性[6]。通过采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以让管理人员更快的收集和编辑记录。

（三）便于信息的安全以及保密

对于高校而言，档案文件是一种相对重要的信息资源，直接影响着高校的生存和发展，档案中的信息具有较高的价值。高校档案中的信息一旦损坏，就会给高校带来不可避免的损失，也可能直接影响到高校人员的利益。通过档案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。与传统的纸质保存相比，它更快、更机密，有效地保证了数据信息的安全。同时，可以通过使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盗，从而保证高校的利益，传统的档案管理方法已不适应信息时代的要求。

三、高校档案管理信息化存在的问题

（一）没有重视档案信息化的管理

对于一些高校来说，由于在学校发展过程中没有建立专业的档案文件信息管理部门来节约成本资源，无法承担档案文件管理信息的发展。即使一些部门监督档案文件管理信息的发展，也只是以形式出现。监督管理人员往往只是一个简单的分类，归档文件的集合不配备档案的知识文档，因此责任不强，从而归档文件的管理部门不规范。信息管理至关重要，如果管理不严谨，高校档案文件可能被大量非法使用。

（二）档案文件管理在信息发展水平上存在一定差距

因为有很多相对传统的高校受这些传统的限制，信息技术不发达，大部分的高校仍然采用手工归档，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。说到先进高校，他们认识到档案信息管理的重要性，投资于档案信息领域，把档案信息管理作为高校生存发展的基础。这使得高校可以在社会上获得更多的信息和支持，有效地结合网络技术，不断开发文档资源，进一步加速高校的发展[8]。

（三）档案管理人员存在的问题

1.档案文件管理规定的业务态度缺失。在一个高校的发展过程中，拥有大量档案管理经验是相当不错的，管理档案文件的单位的工作人员也是如此。许多高校的文件存储管理都有一种应对业务流程的态度，并没有及时更新文件归档或者缺乏清理工作，同时也发现工作人员缺乏适当的耐心，这对高校管理业务单位的发展产生了非常大的负面影响。2.档案文件管理重新建立后的存储文件管理。现代高校的档案文件管理，常采用纸质归档文档管理，在涉及许多其他部门临时员工，在校学生的归档文件管理，大部分管理成员没有专业知识。阻碍了档案文件管理事业的发展。当许多档案管理部门的文档管理人员被替换时，文档管理接管工作没有很好地完成，许多文档被丢弃。这对高校来说是巨大的错误。

（四）高校没有采用相应的措施保管好档案

大部分的高校仍然采用手工归档文档管理领域的工作，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。相对先进高校，档案文件管理上存在许多欠缺。因此，加强存储业务的管理，同时明确这些文件容易损坏的特殊性质，特别保管。1.档案文件管理业务单位不规范。档案文件的管理是一项复杂的业务，在高校中，没有存储文件的管理规范。另外，档案馆的文件混乱无序，需要花很多时间才能找到，影响了管理的效率。2.业务单位个人资料更新不及时。大多数业务单位不能及时更新档案，或者更新速度慢。随着时代在变化，科技在进步，一切都在变化，这就要求管理档案文件不能停留在一个阶段，而是要跟上时代的进步。3.对企业集团引进先进技术进行文件归档的管理和保护意识不强。随着时代的进步，现有的存档管理方法和设施，已经无法适应时代的发展，但许多业务单位都没有意识到问题的严重性，有必要引进高科技产品，进行全面高效的管理。4.关于法律法规的制定。在我国，当前管理业务单元，开发过程起步相对较晚，因此相关法律法规不是很完整，归档文档管理的内容暂时无法进一步提升，单位负责人有大量的档案文件，无法妥善管理，由于低效率的归档文件管理，混乱的档案文件管理业务多，也存在归档文件的损失。因为没有法律保护，没有办法对其处理。

四、高校档案管理的对策研究

鉴于档案管理工作中存在的诸多问题，需要我们去进行整改、去创新去发现，通过分析原因，结合现状找到合适的解决措施，从而提高高校档案管理的工作效率，促进我们国家各高校档案管理工作现状的提升。

（一）制度建设方面

1.建设规范统一的管理平台。档案管理信息化的实现，首先要建立规范统一的管理平台。明确规定信息采集标准、应用软件标准等内容，确保相关规定不断规范统一，使管理平台能够实现与其他信息系统的集成。确保数据的完整性、真实性和有效性。在社会发展的当下，业务集团为社会做出了巨大的贡献，档案文件的管理在业务单位的发展中，发挥了相对重要的作用。因此，在高校中发展中，存储文档的管理，是建立一个相对严格的存储文档管理系统，在必要的业务单位，按照国家有关法律、法规，归档文件的管理监督高校可以依规处理工作，确保安全的高校档案文件。2.加强电子文件保管及技术。归档文件的管理必须首先改变自己的想法，必须积极认识到电子文档存储的重要性，加强高校本身统一管理系统技术，保证个人信息的安全，归档工作小组应该谨慎对待，注意归档文件的管理。各部门使用的存储文件管理电子系统也必须与存储文件管理系统相一致，实现一体化的存储文件管理系统要有保障，保证准确性和真实性。通过采用规范的制度，可以有效地提高数据库的质量，增强资源共享的力度，从而减少不必要的工作和资源成本。3.云存储。作为高校，电子文档的数量可能会稳步增加，给内存带来压力。在这种情况下，高校可以采用云存储，云存储具有大量的库存和数据存储以及业务访问。通过提供在线存储空间，确保最大安全性，高校也可以降低成本，提高资源利用率。另外，在信息技术飞速发展的今天，互联网的应用已经渗透到各个行业，建立一个业务单位档案管理的信息平台是非常必要的。一种新形式的记录管理方法可以快速发现记录持有者的存储位置，也可以方便地导入，可以减少记录归档人员的工作压力，一边记录管理也可以做一些更细微的工作。4.引进先进的设施，形成管理规则。如果存储文档管理设施被上锁，必然会影响高校的发展，高校也要意识到已经走出了传统时代，应该通过引进先进的设施来管理存储文档。电子档案文件的使用是新时代档案文件管理的必经之路，存储文件管理都应朝着这个方向发展。只有这样，才能加强档案的服务。管理归档文档应逐步加强的过程中合理有效地管理文档，补充自己的管理规则，不能陷入困境。文档管理人力资源消耗高，高效管理文档目前是所有高校的目标，所以管理工作应加强。5.及时更新档案，合理有效地保存档案。因为每一个新的人员波动，都需要对档案文件，收集和归档，这对高校发展将有很大的帮助，也能够快速收集，实现业务单元信息的归档。因为高校需要的信息在任何时间，如为自己增加存档文件的利用率和使用合理的现有记录。各高校单位必须将注意力转向现有档案文件，及时了解有用的信息，这会是一个巨大的帮助，也能更好地发展高校。

（二）人员管理方面

1.加强对高校档案管理人员的培训。高校档案管理单位应定期安排一组管理人员接受相关业务培训，加强他们的专业知识，确保他们认识到工作的重要性，树立正确的业务态度。自改革开放的开始，我国的发展速度迅速，信息需求快速增长，文档管理工作必须跟随时代的发展，不能雇佣非专业人员。最好是在每个部门都认真做好管理，特别是档案管理的单位，应该把管理质量放在第一位。第二，管理监督部门也进行定期专业培训项目的管理保留文件，通过培养党的思想教育项目，在许多方面增加高校整体发展，保证归档文件管理的操作项目。2.业务单位档案文件的管理应符合业务接管的相关规定。管理单位委员会应严格规定档案文件管理业务接管事宜。高校人员因故缺勤的，应当在离开前交接保管文件并在原单位发现问题时进行及时交接。3.做好档案文件管理的保护工作。加强档案组的管理意识，定期检查归档文件的完整情况，发现问题及时进行修复和补充。归档业务似乎是一项非常复杂的业务，但事实并非如此。管理团队必须非常耐心，并且关注这个业务。

五、结论

在档案管理中，目前许多高校都采用信息化平台系统管理档案。紧随现代互联网和信息技术的发展，各高校更加重视教育领域大数据技术的应用，同时努力提高互联网信息数据处理效率，促使现代文件管理更加清晰智能。这些工作既促进了高校的发展，同时解决了文件信息的规范管理。高校的档案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一项繁琐、系统的工程，高校档案管理人员不仅要做好传统的档案管理工作，还要结合档案现代化管理需要，充分运用信息化技术等先进手段提高档案科学管理水平，这样才能使高校档案工作不断创新发展，适应现代高校发展的需要。

作者:秦姣 单位:广西农业职业技术大学