大数据下医院信息化档案建设浅析
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摘要：伴随着我国社会发展速度的加快，人们已进入信息化时代，信息技术进入生活及工作的方方面面。医院档案管理信息化已成必然，想要实现信息技术融合、高效档案管理，首先要明确档案管理工作中存在的问题，如管理制度尚未完善、工作人员欠缺素养、管理模式落后、思想上不重视。针对这些问题，应从转变传统观念、做好信息化建设、加强信息化管理、加大人才培养力度等方面着手，实现档案管理信息化，创新档案管理模式，提升档案管理效率及效果。
关键词：医院；信息化；档案管理
0前言
档案属于医院重要资源之一，包含基建、财务、医疗、人事、病历等资料，其管理质量在一定程度上反映着医院整体管理水平。档案管理可在医院管理工作中发挥极其重要的作用，可辅助医院有效挖掘各种可用资源，增加医院资源，减轻医院的资源压力。档案管理是医院管理中较特殊的一种管理工作，记录的主要内容为医院人事问题。在现代化背景下，各种科技在管理工作中的应用，提升医院管理的效率及效果，同时也提升医院档案管理的整体水平。医院需与时俱进，在档案管理中积极引入新技术，积极发挥新技术价值，辅助医院更好地进行各项管理工作。但现今我国多数地区依然采用传统档案管理方法，虽有一定的管理效果，但表现更突出的是管理中存在的各项问题，如工作效率低下、工作质量无法保障等。伴随着互联网技术、信息技术的高速发展，档案管理信息化已成为必然，如何在医院档案管理工作中有效融入信息技术成为重点研究内容，更是档案管理创新、改革的关键。
1档案管理中存在的问题
1.1管理制度尚未完善
医院的档案数量非常多，且档案类型相对复杂，涉及多个领域、多个方面。在传统管理体系下，相应的管理制度无法满足档案管理要求，分管档案的部门比较多，各个部门有对应的工作模式、档案风格以及档案类型，导致整个单位的档案类型十分复杂，且格式不统一，从而导致加大档案管理人员的工作压力，还会造成档案管理效率下降。在这种情况下，档案管理制度难以充分落实，档案管理人员无法按规章制度工作，导致制度成为表面文章。管理制度不完善还会导致其它问题，各个部门无法就档案管理这一工作进行及时、有效沟通，难以在短时间内进行信息工作有效对接，难以规范档案格式[1]。且在传统管理模式下，各个部门因涉及较多的档案缘故，难以保证档案管理工作不出错，无法保证档案信息的准确性与安全性，对档案管理效果造成直接影响，甚至导致档案内信息无效，成为不具法律价值的无用档案。
1.2工作人员素养欠缺
受传统管理模式影响，单位并未明确工作人员的计算机技术要求，也没有要求工作人员具备相应的计算机能力，并未认识到计算机技术参与档案管理的优越性与积极性，所以部分单位的档案管理方法比较传统[2]。部分单位已认识到计算机技术在档案管理工作中发挥的重要作用，积极引入计算机技术，但因工作人员的计算机技术掌握情况参差不齐，所以档案管理是传统纸质管理与计算机管理混用模式，但传统纸质管理更重要，计算机成为辅助管理方法。在传统管理模式下，工作人员难以在短时间内完成较多档案的归类及整理等工作，工作效率低下，部分档案甚至会延期处理，难以在第一时间发现问题并进行处理、难以完善档案管理工作，只能进行简单汇总、归类以及整理等工作。且单位多数工作人员并非专业出身，并不了解档案管理工作的重要性，也没有第一时间应用先进档案管理技术工作，新鲜力量的实际输入量较少，多数工作人员年纪较大，甚至有部分工作人员认为档案管理部门是养老部门，档案管理工作比较懈怠，也不愿学习计算机等新型技术，导致单位档案管理始终停滞不前。
1.3管理模式落后
档案管理模式落后也是医院档案管理中存在的主要问题，这一问题直接影响档案管理整体效果及整体质量。档案管理工作相对复杂，这与单位的档案管理类型、涉及内容较多、工作量较大等存在直接关系。这一现象导致工作人员存在较大管理压力，而落后的管理模式无疑会进一步加大工作人员的工作压力，导致工作人员工作期间发生各种错误，最终导致档案管理成本偏高、档案移交工作量较大、档案管理手段不理想，难以充分发挥档案管理的价值。部分单位认识到计算机技术对档案管理工作的积极影响，也积极引入计算机技术，积极进行计算机基础设备建设，但因管理模式落后，导致计算机技术的优势难以充分发挥[3]。从调查发现，在传统管理模式下，很多工作人员依然应用传统文件管理方式，但这一管理行为无疑对文件管理投资造成严重负面影响，不利于文件利用或管理，难以充分发挥文件的价值，最终导致经济效益下降。
1.4思想上不重视
在信息化背景下，想要做好档案管理工作，必先做好相应的计算机建设工作。但当前部分医院工作人员意识较低，认为档案管理工作就是乏味的搬运工作。部分医院管理体系也有待进一步建立健全。导致档案管理工作跟不上时代的步伐，比如计算机建设始终跟不上信息化时代的进步，硬件更新速度缓慢或使用传统老式设备，资金投入量较少，最终导致档案管理工作难以深入、有效开展，无法保证档案管理工作的信息化水平，难以提升档案管理效率及质量。
2.1转变传统观念，加强互联网背景下的档案信息化建设
想要创新档案管理工作，则需第一时间转变传统管理观念，提高医院领导与工作人员对档案管理工作的重视，从思想上进行转变，深入实际地认识到档案管理工作的重要性及对单位管理的积极影响。想要转变工作人员的传统观点，首先要做好相关的档案管理宣传教育，积极获取上层领导的支持与认可，在上层领导及部门认可档案管理工作的重要性后，增加人力以及物力的投入，通过档案管理教育活动、在档案管理部门或单位公共区域绘制档案管理解说图文、带领工作人员一起了解档案管理工作等多项措施，提升工作人员对档案管理的正确认识，促使其重视档案管理工作，配合档案管理部门进行档案管理工作，改进管理效率、管理质量与管理效果[4]。之后要创建单位内部的综合档案室，这一行为主要基于医院有较多类型档案，通过综合档案室可让各个部门将本部门档案存在其中的对应区域，并在对应档案管理平台中录入档案相关信息，方便各部门工作人员及时完成档案收集、汇总工作，保证档案内容的准确性与全面性，有利于后期档案管理人员的整理及保管工作，还可让档案完整度达到相应标准，为单位后期管理工作提供一定辅助与便利，甚至可形成规范合理的档案管理流程及档案管理标准，让档案管理成为制度性工作与必要性工作，促使单位全体工作人员均能参与档案管理工作中。
2.2以大数据与信息化建设为依托
想要档案管理工作契合信息化时代，则需做好相应的信息化建设工作，积极增加硬件与软件的建设投入，保证设备的先进、科学、适宜，规避设备跟不上时代这一现象。但因医院的档案管理工作十分繁琐、复杂，需要更多专业人员进行工作，单位档案管理部门需积极引进档案专业出身、管理技能较强的工作人员，安排这些专业人员进行档案管理工作。这些专业人员所接受的教育大多符合信息化时代要求，可迅速上手相关工作，实现档案管理高效性，迅速解决繁杂、繁多的档案管理工作。但单位相关领导需结合档案管理需求，合理分配档案管理工作，实现岗位明确与职责明确，避免人手不足或滥竽充数导致的档案管理错误或档案管理效果低下等问题。单位还需结合档案管理工作的实际需求，积极配备各种辅助管理设备，比如扫描仪、二维码等，并将辅助管理设备公平、公正地分配给每位管理人员，在现有管理效果基础上，进一步提升档案管理效果，充分实现电子档案管理信息化，减少不必要的人力、物力资源的浪费，节省档案管理部门的经费。
2.3加强信息化管理
在信息化时代背景下，医院需积极进行信息化建设，在建设完成后积极进行信息化管理。考虑到纸质档案管理耗费的时间、精力更多，且这类档案容易损毁、霉变，难以保证其始终有效，建议充分利用信息技术实现纸质档案与电子档案双重管理模式。但在双重管理过程中，应以电子档案为主，纸质档案核对信息后存放至相应储藏区域即可，电子档案不仅需要纸质档案中的详细资料，还可结合后期档案变化及时修改、补充其中内容，提升档案完整性，改进档案管理效率，实现档案长久保存的目的。这种管理模式无疑更为高效、准确，可进一步提升档案管理科技化、现代化以及智能化，还能让档案管理工作变得更简单、高效，有效减轻档案管理人员的工作压力以及工作负担，让工作人员在有限时间内完成更多工作，创新档案管理工作效率。考虑到医院具有大量档案，还需利用信息技术构建信息化管理平台或档案数据库，将电子档案一一录入管理平台或数据库中，同时做好备份工作。在统一平台或数据库中，各部门工作人员可通过本部门的账号进入其中，结合账号权限查询、阅览对应档案文件，可有效缩短档案查询、阅览时间，还可第一时间满足工作人员的工作需求。通过统一平台或数据库，还可规范档案书写格式、档案文件内容，可让各部门工作人员按统一格式采集档案资料或录入档案信息，方便档案管理人员统一整理单位内的档案文件。利用平台或数据库，各部门人员还可针对档案内容进行信息共享、信息交换与信息汇总，且在对应平台或数据库工作，档案管理安全性更高，还可实现档案管理标准化，并完善档案管理体系。但因网络黑客数量较多，罪行十分猖獗，还需结合实际情况，为平台或数据库构建安全防火墙，无账号不得进入，保证档案信息不会流出单位，避免信息流出导致的经济损失。
2.4加大人才培养力度
工作人员工作能力低下与综合素养低下，是导致档案管理工作效果不佳的主要原因，也是信息技术难以充分发挥的主要原因。想要在医院中实现信息化档案管理，则需结合人才能力展开干预。首先，单位完善信息化建设后，需结合现有计算机技术要求与档案管理信息化手段，安排工作人员进行计算机技能培训，保证工作人员具备相应的计算机技能应用能力。在培训过程中，应针对相应的硬件与软件，培养工作人员的应用能力与维护能力，保证工作人员可充分应用相应硬件及软件进行档案管理工作。但部分软件崩溃后会对档案管理整体工作造成不良影响，并且会导致档案信息泄露或丢失等多项问题，所以还需保证工作人员具备一定的软件及硬件维护能力，保证相应软件及硬件始终高效地开展相关工作。还需在档案管理部门设置相应的意见反馈箱，要求工作人员能结合日常工作期间，及时发现并记录档案管理工作中存在的各项问题，并以不记名形式反馈给档案管理者，管理者第一时间调查相应问题，制订问题解决方案，并带领工作人员进行学习，保证工作过人员均掌握相应的档案管理问题解决能力。单位还需积极创造机会，安排单位内档案管理人员前往兄弟单位或其它档案管理工作理想的单位学习，开拓其眼界，还可转变其档案管理理念及思路，充分调动档案管理人员的主观能动性，促使档案管理人员积极参与档案管理工作，积极进行档案管理信息化改革，积极应用更先进、更合理的信息技术解决档案管理工作。考虑到信息化设备若操作不当会诱发故障，单位还需引进相应的信息化维护检修人员，该人员必须具备相应的信息技术应用能力，及时指导操作不准确人员改正错误、解决操作中存在的问题。在信息化设备发生故障后，第一时间解决相应问题，保证信息化设备始终高效运行后，维护信息化设备的软件及硬件功能，尽可能消除设备故障对档案管理造成的不良影响。若单位已有相应的信息化设备维护检修人员，还需结合工作需求积极进行培训，不断提升该人员的工作能力。在新形势背景下，档案管理要求日益升高，管理人员必须具备相应的管理知识与业务技能，还需具备较好的专业素养，才能更好地进行档案管理工作。可从以下几方面，提升档案管理人员素养：第一，只有专业人才进行档案管理工作，才能获得理想的管理效果，才能提升档案管理工作的专业性与有效性。这种专业人才必须具备档案管理学知识、档案资料保存学知识、现代管理学知识、法学知识、计算机知识以及公文处理知识等，才能正常开展档案管理工作；其次，这种专业人才还需具备认真工作、认真负责、态度端正、诚实守信、严守纪律等多项良好品质，才能保证日常工作始终能有条不紊地完成；第二，在短时间内无专业人员进行档案管理工作时，应针对现有进行该项工作的工作人员，明确分析其工作流程与工作效率，了解其工作中的不足，结合分析结果制订相应的改善方案[5]；第三，在固定工作人员或是招聘了新职工后，还需结合单位实际情况，完善相应的管理制度，明确档案管理工作流程、工作范围与质量标准，要求工作人员能遵守相应规章制度进行日常工作，最大程度上提高管理工作准确性与及时性。还需构建完善的奖惩制度，明确档案管理工作的考核内容与考核指标，让工作人员积极约束自己行为，兴致高昂地展开工作。定时进行工作考核，为工作考核达到标准职工提供物质奖励、精神奖励，提升职工归属感与成就感。若职工工作不积极，需第一时间明确原因，帮助职工解决问题。若始终不能改正，则可考虑进行惩处。
3结语
在信息化时代背景下明确医院档案管理中存在的问题，积极针对相应问题制订有效的解决措施，持续改进档案管理水平及质量，实现档案管理高效性、科学性与规范性，间接提升医院整体管理水平非常必要。
参考文献
[1]李静，张雪静，李志光，等.加强医院科技成果奖励申报探索科学管理新方法[J].江苏卫生事业管理，2020，31（2）：259-261.
[2]卢永平.关于医院档案信息化建设的探讨[J].信息记录材料，2019，20（8）：174-176.
[3]王奉香.浅析大数据时代医院档案信息化管理[J].兰台内外，2021（18）：35-36.
[4]李品.大数据时代医院档案信息化构建研究[J].黑龙江档案，2021（5）：248-249.
[5]胡素梅.大数据时代多媒体技术在医院档案信息化的应用[J].管理观察，2017（16）：180-182.
作者:焦华 单位:日照市人民医院
