医院人事档案信息化建设探究

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[摘要]人事档案记录着个人身份、学历、政治面貌、主要经历等重要信息，具有法律效用，与社会劳动保障、个人工资待遇、组织关系紧密挂钩。在医院现代化管理中，它是选拔优秀人才、配置人力资源的依据之一。随着医院现代化管理进程的推进，提高档案记录的高效性、准确性，保障档案审阅、保存过程中的安全性十分必要。

[关键词]人事档案；医院现代化管理；信息化建设；现状；优化路径

作为汇总性质的材料,人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点。开展医院人事档案管理,详细记录每一位医务人员的业务能力、思想水平、基本简历,有利于对其进行管理,将直接影响医务人员职业操守、专业知识水平及医院整体医疗水平。当前,档案管理效率低下、档案数量较多等,均为医院人事档案管理存在的普遍问题。依靠现代信息技术,开展规范化档案管理,可切实提高档案管理质量,改善医院人力资源使用率。本文拟从人事档案信息化内涵着手分析医院人事档案信息管理的意义现状及优化路径。

一、人事档案信息化的内涵及其主要内容

在人事管理过程中,以人为单位、经过组织审核和确认、按照规范逐步积淀的资料,即人事档案。人事档案可真实反映人员主要表现、各类经历、基本情况,可表现为文字、照片、图像、声音等形式。应用现代信息技术,完成人事档案管理各个工作环节,包括采集、开发、分类、存储管理等,即人事档案信息化。具体内容如下：一是档案信息数字化,将人事档案内容,进行数字化转换,存入计算机数据库；二是档案信息网格化,管理人员可通过网络,实现档案的查阅、提交和管理；三是档案检索自动化,通过提交关键词,在数据库进行检索；四是档案利用一体化,各环节环环相扣,组成统一、完整的计算机系统[1]。

二、医院人事档案信息管理的意义

（一）直观地显示单位发展状况

数据和信息是人事档案的核心,传统管理模式下,档案层次界限不明、数量庞大等问题,增加了管理人员的工作难度。档案管理信息化可简化工作处理流程,提高各环节工作质量,解决档案信息冗杂、繁多等问题,便于管理人员进行信息分类,制定档案管理目标。在团体管理过程中,信息化系统可真实反映团体经营和运作情况,进一步降低工作复杂度,保证管理质量[2]。

（二）提高工作人员工作效率

传统管理模式下,人事档案均为纸质,需要人工登记、保存、寻找,在资料接收、存放以及整理等环节,管理人员需耗费大量精力和时间,其工作积极性、工作效率均处于较低水平。开展网络信息化管理后,管理人员工作成效更高,工作流程更为顺畅。例如,若以前想要查阅人事档案,管理人员需根据基本信息,明确档案保存编号,并在成千上万的资料中查找,所需时间较长,且准确性难以保证。但是现在,管理人员只需在检索栏,输入被查阅人员的重要信息,即可快速、准确、轻松找到其档案,在提高信息资源利用度、提高查找速度、节约人力成本等方面优势显著[3]。

（三）帮助工作人员解决问题

有效、合理地利用人力资源信息,根据外界变化及存在问题,制定战略目标和解决方案,帮助团体更好地应对变化,调整团体未来发展态势,是档案管理的终极目标。实施信息化管理后,医院档案管理工作不断创新、改进,通过分类、整合、分析医院人事档案资源,可准确找出问题所在,进而为人事管理工作提供便利,切实提升工作便捷性和效率[4]。

（四）提升管理人员综合素质

人事档案管理工作内容、性质特殊,要求管理人员具备强烈的责任感、良好的思想素质及业务能力,并具有一定创新能力。为满足人事档案信息化建设需要,管理人员必须主动学习相关知识,掌握人事档案管理新技术,充分发挥档案社会价值,以此预防人事档案分类困难、查找困难等问题,在此过程中,人员综合素质可明显提升。档案管理人员变化大、流动频繁、不稳定,是影响医院人事管理的关键因素[5]。部分人员缺乏系统、专业、严谨的知识,甚至身兼数职,加之日常工作繁重,其业务素质难以提升。医院档案管理信息化建设,可缓解管理人员压力,使其在完成日常工作的同时,预留充足的进修、学习时间。

三、医院人事档案信息化建设的现状

（一）信息化管理意识薄弱

在医疗领域,现代信息技术应用广泛,在医院缴费、医院挂号、信息查询、患者病历档案管理等方面,均得到了充分体现,有助于节约医疗资源,促进医院业务活动开展。医院具有社会公益性,资源配置有限,一般将关注重点放在承担医疗服务的科室,但部分医院未能认识到人事档案管理的重要性,使得人事档案信息化建设资金不足、缺乏专业技术人才[6]。

（二）信息化建设投入不足

为完成档案管理信息化建设,医院应做好各方面支持。在起步阶段,应引入管理系统,完善人事档案数据库,配备性能良好的计算机,并及时进行系统更新,定期维护档案数据库,均需要投入相应资金。同时,在信息化建设全过程中,不可缺少专业的信息技术人员及档案管理人员,以此保证此项工作,但专业人才匮乏,也会直接影响信息化建设进程和质量[7]。

（三）信息化建设规划不足

医院人事档案管理涉及较广,具有明显的专业性、综合性,需分步骤、分阶段进行,在信息化建设前,应从人事档案管理需求出发,做好项目规划。但如今,在人事档案管理信息化建设方面,多数医院均缺乏经验,缺乏相应的管理标准,未能全面分析、深入了解医院人事档案管理现状和需求,信息化建设规划不足,缺乏有效的理论支持和前期研究,易出现系统结构框架不合理、人事档案信息化管理难以发挥价值等问题[8]。

（四）信息资源利用有限

与医院业务管理相比,人事档案管理具有保密要求高、涉及个人隐私内容多等特点,部分信息资源需进行封闭式管理,进而影响人事档案信息化建设进程。医院考核评比、职称评定、晋升等人事变动,均需要以人事档案为依据,只有深入挖掘相关信息,才能全面掌握人员工作表现和以往经历,信息资源利用受限制,增加了档案信息化建设难度[9]。不仅如此,在信息化背景下,提高人事档案管理效率的同时,还应重视档案管理的安全性、保密性,如何平衡二者关系成为管理人员思考重点。

（五）安全管理制度不够完善

医院以往的档案管理制度,难以满足信息化建设要求,进而引发分工不明、责权不明等问题,不利于档案管理人员工作热情、责任意识的提升,严重阻碍信息化进程。同时,在数据资源管理方面,医院普遍存在查询有效信息难度大、存储空间紧张、难以满足实际运行需求等问题,这与信息管理系统落后、管理内容简单、管理形式单一有关。此外,在大数据背景下,木马程序植入、网络黑客攻击、网络病毒侵蚀等问题普遍存在,极易导致档案信息丢失、盗用,阻碍数据库正常运行。

四、医院人事档案信息化建设优化路径

（一）明确信息化管理重要性

首先,医院管理层应主动学习档案管理理论、案例,掌握基础信息化知识,进一步转变观念、解放思想,认识到档案信息化建设对医院人力资源优化、战略目标达成的影响,明确其必要性和重要性,落实院内管理制度,予以档案信息化建设最大力度的支持,确保此项工作顺利开展。其次,人事档案管理人员,应及时革新管理观念,将安全、高效、信息化作为管理重点,强化工作意识,发挥主观能动性,予以人事档案管理充分的重视,在医院政策扶持、制度规范下,有效落实各项管理工作,切实提升人事档案管理质量[10]。最后,动态更新、不断完善医院人事档案信息变动,及时扩展医院人事档案信息数据库,保证信息资源的即时性,避免人事变动、资料信息更新不及时,影响信息化管理整体效益。

（二）加强医院信息化建设力度

一方面,医院应重视档案管理,设计信息化档案管理系统,引入先进的档案管理设备,予以充足的资助支持,推动档案管理信息化进程,优化管理系统软件、硬件设备。例如,引入大数据技术,建设、优化档案管理信息系统,统计、分析职工各项数据,将其工作表现、医风医德与人事档案紧密相连,提升人事档案管理的全面性、即时性、准确性,并以此为基础,帮助职工制定个人发展规划。另一方面,鉴于人事档案管理对隐私要求高,为保护职工个人隐私,医院应强化安全意识,落实网络信息安全保密制度,加大信息保护和维护工作力度,安装人事档案管理系统的计算机,仅能连接内部网,禁止与外部网络连接。同时,管理人员应不断提升自身档案管理能力以及信息化技能水平,以此满足日常工作需要[11]。此外,通过招标与信息技术公司合作,引进成熟的电子人力资源管理产品,消除“信息孤岛”,设计出涵盖多管理领域、功能强大的管理系统,为医院档案管理信息化提供支持。

（三）健全人事档案管理制度

鉴于人事档案管理具有复杂性和长期性,因此应努力健全档案管理制度,做好以下几方面工作：一是划分不同责任等级,保证“责权对等”,细化档案管理具体工作,并进行定期、不定期评估工作质量；二是增进各部门沟通,形成档案管理人员、档案人员部门、医院管理层三位一体工作机制,明确档案管理信息化建设存在的问题,持续改进档案管理方式,优化信息化系统软件、硬件设施；三是落实各项监督措施,成立人事档案管理小组,定期检查制度落实情况；四是建立奖惩机制,对于工作表现突出、档案管理业务扎实、掌握信息化技术的优秀人员,可予以物质及精神奖励,对于存在推脱责任、习惯性依赖他人、工作责任心差、无法适应信息化建设的工作人员,可进行谈话,适当处罚,若仍不改正,可解雇或调离岗位[12]。

（四）重视人事档案的实际应用

首先,定期统计医院职工人事信息,及时更新数据库,并做好人事档案信息系统及数据库的维护工作。其次,在信息收集和录入时,充分体现员工人事档案特征,以便于管理人员快速、准确分类。例如,在管理系统中,根据职工工作经历及平时表现,对电子档案进行分类存储,信息中涉及职工个人经历、获得过的奖惩,为人事管理提供实施依据,以便于快速开展信息查询、退休办理等业务。最后,重视档案管理环节,利用现代信息技术,提升档案信息检索的精准性和专业性,为档案筛选、更新、应用奠定基础[13]。此外,实施集成处理,建立人事档案信息数据库,将个人档案进行数字化处理后,上传至统一的平台,根据人员特点,存储至不同空间；创建检索引擎,借助分类项目或关键词,快速检索多媒体内容,迅速地定位其所在位置；在数据应用方面,通过数据分析,找出医护人员不足之处,按照人才队伍建设要求、特色建设规划及长期发展战略,利用院内培训、交流学习等方式,提升其业务水平。

（五）加强安全监管力度

首先,做好档案备份管理,加强监管力度,防止病毒入侵、档案数据丢失等不良现象,提升档案管理先进性。其次,加大安全管理力度,采用优质、科学的加密技术,维护档案信息管理系统安全,例如,设置管理系统登录权限、设置安全防火墙等,切实提升档案数据保密等级。最后,强化连接外网加密性、内部局域网独立性建设,避免网络病毒入侵,加快档案管理信息化进程。总而言之,在档案安全监管方面,应将保障数字档案长久可读、真实有效、合理利用作为重点,强化数据库安全防范措施,不断提升其抗病毒、防攻击能力。总之,医院人事档案信息化建设涉及环境建设、制度建设、软硬件建设等诸多方面,具有安全性强、系统性全等特点,对于医院人事管理、信息化水平提升影响重大。医院可从明确信息化管理重要性、加强医院信息化建设力度、健全人事档案管理制度等方面着手,推进医院人事档案管理信息化建设。

作者:何娟娟 单位:天水市妇幼保健院