人事管理信息化建设建议与思考

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[摘要]在事业单位的管理过程中人事管理是重要的内容之一，通过人事管理能够实现对事业单位人才资源的全面管理，包括历史背景、个人履历、学历背景、工作业绩以及奖惩等，加强对人事信息的管理能够推动事业单位获得更好的发展。信息化技术的广泛应用不断推动了事业单位人事管理的信息化发展，提高了管理的效率，但在具体的应用中也存在一些不足。鉴于此，本文围绕推动事业单位人事管理信息化建设展开论述，阐述了事业单位人事管理推动信息化建设的重要意义，立足于实践的层面提出具体的措施，具体包括：积极转变人事管理的理念，构建信息化管理制度；搭建信息资源共享的平台，整合人事信息数据库；加强专业人才队伍的建设，培养高素质综合人才。

[关键词]事业单位；人事管理；信息化建设；建议

事业单位的人事管理过程中,最基础的信息就是工作人员的各类人事信息,只有当人事管理工作与信息化技术充分结合的时候,才能够全面提高人事管理的整体效率,凸显出人事管理部门对于事业单位发展的重要价值,有效推动人事管理工作获得系统性、专业性的发展,加强对人力资源的开发与应用。因此,在事业单位的管理过程中,应当重视人事管理信息化发展,这将更有利于提高事业单位人事部门信息统计工作的准确性、提高人事信息整合工作的高效性、提高人事信息提取工作的全面性、增强人事档案管理工作的规范性,为事业单位提供更有效的支持,

一、事业单位人事管理推动信息化建设的重要意义

人事管理的信息化建设是当前各事业单位持续推进管理能力提高的重要内容,直接关系到事业单位的长远发展。随着科学技术的快速发展,社会经济形势也发生了翻天覆地的变化,对事业单位的发展也产生了极大影响。尤其是当前深入推进事业单位人事制度变革的新时期,传统人事管理的方式和方法已经被淘汰,需要结合新时期的要求,引入先进的管理理念和方法,通过人力资源管理的方式来实现人才队伍的管理。而人力资源管理又是与信息技术密切相关的一种管理理念,事业单位要实现现代化人力资源管理,顺应新时期的人事管理的发展趋势,就必须快速促进单位人事管理工作的信息化发展。

（一）有利于提高人事信息统计工作的准确性

在事业单位的人事管理工作开展中,传统的信息采集容易出现遗漏,在后期的信息查补中工作量极大,影响了信息收集的全面性,也降低了人事信息统计工作的整体效率。尤其是在重复填写人事信息的过程中,查找页码将是一项极其烦琐复杂的工作步骤,不仅浪费人力物力,也影响了整体的效率。在信息技术广泛应用的时期,不断推动人事管理工作的信息化发展,借助于信息化技术,能够在最大程度上降低人事工作人员的日常工作量。同时,还能够确保信息收集的完整性,在对被统计人员进行信息完善以及二次修改的过程中,查找也更加便利。可直接应用搜索功能快速提取,如果名字出现重复的情况,则可以通过增加其他线索实现快速收集。在此基础上及时补充相关信息,快速提交、存储在信息系统中,为后期的调用管理奠定良好的基础。因此,信息化技术的应用将全面提高人事信息统计工作的整体效率。

（二）有利于提高人事信息整合工作的高效性

在事业单位的发展过程中,人事管理工作的内容十分繁杂,频繁地涉及新人招聘以及绩效管理等多项内容。不同的数据之间又存在一定的关联,如果仅通过人工方式进行管理,则容易出现各类问题,影响管理的效率。通过信息化技术手段可以有效解决该类问题,增强对信息数据的快速处理。例如在事业单位的人事信息管理过程中,经常会根据实际需要整合相关的人事信息。在传统的方式中,主要通过人工查找,或是使用一些初级软件,在查找过程中也容易出现遗漏。通过信息化技术的应用,可以快速找到相关人员的人事信息,并按照人事信息整合的要求完成快速搜集整理。与此同时,还可以根据具体的人事背景、综合评价、业务特长、业绩好坏等纬度进行细化整理,全面提高人事信息整合的工作效率。

（三）有利于提高人事信息提取工作全面性

在事业单位的发展过程中,单位之间的人才流动也越来越频繁,信息变动也相比过去更加频繁,这就会导致数据的快速变化。例如在人事单位中,人事信息在短期内也可能产生大量的数据,通过应用信息化技术能够实现对数据的实时性管理。同时,事业单位人事信息与每一个干部或工作人员的晋升有直接关系,在每年需要评优、评先中,人事信息是重要的标准之一。因此,就需要及时提取相关人员的人事信息,还需要相关信息进行及时的登记、更改。通过应用信息化技术能够及时完成信息增删、补充,第一时间查找到相关人员的全部信息,据此进行公平的人事考核。在时间紧急的情况下,也将快速整理完成及时报送,确保各项工作能够顺利推进。

（四）有利于增强人事档案管理工作的规范性

人事档案管理是事业单位人事管理工作中最主要也最重要的内容之一,涉及每一位工作人员的人事信息,包括履历学历、奖惩考核、任免等等。再加上人员众多来源复杂,这就将产生大量的信息。在传统的管理模式中,只能通过直接翻阅纸质档案的方式进行查找,无论是存储还是翻阅,工作量都极大。同时,纸张容易被损坏,不利于档案的规范化管理。通过应用计算机技术,能够立足于事业单位的实际构建规范化的档案管理系统,形成专有的综合数据库,便于人事部门及时对人员信息进行全面的收集、整理、归档,也为后期的查阅提供有效支持,能够不断促进人事档案管理的规范化发展。

二、事业单位人事管理推动信息化建设的主要问题

（一）人事管理人员的技术素养欠缺

事业单位的人事管理工作是一项专业性极强、复杂程度极高的专业性管理工作,尤其是在信息化发展的过程中,对人事管理人员的管理素养和技术素养都有更高的要求。但在当前的实际中,许多单位对于人事管理工作缺乏一定的重视,以至于没有配备专业的人士管理人才,这就导致许多并未经过专业学习和岗位培训的工作人员匆忙上岗。在管理的过程中难以适应工作需求,影响工作效率。同时,还有部分工作人员没有完全掌握认识管理的规范流程以及信息技术,在对档案进行整理的过程中,不能做到准确把握,影响了档案规整的成效。另外,还有部分单位的人事管理人员是身兼数职的状态,导致精力时间有限,只抓基础环节,难以实现人事管理工作的规范化发展。

（二）人事信息数据的共享程度较低

随着人事管理制度的持续改革,岗位聘用制开始被广泛应用,这也不断促进了公开招聘以及解聘制度的发展。事业单位内部人员流动相对以前也更加频繁,这就会导致人事信息的变化更复杂,为整个人事管理工作增加了更大的难度。在信息化的应用中,能够有效解决这些问题,但由于事业单位分布的地区不同及经济发展水平也有极大的差异,发达地区的信息化发展程度相对更好,但还有部分地区的信息化建设相对较弱。同时,在已经应用信息化管理的地区,也存在诸多实际问题。比如在应用信息化技术的过程中,由于权限设置导致部门之间难以实现数据共享,虽然能够在一定程度上提高部门管理的效率,但却不利于构建共建共享的管理模式。在人事档案的调用过程中产生诸多不利,这也与现代信息化发展的实际需求不匹配。

三、事业单位人事管理推动信息化建设的具体策略

为了提高整体管理效率,在信息化发展的过程中应当持续加强管理的力度,不断促进事业单位的人事管理信息化建设能够得以更快实现。通过这一过程不断促进人事管理工作的强化与升级,在规划的过程中逐步建立完善的管理软件技术体系,提高技术含量,通过电子管理系统实现信息化管理。例如,通过应用用友等专业软件实现对各类人事信息的快速收集、快速分类、真伪鉴别以及系统性保管和快速调用等等,构建数字化自动化的管理模式,提高信息管理的便捷性。

（一）积极转变人事管理的理念，构建信息化管理制度

要不断促进事业单位人事管理工作实现信息化发展,首先就应当转变人事管理工作的理念,立足于单位的实际构建起完善的信息化管理制度,才能使各项工作开展有据可依,有章可循。为此,事业单位的管理者应当加强对信息化技术的研究,立足于人事信息管理的实际,分析在管理过程中出现的漏洞不足,明确信息化技术应用的价值,不断推进信息化技术的应用,最大程度上提高人事管理工作的整体效率。在此过程中,要着力加强管理制度的建设,有效改善传统管理模式的低效率问题。例如在制度建设中,应当积极做到日结、周结,在人事信息统计的过程中,需要做好细节内容的记录,包括标注的日期、修改的内容等等,以便于复查以及后期发现错误后及时改正。通过每周汇总制度,实现对人事信息的大汇总,及时开展二次查对,避免出现遗漏。

（二）搭建信息资源共享的平台，整合人事信息数据库

在信息技术时代,最核心的特点是数据分享,通过构建信息化人事管理系统,能够在充分保障人事信息机密的情况下,将信息实现云分享,以便于当事人或者相关人员及时查找相关信息。同时,还可以根据实际需求,公开部分信息,构建完善的数据库,实现数据的透明化管理,确保人事系统的公开透明。通过这一模式将更有助于解决评优、评先等活动中当事人可能存在的疑惑,更大程度上激发员工的工作积极性。为此,事业单位应当加强信息资源共享平台的建设,构建共建共享的机制,能够及时搜集人事信息,为相关人员提供便捷的查询服务,为表彰、激励、评优、评先等活动提供有效的支持。另外,还可以通过信息平台构建工作组,及时分享工作资源,不断提高工作的整体效率。借助于该系统还能实现对数据的分析共享,得出相应的结论,为管理者的决策提供有效的依据,总之,在信息化建设的过程中,应当充分遵循人本理念,在不断提高人事管理效率的基础上,能更好地发挥人事管理工作的激励价值,不断推动人力资源管理工作的高效开展。

（三）加强专业人才队伍的建设，培养高素质综合人才

在信息化建设的过程中,将涉及各类软件硬件的使用,这是实现人事管理信息化的基础所在。而要实现对设备及技术的高效应用,就需要重视人才队伍的建设,培养一批高素质的专业管理人员。只有实现设备高端、技术成熟、人员齐全,才能真正发挥信息化技术在人事管理中的优势,为事业单位的人事管理注入新动力。但就当前的实际情况而言,基层管理人员的专业素养还有待提升,尤其是信息技术水平,难以满足当前的应用需求。例如在人事管理中不能正常使用各类办公软件,这就会导致人事信息管理工作难以开展。为此,事业单位应当高度重视人才培养,从资金、奖惩、职位晋升等方面着手加强专业人员的培训,着力打造一批优秀的信息化人事管理团队。为此,首先应当增加资金投入,以培养人才为主要目的,积极通过体验式培训的方式提高人与管理人员的信息化技术操作水平,有效应对日常管理中各类技术需求。与此同时,要构建奖惩机制,在人事管理工作中,根据对信息化技术的态度应用情况的进行奖惩。例如对于技术优异的人员可公开表彰,并组织经验分享的活动,在评先、评优中活动中优先考虑,不断激活团队创新创造的活力。另外,还应当加大人才吸纳,在人才招聘中,多吸纳一些综合素质高、学习能力强的专业人才,为人事管理储备人才。综上所述,信息技术的发展推动了事业单位人事管理技术的升级,越来越多的事业单位开始印信息化技术,提高人事管理的效率。但由于诸多方面的局限,在具体的实务过程中,人事信息的管理工作却存在碎片化趋势,包括信息来源多元化、存储方式多元化,这就导致在人事信息的提取过程中将涉及不同的渠道,导致信息管理模式出现碎片化的问题。与此同时,由于人事管理人员的技术综合素养参差不齐,虽然能够掌握人事管理的专业技术,但在信息化技术的应用上水平相对较低,难以达到事业单位人事管理的要求,在信息统计的过程中出现信息不全、格式不一等问题,影响了事业单位人事管理的信息化发展。为此,事业单位应当立足于实际情况,构建完善的信息化建设方案,加强制度建设、平台建设、人才建设,才能为单位的人事信息化建设提供有效的保障。

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作者:葛小兰 单位:兴化市公路事业发展中心