信息化下不动产档案管理路径探究

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[摘要]目前不动产档案在实际工作中的地位和作用越来越突出，亟待提高不动产档案的信息化水平。文章论述了不动产档案信息化的必要性，对其存在的问题进行了分析，并就其实施的措施进行了探讨。

[关键词]信息化；不动产档案管理；策略

一、引言

近几年,随着不动产调控政策在我国各地的陆续出台,使不动产市场以平稳的发展趋势有序提升,并得到了有效的遏制。为进一步有效推动不动产档案工作管理的开展,要加强对不动产市场监管的同时增强不动产登记管理服务水平,从而进一步有效提升档案各项任务的顺利开展。不动产档案的管理与产权所有者的财产安全有着密切的联系,由于传统的档案管理方式多为人工进行,因此难免会产生问题,影响档案工作的质量和效率。随着数字化技术的普及,产业发生了巨大的变化。运用数字技术,在改变不动产档案传统管理模式的同时可以使其得到更好的发展,其作用得到充分发挥。

二、不动产档案信息化建设的关键性

（一）构建不动产档案数据平台，资源优化合理配置

当下,随着社会的不断进步以及政策的调整,使不动产所涉及的领域比较广,要对其进行分类和整理,必须进行相应的统计。从当前形势来看,不动产登记资料管理在很多方面都存在着问题,因而不动产登记资料的信息建设可以充分利用信息技术,进而实现资源的有效整合,实现资源的共享。传统的不动产档案管理模式仅依靠纸质文件的存在形式已不能满足社会发展的需要,必须与时俱进,不断创新,丰富档案管理模式。

（二）加强建设不动产档案的标准化，提升档案查阅的效率

不动产档案涉及的领域很广,涉及的行业也很多,不管是纸质的,还是电子的,都有很大的差别,所以要把所有的资料都收集起来,以便进行统一管理。通过对不动产档案的信息化探索,可以使不动产的特定业务得到一个统一的规范,有效的整理和整合,并把数字管理与云计算等信息技术结合起来,使之能够更好地实现不动产的规范化,从而使不动产档案的查询效率得到进一步的提升。

三、在不动产档案管理当中应用信息化技术的目标和切入点

（一）不动产档案管理工作当中应用数字化技术的主要目标

首先,不动产数据整合工作者应该充分利用数字技术,对不动产数据进行整合,以达到对不动产数据的统一控制。其次,以数字技术为依托建立的不动产档案管理体系必须具备一定的灵活性和可操作性,并能与不动产档案管理的要求相适应。最后,建立一个以数字技术为基础的不动产档案管理系统,可以为档案管理人员提供一个统一的数据接口,可以迅速地适应不同种类不动产信息的需求。

（二）在不动产档案管理当中应用信息化技术的切入点

段随着经济的快速发展,这也就使得房地产要想在竞争激烈的市场中平稳发展,不动产档案管理起着至关重要的作用。不动产档案的数字化管理,从根本上解决了不动产档案管理中出现的一系列问题,为不动产登记信息的整合和维护提供了依据。在数字技术飞速发展的今天,通过优化利用数字技术,可以从各个方面改善档案管理,转变以往的工作方式,这样能够很好地规避档案管理当中的不足之处,使其在更深层的应用价值得以充分发挥。

四、问题和不足

（一）档案资料归档整理不及时

实行不动产统一登记之后,档案管理只有做到统一整理,及时归档,才能有效地管理档案。但是,在实际操作中,由于不动产管理人员的认识和能力不足,使得在档案管理中,档案资料的真实性、时效性都很难保证,而且涉及资料归档、分类等方面也会有很大的问题。这就造成了大量的档案资料积压,给以后的管理与使用造成了很大的麻烦。此外,在不动产档案管理工作中,档案资料的归集整理是不动产管理工作的基础与先决条件,只有档案资料得到有效的整理,才能达到高品质的不动产档案管理。由于不动产登记和管理工作是由多个部门共同承担的。在管理工作中,各部门之间缺乏协调和衔接,造成了各部门结构混乱,权责界限模糊,造成了档案资料的收集和管理困难。

（二）不动产档案对信息化管理重视不够，意识不强

有些相关机构在办理不动产档案登记工作当中,通常依赖原有的资料收集形式,虽对其进行了相应的分类,但由于业务数量过多,对日常的查询与查阅造成极大的不便。一些档案管理机构,由于观念落后,从心里对现代信息技术产生抵触心理,无法适应时代的发展,也制约着档案信息化的发展,进而影响到档案信息化的发展。

（三）不动产档案管理人员整体素质良莠不齐，业务水平偏低

不动产档案管理工作人员入职门槛偏低,对入职人员的要求也不高,致使一些人在工作中不能真正地掌握现代信息技术。有的人因为基础工作的要求较低,将档案管理工作当作踏脚石,没有好好地投入到工作中去,对档案的管理工作也是不利的。一些人员由于文化程度较低,缺乏对信息技术的专业知识,整体素质偏低,对档案信息化的持续平稳发展产生掣肘。

（四）建设标准化不动产档案管理缺失，共享信息水准不够

不动产档案涉及面比较广,应要建立统一、严格、规范体系制度,使其完善操作规范以及技术。然而,一些档案馆还在沿用传统的管理方式,无法实现标准化的信息化,没有建立起与之相适应的数据库,即使建立了,也无法实现数据的有效衔接,信息的更新进程缓慢。因为信息平台的信息共享能力比较弱,不能充分发挥自助查询的作用,制约着档案信息化的发展。（五）不动产档案管理融入信息化技术能力不足，缺乏创新服务方式在新时代下,信息化技术已渗透到各方面,具有无可取代的功能,只有把网络信息技术应用于档案管理,才能使档案管理工作更加科学、快捷、方便。然而,由于一些不动产管理机构的服务手段不够新颖,未能充分利用现代网络技术,不能提供及时的查询,使查档人员和办事群众“多跑腿”,耗时耗力。

五、信息化技术在不动产档案管理中的应用及其流程

（一）扫描不动产档案资料

1.数据的扫描。不动产数字化管理首先要对纸质资料进行电子扫描,这样可以有效地进行管理。通过扫描不动产档案数据,可以有效地修正文档当中可能出现的错误,确保数据适合查档人员调阅；在不动产档案资料整理时,若发现档案资料丢失,应采取相应措施确保全面扫描。另外,在对所有的不动产文件进行电子扫描后,还要对所有的数据进行检查,以保证所有的数据都是真实的。2.对不正确的画面进行修正。在完成了纸质文件的扫描件后,要及时查找出文件中的错误图片,并对其进行校正,以保证其真实性。在扫描时,要保证图像的清晰性和文件的内容,并且要识别出每一张图片的详细情况,如果所扫描的数据不是原始数据那么就需要对图像的清晰度进行进一步的处理。

（二）分类管理档案资料

以往的不动产档案管理工作主要是以人工的方法将各种资料归类,然后再进行归档,这种管理模式在实效性、效率等各方面都存在着缺陷。在不动产档案数据的数字化管理中,必须根据实际情况对其进行相应的调整,以满足实际需要。同时,在分类管理中,根据不同类型的不动产档案管理,对其进行分类,以保证其科学的整理和存档,使其在管理和使用中得到有效的利用,从而提高档案的管理以及使用效率。

（三）完成数据对接工作

完成资料对接工作,可为档案管理和归档编号的整理打下基础。以数字技术为基础,以各种文件的业务编号为基础,将影像文件与目录资料进行对接,以保证各种资料之间的信息不会出错。在不动产资料的整理和存档中,需要对数据对接后的资料进行核对和确认,确认后才能将整理好的资料和资料存档。在整理文件时,要挑选专业的工作人员,根据相关文件的属性实行合理分类。在结束工作后,还应要对最终的档案实行检查,以便为今后的管理坚定牢固的基石[1]。

（四）档案管理与信息化应用

在不动产登记档案信息化建设中,要树立正确的档案管理观念,必须具有良好的档案管理素质,并能利用数字技术进行有效的管理。因而,必须不断提高其能力,要加强档案管理工作,加强档案管理工作,加大档案管理工作的针对性。同时,要想行之有效实现不动产档案数字化管理,就应加强对不动产档案信息化建设的人力、物力资源和专项资金的投入,以适应不动产档案信息化建设和数字化管理工作发展的实际需求。

（五）搭建信息共享平台

在对不动产档案的信息使用中,要根据其自身的特点和对其的管理要求,借助数字化技术和信息技术,建立一个高效的信息共享平台。具体而言,要在建立信息共享平台时,要通过多个部门的协同,打破各部门在数据和数据资源上的隔阂,实现部门间的信息交流。在数字时代,因特网的隐蔽性和其他特性使其受到了安全的威胁,所以,在对不动产数据进行安全管理的同时,必须建立相应的安全机制,以保证其安全性,防止因数据遗漏而带来的不必要的麻烦,从而影响到不动产档案的有效使用[2]。

六、不动产档案管理信息化建设的详细策略

（一）加大不动产档案管理队伍建设

不动产档案的信息化建设,管理人才是最重要的因素,要从高学历、高素质、掌握现代信息技术的人才中选拔,确保人才的专业化。要不断地进行业务能力的训练,从观念灌输、业务能力素质的培养等方面,不断地培养全面的人才,为不动产档案信息化建设工作提供充分的人力保障及智慧支持。只有充分运用现代科技知识,才能够更好地为社会服务,更好地满足人民群众的需要,从而促进档案工作的进一步发展。不动产档案管理人员必须具有创新意识、熟练掌握现代信息技术、独立的理论知识和应变能力。为保障不动产档案管理信息化工作更上一层贡献一份强有力的力量[3]。

（二）建立不动产档案信息化管理系统

因为不动产档案的管理范围很大,涉及的资料也很多,其管理的内容、方式也各不相同,这就给不动产档案的登记迎来了诸多问题。坚持规范化的不动产档案管理,一方面可以使不动产档案的复杂程度降低,另一方面也可以形成一套涵盖查询、查询、打印等多个方面的数据体系,使之更好地共享。要对相关资料进行及时更新,确保其真实情况与实际情况相符,并确保档案资料的完整性,以提高其权威。建立不动产档案信息化管理体系,有效地解决了传统的纸质文件易损坏的问题,应要建立行之有效的一套操作程序以及技术标准,以此来保障不动产档案的具体、可靠和完整,促进不动产档案管理与信息化技术有效衔接[4]。

（三）提升档案管理服务水平

不动产登记资料的收集是不动产登记管理工作的先决条件,其好坏直接影响到不动产档案的存续与质量。不动产档案管理部门应将其作为第一要务,不仅要保证资料的真实、完整性,更要改进其质量。要注重不动产档案数据的收集,应确保数据的真实、可靠性,并其放在首位,时刻观察数据的变化,及时做出调整,以此保证数据的真实、可靠性。要在档案数据的查询上多用功,推进自动化服务,这样才能够更好地健全便民服务,档案工作的效能才能得以提升。该系统能够实现网上查询,增强了档案管理的针对性,使用户的需要得到切实的落实。在新媒体技术的普及下,只有将信息化技术与不动产档案管理完美的相结合,实施信息化管理,将信息化技术应用于不动产档案数据库建设,并持续完善服务管理,这样才可以推动不动产档案管理工作平稳的发展[5]。

（四）健全不动产档案管理的法律法规

当前人们的法治观念在经济快速发展背景下日益增强,在遇到诸如纠纷、民事案件时,都要走法律程序,进而使相关的法律法规得以彰显。故此,不动产档案管理工作必须持续推进,使之有法可依,各项相关的法律法规的健全,使其良好地满足人民相关需求,从而使不动产档案的权威得以维护。两者相辅相成,相得益彰。要想提高不动产档案的管理能力,必须不断地完善有关的法律、法规,加强对不动产档案的管理和规范体系的建设。不动产档案管理信息化是当前我国不动产市场发展的必然趋势,也是贯彻国家各项惠民政策的一项重大措施。

七、结语

综上所述,随着互联网与资讯科技的飞速发展,使数字技术得到了广泛的应用。利用数字技术建设不动产档案管理系统,从而为不动产档案的管理提供强有力的支撑。在应用信息化技术的同时,将数字化技术应用于不动产的各个方面,是做好不动产档案管理工作的前提。不断提升不动产档案的管理和业务能力以满足不动产档案管理工作的切实相关要求,这样才能够有效确保不动产档案管理工作持续发展,体现不动产档案管理工作的价值。

参考文献：

[1]连杰.不动产档案信息化管理刍议[J].档案管理，2021(2):88-90.

[2]郭斯嘉，李岩.探究不动产登记档案信息化管理现存问题及应对[J].居业，2021(3):12-13.

[3]吴垠.信息化视域下不动产登记档案管理分析[J].城建档案，2021(1):91-92.

[4]肖劝治.信息化背景下不动产档案管理路径研究[J].城建档案，2021(8):54-56.

[5]梁红菊.探究信息化背景下的不动产登记档案管理[J].科学与信息化，2021(19):158-159.

作者:李杰 单位:西安市不动产信息档案管理中心