医院物资采购管理内部控制探讨

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摘要:在医院诸多经营活动中，物资采购是关键组成部分。加强物资采购内部控制，可有效减少成本，提高医院物质条件，为医院良性发展保驾护航。目前，医院在物资采购管理方面问题诸多，比如当前医院物资采购管理内部控制部门并未高度重视医院整体运营体系，相关部门工作范围与权力备受制约，直接威胁着医院整体物资的采购及管理;再如，医院缺少内部物资采购管控标准等。这些问题若不及时解决，均会影响医院物资采购效果。因此，医院应出台一系列细则，严格规划采购举措，保障医院物资采购过程公平、公正，进而增强物资采购信息精准度及可靠性，全面落实相关政策及方针，确保医院采购到高价值物资，将所有物资应用到关键位置上，全面展现物资价值。加强细节管理，在统计物资采购内容时，需要由采购人员、记录人员、检查人员等层层把关。文章就围绕医院物资采购，结合物资采购内容控制价值，重点分析医院物资采购内容控制点，并针对具体问题进行探讨，最后提出了强化物资采购内部控制的相关建议，希望能为医院强化内部管理控制效果带来借鉴意义。

关键词:医院;物资采购;内部控制;问题;方法

我国属于人口大国，目前人口老龄化现象持续加深。随着人口老龄化的加剧，针对医疗资源的需求也不断扩大，每天需要采购海量医疗物资。而市场上有关医疗设备、耗材的生产厂家相对较少一些，极有可能引发供需矛盾。因此，部分医院希望能强化采购环节工作，从根源处控制采购成本，严格控制日杂用品成本、医疗设备耗材成本等。

一、医院物资采购内部控制的价值

首先，医院加强物资采购内部控制工作，可保障医院的每一次物资采购活动都能按照具体程序及秩序落实。医院采购本属于商业交易活动，所以需要遵守具体的商业交易规范，并且要时刻秉持“等价交换”原则与“物有所值”原则。在医院推动采购内部控制工作时，应避免违背商业交易原则，针对物资采购活动加以有效监督和管控，通过规定采购守则、程序、规则以及招标文件等，严格保障医院物资采购活动能保质保量地完成，真正为医院未来发展而助力。其次，在加强医院物资采购内部控制活动后，还能从根源处规范医院物资采购行为，避免出现采购失误风险，可以通过“预算管理”“授权批准”“会计记录”以及“不相容岗位分离”方法等针对关键岗位进行管理与监督。对金额较大的采购项目，应落实领导班子集体决策制度，保障医院物资采购过程公平、公正，进而增强物资采购信息精准度及可靠性，全面落实相关政策及方针，确保医院采购到高价值物资，将所有物资应用到关键位置上，全面展现物资价值。

二、医院物资采购内部控制的内容分析

有关医院物资采购内部控制内容，主要体现在“总体控制”和“应用控制”两大部分，下面就进行详细分析。

(一)总体控制

所谓总体控制，主要是针对医院内部的整体范围加以控制，严格控制医院各部分，在各环节均发挥作用，以保障日后应用控制作用得以发挥。一般来讲，医院物资采购内部控制的总体控制内容，主要囊括“职务分离”“监督体系”以及“内部设计”等。

1．职务分离

这里的职务分离，主要是代表不相容职务分离。关于不相容职务分离的情形，具体体现在这两点:一方面，业务批准职务需要和业务执行职务互相分离，比如批准费用开支职务就要与具体办理费用开支职务分离开来。换言之，即不能由自己批准、处理自己的业务。另一方面，业务执行职务及业务记录职务需要分离。比如，若要承担采购业务，则无法再继续承办业务入账职务。例如，如果一个人共同承担了批准、定价、采购和保管资产等诸多业务，由于其对每一流程均“轻车熟路”，所以无法避免会出现舞弊行为。这就意味着，凡是涉及财务、收付款项、登记结算及所有物资采购的任务，均应有两人或两人以上分工办理，从而发挥相互监督及制约的效果。记账人员仅负责登记账簿，采购人员负责办理报账手续，而所有材料都需得到主管领导的审批。甚至在条件允许下，可实现定期或不定期对涉及收付款项、登记结算、库房保管等内控关键岗位进行轮岗。不同的人员负责不同环节的工作，才能保障物资采购工作顺利落实，并达到预期成效。

2．监督体系

对医院物资采购部门来说，若想针对这一部门加强内部控制管理时，则不需要职务分离，但需要创建自上而下的沟通体系，需要各级人员相互牵制、互相监督。创建完善的监督体系，可以保障在医院物资采购内部控制及外部环境出现变化时，能及时调整控制方法。如果内部控制相对薄弱，便可立即找出原因，采用有效的管理措施，在采购之际出现错误行为时，还可以及时纠正错误。通过日常监督与管理活动，控制医院各项经济业务，有效管理医院成本及资金。

3．内部审计

这里的“内部审计”，是与医院内部各种活动相关的审计活动。内部审计在医院监督控制中，占据着重要地位，其关键任务在于有效管理及控制医院内部所有经济业务。一旦展开内部审计工作，便可发挥良好的效果，且这些效果绝非医院其他职能部门可以取代的。

(二)应用控制

医院物资采购管理内部控制中的“应用控制”，是针对内部控制实际作业过程采取有效的控制方法，如批准环节控制以及风险控制等。

1．实物批准环节控制

一般来讲，在企业执行经济活动时，有一些经济活动绝非通过一次任务便能完成的。比如，采购项目实施过程中，特别是各类设备维修服务或基建工程方面，鉴于医疗机构的该方面的主管职能部门并没有那么专业，或者设备、建筑物等年久失修，抑或是维修过程中发现的某些零部件或基建隐蔽工程的损坏，而无法事前预估，造成采购项目实施前的审批，特别是预算金额的审批环节无法严格按流程执行。在批准环节要全面掌握，设备或建筑物的使用年限、既往经验、第三方专家意见等汇总意见和建议，作出合理预算估计，既避免因维修或改造不及时影响医院正常业务开展，又要避免过度投入，造成资金浪费，监督部门应注重全流程的监督。

2．风险控制

在控制风险环节，应加强重大投资风险、筹资决策风险的控制。医院应实施预测、决策以及执行等控制制度，完善的控制制度，可避免出现决策失误及盲目投资等行为，杜绝“由领导说了算”现象的出现，从而减轻风险带来的不必要损失。

三、医院物资采购管理内部控制存在问题研究

(一)物资采购制度不够规范

首先，未创建规范化采购制度。医院内未设置专业采购中心，且缺少对采购业务的监督;抑或者即使创建了相关制度，但流程相对粗糙，未采取内部牵制手段推动控制工作;加上管理分工不明确，经办和审批人员权责不清晰，则无法针对医院采购业务各环节进行有效监督与管理［2］。此外，关于采购制度中的决策权配置问题，存在一定失误，决策配置权常常集中于医院高层领导人员手中，其他利益人员的意见无法被有效吸纳，从而与“全面性”原则背道而驰。因一些医院管理层并非专业财务管理科班出身，即使掌握部分专业知识，但如若缺少专业财务人员的参与，也会导致物资采购业务决策环节困难重重，最终致使内部控制权利丧失，为医院物资内部采购工作带来诸多不利影响。

(二)采购控制流程有待完善

医院属于特殊机构，医院每一日都需要采购大量物资，且需要采购的物资总量繁多。如果存在临时应急采购现象，则会影响医院采购流程的规范性、实效性，导致采购流程不够严谨，缺少多层监管。因医院缺少严谨控制流程而出现的问题，主要体现在下面几方面:①医院采购模式管理不到位，多集中于采购环节管理，并不重视考虑采购项目实施的必要性以及相关需求参数，难以发挥有效的监督作用，采购部门多项职能未曾有效分离［3］。②采购人员经常通过“询价方法”采购一些物资，难以精准比对该类用品的市场价格，进而为后期监督工作带来了一定困难。③财务科年度预算报表与实际采购需求不相符，在每一年临时采购方面，金额数量繁多，远远超出年初所制定的预算结果。在财务和相关科室申请经费、审批经费时，则会感到力不从心，一旦出现重大纰漏，甚至还会威胁医院的正常运转。

(三)物资采购监管力度不足

首先，缺少完善的监督机制，由于人员不充足，审计科无法全程监督医院物资采购活动。同时，一些医院审计科在采购中，仅仅负责核对合同、金额以及签字，整体工作止步于表面形式，关于采购人员及相关招标活动缺少合规性要求。另外，价格把控不严格，价格透明度有待提升［4］。最后，信息化覆盖范围小，处理效率偏低，很多医院在建设信息化系统时，常常存在多个信息系统无法有效共享数据以及绩效数据滞后的问题，从而导致预算相关指标及绩效相关指标无法及时被调整，加剧采购流程审批模糊程度，导致信息应用效率有所降低。

(四)缺乏物资采购内控意识

即使内部控制制度再严谨，如果制度落实得不好，也不能发挥实际效用。当前，大多内控关键部门普遍缺少物资采购内控意识，导致内部控制部门在日常工作时，重形式、轻实质，难以消除医院在物资采购时存在的隐患，无法及时做出预防措施及改进方案。当前，医院物资采购管理内部控制部门并未高度重视医院整体运营体系，相关部门工作范围与权力备受制约，直接威胁着医院整体物资的采购及管理［5］。

四、医院物资采购内部控制管理问题的改善策略

(一)打造专业物资采购管理部门

对医院而言，医院内部管理与控制对医院整体运行及未来发展均具有重大影响。所以，应结合不同现状及物资采购管理情况，构建专业的物资采购管理部门。面对上文所提到的问题，若想切实解决医院物资采购管理内部控制缺少专业管理的这一现象，组建专业的物资内控管理部门则尤为关键，并且还要注重提升该部门内部人员的专业水准。随着社会进步脚步迅速加快，医院物资采购人员应不断提高自身专业能力，丰富专业知识体系。为了保障医院物资采购管理不会受其他外界因素影响，医院组织部门应结合采购管理部门控制人员技术经验、知识认知能力等特点，定期进行统一培训，全面促进相关工作人员尽早掌握专业知识与技能，从而减少其在工作中出现失误的风险，增强工作精准度。同时，筹建医院各类委员会，如院内人员组成医疗器械委员会、医疗药事委员会、后勤保障委员会、信息系统委员会等机构，避免采购决定权集中到少部分人手里，一定程度上可以提高资金使用效率，增加决策的民主性，同时还在一定程度上避免了各类舞弊风险。最后，应注重细节管理，在统计物资采购内容时，需要由采购人员、记录人员、检查人员、统计人员及负责人共同把关，以便全面保障物资采购管理工作的规范度。

(二)持续优化及严控物资采购管理控制流程

首先，应创建完善的采购预算管理机制。若想切实提高医院领导者对采购预算管理的认知，则要建设专业的系统的管理体系，由预算管理委员会负责拟定招标采购预算，以便达到有效管控的效果。医院应注重优化流程，遵守数字预算管理概念，全面考虑采购预算问题，既要满足各职能部门要求，又要避免浪费预算金额，促进预算执行工作落到实处。结合医院实际需求，科学分析采购成本及数量;结合需求因素完成下一期采购计划，并积极调整预算指标，避免医院在招标采购方面耗费大量资金。医院招标采购需要涉及诸多部门，所以就应得到各部门的支持与配合，加强预算委员会的内部监督管理力度，以确保医院招标采购过程更便利、有效。其次，应进一步优化财务工作流程，以便能达到预期中的内部控制力度效果。医院与人民群众生活密切相关，日常资金流量偏大，且采购任务繁重，从与采购业务有关联的财务管理人员，到审批人员、决策人员、监督人员及统计人员等，每一个人员负责的环节，都要进行严格控制，加强内部监督力度，避免在采购业务中出现任何财务风险。具体来说，针对采购业务流程，应由专业委员会对接，专业委员会助力专业采购部门及其他相关部门相互联系，并将和采购有关的财务工作列为委员会监管范围，专门委员会要坚持以身作则，严格遵守招标采购法律法规，避免出现财务风险。同时，医院专业委员会应针对招标部门的工作做出合理划分，并提高分工有效性，以保障每一项招标工作都能有序进行。在处理重大决策问题时，要将利益视为核心点，坚持“少数服从多数”原则，医院要保障采购工作足够公开、透明，由各部门互相监督采购委员会及相关成员承担具体责任，助力招标采购管理监督体系的完善，进行全流程监督与跟踪，有效规避各种财务风险。最后，医院应以“季度”为单位，拟订物资需求预算表，适当调整每一季度的预算执行情况，并在此基础上筹划财务，按照计划及针对性方案补给物资，避免在物资采购内部控制环节出现纰漏。

(三)强化物资采购管理监管力度

关于医院物资采购管理监督不足这一问题，主要原因在于未曾高度重视内部审计作用，忽略了内部审计优势，通过内部审计活动，可以有效评价单位风险，增强医院治理水准。内部审计部门是医院物资采购时的关键内控部门，应发挥自身在采购管理过程中的角色，全面参与采购环节，严格要求相关工作人员执行规范，提高监督力度。为了改变内部审计在医院物资采购管理中常常流于形式的问题，首先便要增强采购管理时内部审计的权威性，加强内部审计控制作用，提高信息披露与数字统计有效性，为采购委员会工作者提供有效参考。同时，还要保障内部审计部门所有工作人员的独立作用，避免出现“一岗多人”的现象，为各个审计人员布置不同任务，并严格审查其道德水平，防止出现道德风险。其次，通过政府采购平台渠道采购，如京津冀平台药品阳光采购平台，具有价格“透明”优势，整体价格公开透明，可以切实避免“廉政风险”。最后，要规范零散物资采购渠道及流程，如灯泡、手术仪器等，无需直接去市场采购，签订长期协议即可，通过“订货”形式保障物资充足。

(四)提高人员采购内部控制意识

对医院采购人员而言，这一岗位工作极其特殊，不仅要求其具备专业技能，还要拥有良好的素养及职业道德，只有这样才能顺利完成采购内部控制工作。为此，医院应加强采购人员专业培训，组织各种各样形式的培训及讲座活动，并协同提高其专业技能及职业道德，令其掌握充足的法律知识，高度认知自己岗位，不断增强对采购内部控制的意识，明确自身职责，善于约束自我，时刻保持警觉性，以最高的效率完成采购工作，并优化内部控制内容。另外，因医院物资采购事务相对繁杂，仅通过采购人员统计事务以及核算工作，则极有可能出现误差，甚至是采购人员自身未曾意识到的失误。在日常工作实践的过程中，医院要加强防范意识，成立专业的医院物资采购管理部门，并与内部控制部门协同配合，既要保障采购部门工作的独立性，又要确保该部门的工作得到内部控制部门的管理与支持，抑制采购工作隐患，提高采购工作效果。

五、结语

综上所述，物资采购是保障医院良性运行的关键措施。为此，医院领导人员应高度重视物资采购的内控管理工作，在组建专业采购部门之际，还要统一管理的内部制度，严格规范采购执行流程。通过有效监管与规范物资采购流程，提高物资采购质量，并有效控制成本，致力为医院采购“价廉质优”的物资。

参考文献:

［1］李占宏．公立医院行政监督部门对物资采购的风险控制研究［J］．中国管理信息化，2021，24(11):40－42．

［2］陈晶晶．基于风险管理的公立医院内部控制的优化探讨［J］．商讯，2021(13):149－150．

［3］郑园．医院内部审计对物资采购的监督与控制探究［J］．财会学习，2021(11):157－158．

［4］张一博，方秀萍．医院物资采购管理内部控制探析［J］．中国市场，2020(26):174－175．

［5］陈晨．基于内部控制视阈下医院物资采购管理的优化策略［J］．中国产经，2020(9):123－124．

作者:徐志勇 单位:北京市昌平区中西医结合医院