信息化时代创新档案管理服务模式浅析

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摘要：在信息化时代背景下，社会的发展步伐有所加快，信息技术被广泛应用于各个行业与领域中，为人们的生活与工作提供了极大的便利。档案管理具有一定的复杂性，随着社会不断发展，其工作量不断增加，是企业发展的基础，因此应在档案管理中革新工作模式与方式，构建信息化办公环境，提升档案管理效率与质量，促进企业工作有序开展。基于此，该文专门针对信息化时代创新档案管理服务模式进行探究，以供各界同仁参考。

关键词：信息化;档案管理;服务模式;创新

在科学技术不断发展中，推动了我国信息化的进程，信息技术是当前社会中的新兴领域，信息技术的研发与应用改变了传统的生活模式与工作模式，推动了时代的发展。档案管理是企业重要工作的一部分，在企业中创新档案管理方式，优化档案管理工作流程，能促进企业有序发展。因此，企业应积极创新企业档案管理方式，并结合社会发展需求，将信息技术运用在档案管理中，满足社会发展需求，营造信息化办公氛围，推动档案管理工作创新发展[1]。

1信息化时代积极开展档案管理服务创新模式的必要性

在社会不断发展中提升了对历史与人文素养的重视，而档案管理中包含了多种传统历史素材，其中有历史、人文素养、民俗习惯等，档案管理是时代发展储存数据资料的重要途径，对我国文化的传承与发展有极大的益处。同时，在图书馆档案管理中蕴藏了丰富的图书馆信息，这些资料是宝贵的原始素材，具有十分珍贵的收藏价值。图书馆中涵盖了丰富的知识文化，是培养人才及传承文化科学的主要场所，因此图书馆应重视创新，在图书馆中构建信息化办公模式，创新检索功能，科学获取专题资源，优化档案管理服务体系，有利于社会创新发展。在社会不断发展中，图书馆档案管理工作内容逐渐增加，科学技术也在不断研发与应用，在此环境汇总图书馆中的档案管理工作事项与内容不断扩增，其服务形式也随之扩增。因此，对图书馆中的档案管理服务模式革新十分必要，不仅可以充分发挥图书馆档案管理价值，同时还能起到引导教育的作用。以科学技术为切入点对档案管理服务进行创新与改革，引导来到图书馆内的每一位读者形成科学教育发展观念，推动档案管理服务创新发展，为我国文化传承贡献一份力量。

2信息化时代为档案管理服务创新发展提供了技术支持

2.1计算机的普及与广泛应用

在社会科学技术不断发展中，各个行业与领域均在应用计算机办公，企业档案管理工作也不例外，推动了计算机的广泛应用，进一步推动了计算机技术的应用与发展，在档案管理工作中运用计算机开展工作，革新了办公形式，简化了传统办公中的繁琐工作流程，有效提升了工作效率与质量，推动了档案管理工作的信息化发展。另外，随着信息技术的不断发展，在网络技术支持下优化了档案管理服务，在档案管理中信息技术的应用频率不断递增，推动了对新型技术现在档案管理中的应用，促进了档案管理的创新发展[2-3]。

2.2新电子数据信息载体的全面应用

在传统档案管理工作中所采用的方式主要是纸质档案管理，主要以纸为信息载体。但是在社会不断发展中出现了录像带及录像机等信息载体形式，但是纸质与录像机信息载体在档案管理中应用的频率相对较低，信息传播效率相对较低。在信息时代环境下电子信息载体的发展与应用改变了传统的档案管理形式，为档案管理服务提供了全新的发展机遇，改变了传统的纸质档案管理形式，使档案管理工作能够在信息技术的支持下实现电子存档，充分发挥了信息技术的应用价值，提升了档案管理工作效率，将档案信息全部数字化呈现。

3信息化时代创新档案管理服务模式的策略

3.1加强标准建设，落实科学发展

档案管理工作内容十分宽泛复杂，因此应按照顺序进行改革，推动档案管理工作的创新发展。首先，结合社会发展需求及档案管理工作现状进行分析，然后结合分析结果制订长远计划，并着手于眼前。在日常档案管理中加强数字化及电子档案管理工作的应用，为档案管理服务创新发展奠定基础。其次，为档案管理工作制定明确的目标，保证档案管理人员能够熟练并熟悉电子档案管理规范及流程，充分掌握档案管理的期限与规则。通过提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员档案管理能力，在新时期运用信息技术熟练开展档案管理工作，能够促进档案管理科学化发展，为企业持续发展奠定基础[4]。最后，应在档案管理中，制定档案管理制度，细化各个工作流程的要求，加强对档案管理工作流程的管理。档案管理工作内容复杂涉及多个部门，因此需要多个部门的协调配合，通过多个部门的共同努力促进创新档案管理服务有序开展。运用电子档案进行档案管理时其中主要的优势在于储存便利，不会轻易受到环境破坏及人为破坏。另外，运用电子档案管理形式能够解决传统纸质档案管理占据空间过大的问题。基于电子档案管理的诸多优势，应在档案管理中积极应用信息技术，提升企业档案管理工作效率，为企业科学化发展奠定基础。但是要想发挥电子档案应有的效应，就要做好电子档案归档工作，电子档案归档有不同标准，要想发挥其效应就应该在归档工作中科学合理地分类，按照次序进行归档，令档案管理工作井然有序，发挥电子档案管理作用，推动档案管理创新发展。

3.2加强队伍建设，促进人才发展

在社会不断发展中对人才的需求量不断增加，可以说人才是社会不断发展的原动力，但是在我国关于档案管理方面的人才过少，当前档案管理中的人才类型过于单一，缺乏综合型人才，因此针对社会发展形势培养综合性档案管理人才，组建人才队伍十分重要。首先，应持有尊重人才、爱惜人才的观念，肯定人才对工作的贡献，鼓励人才创新发展，重视人才创新意识的培养，促进档案管理工作不断发展。其次，在企业档案管理中工作内容十分宽泛、复杂、枯燥，在长时间的工作中会令人丧失工作动力，因此应提升档案管理人员的工作积极性。基于此，应在档案管理工作中设置激励机制，通过奖励机制促进档案管理工作人员积极参与工作，营造积极的工作环境，激发工作人员的热情，提升员工服务意识，推动档案管理良好开展。再次，应在档案管理工作中对人才资源进行整合，结合员工的优势及岗位需求，对人才进行调整，保证员工在最适宜的岗位中工作，充分发挥人员的最大优势，避免因人员与岗位不协调出现人才资源浪费的情况产生，有效做到人尽其用。最后，应对档案管理进行整合，并在档案管理中完善档案管理制度，在企业中根据社会发展及企业需求购买及配置先进的信息技术与设备，同时引进信息化办公人才，提升企业信息化办公能力，为构建信息化档案管理模式奠定基础[5]。

3.3加强安全建设，保证档案管理持续发展

在社会不断发展中信息技术逐步被运用到多个行业与领域，改变了传统生活模式与方式，为社会发展做出了巨大的贡献，但是在信息化技术不断发展的同时，应用信息安全成为了当前社会发展密切关注的问题[6-8]。基于此，档案管理信息安全问题的解决方式可以从以下方面进行：（1）应在档案管理工作中提升安全保管意识，并制定安全保管制度，为档案管理工作塑造安全的保管环境。（2）构建电子档案管理工作模式，并在电子档案管理中设置密码，设定权限，指定专人进行档案管理，保证档案信息内容的安全性。（3）在档案管理中建设档案开放审核制度，在档案开放使用中为了确保档案内容的安全性应设置审核制度，对开放使用的档案进行审核，并在系统内设置开放式目录，通过以上方式保证档案管理信息安全，促进档案管理持续发展。

3.4更新观念加强档案管理信息化建设

在信息时代不断发展中，信息技术被广泛应用于多个行业与领域中，改变了人们的生活与工作，在此环境中档案管理工作信息化建设势在必行。构建信息化档案管理工作模式能够实现信息化检索与查找，能够优化档案管理服务质量，丰富档案管理工作内容，具有多种优势。可以形成巨大的档案管理数据库，优化档案信息处理功能，令档案管理工作信息化进程。信息化档案馆是信息内容管理系统、集成系统，具有数字化长期保管数据功能，能够对电子档案及不同结构的电子数据信息进行信息化管理，能够起到数据中心的作用[9]。在信息化档案管理中，改变了传统纸质保管方式，为档案管理工作的创新发展明确了新的方向，这样的档案管理形式与传统档案管理是两个完全不同的概念。因此，要想信息化档案管理工作能够信息化发展，应根据社会发展需求革新档案管理工作理念，将信息技术运用在档案管理中，提升档案管理人员的信息化办公能力，可以在档案管理中熟练运用信息技术进行电子储存、传输、归档与保管，简化传统档案工作流程，创新档案管理工作形式，突破各个部门之间的限制，将优化档案信息资源与工作流程为重点，以构建信息化档案管理环境为最终目的，加强档案管理工作信息化建设与应用，促进各个流程的有效推进，提升档案管理中信息的真实性、有效性和完整性，将用户需求作为档案工作的目标，优化服务模式，提升工作水平，促进企业与时俱进。

3.5加强档案管理信息化建设丰富馆藏

在企业中运用信息技术进行档案管理应丰富馆藏，将档案管理中的资源运用信息技术进行馆藏，丰富与拓展档案信息，促进档案管理信息化发展，在档案管理中实现信息化查询、检索、归类、整理、收藏，运用信息技术优化档案管理资源与配置，充分应用信息技术开展档案管理工作，发挥档案管理信息化工作优势，优化档案管理中的公共服务功能，为构建信息化档案管理体系做好准备工作。另外，应提升对档案管理中加强对备份的关注。在信息化档案管理中，对信息内容进行备份能够保证信息内容的安全性，因此档案管理人员应做好备份工作，并对档案管理中重要的文件设置异地备份及异质备份，运用这样的方式保证档案信息资源的安全性。在信息化档案管理工作中馆藏，主要是对信息不断拓展与更新，对档案进行馆藏，应保证馆藏长期且及时，因此档案管理人员应及时更新，并不断扩充档案中的信息内容，同时在进行馆藏中应保证信息内容的质量，发挥档案管理工作应用的效应。

4加强档案馆信息化建设，培养信息化人才

在电子档案信息化建设中具有信息数字化、文档处理一体化及电子保存等形式，可以说信息化档案管理与纸质档案管理有着截然不同的工作模式，因此对档案管理人员提出了更高的要求。只有具备了熟练的信息化办公能力，才能保证信息化档案管理有效落实[10]。首先，应提升管理人员的服务意识，改变工作人员的传统管理服务观念，能够更加积极主动地投入档案管理中，提升档案管理服务质量，促进企业工作有序开展。其次，应提升企业对档案管理人才培养的重视。档案管理者应及时更新管理观念，强化服务意识结合社会发展创新档案管理服务模式，激活档案管理生机与活力。在信息时代，信息化技术与设备逐步应用于档案管理中，要求档案管理者在具备运用信息技术能力的同时，还要掌握先进的专业知识，只有不断创新才能促进企业持续发展。因此，应在档案管理中培养计算机网络人才，计算机网络是当前各个行业领域中频繁应用的办公平台，在此环境中建网、用网及管网是信息化开展工作的基础。在社会不断发展中多个行业与领域都有了属于自己的局域网，运用宽带实现与互联网连接，网络平台在机关单位及政府部门都有了广泛的运用，并在发展中网络化办公规模在逐步扩大，随之提升了对网络安全问题的重视，这些都体现了网络人才对于发展的至关重要，因此应在档案管理中培养网络人才。网络人才应具有丰厚的网络知识及网络系统操作能力，完全了解局域网、互联网结构与原理，掌握足够的网络工程设计与建设知识，能够有效解决网络管理中的安全问题，具备专业仪器局域网设计、安装、维护等能力，能够在网络出现故障时及时进行故障分析与排查，有效解决网络问题，熟悉网络中的各个应用软件，培养高水平的综合性网络人才，促进信息化档案管理有效落实。

5结语

在信息化时代构建信息化档案管理服务模式是必然发展趋势，因此应积极响应时代发展需求，对档案管理服务模式进行革新，构建信息化办公环境，加强信息化技术的应用，并在档案管理中加强对人才专业素养与创新能力的培养，提升档案管理信息化办公能力，在档案管理中熟练应用信息化技术，提升档案管理工作效率，提升档案工作人员服务意识，促进档案管理信息化发展。

作者:陈素问 单位:盐城工学院档案馆