资源共享下校园档案数字化管理浅析
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摘要：校园档案影响着学生未来的求职等各个方面，但目前校园档案规范化管理水平与管理效率较低，导致校园档案的管理和使用受到影响，为此，需要以资源共享作为研究背景进行数字化转向。首先使用数字化技术，对接端口与OA端进行数据传输；再扫描档案条目进行档案资源的分类处理；最后构建中心数据库，并将档案信息进行存储，实现档案资源的数字化管理。实验表明，设计方法的耗时较低，整体过程较为流畅，即管理效率与综合管理水平较高。
校园档案中包括学生个人信息档案、教师档案与教学档案等，随着我国素质教育工作的信息化变革，如何实现对校园档案的数字化管理，成为地方高校与有关教育机构的重点关注问题[1]。在开展此方面的研究中，有关单位提出了针对此方面的大数据技术、数据挖掘技术，但现代化技术的集成未能在此过程中有效地解决档案规范化或秩序化管理问题，甚至在一定程度上加剧了教育产业的经济支出。早期的校园档案数字化管理工作，大多是围绕档案资源的针对性收集、集中性分类实施的，档案管理部门对于此方面工作的认知仍局限在常规的档案存储方面。但基于此种形式的档案管理工作已无法满足资源共享视域下产业发展的需求，尤其是在信息化技术呈现普及化的趋势下，使用计算机设备，辅助使用电子程序执行管理工作，更是成为各学校突破现有工作模式的主要着手点[2]。为了落实此项工作，有关院校对其现有的管理方法进行了深度分析，并在进一步分析中发现，现存的管理方法在使用中存在管理手段滞后、管理水平失衡等方面问题。而此次研究的重点便是结合教育市场的现代化发展需求，以资源共享作为研究背景，提出一种针对校园档案的全新数字化管理方法，以此种方式加速高校改革的进度，落实管理工作的现代化与前沿化。
一、资源共享视域下校园档案数字化管理研究
1.资源共享视域下校园档案信息的采集与分类。为了满足资源共享视域下各大高校对其内部档案的规范化管理，需要在相关工作实施前使用数字化技术进行档案信息的采集、获取与专项分类[3]。此过程可用下述图1表示。校园档案影响着学生未来的求职等各个方面，但目前校园档案规范化管理水平与管理效率较低，导致校园档案的管理和使用受到影响，为此，需要以资源共享作为研究背景进行数字化转向。首先使用数字化技术，对接端口与OA端进行数据传输；再扫描档案条目进行档案资源的分类处理；最后构建中心数据库，并将档案信息进行存储，实现档案资源的数字化管理。实验表明，设计方法的耗时较低，整体过程较为流畅，即管理效率与综合管理水平较高。资源共享校园档案数字化管理获取数据管理效率资源共享视域下校园档案数字化管理研究吴耿聪在进行校园档案信息获取时，为了避免数据量冗余对于获取行为的实施造成负面干预，通常情况下，前端会采用开放接收端口的方式，将端口与OA端进行对接，形成一个跨终端获取数据或传输数据的渠道，以此种方式解决数据资源在校内共享中出现的问题[4]。在此基础上，识别其中源端的异构类型数据，进行数据与端口的对接，提取数据集合中的属性信息。将获取的属性信息作为档案分类的标准或依据，对导入的信息直接进行属性的识别，当识别到对应的属性后，将不同属性的档案数据存储或直接传输到指定区域。完成上述相关操作与处理后，引进Web技术，进行档案条目的扫描，对扫描过程中多次出现的信息进行标记。输出标记数据，由管理员进行集中管理，以此种方式识别档案信息中是否存在冗余数据。管理员可通过定位数据录入源端的方式进行数据价值性的识别，当识别到数据来自同一源端时，可认定对应的数据为冗余数据，删除冗余数据，保留一个源端数据即可。当识别到数据来自不同源端时，需要进行数据属性分析，以此判断对应的数据是否为价值数据。按照此种方式，保留有效数据，删除冗余数据，从而实现对校园档案信息的采集与分类。
2.基于中心数据库的校园档案录入与存储。完成对校内档案信息的采集与分类处理后，建立校内中心数据库，进行校园档案信息的录入与存储。构建中心数据库是对档案信息的实体化表达方式，因此也可将此过程称之为档案信息的实体描述，下述将对校内中心数据库进行设计，中心数据库中的内容如下表1所示。按照上述表1所示的内容，构建校内档案中心数据库，在进行档案信息录入时，需要根据前端对档案信息的描述，判断对应的信息是否为主键。当识别到信息为非主键信息后，将其导入数据表内其他存储空间中。在此过程中应注意，所有类型的信息在导入时均需要进行格式统一转换[5]。完成数据的导入后，根据数据所属类别，进行不同用户的权限划分，对应端登录用户可以在其所属权限范围内，进行表格信息的编辑与处理。按照此种方式，实现对校园档案的数字化管理。
二、对比实验
上文对校园档案数字化管理方法进行了理论设计与研究。考虑到此方法在高校内投入使用可直接影响到校内教学工作的持续化实施，因此需要在投入使用前对方法的有效性进行检验，只有证明了此方法可促进校园档案管理工作的落实，才能将此方法正式投入校内使用。为了确保实验具有一定的真实性，此次实验选择某高校作为试点院校。选择此高校当年招收学生的个人档案作为实验数据，实验中部分数据如表2所示。按照上述表2所示的格式，进行学生个人档案的整理。完成整理后，将纸质档案按照标准化的格式导入终端管理设备中，确保档案以电子文件的方式存储在终端指定空间内。为了检验设计的方法具有一定可行性，需要在设计实验前对方法的操作性进行检验。检验过程中，由高校档案管理单位内的技术人员输入某一名学生的姓名，点击检索界面中的确定操作按钮，当操作界面自动弹窗显示此名学生的个人档案信息后，即可证明此方法在实验中具有一定可行性。按照相同的操作步骤，对基于WebServices的档案数字化管理方法进行检验，当检验后得出设计方法与传统方法均具有可行性后，使用两种管理方法进行学生档案的批量录入。根据终端设备的现有存储空间，采用专业划分的档案信息录入模式。录入时，对接学生个人信息指定存储空间与硬盘，先录入电子工程系学生的个人档案信息，完成第一个专业学生信息的录入后，全选文件，进行录入电子文件信息格式的转换。完成上述所有操作后，录入建筑工程系学生的个人档案信息，按照上述操作进行录入档案信息的格式批量处理。在信息录入时，使用终端设备自带的计时器，记录每次操作行为从开始到结束的时间，并将最终记录的时间作为评价管理方法有效性的指标，即录入与格式转换处理的时间越短，证明设计的方法与校园档案数字化管理需求的匹配度越高。按照此种方式，执行此次对比实验，完成实验后，将对应的实验结果整理成表格，如表3所示。综合上述表3中的实验结果可以看出，使用设计的管理方法进行不同专业学生个人档案信息的录入与格式转换所需的时间均少于10.0s，而使用传统管理方法进行不同专业学生个人档案信息的录入与格式转换所需的时间均少于60.0s，即设计方法进行档案管理的耗时较低，综合管理水平较高，而传统方法进行管理的耗时较高，部分信息在格式转换中的耗时接近60.0s，可以认为在此种条件下，传统方法的管理界面可能存在卡顿或运行不流畅等问题。综上所述，得出此次对比实验的最终结论：相比基于WebServices的档案数字化管理方法，此次设计的档案数字化管理方法在进行学生个人档案处理时，操作相对耗时较低，整体过程较为流畅，即管理效率与综合管理水平较高，适用性更强。
三、结束语
文章对校园档案的数字化管理方法展开了设计研究，完成设计后，选择某高校作为试点院校，选择此高校当年招录学生的个人档案作为实验数据，开展对比实验。实验证明，设计的档案数字化管理方法在进行校园学生个人档案处理时，操作相对耗时较低，整体过程较为流畅，即管理效率与综合管理水平较高。但要真正将此方法在市场进行推广，还需要后续更大量的实验数据作为支撑。
作者:吴耿聪 单位:华侨大学华文学院
