养老保险制度改革人事档案管理浅析

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摘要：机关事业单位养老保险制度改革对高校档案管理工作提出了新要求，本文通过高校人事档案在人员参保数据采集和“中人”基本养老金核算过程中的重要性，分析高校人事档案中与养老保险制度改革相关材料的现状，提出新形势下高校人事档案管理工作的对策。

关键词：养老保险；基本养老金；高校；人事档案

引言

自2014年10月1日起我国机关事业单位工作人员进行养老保险制度改革以来，高校同步进行该项改革，随着改革的推进，在个人养老保险参保信息采集、视同缴费年限的审核和基本养老金待遇核定过程中，凸显了高校人事档案的重要和权威支撑作用。本文通过高校参加养老保险制度改革利用人事档案过程中遇到的问题，结合高校人事档案管理现状，对如何做好高校人事档案管理工作，发挥好人事档案的支撑作用以推进高校养老保险制度改革提出了对策。

1人事档案在高校养老保险制度改革中的重要性

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，是记载人生轨迹的重要依据，是不可替代的原始记录，起着凭证、依据和参考的作用，具有法律效用，具有概括地反映职工个人全貌的全面性、直接为现实工作服务的现实性、材料客观的真实性、随着职工工作生活延伸新的文件材料不断形成的动态性、人事档案的管理与职工的人事管理相统一即“档随人走”的流动性和机密性六大特点。

1.1人事档案是参保数据采集的基础

高校实施养老保险制度改革首先需要参保登记。在个人参保登记中，根据个人档案核定为事业编制后纳入参保人员范围，当前我国高校用人方式多种多样：有固定期限或无固定期限的事业编制、非事业编制（劳务派遣）、编制内或编制外的人事代理、劳动合同制用工等，同一个职工在高校工作可能在不同时间存在不同的身份。厘清改革启动时间点在编在职人员和编制内已退休人员名单后，根据个人档案采集参保人员基本信息：在职人员姓名、出生日期、人员类别、工资类别、参加工作时间、是否劳动合同制工人、工作间断时间、改革后职务（称）、岗位工资和薪级工资、参加机关事业养老保险试点和企业职工养老保险情况；退休人员包括参工时间、退休时间、退休类别、退休待遇等一系列的重要基础内容，这是一项精准、繁杂的工作。

1.2人事档案是视同缴费年限审核的基础

机关事业单位养老保险改革前参加工作，改革后的退休人员（以下称“中人”），达到法定退休年龄的中人，高校按照人事管理权限为其办理退休手续，执行基本养老金新计发办法发放养老待遇。这一过程中需要使用个人档案核定的事项有出生日期，参工时间，参工时间至退休时每段工作经历根据工作单位和单位性质、个人身份和用工形式、参加养老保险类型和缴费起止时间而核算的视同缴费年限。

2高校人事档案中与养老保险制度改革相关材料的现状

2.1反映某段工作或学习经历的档案存在缺失

2.1.1高校人员流动造成的档案缺失。高校的人才队伍建设影响着高校的可持续发展和竞争力。高校人才引进是师资队伍建设一项重要内容，高校为了引进高端人才，打破常规人事办理程序。当职工调动不再履行和原单位协议时，原单位为了维护自身的利益则采取不转档案等手段，出现人已离开原单位多年档案没有转到新单位的情况，一些高校对急需引进的人才在档案调不到的情况下，尝试新建或重建一份人事档案，这一做法不符合国家人事档案制度“一人一档”“档随人走”的要求，造成了“人档分离”“一人多档”等问题。普遍缺失的材料有知青下乡材料、民办教师材料、征兵入伍材料等，有些仅能从个人履历记载中获得这些工作经历信息，个人履历不能用来作为工作经历的权威佐证。高校在人才队伍建设的另一种常用的方式是吸引人才回国。20世纪90年代开始，随着我国放开对自费留学的限制等政策出台，自费出国留学人数呈现井喷式增长，由1990年的58.57%到2001年的90.57%，形成了公派留学为引领和自费留学为主体的留学格局，高校引进出国留学人员有利于高校建设高水平学科梯队和促进学术带头人的快速成长，但是，由于当年出国留学时不少人员特别是部分自费留学人员对档案管理意识淡薄，存在自己保管档案、档案遗失甚至档案记录失实等情况。根据国家相关政策规定，国外攻读博士学位的年限，获学位后回国服务国内计算工龄，即在视同缴费年限审核时认定为视同缴费年限，目前，有部分出国留学经历的教职工已到达退休年龄，由于档案缺失造成缴费年限核定困难。2.1.2高校人事档案管理部门收集过程中造成的档案缺失。在高校，档案工作普遍被认为就是收集、装订、管理等事务工作，许多高校人事档案管理与人事管理工作脱节，收集制度不完善，监督机制不完善。对归档后的材料缺少检查等相应流程，分散在人事管理工作过程中产生的材料缺乏，没有做到应归尽归，造成反映重要信息的档案材料缺失，如人员调动的材料、在职研究生的薪酬信息等。

2.2关键基本信息不真实

在养老保险参保基本数据采集、视同缴费年限审核的过程中，发现存在不同时期、不同档案材料上基本信息记载前后不一致，常见的有出生日期、参加工作时间、工作经历等。教职工的出生日期作为客观存在的自然情况，是唯一的，但在同一人事档案历次填写的材料中，存在年龄填报随意，跨月跨年甚至跨几年的现象，常见的有公历与农历混淆，或为入伍、招工、入团等根据需要填写出生日期。存在参加工作时间越填越早，工作经历也不尽一致的现象。

2.3存在单位认定不科学的现象

人事档案中存在没有严格按国家政策或对国家政策理解不到位进行的工龄认定情况，如临时工转正式工，不是同一个单位也认定临时工为连续工龄，又如教职工民办教师后招工，或读大学后录用为国家职工未继续从事原工作的，把民办教师工作时间段认定为连续工龄，且进行过工资套改，教职工已认定本人的连续工龄长度，导致在退休办理时对核定的视同缴费年限结果不认可，要求按以前单位的认定来核定退休待遇。

2.4人事档案归档分类不全面

目前，人事档案的内容一般划分为十大类，是工作人员各时期信息的原始存储器，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，起着凭证、依据和参考的作用。但在养老保险制度改革推进过程中，发现高校人事档案中有关养老保险档案如高校毕业生报到证、工资转移单、企业和劳动合同制工人基本养老保险缴费凭证等相关材料的缺失，造成“视同缴费年限”及“实际缴费年限”审核困难，增加待遇核定工作难度。2.5高校人事档案信息化建设落后我国高校人事档案管理的方式仍以人工操作为主，这种管理方式在需要大量查询检索时利用难度大，即是实现信息化，也主要是由高校人事档案室（科）一个部门应用的信息化，数据库系统信息不全，且没有建立与人事档案形成来源的其他处室的联接，这种信息化管理体现的是人事档案封闭式管理制度：管好、管死、管严格。信息化系统设计的思路没有考虑其他处室和职工对人事档案日益增长需求的便利化，这种建立在管理思维环境下设计的信息系统，信息不全面不准确，使用效率低下。

3新形势下高校人事档案管理工作的对策

3.1建立健全高校人事档案管理制度

3.1.1要健全档案移交制度。要进一步健全档案移交制度，确保人事档案传递的及时性、安全性，建立规范的人事档案收发登记制度和传递、查阅、接收制度，对不按程序转递的人事档案，尤其是自带档案要严格审查甚至拒绝接收，以保证档案的严肃性和保密性；建立对新入校人员的档案清查制度，认真清查简历中有记载而无档案支撑的材料归档，如招工、聘用、下乡、民办教师、赤脚医生等材料，注意教职工历次调动等人事文件归档情况。3.1.2建立健全档案归档和借阅制度。严格材料归档和使用各个环节，收集上要及时和完整，随着教职工工作、生活道路延伸，对新增的学历学位、职称职级晋升、工人考工、职务升降、延长退休、转岗、辞职、自动离职等应归档材料及时归档，全面、真实和立体地反映教职工成长全貌，加强与相关部门的沟通与合作，做到应归尽归。鉴别上遵循取之有据，整理上严谨科学，不破坏原始材料。借阅时注意档案安全，应有专人负责，完善登记与归还台账。

3.2重视高校人事档案管理队伍培训和管理工作

3.2.1重视档案管理队伍的建设。定期进行业务培训，提高管理水平，提高责任意识，人事档案管理工作绝不仅是档案信息的收集、更新与安全保护，培养具有开拓精神和竞争意识、知识面广、知识结构合理的专业人事档案管理人员，提高档案信息化管理的水平，在做好日常人事档案收集、填录基础上提高审核和鉴别能力和水平，使之更好地服务于高校人力资源管理和高校中心工作。3.2.2开展高校人事档案审核、沟通机制。建立档案审核鉴别制度，维护档案的真实性、准确性、完整性，这既是高校把好选人用人关的重要依据，又是养老保险制度改革新要求，有利于提升人事管理工作质量和效率。全面清查档案中存在的历史不清晰、档案缺失，出生日期、参工时间等不一致问题，并就审核情况与教职工本人沟通，最后的认定结果由职工本人签字确认，以确保信息准确与统一。档案审核作为一项专业性与政策性很强的工作，应严格按照国家有关政策执行，审核人员需要认真把握和研究不同时期国家政策，否则很容易在审核中出现误差，如2006年10月之前和之后对于出生日期的认定、国家职工在1979年之前和之后在普通高等学校本、专科学习时间是否为工龄的认定国家政策差异就很大。3.2.3加强宣传，提高教职工档案意识。从人事档案信息资料形成源头把控好档案资料质量，保证人事档案资料的严肃性，加强宣传提高教职工档案意识，按照组织人事部门要求，规范填写各类资料，不得涂改、虚填。人事档案承载着档案主体的情感寄托，某时间段档案的缺失相当于该时间段历史记载的缺失，将导致档案主体历史情感的缺失。在退休办理时，对于个人档案中出生日期前后记载不一致的情况，原则上按最先最早原则认定，在特定的情况，可提供原始户籍档案进行认定，目前普遍的做法是在教职工临近退休时进行认定的。到退休时以个人档案中记载的出生日期来确定法定退休时间，导致与该教职工在工作时间段的晋升，转干，考工等记载的出生日期不一致，甚至出现晋升职称（职级）的时间在按个人档案核定的退休时间后而不能按晋级后的职称（职级）享受退休待遇的情况，也给职工带来一定情感困惑。

3.3新增养老保险档案材料类型

随着养老保险制度改革深化，应该在个人档案中增设“个人养老保险材料”类型，主要用于收集工作单位调动等人事文件、工资转移单、企业或劳动合同制或试点期间的基本养老保险缴费材料，以及含有出生日期、参加工作时间、个人工作经历等的档案专项核定表，为视同缴费工作的审核提供依据。

3.4开发高校人事档案管理系统，从信息化迈向数据化

信息化时代，因为技术手段有限，对于高校人事档案中信息以数据的形式人为的录入人事信息管理系统，依靠关系数据库，为结构性文字描述。随着人工智能、大数据、云计算、VR技术等一系列新兴技术在经历了前期摸索式发展，并逐渐向各行各业下沉后，大可利用这些技术把高校人事档案在计算机世界进行全息重建，实现档案管理数字化，对已有档案和新增人事档案资料数字化。实现数字化核心——高效率，探索整合已有的信息化系统，如薪酬系统、人事管理系统、社保参保系统和养老金发放系统等，打破高校人事档案封闭式管理制度，增强资源共享意识和主动服务意识，通过信息技术与加密技术对整合的管理系统进行权限划分与加密，教职工通过登录管理系统掌握本人人事档案材料中记载的出生和参工日期等信息，及时消除由个人人事档案中记载信息核定的退休时间、连续工龄与本人认为的退休时间、连续工龄不一致的矛盾，消除退休人员心里上的落差，提高教职工的归属感、幸福感。

4结语

机关事业单位养老保险制度改革是加快推进社会保障体系建设、确保实现第一个“一百年”目标的重大举措，是贯彻党中央全面深化改革、全面推进依法治国的决策在社会保障领域的具体实践，高校人事档案管理部门要把握这一契机，创新高校人事档案管理工作，为机关事业单位的养老保险制度改革发挥数据支撑作用。

作者:陈建群 单位:中南大学