微模式在城建档案工作中应用

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【摘要】信息化时代背景下，将“微模式”应用于城建档案工作中，不仅能够提高信息资源的利用效率，为相关部门的决策和规划提供依据，同时可以提高城建档案管理的工作效率。在实践中，需要相关部门能够依托技术优势，突出城建档案信息的利用价值，落实有效的文化宣传和规划部署等工作。

【关键词】“微模式”；城建档案工作；应用策略

将“微模式”应用于城建档案工作中，是完善城建档案管理信息化建设的关键内容，包括档案资源的有序整理、信息化档案数据库的建设以及档案信息资源的利用开发等。在实践中，要求相关部门能够应用信息化手段和“微模式”的优势，研究在线提交、电子签章等应用和软件，提高城建档案工作执行和管理的效率，为城市的持续发展提供可靠的资源和信息保障。

一、“微模式”档案工作的基本概述

（一）“微模式”的定义。“微模式”是在“大模式”和“主模式”的发展基础之上，建立的一种微型的信息化通信发展模式。应用到档案管理工作中，“微模式”是指基于智能终端、社交媒体以及即时通信平台，所开发的一系列档案业务实现模式和信息交互手段。与大模式、主模式相比，“微模式”的操作可以在平板或手机等智能移动终端上实现。虽然平台规模相对较小，但是业务工作量却大幅增加，是信息时代的特殊产物。

（二）“微模式”档案工作的特点。“微模式”档案工作是大模式、主模式档案工作的补充，是基于信息时代产生的一种全新的技术形式和技术辅助手段，便于信息资源的发布或拓充。但通常情况下，“微模式”只能处理特定范围内的部分档案工作和档案业务，生命周期相对较短，无法对全流程的文件内容加以动态的输出和保存。而且“微模式”一般应用于移动智能终端，档案工作人员无须进行繁杂的数据搜集和线下的文件处理，工作效率获得升级。而且该工作模式还具有快捷、灵活和方便的特征。除此之外，“微模式”也积极地拓展了档案管理工作内容，包括档案传播的范围，档案信息利用和发布的手段等，使档案业务在不断外延的情况下，打破时空的局限，有利于共建全域、全类型的档案工作模式。在实际应用的过程中，“微模式”关注的是档案工作完成后，客户的交互性体验。甚至在条件允许的情况下，部分档案的管理和方案的执行，能够基于线上平台，由客户直接填写或提交，极大地增强了档案信息管理和档案工作的执行效率，也减轻了工作人员的压力。

（三）“微模式”的类型。从技术理论的视角来看，“微模式”的实现手段十分丰富。例如可以通过APP或相应的软件终端来刺激用户阅读，丰富用户的体验。将“微模式”应用到城建档案工作当中，一般是指城建微视频、城建档案APP以及城建档案微信公众号等。

二、“微模式”在城建档案工作中的应用价值

（一）推动城建档案工作的信息化建设。21世纪以来，随着我国进入信息化社会及5G技术的普及，各行各业都迎来了广泛的发展先机，整个社会也沉浸在数据交互和信息移动的生态场景中。基于此，将“微模式”应用到城建档案工作中，能够与时俱进地推动城建档案工作的信息化建设，使城建档案工作的内容更具有即时性和创新性，提高了城建档案工作的执行效率和管理水平。例如，充分运用web2.0技术、大数据处理技术、物联网技术等，构建全新的城建档案工作“微模式”，可以为市民以及城市建设者搭建更多元的信息交流平台和互助空间。一方面，满足了市民的基本诉求和美好愿望；另一方面，引导市民为城市建设者提供决策信息和决策依据。

（二）满足城市建设和发展的实际诉求。随着城镇化进程的逐渐加快，我国承建项目的空间分布也日益广泛，再加上建筑群体规模庞大，类型多样，城建档案也呈现出纷繁复杂的特征，不仅跟踪难度大，而且档案的管理周期也更长，这些特征要求城市建设者除了要做好档案的收集、信息的存储以及后续的应用工作之外，也应该基于信息化的手段，利用“微模式”，提高城建档案工作的互动性和信息化程度。例如通过搭建完善的档案信息公开平台或开发优质的移动终端，使市民能利用手机参与到城建档案的管理和系统搭建工作中，使城建档案工作的覆盖面积更加广泛，便于城市建设者了解市民的基本诉求和美好愿景。

（三）创新城建档案业务的处理方式。城市档案本身信息资源量十分丰富，而且构成较为复杂，及时性、现场性较强，需要城市建设者和档案管理人员能够积极做好业务处理等相应的工作，确保档案内容的安全存储和有效应用。尤其在“微模式”的支持下，无论是即时性强的城建档案资源，还是复杂的档案类型，都能够实现在线的信息传输和互动，使档案信息在安全存储的情况下，能够及时被披露出来，供城市建设者的科学决策以及市民的有效监督。这不仅在很大程度上创新了城建档案业务的处置方式，同时也拓展了其内容的覆盖范围，提高了城建档案的权威性。

（四）提升城市档案信息开放能力和交互能力。城建档案信息资源十分丰富，具有较强的开发价值和存储价值，而且权威性高、专业度强，一旦被恶意窃取或随意更改，很容易抹黑城市形象，甚至引发市民的不满。因此，将“微模式”应用于城建档案工作当中，可以补偿以往主模式、大规模开发中缺乏精细化管理的弊端，同时还能够提升城建档案信息的开放能力和交互能力，使市民、用户可以在任何场景或任何时间获取这些档案信息，并加以科学的利用。甚至在一些APP开发之后，市民、用户能够直接运用移动客户端对相应内容进行个性定制，实现大量信息的精准推送和主动发布，强化了城建档案信息资源的服务效率和资源应用效率。

三、当前城建档案工作中面临的挑战

（一）城建项目类型多，档案管理工作难度大。改革开放以来，随着城镇化进程的逐渐加快，城市的空间规模也日益扩张，各种各样的城市建设项目不仅数量多，类型复杂，而且分布范围也相对较广，在拉动城市经济的持续发展的同时，为城建档案工作增添了不小的压力。例如档案预审、归档以及监督执法工作都面临人员的缺失以及工作难度的激增。尤其近年来，城市在建设和发展的时候，智慧管控、文化休闲和绿色环保等理念被提出，客观上调整了城市项目的规划和产业结构布局。但与此同时，也增加了城建档案工作的技术难度和业务量。

（二）城建档案来源广泛，跟踪力度不足。我国城市的发展和变迁本身具有相对特殊性，再加上一个城市内行政管理单位管辖权限分工不同，导致城建档案的来源十分广泛，业务范围所涉及的内容也相对庞杂且具体，需要档案管理和工作人员多方协调。例如城建项目中，交通航运、文化旅游、商业教育、市政工程等项目包罗万象，而且后续还可能涉及建筑的扩建、新建等，使城建档案的内容需要不断更新，而且具有明确的分类。要求档案工作人员在进行归档和资源拓充的时候，要实施针对性和差异化的对待，跟踪、监管的难度大幅增加。而且一些前期形成的纸质档案很容易受物理环境的影响，被销毁或遗失，为后续的再次巡查和追踪带来了不小的难度。

（三）城建档案管理意识不强，监管效率低下。城建档案所涉及的项目内容十分复杂而且专业性较强，需要各企业单位以及项目主体的多方配合。但是部分参与承建的单位主体，如施工单位、业主等本身的城建档案管理意识和信息提交意识相对较弱，不仅不关注、不重视城建档案的程序化管理和信息化积累，而且在上交档案信息的时候，也存在敷衍了事的态度，使档案管理人员的业务协调工作变得更加复杂，档案的归档质量也难以得到保证。尤其针对一些编号规则、分类方法、文件构成各不相同的档案信息，因为其专业性相对较强，需要由专业的主体或单位进行信息的归档和上交，如果洽谈不到位，很容易导致关键信息的丢失或者被恶意篡改。

（四）档案管理人员流动性大，业务能力不足。虽然大多数城建档案工作交由专门的城建部门来完成，但是由于工作内容繁杂，而且业务量较多，需要招聘一定数量的兼职人员或派遣人员，这就为档案的积累、资源的拓展以及相关信息的归档带来了一些不可控的因素。兼职或派遣人员本身并不具备专业的档案管理能力，信息意识相对较差，流动性强，不利于一些连续性内容的管理或输出，归档工作的质量无法得到确切的保障。再加上一些档案工作人员业务素质相对较低，不具备一定的社交和协调能力。只是机械地进行数据上传和文件抄写等工作，导致后期档案在进行调取和再利用的时候，经常出现质量问题或安全隐患。

四、“微模式”在城建档案工作中的应用策略

（一）贯彻落实自动化开发和人性化管理的原则。城建档案“微模式”建设中，其业务实现的主要渠道在于移动客户端。运用这些移动客户端的主体，既包括城建档案的主要管理人员，也包括城建项目的建设者和承办人以及普通市民等。因此，“微模式”的城建档案工作，业务处置和信息交互内容应该具有便捷性。考虑到移动终端的特殊平台，在开发信息资源以及平台功能的时候，需要尊重用户的操作习惯和思维，使其感受到良好的使用体验，从而提高信息交互效率。例如，城建部门可以通过开发智能微视频终端、档案APP以及建立城建档案微信公众号的形式，使档案信息能够及时且准确地公布在平台之上，供用户的使用和对接，尽可能减少人工操作或人工干预环节所带来的信息误差或信息失真情况。除此之外，在档案业务功能的设计方面，需要确保档案处置工作进度和专业工作进度同步进行，例如大型城建项目的对接、招标、建设、施工到完善每一个环节，都需要对档案的跟踪和落实。

（二）依托技术优势提高城建档案工作的信息化效率。城建档案信息最终的归宿是服务于社会，促进城市的建设和发展。因此，要求城建档案工作人员能够依托先进的技术，打造城建档案的“微模式”体系。例如针对承接城建项目的主体或单位，在进行档案信息推送的时候，内容包括项目的起始时间、对接平台、参与主体、社会信息等，使每一位承建项目的相关利益主体，都能在有效的信息公开平台上，寻找到符合自身利益的内容，保障他们的参与度。与此同时，在处理城建档案业务工作的时候，档案工作人员需要向各类用户或主体，解答档案信息中与档案业务相关或政策相关的问题。例如档案预审和归档的时间段，信息披露的完整性以及个别城建项目顺利实施的进度等，使每一位相关的用户和主体都能够基于“微模式”平台，获得针对性的信息反馈。

（三）培养全社会的城建档案意识并做好文化宣传。城建档案工作的“微模式”客户端，是每一位公民参与生活消费以及文化娱乐和工作学习的智能平台，能够满足他们对档案信息披露的需要。因此，为了能够进一步提高内容的专业性和权威性，要求档案工作人员积极组织协调，确保相关责任人能够有效配合，上传专业的档案信息和数据。例如通过开发在线提交程序或电子签章业务，使参与城建项目的施工单位建设企业能够将工程的基本信息内容及时传输到档案管理部门的信息系统当中，要求格式规整，内容全面且信息不得有误。除此之外，档案管理部门还需要向全社会普及和宣传档案文化，使社会公民能够意识到档案管理是推动城市建设的关键步骤，只有确保档案信息的真实性、准确性和权威性，才能提升城市形象。同时，城市内每一位公民能够成为城建档案信息的采集者和传播者，利用线上反馈机制，向档案工作人员输送有用的城建档案信息内容，确保整个档案体系更加严谨科学。在实践中，要求城建档案工作人员，能够积极开展动态的业务跟踪和实时性的档案交互体系，例如针对一些隐蔽工程要实施预归档处理；对特定的具有专业性的文件，要实施提前验收，处理和验收的过程，需要监管单位全程监督，提高档案获取、归档以及后续应用的有效性。

五、结语

“微模式”在城建档案工作中的有效应用，不仅能够推动城建档案工作的信息化建设，也能满足城市建设和发展的实际诉求。在实践中，要求城建档案工作人员以及相关机构贯彻落实自动化开发和人性化管理档案的原则，依托技术优势，提高档案工作的信息化效率，做好档案文化宣传和培育的工作，从而为整个城市的规划和建设提供决策基础。

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作者:孙心湖 单位:乳山市建筑工程事务服务中心