城建档案电子信息化管理路径浅议

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摘要：本文从城建档案电子信息化管理内涵入手，讨论城建档案电子信息化管理的应用特点，阐述城建档案电子信息化管理问题，并提出如何提升城建档案电子信息化管理质量。

关键词：城建档案；电子信息化；管理

在城市化进程不断推进的背景下，相关规划和设施的完善显著提升了人们的生活质量。在城市建设的过程中，城建档案真实记录了相关活动的开展情况，后期需要对档案信息加以核实才能保证城市的健康发展。但是部分城市建设单位只重视档案的封存，档案利用率不高，档案信息的整合程度偏低，管理模式较为陈旧。随着电子信息技术的出现，可以让城建档案管理效率得到显著提升，以下进行相关分析。

一、城建档案电子信息化管理内涵

（一）城建档案相关概念

城建档案是在城市规划与建设过程中产生的信息资源，其主要形式包括文字、图纸、图表、声像、电子文件等，是一种具有记录性的历史资料，记录内容包括了城市自然面貌、地上和地下建筑物，比如房屋建筑、市政设施、城市管网、水文地质、风景园林、历史名胜等，整体看来，城建档案涉及管理、设计、科研与实施方面。城建档案电子信息化管理，是在国家档案行政管理部门统一组织与规划下利用档案管理平台对档案信息进行科学的应用和处置。这项工作具有系统性特点，并且贯穿于城建档案管理的始终[1]。

（二）城建档案电子信息化管理必要性

信息技术的应用，让档案管理工作具有动态化、网络化、数字化等特点，也对当前的城建档案管理工作提出了新的要求，以往的档案管理工作主要是档案管理人员进行手工操作，由于涉及的图纸与资料多、类型丰富、容易破损，所以管理效率偏低。在电子信息技术引入档案管理工作后可以对档案进行信息化的存储、统计、查询，便于档案信息利用与共享。因此，城建档案管理人员需要抓住时代的发展机遇，不断更新思想、创新工作方法，进而提升工作效率，最终为城市建设贡献力量[2]。

二、城建档案电子信息化管理的应用特点

开展城建档案电子信息化管理工作主要是对电子信息化技术加以利用并提取档案信息，因此主要表现出以下特点：

（一）存储形式的多样化

城市建设过程中产生了大量的纸质资料和图纸，关系着城市的运行与相关部门管理，以往的档案存储主要是收集实体资料，之后存放在档案柜中，容易出现受潮发霉、虫咬缺损，甚至水火隐患等问题，安全性不高。而城建档案电子信息化实现了在网络中存储，借助计算机技术、云计算技术与信息化技术不仅改变了以往的档案存储形式，让档案存储方式多样化，安全性还得到了提升。

（二）信息处理的准确性与及时性

城建档案不仅涉及内容多，还有着类型丰富的特点，如工程档案就包括施工管理文件、施工技术文件、施工过程资料、竣工验收文件等，在档案的利用中不仅要做好搜集与记录，还需要保证信息的准确性，这是由于档案中包括了部分价值较低的信息，如果在整个档案中进行查找难度大、耗时多。电子信息化系统在录入档案信息后可以对档案信息自动归档，经过数据处理模块对信息归类，进而降低了档案管理人员的工作量，只需要检索就可以获取档案信息或者对电子档案进行分类，自动去除低价值的信息，保证了档案管理工作效率[3]。

（三）档案信息的共享性

在城市化进程不断加快的背景下，一些城市在规划与发展中会借鉴其他城市的建设经验，这就需要进一步了解城市建设档案信息，不过实体化城建档案在借阅利用过程中会受到限制，也就是信息支撑范围有限导致信息共享程度不足，而电子信息技术的利用打破了地域限制，组建共享平台之后让信息的共享能力得到显著提升。

三、城建档案电子信息化管理问题

传统的城市档案管理方法重点在于资料的搜集和整理，而人工管理模式下耗费精力较多。与此同时，在以往的档案管理模式下容易出现档案损毁、丢失等问题，已经不能满足当前的城建档案管理工作需要。新时期信息技术飞速发展，而电子信息技术与城建档案管理的结合有效解决了以上问题，不过部分城市在城建档案管理工作中未能对信息化手段充分应用，可能会导致如下问题出现，比如电子信息类文件造成原始文件真实性以及完整性受到影响，而电子信息存储的过程中同样存在着木马、病毒等网络安全问题。此外，当前一些档案管理人员对信息技术应用不够充分，加之信息传输技术和数据库匹配性不足，从而导致电子文件的处理过程较为繁琐，需要完善管理系统，进行档案管理人员的技能培训。具体问题体现在以下几个方面：其一，创新与安全问题。在进行城建档案电子信息化管理时，需要实现与其他管理系统的整合，进而达到信息共享目标，因而需要档案管理人员创新思维，解决档案信息化建设中的各种问题，比如计算机网络自身存在缺陷、可能受到病毒攻击，再如档案管理人员不合理操作也会导致信息泄漏。其二，系统的建设缺乏明确标准。地方政府的档案管理体系较为复杂，存在多头管理与分散管理问题，还缺乏统一的管理标准，这也导致了城建档案信息化管理难度加大。其三，档案管理人员专业性不足。信息技术支持下的城建档案管理需要对系统运行与数据库管理熟悉，然而部分档案管理人员未能接受系统的培训，导致在工作中思想放松，信息化管理意识缺乏，对新的系统操作了解不足，所以如何培养复合型档案管理人才也是当前需要重视的问题。其四，专业设备支持不足。在城建档案信息化建设的初期，需要利用扫描仪将纸质档案转化为电子档案，不过这种扫描方式速度较慢，并且电子文档存储的过程中缺乏技术支持也可能出现文件破坏情况[4]。

四、提升城建档案电子信息化管理质量的相应措施

（一）树立档案信息利用服务理念

档案管理人员在实际工作中需要具有创新精神，掌握新时期档案管理的思想，并拓宽档案管理服务功能。档案管理部门也需要在信息化建设的过程中明确信息来源，促进信息共享，并且充分考虑用户的实际需求，由此拓宽服务内容、形式与范围，深入挖掘电子档案资源价值。此外，档案管理人员需要具备全新的服务思想，在实际岗位工作中认真学习网络技术、计算机技术以及数据库管理知识，扎实掌握电子文件管理技能，并且在工作中结合实际需求创新档案管理方法，由此推动档案管理工作的科学开展。

（二）明确城建档案电子信息化管理目标当前部分城市在城建档案信息资源共享方面还存在不足，一些档案数据未能充分满足社会发展需要，所以要对城建档案信息化建设科学规划，明确目标，实现和互联网技术的同步发展，助力城市规划建设。此外，为了减少资源浪费，在城建档案信息化建设的过程中也需要对外部资源加以应用，这样可以确保档案信息价值得到进一步提升[5]。

（三）建立城建档案电子数据库

对于城建档案电子数据库的建立来讲，由于涉及信息量大，操作与维护较为繁琐，所以对技术人员提出了较高要求，也要投入大量资金。为了加快推广信息化技术，在城建档案数据库建成之后需要做好维护工作，分析数据库建设所需的资金，并且对电子数据库的运行流程深入分析。为了完善信息化城建档案管理模式，还需要科学分配计算机等基础设备以及档案管理人员。在城建档案纸质文件转换成电子数据过程中，档案管理人员通过图像辨认、扫描、压缩、存档等信息化手段区分和管理好原始文件。此外，要想对旧版纸质城建档案的图片、音频等数据妥善处理，需要从档案信息的使用频率、价值等方面入手，由此进行格式转换和整理。为了便于用户查阅与利用，后续还需要建立更为全面的电子信息数据库，最终保证城建档案利用效率。

（四）加强电子文件的采集与总结

今后的城建电子档案管理过程中电子文件将成为主要形式，其中包括了电子文件信息、电子文件承载工具以及电子文件显示工具。建立城建档案电子信息化系统时，为了确保原始文件转化后的真实性和完整性，需要重点关注采集与汇总环节，最终实现系统的正常运行。在数字化城建档案信息数据存储和查阅过程中，为了提升电子文件可存取性、可使用性以及可理解性，也需要利用信息化手段进行内容与格式的转换，由此提升信息采集质量。此外，档案信息共享需要确保符合相关标准规范，所以必须制定相关规定，实现数据资料与部门和机构规定的统一，这样才能更加安全和便捷地进行信息共享。而电子文件内容也需要留有备份，由此统一电子信息化标准格式内容[6]。

（五）制定纸质档案和电子档案使用制度

在纸质档案转化为电子档案的过程中，档案管理人员不仅需要保证内容的真实性，还要避免资源浪费。此外，需要对电子档案利用制度加以完善，比如借阅纸质档案的过程中要求档案人员严格根据制度办理手续，要求借阅人填写信息。再如电子档案只能用于查阅，不得下载以及更改原始信息，要求档案管理人员坚持保密原则，通过信息化管理模式还能够对人员的查阅情况进行统计，进而通过多项措施确保档案信息的安全应用[7]。

（六）做好档案管理人员技能培训工作

根据有关规定，档案管理人员每年至少进行两次在岗继续教育，所以档案管理部门也需要系统地开展人员培训工作，使档案管理人员掌握信息化处理方法，熟悉信息化档案管理工作流程。与此同时，也需要拓展自身知识面，了解建筑施工知识，掌握施工程序以及各种文件材料，由此实现档案管理工作的规范化开展。在实际工作中，也要求档案管理人员定期自检、自查，并上报工作情况。部门领导也需要定期开展监督工作，一旦发现问题要及时纠正。

（七）建立档案信息查询系统

在城建档案信息化建设的过程中信息查询系统十分关键，需要不断总结信息整合过程中存在的问题，由此建立功能全面的操作平台，让操作平台和资料库联系性加强，便于用户利用信息查询系统获取信息。与此同时，由于信息查询系统的建立对城建部门软件开发提出较高要求，为了提升软件开发质量需要城建部门与专业软件公司加强合作，并根据档案管理实际要求引进软件，由此满足档案信息查询、管理等需要。此外，需要在保证信息查询质量的前提下进行信息的动态化更新。

（八）建立可追溯管理系统

城建档案的根本属性在于原始性与真实性，所以在信息化建设的过程中要建立可追溯管理系统，由此对文件生成、修改和使用进行真实记录，确保文件原始状态，进行可追溯系统设计的过程中也需要确保文件记录内容具有可用性，由此为下一步开展档案管理信息化工作打下基础。需要说明的是，建设档案信息化系统前需要保证电子文档内容的真实性，并且做好原始性界定工作。综上所述，在城建档案管理工作开展中，为了提升工作效率需要加强信息化建设，并且加强制度建设，做好人才培养工作，建立档案信息查询系统与可追溯管理系统，进而助力城市健康发展。

作者:李明伟 单位:大同市城建档案馆