城建档案的作用与特点
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摘要：城建档案是城市建设的重要产物，也是城市建设发展的见证者。它是城市建设管理工作的重要依据，为城市维护、改建、扩建提供支持，是城市建设编研资料来源之一，服务于社会各界。城建档案作为一项基础性工作，它满足当前城市规划、建设、管理、维护的需要，满足城市的改建、扩建和发展的需要，满足城市受灾后恢复、重建的需要。
档案工作是城市发展的产物，是城市建设的一项基础性工作，是城市建设不可缺少的一部分。在20世纪80年代，“城市建设档案”一词在我国才被确立。与此同时，城建档案馆也在全国各地如雨后春笋般建立起来，城建档案工作就此快速发展，这也是改革开放和城市建设的飞速发展为城建档案工作提供了难得的发展机遇。由于城市建设的综合性、复杂性，决定了城建档案工作涉及面广、工作量大，所以在工作中总会出现各种矛盾和问题，也无法回避在前进道路上会遇到各种困境，但无论什么困难和问题都无法阻挡城建档案工作持续发展的步伐。它是城市建设发展的需要，是现代城市科学管理的需要，是城建档案管理本身的需要，是优秀城市文化的重要组成部分。城建档案工作从来不是可有可无的，它是城市建设管理工作的一个重要组成部分，是为城市规划和建设服务的。没有完整的城建档案，城市建设改造工作就不能顺利进行；没有完整、准确的城建档案资料是一大隐患，会造成损失和浪费；没有完整的城建档案资料，会给地下管线改造造成困难。国家档案局第一任局长曾三说过：“要管好这么巨大的现代化城市，只靠几个知情人，不靠档案资料的科学管理工作，是不行的。”由此可见，城建档案工作不论是在城市发展初期还是在高楼林立的今日都是十分重要的。没有城建档案，城市建设改造就会浪费人力和物力，必然也会给城市建设造成混乱。尤其是地下管线和隐蔽工程，如果没有城建档案，只凭人的大脑记忆，靠某些人所谓的“活档案”，显然是不科学的，也是靠不住的。只有合理利用城建档案，才能够促进城市建设的健康发展。
一、城建档案在城市建设中的作用
城建档案是城市规划、建设、管理等活动的历史记录，也是真实记录，是城市建设的信息来源。它贯穿城市建设的各个时期，涵盖了城市建设的各个领域，所以它具有广泛的社会作用和社会价值。城建档案的作用是多方面的，主要体现在城市建设管理、城市维护、改建及扩建、城市建设资料的编研、利用服务等方面。
（一）城建档案是城市建设管理的重要依据
有了城市，就必然有与之相应的城市规划和建设，城建档案也就随城市建设而产生。城市化进程的不断加快，城市数量迅速增加，城市功能不断完善，城市规划、建设和管理已迈上新的台阶，作为城市建设活动直接和真实的反映，城建档案起到了经验积累的作用。城市中林立的高楼、纵横交错的道路、密如蛛网的地下管线、复杂的轨道交通等，要保证这些城市设施的正常运行，须加强城市的科学管理，而城建档案为城市的科学管理提供了信息支撑。城建档案在城市建设中产生，服务于城市建设管理，只有科学运用城建档案，才能更好地对城市进行科学管理，避免造成浪费和损失。因此说城建档案为城市建设提供保障，是提高城市管理水平的重要依据之一。
（二）城建档案为城市维护、改建、扩建提供必要支持
城建档案内容涵盖广泛，涉及市政工程、房屋建筑工程、地下管线工程、园林绿化工程等等。由于城市建设活动不断增加、城市现代化进程不断加快，城建档案的数量也迅速增长。城建档案是对国家和社会具有保存价值的各种载体的文件材料，是对城市进行维护、改建、扩建的重要依据和凭证；它对城市预防自然灾害的破坏及破坏后的恢复、重建工作有着重要作用，完整准确的城建档案是预防自然灾害、减少损失的重要信息资源。如果忽略城建档案的作用，就会给工程的建设和管理造成麻烦，甚至给城市建设造成麻烦和损失。总之，城建档案是城市规划、建设、管理和维护工作的需要，是城市维护、改建、扩建和发展的需要，是城市受灾后恢复、重建工作的需要。
（三）城建档案是城市建设编研资料的重要来源
城建档案作为城市规划、建设及其管理活动中直接形成的历史记录文件资料，它是未经任何人改动的原稿本，客观记录了城市建设、工程项目施工、重要业务活动、重要过程及结果，具有高度的原始性和最大的可靠性。因此，在进行城市建设编研工作时必然是重要资料来源之一，它能为编研人员提供原始性强、可靠性高的历史参考。并且城建档案也是技术发展和技术交流的重要手段，城建档案还承载着城市文化，是城市文化建设的重要资源，城建档案编研成果是文化产品，对城市文化的传承、发扬起着重要的促进作用。
（四）城建档案为社会各界提供利用服务
城建档案产生于城市建设的各项工作中，因此，为城市建设各项工作服务是它的本质。它服务于城市建设、服务于社会各界、服务于人民群众。城建档案是重要的城建信息来源，是真实的历史记录，它能为人民群众提供法律凭证及依据材料，切实维护广大人民群众的切身利益，同时为社会各界档案利用者节省时间、提高工作效率、节约经费。近年来，城建档案信息化不断加强，各地城建档案馆加快了城建档案信息提取，建立了城建档案数据库，实现了信息共享，为城市建设提供了必要数据、为有需要的人民群众解决了实际需求，明显提高了服务水平和服务质量，合理利用了城建档案资源，提高了城建档案利用工作的效率和水平。
二、城建档案的特点
城建档案作为专门档案的一种，与其他档案相比，有其自身的特点。城建档案的特点是多样性的，多样性是由于城建档案的定义与接收范围决定的。科学地管理城建档案，积极地开发城建档案信息资源，及时、准确地提供城建档案利用，为城市规划、建设、管理服务是对它的基本要求，也是衡量城建档案工作的重要标准。同其他档案相比，城建档案具有综合性、成套性、动态性、专业性等特点。
（一）城建档案的综合性
城建档案具有综合性的特点。城建档案是城市建设的产物，与城市规划、建设、管理工作密不可分。虽然城建档案属于科技档案中的一个门类，但接收范围涉及市政工程、交通工程、水利工程、房屋建筑工程、园林绿化工程、工业建筑工程、地下管线工程等，涉及城市建设发展的各个方面。由此可见，城建档案是由不同部门、不同专业、不同环节、不同内容在不同阶段形成的多种文件材料组合在一起的结合体。城建档案管理机构负责把分散在各个部门和单位的城建档案归集起来，进行统一管理，便于后期开发和利用。
（二）城建档案的成套性
城建档案具有成套性的特点。城建档案的产生具有连续性，保证资料的完整性是城建档案的基本要求。每一个项目的工程资料都是有着密切联系的，在整理立卷归档时，要维持工程资料的连续性，比如报告与批复、正本与副本、文件与文件之间都有关联性。城建档案的成套性是由建设工程的整体性决定的，一项工程对应一套完整的建设档案，城建档案立卷归档必须遵守文件资料之间的连续性和系统性，才能满足后期利用与服务需求。
（三）城建档案的动态性
城建档案具有动态性的特点。城市建设是经常性的，城市发展也不会停歇，永远处于动态变化中。这样，城市功能不断完善，城市面貌日新月异。城建档案是历史的真实记录，真实地反映城市的历史和现状。因此，随着城市的扩张、地下管线工程的完善、轨道交通的发展、园林绿化的丰富、城市道路的扩宽等变化，城建档案也跟随建设发展不断更新及补充，使城建档案及时、准确、全面、完整地反映城市地上、地下建筑、隐蔽工程等的真实状态，以满足城市规划、建设、管理、维护、资料编研的需要。
（四）城建档案的专业性
城建档案具有专业性的特点。城建档案的专业性从它接收内容、形成单位、形成过程不难看出。涉及的专业包括土建工程、装饰装修工程、安装工程、园林绿化工程、给排水工程等多个专业；城建档案形成单位也多是专业性较强的部门和单位；其形成过程是由这些专业性较强的部门和单位所进行的专业活动，包括对城市进行新建、改造、维修、扩建，是各个专业活动的真实的历史记录，反映了各个专业活动的过程和结果。
三、丰富馆藏内容完善馆藏结构
随着城建档案在城市化建设中作出自己应有的贡献，使得城建档案越来越重要，城建档案工作的地位也不断得到提升，它的价值得到了充分体现，也得到了社会的认可。近年来，城市数量不断增加，城市规模逐步扩大，城市建设的项目和内容日渐繁多，城建档案的数量迅速增长，加之档案的载体和形式发生了巨大变化，城建档案的范围和内容也应更丰富。为了充分发挥城建档案的作用，充分体现其社会价值和历史价值，城建档案人应该加强、加大对城建档案的收集，不断丰富馆藏、完善馆藏结构。俗话说“巧妇难为无米之炊”，没有丰富的馆藏作为基础，城建档案工作就难以开展。馆藏是城建档案馆存在和发展的重要条件，数量的多少和质量的高低直接影响城建档案工作的其他环节，影响整个城建档案工作的水平和质量。只有丰富的馆藏、完善的馆藏结构才能满足社会对城建档案的需求，才能使城建档案管理机构真正成为保存重要城建档案资料的基地和开发利用城建档案信息的中心，才能真正体现城建档案工作的重要价值。也只有城建档案馆藏不断丰富，档案资料的开发利用才能取得显著经济效益与社会效益。
四、引进专业人才
城建档案在发展过程中，也迎来了信息化。信息技术的发展使档案载体由传统的纸张形式逐渐被电子文件所取代，形成新的文件载体。电子文件作为一种新的载体形式，也同样给城建档案工作者提出了一系列新的要求，城建档案工作不仅需要城市建设有关专业的技术人员，也需要城建档案信息化、数字化建设工作人员，需要计算机管理、信息技术、软件开发等专业技术人员，还需要有一定研究能力和较强文字功底的编辑人员和具有声像拍摄、制作等技术知识的专业技术人员。为适应电子档案管理迅猛发展的需要，应招聘具有相关专业的人才，并对他们进行档案管理基本理论、管理环节、管理原则、管理方法及保护技术等知识培训，以适应电子档案管理的需要。在新形势下，城建档案事业面临着新机遇和挑战，城建档案管理机构应该加强与其他管理部门的联系和沟通，只有这样，城建档案管理机构才能及时把握城市建设信息，取得工作上的主动，为城市建设提供更有效地服务。也只有这样，城建档案管理机构才能有更好的发展前景，人力、物力才能得到更好的保障。城建档案管理机构应该把城建档案事业发展纳入规划，并需与城市建设同步协调发展，这样才能保证城建案事业积极健康发展。城建档案也要顺应现代化和信息化的发展，只有这样才能加快城建档案信息资源开发，才能提高档案管理和利用水平。同时也要加强人才培养与引进，不断提高人员素质。在新形势下，城建档案工作者还必须不断解放思想，打破传统观念，开拓新的服务方式，为城市建设各项工作提供优质高效服务。
作者:郭芳 单位:常德市城建档案馆
