城建档案管理的难点问题及对策

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摘要：新时代背景下城市建设速度和规模日益增加，以往的城建档案管理方式已经无法满足城市发展新的需求，两者之间差异日渐凸显。基于此，本文就城建档案管理中存在的难点问题进行分析，并提出了解决对策。

关键词：城建档案；管理难点；解决对策

一、引言

大力发展经济，是各个城市不断追求的目标。城市为了满足经济发展的需要，对基础性、商业性的建设需求日益增多，经济的发展加剧了城市化的推进[1]。但在发展过程中由于众多因素的相互影响致使城建档案管理存在较多的弊端，城市化发展飞快，许多建设工程没有完整的档案资料，不利于后期城市规划的可持续发展，在后续发展中做不到有据可依，建设项目运营情况无法得到完善的监督，城市的安全建设得不到基本的保障。一系列的问题深深地影响到城建档案管理工作的正常开展和完善[2]。

二、城建档案的内容

城市建设档案通常以规划图纸、声像、文字等科学技术性材料为媒介，记载着城市规划建设中所有的房屋建筑、公路桥梁、水电气热等设施的规划内容和详细建设情况，真实且细微地记录了一个城市的建设发展，有着重要的社会经济价[3]。

三、城建档案的作用

（一）城建档案是一个城市发展的凭证

经过长时间的材料累积形成了资料庞大、涉及门类较多、涵盖建设项目范围广泛的城市规划建设档案，为城市的建设发展历程提供了依据和凭证，对城市化建设管理有重要经济和社会价值[4]。城建档案以真实客观的科学技术性材料为依托，能精确全面地对城市化建设情况进行反馈，完整地记录了一个城市从无到有的全过程发展历史，对后续城市建设的可持续规划发展有着重要参考意义，对推进城市化有效的管理建设有提升价值，对后期建筑设施的安全运营和修缮起到监督管理凭证作用[5]。

（二）城建档案的服务功能

城建档案以其本身庞大的资料涵盖面和丰富的内容，能够满足各类需求者对档案内容的利用和查询[6]。城建档案分门别类的资源挖掘和分类进行的专题撰写有利于查询者对档案的合理利用和分析，不但增加了档案的信息流通程度，对城建档案的服务作用也起到很大程度的提升。“死”的城建档案变成了为众多查询者提供信息服务的“活”资料[7]。城建档案以其提供的资料信息查询服务在一定程度上对社会经济具有保障价值。

（三）城建档案的文化载体功能

文化是一个城市，乃至一个国家重要的软实力。随着我国经济的高速发展，文化的地位越来越突出。城市建筑是一个城市经济、社会和文化的象征，城建档案中记载着一个城市发展的历程与文化，也传承着城市文化，在推动城市经济发展和文化发展方面起到了重要的作用。城建档案中记载着城市建筑的风貌与格局，从中我们可以通过分析、对比看出一个城市文化的发展过程[8]。因此，城建档案可以作为城市文化的载体，记录一个城市文化发展历程，对研究城市发展和城市文化具有重要的指导意义。

四、城建档案管理存在的问题

（一）档案管理不规范

在城市建设和信息化高速发展的今天，城建档案的内容和形式越来越多，甚至每天都有大量的档案需要整理，而大多数城建档案产生部门却没有形成明文的档案管理的规范和规章制度。由于没有明确的规范和管理制度，不同的人员对于档案管理仅仅根据自己的理解进行，导致城建档案杂乱无章，无法快速地查阅[9]。

（二）档案管理人员少、业务素质偏低

城建档案在许多单位都没有专业的人员进行管理，有些单位不重视城建档案的管理工作，将一些即将退休的人员安排在城建档案管理岗位，而且只安排1～2人管理城建档案。大多数人员认为档案管理工作没有技术性，上升空间较小，没有对岗位人员进行专业的培训，导致城建档案管理工作人员的业务素质较低[10]。

（三）档案管理设施利用不充分

真正意义上的档案管理应该有专业的人员和基础设施作为支撑。在经济发展落后的城市中城建档案管理没有配套的专业设施，甚至连专门的档案室都没有。随着经济不断发展壮大，信息化、数字化的产品和服务进入到人们的日常生活中，许多经济发达的城市都有了专门的城建档案管理的库房，但问题是大多城建档案管理没有将设施的利用率达到最大化，有些单位甚至在浪费资源[11]。设施是档案管理的基础，但是必须将设施充分利用起来，才可以达到档案管理工作的真正目的。所以，提高档案管理设施的利用率是目前迫在眉睫需要解决的问题[12]。

（四）档案管理信息化程度落后，缺乏完善的管理体系

随着经济的快速发展和信息技术的不断进步，信息化已经开始在各个领域普及。然而，大多数城市城建档案的管理依旧采用传统的观念和技术，没有将信息化与城建档案的管理工作有效衔接，没有系统完善的管理体系，导致档案管理信息化建设落后，城建档案出现混乱、丢失、查找困难等问题[13]。

（五）城建档案管理法律法规不完善

城建档案管理工作关乎着整个城市的发展，目前由于城建档案管理相关的法律法规还不够健全，同时也缺乏监管部门的有效监督，无法形成一个完整的管理系统。另外，由于管理规范和监管制度的缺失，造成了城建档案管理工作进展缓慢，公众对城建档案管理工作的了解不够深入和专业。

五、城建档案管理现存问题的原因

（一）对档案工作的重视程度不够

随着城市化的不断推进和国家对城市文化的重视程度不断提高，城建档案工作在一个城市发展和管理中的地位越来越突出。归根结底，城建档案管理工作发展缓慢最重要的原因是单位及个人对城建档案管理工作的重视程度不够，单位没有对城建档案工作投入必要的人力、物力和财力支持。另外，档案管理人员对此项工作的重视程度也不高，认为这只是最简单、最轻松的工作，并没有真正意识到城建档案管理工作是关乎整个城市经济、社会和文化发展的重要基础性工作。

（二）档案管理制度执行力度不够

执行力是把相关政策落实到位、达到预期目标的关键因素，是有效利用资源，保质保量达成目标的能力。面对庞大的档案数据，工作人员需要提高自己的工作能力，按时保质保量地完成工作任务。管理制度虽然是一条条简单的文字，但真正落实到位就需要各级人员严格按照制度去执行。在城建档案管理工作中，工作人员执行力度不够，没有按照相关管理制度整理城建档案，没有充分地利用资源，一贯地用自己的习惯和经验去管理是导致档案管理工作无法高效完成的原因之一。

六、相应的对策

（一）重视档案管理，强化管理意识

城建档案管理是一份关乎整个城市发展的基础性工作，档案管理部门应该从思想和行动上都要重视城建档案管理工作。从利害关系中分析城建档案管理工作的重要性，加大教育宣传力度，提高各界对城建档案管理工作的重视程度，制定科学的管理机制和方法，强化管理意识。

（二）利用现代化管理手段

随着计算机技术不断地向前发展，数字化、信息化的管理模式在各个领域已经取得了显著的成效。现代化的管理手段不仅节省人力，还可以提高管理工作的准确性、长久性以及效率。城建档案管理工作可以通过以下手段实现现代化。一是配套现代化设备。配套现代化的设备是城建档案管理工作实现现代化的基础，增加先进的计算机设备，采用将纸质档案和数字信息相结合的方式进行档案管理。良好的计算机设备需要配套成熟且实用的档案管理系统和网络，因此，档案管理部门要定期检查系统和网络的安全性，保障城建档案管理工作安全、顺利运行。二是利用现代化管理手段。城建档案管理工作从资料的收集、整理、归档到提供利用等环节采用数字化的方式，从信息的录入到分类保存利用，计算机取代传统的人工记录，节省人力、财力的同时还可以提高城建档案管理工作的效率。

（三）加强城建档案管理人才团队建设

人才是国家发展的重要资源，在经济高速发展的时代，城建档案管理工作对工作人员的能力要求也在进一步提高。城建档案管理工作要求工作人员要有较强的专业能力，同时需要具备良好的职业素养。因此，除了提高档案管理人员自身专业能力外，还要加强团队建设，团队成员要加强合作，要把城建档案管理团队建设成勇于承担任务的复合型团队。综上所述，城建档案管理工作关乎着城市发展的每一段历程，传承着城市文化，是城市发展中不可或缺的一项重要工作，政府管理部门和城建档案管理人员应该重视该项工作，认识到其对城市发展的重要性。对于城建档案管理工作在发展过程中出现的一些问题，需要通过分析找出问题的症结，然后制定相应的对策加以解决。在档案的收集、整理、分类、归档、查询利用等各环节充分利用信息化手段，提高档案管理的工作效率，同时要提高城建档案管理人员的业务水平和综合素质，完善管理和监督工作的法律法规，使城建档案管理工作逐步实现信息化、智能化、规范化，保障城建档案管理工作健康、有序发展。

作者:吴昊天 左一禾 单位:成都市城市建设和自然资源档案馆