新时期行政事业单位会计档案浅析

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摘要:随着新时期社会格局的变化，我国行政事业单位工作的开展也受到一定程度的影响，只有及时推动行政事业单位工作的变革，才能使行政事业单位的工作在新时期更好地开展。而在行政事业单位改革的过程当中，作为行政事业单位经济活动资料的汇总，会计档案对行政事业单位工作的开展有着非常高的价值。只有加强对会计档案的管理工作，才能更进一步推动行政事业单位工作的改革与发展。

关键词:行政事业单位;会计档案;档案管理

会计档案属于行政事业单位的重要组成部分，是行政事业单位发展过程中由会计部门对本单位的经济业务进行核算与记录的图表、文字等资料的统称。只有针对我国目前行政事业单位会计档案管理中存在的问题进行改革，完善会计档案管理的相关制度，才能进一步提升会计档案管理工作的质量，充分发挥会计档案的作用。

一、行政事业单位会计档案的内容

在我国行政事业单位开展工作的过程当中，会计部门需要对行政事业单位经济信息资源的变动进行记录，而这部分资料汇总起来就成为行政事业单位的会计档案。作为直接反映行政事业单位经济变动的资料，会计档案是行政事业单位发展过程当中必备的重要资料之一，因此需要采取科学的措施进行规范化的管理，才能保证会计档案的规范性、准确性、完整性与有效性。从大致上来看，行政事业单位的会计档案资料可以分为会计凭证、会计报表与其他会计资料等三种类型，具体可以分为会计账簿、会计凭证、会计报表、财务会计档案与管理信息系统会计档案等多种类型。与其他的档案资料相比，会计档案存在三个明显的特点，就是形成范围广，类别相对稳定与外在形式多样。只有加强对会计档案的内容与特性的了解，才能更好地在行政事业单位工作的过程当中开展会计档案的管理工作［1］。

二、行政事业单位会计档案管理工作存在的问题

行政事业单位的会计档案是对单位内的经济业务进行记录的主要根据，对财务管理、资金绩效评估和责任审计等工作都具有重要作用。在实际工作中，虽然为会计档案管理提出有关规定，但是受到客观、主观因素影响，导致行政事业单位会计档案管理中还存在一些问题，无法保证财务工作的执行质量和水平。对行政事业单位会计档案管理工作问题详细分析，提升会计档案管理水平，是目前需要思考的主要话题。以下，在认知、制度、投入等方面的问题做出详细探讨。

(一)相关人员对会计档案管理工作的重要性认知不足

在我国行政事业单位会计档案管理工作的过程当中，相关人员的重视不足是影响会计档案管理工作质量的主要原因之一。从会计工作人员的角度来看，会计档案管理工作很明显是行政事业单位财务管理的重要环节，但大多数会计工作人员却认为会计档案管理只是档案管理工作的一部分;从档案管理人员的角度看，许多档案管理人员都认为会计档案管理与其他的档案管理并无二致，只需要完成档案资料的收集归档、保管调用等工作即可。正是因为相关人员对会计档案管理工作的重要性认知不足，才会在行政事业单位会计档案管理工作的过程当中出现这种“铁路警察，各管一段”的工作方式，从而导致会计档案管理工作的质量难以提升［2］。

(二)行政事业单位会计档案管理制度不完善或执行不严格

在我国行政事业单位开展会计档案管理工作的过程当中，有许多的行政事业单位都未能建立完善的会计档案管理制度。这些单位大多只是将会计档案管理工作作为财务会计工作或档案管理工作的一个部分看待，因此未能制定相关的工作制度;也有部分单位虽然制定了完善的会计档案管理制度，但却未能在工作开展的过程中严格执行。久而久之，就导致了许多行政事业单位的档案管理错漏百出，难以为行政事业单位财务工作的开展提供相应的支持。

(三)行政事业单位在会计档案管理工作方面投入不足

除了档案管理制度不完善之外，有许多行政事业单位在会计档案管理工作的投入也存在着不足，而这种投入不足则体现在两方面，分别是硬件设施的建设与软件管理的建设。在我国，许多行政事业单位的档案室仅仅只是一个偏僻的小屋子，而档案也仅仅是存放在一个简单的小柜子里，不仅没有进行信息化管理系统的建设，更是连最基本的防盗防潮等条件都难以满足;也有部分行政事业单位虽然硬件设施建设完善，但由于没有相应的信息化管理系统，导致信息化管理设施的建设也成为空壳，从而难以提升会计档案管理工作的整体质量。

(四)行政事业单位会计档案资料收集不全面

在部分行政事业单位开展会计档案管理工作的过程当中，档案资料收集不全面这一问题严重影响了会计档案管理工作的成效。有部分单位只重视对会计凭证、账簿、报表等资料的收集归档，却忽视了对会计文件资料与相关数据资料的收集与归档;也有部分单位在档案资料的收集方面加以重视，但却在会计档案资料从会计部门向档案管理部门进行移交的过程当中缺乏相应的管理，不仅导致会计档案资料的查找非常困难，而且也不符合会计档案的管理要求。正是因为这些方面的疏忽，导致了行政事业单位的会计档案资料收集不够全面［3］。

(五)行政事业单位会计档案管理工作不细致

在我国行政事业单位开展会计档案管理工作的过程当中，对会计档案管理的不严密也是一项非常重要的问题。在部分行政事业单位的财务部门工作的过程当中，虽然将会计凭证进行了集中的整理，但却未按照会计档案管理的要求进行及时的装订，或是在装订室未能按照时间顺序编制页码，从而导致档案管理部门的任务量出现了大幅度的提升;而在行政事业单位的档案管理部门，有许多的档案管理人员在工作过程当中未能按照档案资料的保管期限进行立卷归档，从而造成了会计档案资料的归档混乱的现象。除此之外，还有部分行政事业单位过分强调会计档案的保密工作，进而导致会计档案在档案室内长期存放，未能发挥其应有的作用;也有部分行政事业单位在档案销毁方面的管理存在缺失，导致许多超过保管期限的档案无人敢于销毁，进而使档案室内的会计档案越来越多，严重影响了会计档案管理工作的开展。

三、新时期行政事业单位会计档案管理工作的开展方法

随着我国市场经济水平的提升和信息化水平的提升，给会计档案管理工作提出更高要求。会计档案是各个单位内的主要资料，能详细反映出单位内的经济活动。基于会计工作实践分析，会计档案管理工作为财务管理中的主要部分，诶特别是在信息化社会发展下，导致会计档案管理工作出现很多问题，所以，要给出合理的解决措施。在此期间，不仅要加强对会计档案管理工作的规划和理解，完善会计档案管理制度，提升档案管理人员水平，还需要促使会计档案管理工作的信息化发展，确保会计档案资料的有效收集和归档，加强对会计档案的开发与利用。这样不仅能使会计档案管理工作更规范，予以质量的严格控制，也能提升会计档案工作的整体水平，以符合时代的发展需求。

(一)加深对会计档案管理工作规划理解

在我国行政事业单位开展档案管理工作的过程当中，会计档案管理工作这一内容由于其内容繁多且与单位经济状况有着直接的关联，因此对行政事业单位在新时期的发展有着十分重要的意义。因此，在行政事业单位的会计档案管理工作当中，需要行政事业单位的会计工作人员与档案管理工作人员之间加强协作，并且深入理解行政事业单位会计档案管理相关的工作规划与工作要求。作为行政事业单位的会计工作人员，需要严格按照国家政策与行政事业单位会计工作的各项要求开展工作，并且将会计档案所需的相关资料进行收集与整理，从而为档案管理人员的会计档案管理工作的材料收集提供相应的支持，同时提高自身会计工作的整体质量;而作为行政事业单位的档案管理工作人员，也需要在一定程度上加强对会计工作的了解，同时按照行政事业单位的发展需求与国家相关要求进行会计档案的管理。只有加强对相关要求与规划的了解，才能更好地提升行政事业单位会计档案管理的质量。

(二)健全并推动会计档案管理制度的强化落实

在行政事业单位会计档案管理工作当中，会计档案管理制度的不完善或实行不严格是一项严重影响会计档案工作整体质量的内容，因此健全并推动会计档案管理制度的强化落实，就成为行政事业单位会计档案管理工作的重点内容之一。在此过程当中，行政事业单位需要以我国财政部与档案局发布的《会计档案管理办法》为核心，并结合地方相关的规章制度与本单位工作实际，对会计档案管理的制度进行建立与健全。首先，行政事业单位应当建立完善的会计档案归档机制，明确会计资料的归档范围、归档程序、归档要求、保管期限与整理方法等相关要求;其次，行政事业单位还需要针对会计档案管理工作建立健全相应的档案保管与安全保密制度，同时明确会计档案管理的具体职责，并使用先进的技术手段对档案进行保存;最后，行政事业单位还应当根据会计档案管理工作的开展制定相关的工作责任制，并且对会计档案管理人员设立相应的奖惩措施，同时定期组织开展对会计档案管理工作的检查，使物质奖励、精神奖励与相应的处罚能够同步进行。只有健全会计档案管理制度，并将这一制度在单位内部强化落实，才能使会计档案管理工作的整体质量得到相应的保障［4］。

(三)提升行政事业单位会计档案人员素质水平

在行政事业单位会计档案管理工作的过程当中，会计档案管理人员的能力与素质直接决定了会计档案管理工作的质量，因此提升会计档案人员的素质水平就成为行政事业单位会计档案管理工作开展的重要环节之一。在此过程当中，行政事业单位首先需要面向社会招收同时具备会计方面能力与档案管理工作能力的优秀人才，同时加强对单位内部会计档案管理工作人员的全面培训，将会计档案管理知识与相关操作技能作为岗前培训与岗上培训的主要内容之一。只有加强对会计档案人员的培训，同时面向社会招收具备优秀会计档案管理技能的专业人才，才能实现会计档案人员整体素质水平的全面提升。

(四)加强行政单位信息化会计档案管理工作的质量

随着信息化时代的到来，信息技术对各行各业的影响也在逐渐提升，依靠信息技术，人们可以解决许多在以前需要耗费大量人力物力才能够完成的工作，如档案管理工作就是其中之一。因此，加强信息化会计档案管理方式的建设就成为行政事业单位在新时期的档案管理工作的主要目标之一。第一，行政事业单位应当加强内部信息技术系统基础设施的建设，并且根据本单位的工作模式开发相关的会计档案管理软件、会计档案资料库与会计档案管理工作平台;第二，行政事业单位应当根据会计档案管理工作的需求建立相应的信息化会计档案管理制度，并且在会计档案管理信息化的过程当中设置完善的经办、审批、备份等相关制度，提升会计档案管理工作的整体质量;第三，行政事业单位应当制定相关的信息化会计档案安全保护措施，提高对信息化会计档案的安全防护，借助信息化系统制定相应的内控制度与电子签名授权制度，未获得授权的个人或单位无权访问单位的会计档案资料;第四，还应当加强对信息化会计档案的借阅登记管理制度，将信息化档案的借出、移交等各个环节都进行明确的规范，才能更进一步提升行政事业单位信息化会计档案管理工作的质量。

(五)加强对会计档案资料的收集与归档

在行政事业单位开展会计档案资料的管理过程当中，加强对会计档案资料的收集归档也是一项非常重要的工作。首先，行政事业单位会计部门应当对会计资料进行及时的规范整理，将日常工作中产生的会计工作资料进行装订、封贴与盖章，之后按月份顺序装入相应的会计档案盒，并且逐样填写会计档案盒面上的内容;其次，在行政事业单位使用会计电算化系统展开会计工作的过程当中，需要对产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、系统日志等相关资料使用统一纸质进行打印，并且及时装订成册金鼎多备份、另外，对数据化的会计档案，需要工作人员定期进行检查与复制，避免因存储工具的损坏导致数据档案资料的遗失;最后，行政事业单位还需要加强对会计部门档案资料交接的监督，由会计部门定期将整理获得的资料移交至档案管理部门，并且认真办理每次档案移交过程的交接手续，才能更好地对会计档案资料的收集与归档工作进行管理。

(六)加强对行政事业单位会计档案的开发与利用

除了加强对会计档案的管理之外，推动会计档案的开发与利用也是行政事业单位在新时期会计档案管理工作的重要组成部分之一。作为直接反映行政事业单位经济业务状况的资料，会计档案不仅能够用于检查行政事业单位过去的经济活动，还能够为行政事业单位今后经济活动的开展提供相应的借鉴，或是解决一些遗留的经济纠纷等［5］。因此，会计档案的管理绝非简单地将会计档案资料进行收集归档，而是需要借助档案资料的留存，使其在合适的时间发挥出应有的价值。而在会计档案的开发与利用的过程当中，首先，档案管理人员应当为会计档案编制专门的案卷目录、专题目录、文号目录与索引目录，并且运用计算机系统对档案的目录进行快速的索引，确保档案调动工作能够迅速准确地完成;其次，行政事业单位应当对档案查阅利用手续进行严格管理［6－10］，将档案资料的借出、送还、移交与销毁等每个步骤都详细记录;最后，行政事业单位还应当借助日渐进步的信息技术手段，借助大数据网络对会计档案资料的分析，得出本单位的财务运行与预算执行特点与存在的不足，从而及早制订相应的预防对策，为行政事业单位今后的财务工作发展提供相应的帮助。

四、结语

在我国行政事业单位开展工作的过程当中，会计档案的管理工作有着十分重要的作用，不仅能够记录行政事业单位的经济变动情况，更能够为行政事业单位发展过程中遇到的问题提供相应的参考。在新时期的背景下，只有加强对会计档案管理工作的认知与落实，才能进一步推动行政事业单位工作的开展。

作者:陈梦非 单位:辽宁省沙地治理与利用研究所