创新档案管理制度与模式浅析

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在企业管理中，档案管理起着重要的作用，利用高效的档案管理手段可以实现企业各类重要文件的保存，让企业在市场竞争中取得重要优势。创新档案管理制度，健全档案管理机制，有利于单位与企业档案材料存储完整、真实，避免档案缺失、损坏，给企业造成不可挽回的损失。完善的档案管理制度可以提高档案资料的分享与利用率，科学合理地分配企业资源。现根据现阶段企业档案管理发展形势，以创新档案管理制度与模式为切入点进行探索与研究，为企业健全档案管理机制提供策略，希望对相关企业档案管理制度与模式的创新提供有价值的参考。新时期，完善健全的档案管理制度是提高企业竞争力的重要保障。在创新档案管理模式的过程中要建立各类档案制度，如材料归档制度、审查制度、保密制度、统计制度等。因此，创新档案管理制度与模式是企业可持续发展的关键环节，要依据实际发展情况进行科学合理的创新与探索，制定符合企业发展理念的档案管理模式，帮助企业优化资源分配与管理，提高其市场竞争力。

一、创新档案管理制度与模式的必要性

档案对企业有重要的作用，企业各个组织、团队、部门的运行都离不开档案管理。在社会经济的新的发展阶段，企业对档案功能的要求愈发多元化，使用范围也在不断扩大，这就让传统的档案管理制度很难与新时期下企业的发展相匹配。在市场竞争过程中，企业迫切需要创新档案管理制度与模式，提升档案管理效率，让档案管理制度更好地为推动企业发展服务。在档案管理发展阶段，无论是纸质档案还是电子档案，都有各自不同的特征。因此，在制定档案管理制度时，要做好明确分类，使档案管理制度与模式多元化。明确档案分类标准，为企业不同部门查找档案资料提供便利，节省人力和时间，是推动企业迎合市场经济发展步伐的必要历程[1]。

二、现阶段档案管理制度与模式存在的不足

1档案管理制度不完善

档案管理工作是各个单位、企业工作内容的重要组成部分，科学合理地制定档案管理制度，创新档案管理模式，及时录入档案与归档，是企业制定管理制度的重要依据。但从现阶段各个地方档案管理制度的制定情况可以看出，许多单位、企业在档案管理制度的制定上并不完善，没有高效、全面的管理规划，管理模式与措施比较陈旧。首先，档案管理制度的制定多集中于各类档案的共同存储上，没有依据实际情况做好分类，也没有针对企业发展现状制定合理的管理计划，管理措施不具有针对性，目标性不足，严重影响企业档案采集工作的精准性与真实性，混乱的档案搜集更让档案在存储上缺乏完整性。其次，档案管理制度不完善主要是因为管理人员对档案认识不足，许多企业或单位在对档案的管理上都侧重于保存，而忽视了档案的利用与分享，缺乏档案在借阅等方面的制度，导致档案管理存在很大风险，制约档案的管理效率与档案的利用率[2]。

2档案管理执行力低，落实不到位

现阶段，档案管理模式的创新还处于探索阶段。随着我国对企业分类改革的深入，档案管理的需求与档案的功能也在不断增多，极大地增加了档案管理的烦琐性。档案管理制度与模式落后，或者执行力低，落实不到位，现有的档案管理制度无法与新时期信息时代的资源相匹配，会对企业的业务项目和发展规划造成不利影响。档案管理涉及的方向比较多，如人事档案管理、企业资源档案管理、开发项目档案管理等。从宏观角度看，档案涉及一个企业或单位的各个方面，档案管理制度落实不到位会严重影响企业的正常发展，降低企业竞争力，甚至会给企业造成不可挽回的损失。

3档案管理建设配套设施缺乏

随着企业在社会经济竞争下的不断发展，档案管理工作的重要性不言而喻，档案管理制度与模式需要创新，档案配套设施也要不断引入新型设备加以支撑。然而，在实际管理应用阶段，与档案管理相匹配的技术设施依然存在较多问题，影响着档案管理工作的水平与质量。首先，随着科学技术、信息技术的发展，传统的纸质档案已经衍生成为电子档案、影像数据档案、语音档案等需要信息技术支撑的模式，但新型设备的引入并没有部受到重视。为了节约投入成本，部分企业或者单位采购的计算机系统和配套设施相对落后，硬件更新不及时，导致设备缺乏安全性，在档案存储上无法兼容或者容易造成病毒入侵，档案内容丢失的现象时有发生[3]。其次，虽然一直倡导大力开发与创新档案管理模式，但许多企业与单位依然趋于形式化，只在口头上落实档案管理制度的创新与模式的改变，在具体实施阶段并没有花时间和精力构建全套档案存储与管理数据库，资源收集不全面，数据分级加密不完善等问题依然存在，新型系统设施没有安全的防火墙系统，这些问题都会严重制约档案管理制度的执行与落实，同时埋下较大的安全隐患。

三、创新档案管理制度与模式的原则

1完整的档案管理制度与模式

首先，档案管理制度与模式需要具有高度的完整性，如此才能全面掌握企业所需要的各个方面的信息。要迎合时代发展，不断完善档案在存储上的更新力度，在收集、分类、归档、存储等方面做到内容详细准确、真实性高，并结合企业发展方向，依据实际应用阶段的需求做好档案内容的调整与填补，完整性高的档案管理制度与模式才能依据实际情况为企业发展作出贡献。其次，档案的记录需要与时俱进，填补的内容要具有企业代表性，信息数据要科学合理，高度契合现阶段企业发展需求，这样才能让档案管理制度与模式在不断创新中符合其完整性实施原则[4]。

2标准的档案管理制度与模式

强调档案管理制度与模式的标准化，是创新档案管理制度与模式的重要原则。首先，依据国家及地方各级政府对档案管理实施的法律法规标准执行，在有法可依的前提下，做好档案管理工作，确保档案管理在执行上的标准化。其次，在档案管理中强调的标准化需要建立在企业行之有效的整体管理体系下，保障档案管理人员在管理的各个环节中都能依据企业或者单位整体制定的标准流程执行，规范的档案管理才能有效提高管理质量与效率，确保企业档案信息的完整性与准确性，确保档案内容的真实性。

3服务性的档案管理制度与模式

档案管理制度与模式的创新原则之一就是为企业或者单位提供服务，是企业整体发展阶段真实性与历史性的展现。因此，具有高度服务性的档案管理制度与模式是档案应用的基础保障，是企业查询各类信息的重要基础，是做出科学合理决策的真实体现，具有服务性的档案管理制度与模式能够有效提高其在应用阶段的重要价值[5]。

四、创新档案管理制度与模式的探索

1提升档案管理人员专业素养

依托信息技术的不断发展，为确保档案管理制度与时俱进，要不断提高档案管理人员对工作的认知度，提高管理人员工作水平，提升其专业技能，企业要紧随时代发展轨迹对管理人员进行有针对性的培训。首先，档案管理人员需要认识到创新管理制度与模式的重要性，改变传统的档案管理理念，摆正工作态度，提升服务意识。其次，强化档案管理人员的专业素养，提高其专业技能，针对现阶段在档案管理过程中遇到的问题有规划地做出相应的培训措施，让管理人员在面对问题时懂得如何运用正确且有效的方法做出调整与处理，提高管理的专业性，提升办事能力。同时，在管理人员的培训上，要定期组织各个企业开展大型的学习交流会，总结先进的档案管理经验，互相取长补短，将总结的经验运用到实际管理工作中，提高档案管理水平。最后，由于档案管理制度与档案资源有着密不可分的关系，因此，要提升管理人员的专业素养，使制度与资源内容相统一，并进行科学合理的资源分配，针对存在的缺点与不足，及时做出调整，提升档案资源的利用率[6]。在档案管理制度的完善与执行阶段，管理人员有着不可替代的重要作用，只有不断提升管理人员的专业技能，才能让档案管理制度与模式得到创新，并不断发挥其重要作用。

2档案管理制度与模式不断趋于社会化

我国对档案管理的重视比较晚，导致档案管理制度缺乏科学合理性，管理全面性不高，需要在新时期下不断地探索与研究，总结经验，才能实现管理制度与模式的创新。从现阶段档案管理的实际工作中可以看出，许多企业在档案管理制度的制定与规划上还过于片面，往往只是单一地根据自身发展与生产需求制定档案管理制度，导致企业在资源上缺乏共享，以及对相关制度的沟通等，制约着档案管理制度与模式的创新。因此，针对这些问题，企业需要将档案管理制度与模式实现社会化建立，在创新中充分展现社会融合度，依据社会经济发展趋势和需求改变档案管理模式，调整不符合时代发展的相关制度，并将社会经济可持续发展的相关内容融入档案管理制度中，确保管理制度与模式可以促进企业可持续发展，提高档案管理的利用率与实用性[7]。

3提升档案管理制度与模式的信息化水平

传统的档案管理与存储经常会出现“弃档”现象，其根本原因在于传统的档案管理模式较为落后，管理制度缺乏科学合理的规划，在档案资源收集、分类、存储上无法为企业带来参考价值，导致其在应用中没有发挥作用，从而导致“弃档”现象的发生。而随着我国科学技术、信息技术的不断发展与进步，档案管理工作同样可以依托信息模式，将管理制度与信息技术相融合，促进档案管理实现现代化与信息化发展目标。利用现代化信息技术，不断提高档案资源在企业中的应用效果，提升档案价值，调整管理人员的工作方式，提升其工作效率[8]。同时，企业需要借助高科技信息技术的融入建立档案管理系统，将各类生产与发展所需要的资源不断录入系统中，通过管理人员统一化的资源管理，实现档案资源信息的高效搜索、利用、分享与提取等，同时对不准确的信息及时更正，实现跨区域性、网络化的共享模式。信息化档案管理模式比传统纸质档案管理模式的安全性更高，容易查找、分类、整理、存储，对促进企业管理工作更有实用性，是未来创新档案管理制度与模式的长期发展方向。

4更新档案管理制度与模式理念

随着信息技术在档案管理中的广泛应用，档案管理制度与理念也要紧随创新的步伐，好的管理理念是创新的重要支撑。只有不断提高对档案管理理念的认识，才能实现档案管理制度与模式的创新。如果档案管理人员在管理机制与模式上缺乏创新意识，即使为档案管理配备最先进的信息技术设施与软件系统，也无法实现档案管理制度的创新，更无法使企业更好地发挥服务功能。长此以往，管理模式会变得没有执行力与公信力。因此，在档案管理机制上，管理人员的思想有着重要的作用，其要不断树立正确的档案管理思维，调整正确的机制内容，多元化融入不同管理模式，不断建立与社会、经济发展相符合的创新意识，这样才能使档案管理工作更好地为企业建设提供帮助与参考，更好地体现出档案的价值。充分发挥信息化建设在档案管理中的作用，重视新型档案管理机制与模式，为实现新时期档案管理制度与模式的创新打下扎实基础[9]。综上所述，在新时期发展背景下，传统的档案管理制度与模式已经无法适应时代的发展，单位与企业在社会发展形态下不断创新，档案管理制度与模式更需要创新，才能使企业实现长效、稳步发展。在创新阶段要实现档案管理制度与模式的创新，就要从运行制度的不足与问题出发，在创新过程中针对问题制定合理的解决措施，提高档案管理的效率和质量。加强档案管理服务意识，落实档案管理制度，摒弃陈旧的档案管理思想，推动档案管理制度与模式的标准化、信息化发展，从而不断提高企业在市场竞争中的资源优势，提高企业的整体实力。

作者:王洪民 于静 单位:德州市公路事业发展中心