财务信息系统环境高校内部控制优化

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摘要：对于高校内部控制而言，信息系统建设是单位层面内部控制的重要内容，也是提高内部控制有效性的重要技术与环境保障。从高校已经开展财务信息系统建设这一现实情况出发，聚焦财务信息系统环境下高校内部控制优化问题，以A高校为主要的案例研究对象，探讨财务信息系统对高校内部控制建设的优化路径，对高校内控体系和财务信息系统建设提出具有针对性的建议，以期为高校充分运用现代财务信息化技术手段加强内部控制建设提供借鉴。

关键词：高校；内部控制；财务信息系统

在信息化快速发展和数字赋能的管理时代，高校财务信息系统的建设对内部控制的促进作用日益凸显。加强财务信息系统建设，可以提高内部控制嵌入信息系统的深度与广度，进而促进内部控制效率和效果的提升；同时，可以通过强化内部控制的要素效果，促进内部控制目标的实现。在此背景下，深入认识和理解高校财务信息系统对内部控制优化的意义和作用机理，是一个亟待研究的重要问题。

一、高校财务信息系统建设对内部控制的提升价值分析

信息化时代，内部控制是一个围绕管理数据采集、分析和应用展开的动态活动。通过内部控制建设，结合高校现有的信息化建设成果，将经济活动中涉及内部控制的主要流程进行梳理和嵌入，可以实现经济业务与内部控制之间的有效融合。同时，在各个业务信息化系统融合时，加入风险控制相关指标，可以减少人为操作风险，提高经济活动办理效率和风险防控效果。高校财务信息系统主要包括预算管理信息系统、财务收支管理信息系统、合同管理信息系统等。上述内容对于相关内部控制都发挥着促进作用，具体分析如下：第一，预算管理信息系统对内部控制建设的促进作用。将全校预算均纳入系统之中，实现校级预算编制、执行监控考核等功能，预算内容全覆盖、编制执行全流程的管理，使得预算从申报、编制、下达、执行、调整的全流程科学化、规范化，符合内控要求。利用信息化，对提升预算管理工作效率和质量、加强内部控制具有重要意义。预算管理信息系统实现了预算信息及时传递与共享以及对预算性质进行监控，对执行结果进行分析利用，可以更好地提高预算控制管理。第二，财务收支管理信息系统对内部控制建设的促进作用。运用信息化手段，可以构建高效率的收入、支出审批管理流程，并通过用户角色和审批权限的合理划分、配置与嵌入，有效降低收入支出的管理风险。同时，利用信息化手段，可以及时掌握全校收入、支出情况，分析数据，为学校管理决策提供及时、全面的数据支持。第三，合同管理信息系统对内部控制建设的促进作用。相对于以纸质合同为媒介线下审批传统合同管理方式，信息化手段把合同管理流程化，构建了高效率的合同审批、合同执行、合同管理全流程权限控制体系。一是提高合同审批、合同管理的效率和质量。同时，利用信息化手段，合同的各项信息获取、分析更为高效。二是信息化手段的运用实现合同管理全生命周期风险管理。以纸质合同为媒介的时期，高校无法做到对所有签订的合同进行集中管理，也无法对执行情况进行统一监控，而合同管理系统能够实现合同管理各环节摘要：对于高校内部控制而言，信息系统建设是单位层面内部控制的重要内容，也是提高内部控制有效性的重要技术与环境保障。从高校已经开展财务信息系统建设这一现实情况出发，聚焦财务信息系统环境下高校内部控制优化问题，以A高校为主要的案例研究对象，探讨财务信息系统对高校内部控制建设的优化路径，对高校内控体系和财务信息系统建设提出具有针对性的建议，以期为高校充分运用现代财务信息化技术手段加强内部控制建设提供借鉴。关键词：高校；内部控制；财务信息系统规范化，有效地降低了合同履约的风险。

二、财务信息系统环境下A高校内部控制的主要优化路径设计

财务信息系统建设对高校内部控制的基本优化思路为：财务信息化建设应有效结合单位内部控制要求，在现有财务信息化系统建设的基础上，有计划、有步骤地根据业务管控重点，逐步将经济活动及其内部控制流程嵌入财务信息系统。重点梳理预算、收支、资产、采购、合同、基建项目等各项经济业务流程，将内控环节和关键风险管控点嵌入到财务信息化建设中，形成内控体系建设和财务信息系统保障一体化，构建“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的内控体系。

1.预算管理信息系统对高校内部控制的优化路径

 A高校预算管理信息系统以项目库为基础，将全校收支均纳入系统之中，预算管理信息系统与财务核算系统无缝联接，支持财务部门、职能（主管）部门、业务部门、校级领导等多个主体参与到全面预算管理过程中，各司其职完成各自任务，使预算工作更符合内控要求。财务部门主要是编制“一下”预算控制数，编制预算草案表、确定每个预算项目的“二下”预算批复数。业务部门主要是负责本部门自身的预算申报。相关职能（主管）部门，主要是因部门特殊职责功能而主管某块学校事务或经费，其涉及业务跟预算编制有联系，需要该部门审核参与。将学校发展性专项以项目库的方式管理，项目先由申报部门申报，再由业务主管部门及校领导进行审批，最后由财务部门审核后履行规定程序列入年度预算序列。综上，通过预算管理信息系统可以有效促进相关内部控制的优化。其优化路径与作用主要体现为：促进预算编制程序规范、方法科学、数据准确，符合高校发展规划目标；建立内部预算编制各部门或岗位的沟通协调机制，确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息；根据部门的职责和分工，对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达；规范内部预算追加调整程序，发挥预算对经济活动的管控作用；根据批复的预算安排各项收支，确保预算严格有效执行；系统自动生成项目执行数，实现预算申报、下拨、执行的分析监控，促进建立预算执行分析机制。

2.财务收支信息系统对高校内部控制的优化路径 

对财务收支业务的管理结构和业务的主要环节进行梳理，将收支业务关键环节和风险点嵌入相应的财务信息化系统。第一，收入业务控制以缴费平台模块为重点。A高校的收入范围比较广、收费项目多、归口部门多、管理难度大，每年的学费、住宿费收费工作任务也比较繁重。缴费平台将学校所有的收入项目整合到统一平台进行集中管理，将收入的流程、标准、要求等多方面统一起来，符合内控的要求，降低内控风险；缴费平台通过对接学校的招生、考级等业务系统，数据共享，实现业务系统自动缴费；通过对接非税及税务等电子票据模块，实现自动开具电子发票；通过缴费平台与银行对接，及时传递数据，实现智能对账；通过缴费平台设置细分缴费项目，设置好收入科目，利用智能凭证自动生成财务会计凭证，实现智能入账；通过缴费平台与国库对接，实现自动上缴国库。借助缴费平台收费工作实现了从业务发起、自主缴费、自动开具电子发票、自动对账、智能入账、自动上缴国库的全流程信息化。第二，支出业务控制以预约报销模块为重点。A高校通过预约报销等模块，将支出经济业务内部控制的主要流程嵌入系统，利用预算模板控制等信息化手段，加强支出预算的管理和控制。预约报销系统将所有支出业务梳理分类设置在预约报销系统集中管理。预约报销模块主要包含日常报销、暂借款、合同付款、酬金等；项目在预约系统实现实时预算控制，防止超预算现象的发生；预约报销系统与资产管理系统、合同管理系统等进行对接，数据共享，实现业财融合，协同联动发展，优化校园服务；预约报销系统和财务核算系统、无现金支付系统对接，实现财务入账智能化，实时结算。综上，通过财务收支信息系统可以有效促进相关内部控制的优化。其优化路径与作用主要体现为：信息系统可以杜绝收入、支出管理中各种漏洞，使收入、支出管理更加科学、规范。各项收入集中由财务部门归口管理并进行会计核算，岗位职责清晰，不相容岗位相互分离，严格执行“收支两条线”，做到收缴分离；缴费平台对接了微信、支付宝、银联，实现多种缴费方式，方便快捷适应现代信息化的发展；通过和各业务部门信息系统的对接，实现业财融合；通过信息化手段，实现财务收支业务入账智能化，大大提高了财务人员的工作效率和核算的准确性；明确支出报销流程，确保经济活动的各项支出符合规定；优化了财务人员的工作方式，缓解报销排队问题，提高工作效率及财务管理服务水平。

3.合同管理信息系统对高校内部控制的优化路径 

合同系统内部控制涉及合同签订、合同执行、合同归档管理三个方面。A高校根据学校的合同管理办法，对原有的合同流程进行梳理、优化和改进，将内控环节和关键风险管控点嵌入合同管理系统中，形成科学规范的业务流程，借助信息化手段对合同进行科学化、规范化管理。合同管理信息系统实现合同管理在线导入、线上审批审核、合同支付、合同查询、到期提示、合同归档与台账管理等功能。在合同签订阶段，业务部门经办人在系统中录入合同名称、经费来源、合同履约期限、付款计划等相关要素，并将合同主体内容和辅助材料上传，各审核部门按照各自的审批要点进行审核。合同签订后合同管理系统会自动生成台账，根据合同约定的付款计划，提醒经办人付款。经办人在合同系统根据付款计划发起付款，跳转到财务预约报销系统进行结算，财务部门处理后的会计凭证号回填到合同系统。收付款数据、质保金数据等在财务系统和合同系统之间自动同步，无需人工追溯。根据合同的类别，设置好印花税的税率，自动导出印花税缴纳的电子文件进行纳税申报。合同管理系统还具备归档管理查询功能，并对合同执行效果进行分析统计。此外，合同的变更通过补充合同实现。合同管理系统引进了对异常事项的提醒功能，可以起到风险预防作用。综上，通过合同管理系统可以有效促进相关内部控制的优化。其优化路径与作用主要体现为：完善合同管理机制，明确了合同管理归口部门，统一管理，确保合同制定与合同履行规范，减少违约风险；加强了对合同订立的管理，明确合同订立的范围、条件和审核流程；对合同履行情况实施有效监控；定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理。

三、财务信息系统环境下A高校进一步优化内部控制的保障措施

财务信息系统建设使高校各项经济业务流程规范化和程序化，通过财务信息系统建设构建高效率的权限控制体系，可以提高内部控制管理的效率与质量，有效提高办事效率和监管水平，为高校管理、控制、决策提供服务。财务信息系统环境下A高校进一步优化内部控制的保障措施：一是根据学校发展愿景制定财务信息化战略规划，在充分调查研究、科学分析预测和广泛征求意见的基础上进行财务信息化系统顶层设计，确保学校内部控制制度的有效落地执行，防止制度流程和内部控制系统“两张皮”。二是加强财务信息系统和业务信息系统的深度融合，促进财务信息系统对内部控制的作用，消除信息系统碎片化、孤岛化，实现系统之间的互联互通，提高经济活动办理效率和风险防控效果。三是构建财务信息分析平台模型，对财务资产历史数据进行分析和挖掘，建立科学的、全面的评价体系，将学校战略落实到行动中，对行动计划进行有效的监控，并对实施效果进行全面的评估。四是加强财务信息化基本能力建设，重视财务信息化专业人才队伍建设，不断提升财务人员信息化素养和能力，培养提高财务人员利用现代信息技术收集、整理、分析问题的意识、习惯和分析解决问题的能力。北京教育

参考文献：

[1]罗泳江.高校财务业务流程分析与改进策略—以C大学为例[J].财经界,2020(28):209-212.

[2]彭婧.数字化背景下会计基础工作规范研究[J].中国总会计师,2021(9):164-165.

作者:宋美彦 单位:中国音乐学院财务管理中心