高校项目合同管理问题与对策浅析

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摘要：合同管理是高校基建项目管理中的重要组成部分，完善的合同管理能够充分保障高校基建项目合同双方的利益，减少因建设工程合同而产生的纠纷，加强高校的基础设施建设。基于此，本文简单阐述了基建项目合同管理的意义，探究了高校基建合同管理的问题，并提出了健全合同管理团队、完善合同管理机制、精细化管控合同专用条款、加强合同履行过程管理、重视合同后评价、加快推进合同信息化和协同化管理等方面的合同管理对策，以期提高高校基建合同管理水平。

关键词：高校基建；合同管理；信息化建设；协同化管控

随着高校基建规模日益扩大,基建项目逐渐增多,发包方和承包方之间因建设工程合同而产生的纠纷也越来越多,许多发包方和承包方因协商不成而走上诉讼程序。这虽然在一定程度上折射出发包方和承包方的维权意识的不断增强,但同时也暴露出高校基建合同管理方面存在诸多问题。不少学者和基建管理部门同行都对高校基建合同管理进行了研究,大部分研究结果强调从基建管理人员素养、组织架构、日常管理等方面加强合同管理[1],实现建设项目合同有效管控。笔者结合自己在基建部门从事多年项目管理的实践和积累的经验,从合同管理团队、合同管理机制、合同管理过程、合同专用条款等方面,开展高校基建项目合同管理策略的探讨。

1基建项目合同管理的意义

基建项目合同是发包方依据国家现行的相关法律法规,为完成特定的建设工程,以书面协议形式将建设工程发包给承包方,并明确相互之间的权利和义务关系的协议,书面协议包括协议书、通用条款和专用条款三部分。合同管理除了要对承发包双方签订的施工合同内容策划、签订、履行、变更、解除、终止、争议解决等开展有效管控外,还包括对合同登记、备案、归档及合同执行效果评价等实行全过程管理。建设工程合同明确了建设项目的质量标准、工期目标、造价成本和安全控制等重要指标,是承发包双方顺利开展工程建设、如期实现建设项目既定目标和解决争议的法理依据。因此,合同管理是基建项目管理的重要组成部分。

2高校基建合同管理问题

2.1合同管理岗位缺失,复合型人才不足

当前,随着“双一流”高校创建的不断深入,部分高校的教学科研设施远不能满足学科发展的需求,因此许多新增校园基建项目正陆续推进。虽然近几年我国基建管理工作在项目施工质量和进度控制方面取得了一定成绩,但在合同管理方面还存在一定的不足,具体表现为以下两点。一方面,基建项目涉及的工程类相关专业较多,对应的基建合同专业性较强[2],而高校给予基建管理部门的人员编制少,没有设置专职合同管理岗位,更没有懂专业技术同时精通合同法方面的复合型人才。另一方面,在日常工作中,高校很少组织相关专业技术人员参加合同法律法规层面的知识培训,缺少与同行在合同法律法规和诉讼争端方面的交流学习,合同管理能力和管理水平难以适应现代项目管理需求。

2.2合同管理机制不完善

基建项目有大有小,有新建、改扩建还有维修项目等。各项目情况不同,合同形式、内容不同,合同风险也不尽相同,这就需要完善的合同管理机制的支持。维护学校合法权益,防范与控制合同风险,是高校基建合同管理的核心。尽管学校层面制定了合同管理办法,但各基层单位在合同管理方面的实施细则和部门规章制度有待进一步完善,如合同策划、起草、会审、审批、签订、履行监督、归档和评价等方面缺少具体实施细则和规章制度。

2.3缺乏对招标文件合同专用条款的深入研究

大部分高校基建工程项目是通过公开招标采购来确定承包商的,招标文件中有合同协议书、通用条款和专用条款。无论建设工程施工合同,还是总承包合同,通常都引用国家通用合同格式,如住建部最新版的《工程总承包合同（示范文本）》。《工程总承包合同（示范文本）》由合同协议书、通用合同条款和专用合同条款三部分组成,其中通用条款和专用条款是一一对应的。但在项目采购过程中,高校仅仅依靠招标代理机构提供样稿,对专用条款中的具体内容缺少研究分析,有的条款空白,有的条款简单空洞；尤其是关于合同承包范围、具体项目风险识别、验收质量标准、材料质控细节和日常管理要求等方面缺乏认真分析,以致专用条款表述模糊,难以发挥实际效用。比如在总承包合同中,对总承包提供的设计文件是否需要发包方复核建筑功能后再提交施工图审查、开工前哪些申报工作由发包方办理、哪些工作由总承包办理都未做具体说明,以及不可抗力方面的范围宽泛、风险等级界定不明确、合同的专用条款与通用条款序号不符、约定内容不明晰等。因此,高校基建部门的合同管理人员要加强对招标文件合同专用条款的深入研究,避免专用条款表述模糊而造成后续施工中发生索赔事件。

2.4对合同履行过程的监管不力

《中华人民共和国合同法》规定,合同当事人应当按照约定全面履行自己的义务。合同履行是合同管理中非常关键的一项工作,但在高校基建工程项目开展过程中,质量缺陷、工期延误、造价争议、设备型号规格不符、材料品牌不符合招标要求等问题时有发生。这一系列问题都反映出合同管理人员对合同履行过程的监管不力。

2.5忽视合同后评价

合同后评价是指合同管理人员对项目合同签订情况、履行中执行情况和管理效果进行的综合分析评判。但在实际工作中,对于施工企业来说,项目完工往往就意味着一切任务的结束,因此,合同后评价常常遭到忽视,成功的经验和失败的教训往往被束之高阁,难以对后续项目合同管理起到助力作用。

3提升高校基建项目合同管理水平的对策

3.1健全合同管理团队,提升合同管理水平

随着“双一流”高校建设项目的陆续开展,高校基建项目逐渐增多,合同管理难度也随之增大,建设一支专业相对齐全、人员稳定、执行能力强、技术水平高、合同管理意识强的合同管理团队势在必行。因此,高校基建管理部门应高度重视合同管理部门管理岗位的设置和人员的配置,在特殊情况下,可采用外聘方式引入合同管理人员。高校基建管理部门要保证合同管理人员熟练掌握和运用建筑行业相关法律法规,精通合同业务,熟悉工程技术、造价和财务、审计等相关业务知识。同时,高校基建部门要加大对合同管理人员的综合能力培训,如建筑业相关法律法规、合同管理理论知识、合同风险管控等方面的业务培训,与兄弟院校基建部门开展校际交流,取长补短,进而有效提升合同管理水平,保证项目合同管理工作的高效运行。[3]

3.2完善合同管理机制

除了打造专业的基建合同管理团队,建立相应的合同管理机制也是进一步规范合同管理、防范合同风险、维护学校利益必不可少的一项工作。高校基建管理部门要结合本单位基建项目管理的实际,制定项目合同管理实施细则、合同管理流程和相应规章制度。合同管理部门要重点做好以下工作：明确合同管理岗位职责；把合同起草、联合会审、审批、签订、履行、纠纷处理等方面的管理制度上墙,保证合同管理人员依章办事；建立重大合同巡查制度和责任追究制度；积极开展内部合同管理绩效评估,必要时邀请审计、财务等部门人员参与评估工作,接受审计部门的监督。

3.3精细化管控合同专用条款

建设工程施工承包合同专用条款内容较多,包括发包人与承包人条款,工程名称和范围、施工准备条款,施工组织设计和工期、工程质量和检验条款,价款及支付方式、材料及设备供应、竣工验收与结算条款,违约责任、保修责任条款等。专用条款内容是承发包双方合同洽谈及签订的重要基础,也是指导后期施工、解决双方纠纷的法理依据。合同管理部门需要对专用条款进行审查和认定,确保条款符合相关法律法规,明确承发包双方的权利、义务、责任[4]；必要时逐条斟酌、认真研究,在通用条款基础上进行细化,力求专用条款表述清晰、没有歧义。同时,合同管理部门要根据合同金额大小,分级组织联合会审,“三重一大”项目必须报送学校层面组织法务评审。

3.4加大对合同履行过程的监管

合同履行过程的监管属于动态管理。[5]合同管理部门要深入施工现场,做好合同交底工作,并将合同管理制度、重点内容、风险内容以书面形式分发给相关单位,让合同承包方了解高校在合同管理方面的要求,从而认真履行合同。合同管理人员要加强对合同履行过程的实时监控,根据具体项目制定合同监管信息登记表,按照一份合同一张表的原则收集和整理各类施工资料及数据,全面登记合同履行中的纠纷及处理情况,详细记录项目合同履行中的突发事件,及时向校方上报重大合同纠纷事件,切实做好合同履行和监控工作。

3.5及时做好合同后评价工作

项目完成后,合同管理部门要及时开展合同后评价,全方位地评价合同签订情况、执行情况和管理成效,认真分析合同履行中遇到的纠纷问题,对积累的经验进行总结。基建管理部门应组织高校采购中心、财务、审计等相关单位人员参加合同后评价工作,评价内容主要包括合同项目概况、质量、工期、造价、文明施工和安全、环境保护和水土保持、项目单位履责情况、存在的合同纠纷类型、处理过程与结果等方面。相关单位应采用定性和定量方式对评价内容进行分析总结,为下一步在合同管理过程中制订有针对性的解决方案、降低合同风险等积累经验。

3.6推进合同信息化管理

合同管理是一系列与合同有关的管理工作,包括从合同谈判、签订、履行至合同终结的全过程形成的所有资料的管理,如合同文本、补充协议、可行性研究报告、承包人资质材料、会议纪要、验收文件、往来函件、数据电文、合同纠纷处理裁定判决、合同登记备案归档等与合同有关的材料。面对如此庞大的信息资料,高校合同管理部门必须采取信息化管理手段,建立以合同管理为枢纽,连接立项报批、投资控制、进度管理、洽商变更、招标采购、财务决算等节点的一体化智能业务平台[6],打造基建项目管理信息系统,加快智慧校园建设,推进合同信息化管理平台的搭建。

3.7推进合同协同化管理

基建项目合同管理是一个复杂的综合过程,涵盖技术、经济和法律法规等方面的内容。尽管项目合同管理任务主要由基建部门承担,但造价审计和资金支付等关键工作却由学校其他职能部门承担,多部门的联动、协同是不可避免的。因此,基建管理部门应在校内推进基于校园网络平台的多部门协同化管理,实现合同管理的全方位、全过程协同。

4结语

综上所述,为确保基建项目顺利实施,有效降低合同风险,实现预期投资目标,为“双一流”高校的建设提供充分保障,高校基建管理部门必须充分认识到合同管理的重要性,不断健全合同管理组织架构,完善合同管理机制,加强合同全过程动态管控,积极做好项目合同后评价。同时,高校基建管理部门要加快合同管理信息化、协同化管理平台建设,进一步推进合同管理现代化。

作者:沈清平 单位:安徽理工大学校园基本建设处