医学院校教学管理系统的建设探思
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[摘要]随着我国高等教育迅速发展，全国范围内“双一流”建设的深入推进，新疆医科大学进入了高质量内涵式发展的新阶段，这既是提高综合实力的良好契机，同时对教学管理也提出了更高的要求。文章主要采用问卷调查法和访谈法，总结教学管理系统建设过程中取得的进展，探讨基于SMODA理念的医学院校教学管理系统的建设与应用，并对发现的问题、未来发展规划进行了思考和探索。新疆医科大学教学管理系统正在稳步发展和持续优化中，下一步改进措施将从对教学管理系统的建设、教学管理人员的技能素养、系统管理制度、信息共享机制、系统发展规划等方面继续努力。旨在实现教学管理的规范化和精细化，能够更好地服务于广大教师和学生，稳步提升学校医学人才培养质量，助力学校实现教学及管理的综合效益和高质量内涵式发展。
[关键词]高质量内涵式发展；医学院校；信息化；教学管理系统
信息化建设水平的高低体现着一所高校的办学水平、学校形象和地位，借助信息化平台能为高校的可持续发展提供动力支持[1-2]。高校教学管理系统的建设和完善不仅可以提高教学管理工作的精度和效率，缓解相关教学管理工作人员和一线教师的繁琐工作压力，同时对高校“双一流”建设、形成高水平人才培养体系、培养一流人才有重要意义。因此，本研究旨在探讨基于SMODA理念的医学院校教学管理系统的建设与应用，将对加快信息化建设的进程、不断优化和提升教学管理系统服务水平、助力学校实现教学及管理的综合效益和高质量内涵式发展具有重要意义。
一、医学院校教学管理系统建设的必要性
教育部《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》指出，以教育信息化带动教育现代化，破解制约我国教育发展的难题，促进教育的创新与变革，是加快从教育大国向教育强国迈进的重大战略抉择。到2020年教育管理信息化水平显著提高，信息技术与教育融合发展的水平显著提升。高等教育信息化是促进高等教育改革创新和提高质量的有效途径，是教育信息化发展的创新前沿。绿色、安全、文明的数字校园基本建成，其中包括教学、科研、教师、学生、财务等管理信息系统的建设、数据共享与使用，信息化环境下教学业务组织与流程创新。要提升教育服务与监管能力，大力推动教育电子政务，提高教育管理效率，优化教育管理与服务流程，支撑教育管理改革与创新。要加快学校管理信息化进程，建立电子校务平台，加强教学质量监控，推动学校管理规范化与校务公开，支持学校服务与管理流程优化与再造，提升管理效率与决策水平，提高办学效益。利用信息化手段提升学校服务师生的能力和水平[3]。随着我国高等教育迅速发展，全国范围内“双一流”建设的深入推进，对高校教学管理也提出了新的要求，与此同时，医科类院校的教学管理存在临床医学类专业招生规模大，教学点分散，学生在校学习课程较多，单门课程授课教师多，教师、教室、实验室、临床见习场所等共用情况较多，附属医院同时参与本科教学的情况，使得医科类院校教务管理工作相较其他院校更加复杂。因此，不断探索医学院校信息化教学管理系统的建设，在应用中根据需求不断优化和完善是我们亟待解决的问题和需要持续坚持的一项重要任务。
二、教学管理系统建设取得的进展
（一）基于SMODA理念的教学管理系统整体设计
随着高校教育教学改革和我校高质量内涵式发展目标的提出，以往购买和正在使用的产品化教学管理系统（不附带服务定制化）已不适用于目前的发展需求，因此，应针对教学业务管理发展和教学管理平台技术发展趋势，基于SMODA建设理念，并结合学校现状，制定教学管理系统整体设计，有计划、有步骤、演进式地推进系统建设。SMODA(service，manage，optimize，develop，apply）是“以服务教学需求为目标，以流程化管理为规范，以优化管理流程为切入点，以自主研发（或联合研发）软件为技术支持，以应用实效为检验标准”的关于“如何构建学校信息化教学管理体系”的理念[4]。新疆医科大学于2019年购买了新的教务管理系统。“以服务教学需求为目标”:在以人才培养为中心、服从于教育发展需求的基础上，梳理现有教学业务，制定教学管理系统整体设计，并结合现有信息化管理系统，发掘新需求，提出优化方案。“以流程化管理为规范”：制定了以信息化流程管理业务规划，系统根据权限把控流程节点，责任到人。“以优化业务流程为切入点”：在系统使用过程中及时与软件方沟通，优化现有流程，完善线下业务至线上管理。“以自主研发（或联合研发）软件为技术支持”：提出结合医学教育教学管理特点，通过教学管理人员和专业设计人员协同合作的方式，联合第三方对系统进行技术研发，共同搭建符合我校自身特色的教学管理系统。“以应用实效为检验标准”：教学管理系统建设初期，通过问卷、调研会的形式广泛征求教务处各科室教学管理人员、各学院及附属医院教学管理人员意见。教学管理系统上线以来，定期了解全校各部门、教师、学生的使用情况、收集意见建议，将使用实效作为检验系统的标准。
（二）搭建教学管理系统平台，保证数据安全性
学校于2020年10月初步完成平台部署，涵盖教学管理、学籍管理、教学质量管理、学生工作管理、大学生创新创业管理、实践教学管理、教学资源管理、教职工管理、新生管理、系统管理等10个模块，共计292个项目菜单。教学管理系统优先采用B/S架构，运行于Unix、Linux等高安全性操作系统之上[5]，优先采用Java开发语言构建的系统，方便系统间的融合和互通。另外系统支持当下主流的浏览器，例如微软Edge、谷歌Chrome、火狐Firefox等，同时支持PC端、移动端同时访问。数据库服务器部署校内云平台，通过安全审计、漏洞扫描、防火墙等方式减少大量客户端攻击，有效保护数据安全。
（三）持续优化教学管理系统建设
学校于2020—2021学年第二学期、2021—2022学年第一学期对新教学管理系统进行了试用。试用期间根据教务处和各学院教学管理人员的使用情况以及自身工作经验，与系统工程师充分沟通后提出需求；与此同时，通过访谈、收集基层教师意见的方式两次征集全校教师对系统建设的意见和建议，整理归纳成76份需求文档，不间断地对教学管理系统的29个功能模块进行优化升级。例如，在优化教学进度表模块功能方面提出的需求有：教学进度数据展示、教学进度表与排课数据联动、教学进度填报简化、教学进度表界面展示细化、教学进度表三级审核模式、教学进度表与雨课堂系统数据对接、教学进度表中新增主讲教师选项等。
（四）培养精通信息化教学管理的创新团队
围绕“技术赋能高等教育发展”的思路，分层次、分步骤逐渐培养精通信息化教学管理的创新团队。信息化教学管理创新团队主要由教务处相关科室教学管理人员、学院教科办教学管理人员和教研室秘书共同组成。一是以教学管理整体发展为目标，定期组织教务处各科室参加教学管理系统的培训和研讨会，截至目前共组织18次培训和研讨会。二是组织各学院教科办教学管理人员、各教研室秘书参加教学管理系统的培训，截至目前共组织4次培训。三是建立QQ、微信教学管理系统信息交流群，搭建使用者交流分享心得经验的平台，对使用者进行业务指导和应用实效调查。四是在系统每个功能模块初次使用时，由技术工程师现场指导和协助教务处相关教学管理人员完成。五是制作教学管理系统操作手册，详细说明每一个系统模块的功能和操作流程，并根据系统升级优化实时更新，根据主管课务的教务科老师对系统和业务的了解，详细说明在系统操作时的常见问题、解决问题方法以及其他注意事项等。
三、信息化教学管理系统存在的问题及解决方案
（一）进一步加强校企合作，不断优化教学管理系统
目前，新教学管理系统已上线运行，优先上线保证教学运行功能模块，如课程管理、教学任务、排课管理、教学进度、调停课申请、选课管理、成绩管理、学籍管理、班级管理、校内教师管理、教室借用管理、毕业审核、学位审核、等级考试、评教统计等，仍有部分功能模块处于未启用、待优化状态，如教材管理、工作量管理、毕业论文管理、实习管理、实践教学管理等。教学管理系统是采用产品+定制化模式，首先在了解产品实现功能的前提下，由教学管理人员和专业设计人员根据学校现行业务及长远发展，共同协作对现有产品进行二次开发。有部分现有的模块逻辑不适用于我校教学管理业务，需要进一步优化，如实习模块，医科类院校实习不同于普通本科院校，涉及临床实习基地管理、科室轮转、实操成绩等内容，需要根据学校特色定制开发。因此，学校需加强与第三方公司的合作，进一步加强教学管理人员与系统工程师的沟通，以及教学管理人员与各学院教师之间的沟通；同时探索更多的培训模式，例如教学管理人员“走出去”培训、学习、观摩，技术工程师“走进来”，进入教室、实验室、实习基地等了解医学教育的特点等。研究和探讨现有功能模块的优缺点，取其精华去其糟粕，结合我校教学特色，不断优化教学管理系统建设。
（二）提高教学管理人员的技能素养，完善激励机制
作为一所医学院校，大部分教务处教学管理人员和学院教科办教学管理人员都属于医学专业教师，信息化管理理念和技能方面缺乏专业训练，在一定程度上影响了教学管理系统的建设和发展，例如管理人员在与系统工程师沟通时无法精准提出自己的需求，导致设计的功能模块达不到预期的效果；系统使用者在操作系统时存在操作错误、操作生疏、操作混乱、不会操作等现象。同时学院教科办教学管理人员及各教研室教学秘书人员变动较大，更换的新人需要对系统重新熟悉学习，在这期间不免会出现工作衔接漏洞，直接影响教学管理效率。因此，学校需加强教学管理人员信息化管理培训，定期举行教学管理系统专项培训，设计教学管理系统使用经验、信息化技术等内容的培训和分享，提高信息化水平和相关素质能力。对一些信息化专业要求较高的岗位，学校给予一定的支持，引进信息化专业型人才。制定出台相应的激励机制，激发教学管理团队的主动性和创造性，减少教学管理岗位人员的变动[6]。
（三）加强制度建设，构建信息化系统管理闭环体系
目前学校未制定相应教学管理系统的管理制度，没有细化各职能部门的职责。校本部及各附属医院教师较多，而教学管理人员较少，使得教学管理工作更加复杂。如果没有一个具体的管理制度和职责规范，不清楚对某个时间节点该由哪个主体去完成系统内的信息处理任务，则会降低教学管理系统的使用效率。因此，需以流程化管理为规范，制定教学管理系统的相关制度，明确教学管理系统流程中每个节点的功能和权限，细化职责范围，完善审批流程。教学管理人员需与时俱进，加强制度学习，深入领会制度内涵。对于教学管理系统与现行制度存在冲突的功能，需要及时提出修改意见，并提交管理部门做出详细改进说明，同时与系统工程师进行沟通，对修正的功能模块进行调试，确保系统新功能正常，加强与不同权限使用者应用体验交流，完善教学管理系统[7]。
（四）打破“信息孤岛”，确保信息共享机制
随着网络技术的进步，任何一个系统都不仅仅是一个独立的个体，需要与不同平台之间实现信息的互通和共享。教学管理系统在实现基本教务管理功能的同时，还需承担实现人机交互、信息互通、数据存储等任务[5]。教学管理系统部分数据需通过读取校内其他部门系统数据获取，如学工系统、人事系统及房产系统等，但系统数据提取过程未实现自动同步功能，可能造成统计数据出现偏差。因此，教务处应加强各职能处室之间、各二级学院之间的沟通协作，通过信息资源的交换，统一数据源头，实现数据资源共享。同时在使用系统业务流转过程中提出优化建议，完善系统运行机制，方便各部门通过系统提高工作效率，更流畅地处理学校事务，从系统中快速获取所需数据，实现高效人机交互及更灵活的大数据储存分析。
（五）创新教学管理，建立教学管理系统发展路线图
目前学校的教学管理系统处于初步使用时期，有大部分的业务工作还处于线下的手工操作阶段，使得教学管理人员的工作繁重，效率低。部分系统功能模块并不适用于学校教学管理现状，再者，之前使用的教学管理系统数据存在历史遗留问题，导致教学管理系统的使用相对困难。如同一门课程存在多个课程代码，培养方案录制混乱，无法在系统内进行制动排课、自动排考等。教学管理人员需加强对系统开发的研究，创新教学管理，加大教学管理信息化，从而提升教学管理工作效率，提高管理质量。同时建立信息化教学管理系统发展路线图，制定新系统功能模块和改进已有系统功能模块计划，明确规划教学管理系统年度建设任务[8]。
作者:王磊 肖慧 王哲 林晨 单位:新疆医科大学
