国有企业电子招投标档案管理浅析
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【摘要】本文以国有企业电子化招投标档案管理为研究对象，阐述了当前电子化招投标形式下档案管理的特点，对进一步完善国有企业招投标档案管理工作提出了意见和建议。
【关键词】电子化招投标；国有企业；档案管理
随着时代的进步、科技的发展，招投标工作已由纸质化向全流程电子化转变，但在推行电子化招投标过程中，档案管理工作也出现了许多问题。本文对此进行了分析。
一、电子化招投标档案管理特点
传统纸质招投标形式下，一个项目招投标工作完结后，会形成招标文件、投标文件、其他相关资料等大量的纸质文件。而国有企业对招投标档案资料的管理极其严格，须遵照其相应标准、流程进行档案归档，招标人、招标代理机构在资料收集、搬运、整理、立卷、存档等工作过程中需耗费大量成本。并且国有企业的招投标档案资料须严格遵守存放年限，随着时间推移，大量纸质文件占用空间，致使档案室改扩建工作频繁，在重复的转运、搬运、整理过程中还存在损坏、遗失的风险。近年来，各大国有集团公司陆续建起集团内的电子化招投标平台与系统，颁布相应的电子化招投标平台管理规定、实行电子化招投标后，档案管理工作具有以下特点：第一，依托电子化招投标平台与系统，招投标过程资料均能形成电子数据档案，储存在电子招投标平台中，招投标资料载体由传统纸质转变为电子数据，极大地减少了纸张与相关耗材的浪费。并且过程资料均已在实施阶段形成，同步记录于平台内，招投标资料基本实现无纸化，相关负责人可以简便快捷地完成资料的编写、收集、统计工作，直观了解项目进度，提高工作效率。第二，招投标系统中对数据的修改均能实现留痕，在一定程度上避免了档案资料整理阶段工作人员对招投标档案资料“动手脚”的现象。第三，电子数据档案无需占用过多的物理储存空间，节省库存空间及各类档案存档文具等，站在企业角度亦节约了档案存放场所的建设或租用成本，减少了专职档案管理人员的数量，减少了档案架编号、搬运、来回往返于档案馆查阅等各类琐碎工作。全流程电子化招投标形式下的档案管理响应了国家可持续发展战略方针，符合绿色低碳的理念，帮助企业降本增效。
二、电子化招投标档案管理工作的现状及存在的问题
招投标工作全过程形成的各类档案是招投标活动的真实记录，资料存档方便日后招标人、招标代理机构、监督部门对招投标相关资料进行检查、参考，从招投标档案资料合理性、合规性、完整性等各方面反映了工作质量的高低。招投标档案通常是由招标人、招标代理机构分别进行存档。目前电子化招投标档案管理工作存在一些问题。
1电子化招投标档案存档无具体规章制度
《电子招标投标办法》中规定招标投标活动中的数据电文应当进行电子存档，但是没有明确规定电子文件的具体存档方法和存档要求。各国有企业电子化招投标平台启用后，虽然要求其各成员单位在线上平台进行实施，但并未规定招投标结束后形成的档案资料如何进行存档，日后采用什么形式进行查阅。实践中招标人、招标代理机构根据自身认识与理解，采取各式各样的存档方法。
2电子化招投标档案未被全面认可
关于招投标电子数据档案的认识，部分招标人、行政监督机构存在差异，尤其是对其地位与作用看法不一。国有企业招投标项目虽然已在电子招投标平台操作实施，但又要求“线下须同时采用纸质化形式，电子化文件与纸质版文件不一致时，以纸质版文件为准”。许多国有企业招标人上级单位或监督部门进行检查、审计过程中，均要求招标人、招标代理机构提供纸质版资料进行查阅，仅提供电子化文档不予认可，招标人、招标代理机构仍需依靠人工在档案馆调阅、查找、复核，实际电子化程度并不高。究其原因，部分国有企业招标人、招标代理机构持有守旧思想，坚信存档纸质文件更踏实，更符合流程规定。招标人、招标代理机构自己编制的资料形成纸质版文件，同时要求投标人提供纸质版投标文件，全流程以纸质版文件为准，日后也才能满足监督、审计的需要。
3成本不减反增，耗费大量不必要的时间精力，工作效率不高
因部分国有企业的电子化招投标工作实际以纸质版为准，开评标过程也采用线下方式进行，在招投标活动结束时，招标人或招标代理机构被要求在电子招投标平台中再操作一遍，并保持与纸质文件一致，电子系统许多设置的录入模块又与实际各种类型的招投标模式不一样，导致招标人、招标代理机构耗费了大量的时间、精力。档案整理阶段，既要存档纸质版文件，又要存档电子化文件，而目前大多数存档电子化文件也仅刻录在普通的电子光盘中，难以保证电子化文件的完整性、安全性。
三、电子化招投标档案管理工作的建议对策
1明确规章制度，规范管理方式，使电子招投标档案管理有据可依
应建立健全电子招投标档案管理规章制度，各地招投标行政监督部门、档案管理部门统筹协调出台电子招投标档案管理的规范性文件，统一招标人、招标代理机构存档标准。各国有企业集团总部在制定本集团内的电子档案管理制度时以此为基础，结合自身实际，制定出更细致具体、切实可行的电子档案管理制度。
2优化电子招投标平台，保证电子档案的可用性、真实性、安全性
首先，电子招投标平台要不断更新完善安全技术与保护措施，利用防火墙、监控系统等技术防护病毒、防止档案信息泄露，同时为避免信息丢失，在电子招投标平台运行过程中，做好电子档案二次备份工作，以防信息丢失。其次，实践过程中不认可或不使用电子数据档案存档，主要的原因之一就是认为提供的电子档案有被替换、修改的可能，缺乏真实性。电子招投标平台应通过相应技术，留痕招投标活动各方在电子平台上的各类操作记录，同时完善文件加密技术，将较为重要的招标文件、投标文件、开评标过程资料转为带水印的、不可修改的防伪加密文档，保证平台电子数据档案不可篡改、调换，能真实记录下招投标活动，使招标人、监督审计单位敢于使用电子数据档案，认可其真实记录的特性。最后，各国有企业电子招投标平台可在日后招标人上级部门、监督单位查阅、检查审计时，对其进行授权、验证，使其在电子平台中更加方便迅速地检索到所需项目档案，大大提升工作效率。
四、结语
综上所述，国有企业在推行全流程电子化招投标的过程中，档案管理方面还存在着诸多问题，应积极转变思维，适应新时期电子招投标发展需要，制定切实可行的档案管理制度及标准，进一步完善电子化招投标形式下档案管理工作，使电子化招投标档案管理工作被广泛认可，推动全流程电子化招投标活动健康发展。
参考文献：
[1]尹文菊.电子招投标形势下如何确保招标档案的完整和准确性[J].兰台内外,2019,No.258(21):23-24.
[2]杨洁.招投标档案管理电子化研究[J].办公室业务,2020,No.344(15):89-90.
作者:陈博伦 单位:中航技国际经贸发展有限公司
