大数据下医院人事档案管理浅析

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摘要：信息化时代，医院作为重要的公共卫生服务机构，无论是医疗服务水平，还是管理质量都对社会的高质量发展影响深远。医院管理及其发展，与每个具体岗位上的每个工作人员的专业能力、奉献精神、服务意识等息息相关。因此，人力资源管理是医院日常运作管理工作中的重要内容。人事档案是医院人力资源管理工作中的重要内容，利用先进的管理理念与技术手段加强医院人事档案管理，有利于人力资源管理质量的提升，有利于工作人员的职能与潜能发挥，对于促进医疗事业的发展，以及医院管理水平的不断提升意义重大。本文就大数据视角下医院人事档案管理的重要性和面临的问题进行深入分析，并就其有效策略进行简单阐述，以供参考。

关键词：大数据；医院；人事档案；管理；策略

随着社会的持续进步与发展，人们健康意识不断加强，对于自身健康更加关注，与之相应的，就是对医院服务提出更高要求。同时，随着医院管理制度的变化，尤其是在人力资源管理方面的变化，人员的流动更加频繁。比如，在正常的医院编制之外，出现了合同人员、派遣人员，用人模式更加灵活，虽然有利于医院整体管理活动的展开，但是人员的每一次流动与变化，都会产生大量的档案信息，相应产生大量的档案管理需求。显而易见，人事档案是重要的人力资源管理依据，在医院的人力资源管理中发挥着积极作用。并且，在新的发展形势下，人力资源管理的作用向更多方面延伸，通过从人事档案信息中提取更多有价值的信息，从而为医院的人才储备，人才开发创造有利条件。因此，要在原有的人事档案管理基础上进行不断改革与创新，积极利用大数据的技术优势，做好人力资源的管理、开发与利用工作。

一、大数据技术优势及其对医院人事档案管理的积极作用

1.大数据技术优势

大数据是指信息数据量规模巨大，无法通过主流软件工具在合理时间内完成管理、处理和运用的巨量信息数据。大数据的根本特点就在于数据量庞大，超出了传统数据技术的处理能力范畴。因此，需要依托新的处理技术来完成大数据的处理，比如：云计算、分布式数据库、数据挖掘、大规模并行处理等。大数据技术的运用，体现了多方面的技术优势：一是数据处理效率大幅提升，能够增加人们的认知盈余；二是数据处理全面覆盖，取代了传统的样本统计数据，结果更为精准，且具备个性化；三是万物互联，大数据技术可以与各行各业形成连接，用于支持相关工作的开展。例如，大数据+电商，可以提供精准营销；大数据+交通，可以实现智慧出行；大数据+医疗，可以摸清各种疾病发生的规律，提高医疗水平。

2.对档案管理的作用

经济高速发展，先进技术持续更新，都给社会的发展带来蓬勃生机。尤其是大数据技术的深入应用，对各行各业的影响都是显性而深远的。随着大数据技术的广泛应用，对于医院人事档案管理模式与路径也产生巨大的变化，显著推进了医院人事档案管理的现代化进程，并且在各个方面发挥出优势性作用。首先，大数据对人事档案管理的积极作用，体现在人事档案信息的收集上，通过利用大数据技术、云计算技术等使人事资源的收集更加精准、快速，并在信息的识别、分类上相较于人工方式，无论是效率上还是质量上，都有着不可比拟的优势性。其次，利用信息技术来建设数字化档案信息数据库，有利于档案信息的分类保存，以及精准比对与判断，有利于档案数据的真实性与完整性，为档案的规范化管理以及后续档案资源的利用与精准服务进一步开展指明方向。最后，将大数据技术利用在人事档案资源的规范化建设中，还可以根据档案使用人员的实际需求，实现快速检索、调阅，提高档案管理的服务效率。档案管理功能从量变实现了质变的飞跃，充分发挥出了互联网和信息技术的便捷功能，使得档案管理的各个环节更流畅、精确，为医院的档案管理现代化铺平道路。

二、大数据视角下医院人事档案管理工作中存在的问题

随着社会发展形势的变化，以及先进技术、高质量发展背景下，对医院的管理能力与服务水平也提出更高要求。从档案管理的角度来说，人事档案是岗位人员的重要信息凭证，翔实反映出医院各岗位工作人员的详细信息，所以人事档案管理工作十分烦琐，不仅需要过硬的专业能力，同时还需要良好的职业素养，包括工作热情、责任心、对本职工作持续探索与提升的信心和决心。但是，从医院人事档案管理的现状来看，无论是管理模式还是效果，都仍有较大的提升空间。一是由于档案管理制度没有与时俱进，进行完善与创新，正是由于缺乏规范、标准的制度体系指引，导致在具体的档案管理工作中，无法充分发挥出档案信息的资源优势。二是人事档案管理的信息化水平不够，人事档案信息共享难，档案信息不够详细真实，尤其是在大数据视角下，未能将大数据技术引入人事档案管理工作中，没有跟上时代发展的步伐。三是人事档案管理队伍综合能力不足，在具体的工作中专业能力不足以适应现代化的管理模式。比如，目前的管理队伍，绝大部分人员都不具备大数据相关的知识和技能，无法将大数据运用到档案管理中。四是人事档案数据化建设不够彻底，无法为医院的人力资源管理提供有效的资源融合与利用作用。

三、大数据视角下提升医院人事档案管理质量的有效策略

1.持续完善人事档案管理体系建设

人事档案管理作为人力资源管理中的重要内容，要发挥出更充分的作用，还得从制度上着手，结合医院当前在人事档案管理工作中所暴露出来的问题，以及医院档案资源的利用目标，完善档案管理制度的规范化、标准化。结合当前社会的大环境大趋势，以及当前医院的人事档案管理现状，人事档案管理中所暴露出来的具体问题，进行深入分析。通过对人事档案管理体系进行全面梳理，防范漏洞，优化流程，对于人事档案管理体系中重复的部分，要进行优化，对于人事档案管理体系中缺乏的部分，要进行补充，对于人事档案管理体系中不足的部分，要针对性完善。这样才能有效避免人事档案管理的盲区，而导致人事信息的缺失，通过完善的人事档案管理体系来完善人事档案管理细节，以细节的落实到位避免对人力资源管理质量产生负面影响。归根结底，制度是人事档案管理活动的重要指引，唯有在制度的指引下，人事档案管理工作才能够有效、有序开展。

2.提升人事档案管理信息化水平

在大数据技术视角下，先进技术在各个领域越来越深入，医院也是如此，利用互联网的资源优势，以及信息技术的渠道优势，来提升医院的管理质量与服务水平已经成为共识。但是，在人事档案管理信息化建设上还存在着一定的不足，这在一定程度上制约了医院人力资源管理质量的提升。因此，为了突破传统人事档案管理的局限性与单一性，医院在人事档案管理上也要突破传统认知，积极利用信息技术优势性来提升人事档案管理的有效性。很显然，需要从信息化基础水平上加强建设，为实现人事档案管理数字化、智能化创造条件。一是从硬件上加强建设。对计算机的主机、电源、散热设备、存储设备等做好维护与定期的备份工作，避免因为硬件损坏而造成系统瘫痪或是数据丢失。因此，要做好电脑主机运行环境的管理，并加强对电脑主机以及相关设备的日常巡视与维护，及时清理杂物、灰尘等，确保各电源接口的紧固程度合格，确保设备能够可靠运行，硬件安全了软件才能有所依附，才能够实现档案信息的本质安全度。二是从软件上不断升级，人事档案资料中的信息量极大，内容十分多样化，为更好地实现管理质量，就需要不断对软件系统进行升级，如结合医院人事档案管理的具体要求来设计和开发人事档案管理系统软件，同时结合软件在使用过程中出现的问题进行不断研究与优化，减少冗余损伤，优化系统流程，尤其在权限的设定上要符合医院人事档案管理的实际需求。三是开发利用人事信息数据。对于人事档案管理，加强档案信息数据的开发，是一个重要的管理发展方向，通过对人事信息数据的开发，可以将其用来服务医院管理决策。比如，对医院职工进行年终绩效考核，就可以依托大数据来分析过去一年时间内，每位职工所形成的档案资料，从工作时长、考勤、学习培训、投诉等方面进行综合分析，并且量化为具体的分数，从而给年终绩效考核提供决策辅助。再比如，对于人事晋升也可以通过大数据技术对相关人员的人事档案进行分析，挖掘其中的数据信息，评价其工作能力、职业道德等方面的水平，为晋升提供参考依据。

3.做好人事档案数据库建设

基于大数据时代发展的特征以及趋势，结合当前医院人事档案管理信息安全的现实要求，为了保障人事档案信息安全，切实提升人事档案信息资源的利用率，要积极利用大数据技术的优势，建立起人事档案信息数据库，将医院在不同时期、不同阶段、不同部门、不同岗位的所有人员人事档案资源以及相关信息录入数据库，并通过云计算、云存储技术来实现档案管理数据平台的共建与共享。数据库的建设要从以下方面着手：一是从档案信息的收集着手，确保信息资源的真实性与完整性，可以利用先进的识别技术、自动扫描技术等提高档案信息的录入效率。同时，利用大数据技术的数据分析与处理功能对人事档案信息进行分类、汇总处理。二是要加强各部门、各使用单位的配合工作，引导各部门做好人事档案信息及时收集、更新、整理、接收的配合工作，及时完善人事信息，以提高人事档案资源的利用率与利用价值。三是要做好数据库信息安全保障。人事档案管理会涉及很多重要信息，不能泄露。数据库建设将人事信息汇总到一处，带来了相应的信息安全风险。对此，就要做好数据库的信息安全防护，可以利用VPN技术（虚拟专用网络），在公共网络的基础上建立专用网络，连接数据库访问通道，实现加密通讯，由此对数据库的信息安全起到防护作用。

4.加强人事档案管理队伍建设

医院所涉及的管理项目、服务项目十分复杂，且各个项目与岗位之间往往没有明确的关联性，这也是医院人力资源管理中的难点所在。人事档案管理工作也呈现出十分明显的复杂性特征，无论是人事信息资源的收集，还是分类、汇总、保存都是人事档案管理中的重要环节。不仅需要有效的方法，更需要强烈的责任意识、风险意识。因此，要实现高质量的人事档案管理，就需要一支责任心强、专业素养过硬的档案管理队伍。结合当前医院人事档案管理工作的现实需求，以及人事档案管理的特殊性，要采取内外结合的形式来切实提升人事档案管理队伍的综合实力。从内而言，要对档案管理人员进行针对性培训，包括理论知识培训与实践技能培训，不可否认，档案人员都是有一定理论基础的专业人才，但是人事档案管理的理念与方法也会随着时代的发展而转变，所以工作人员的理念与方法也要与时俱进，进行更新与升级，这就包括对档案法的学习与实践，包括人事档案管理具体实施的要点、重点，实施过程中可能出现的问题的应对方法。除此之外，内部提升还包括利用有效的激励考核制度来强化人事档案管理人员的工作责任心与积极性，鼓励有想法、有能力的工作人员积极提升自我，不断对人事档案管理工作进行提升与创新。从外而言，一是促进内部队伍的外出交流，学习更多先进的人事档案管理理念，包括但不限于信息化技能的提升，以及其他人事档案管理方法的学习，并将先进的管理理念与当前医院内部实际的人事档案管理工作相融合，使之更契合单位人事档案管理工作的实际需要。二是要积极引进高素质的人事档案管理专业人才，以新鲜血液的加入来提升现有管理人员的综合素质，从而更好地促进人事档案管理水平的提升。

四、结语

综上所述，医院作为公共医疗卫生服务的重点单位，管理水平与服务质量不仅关系人民群众的身体健康，同时还关系到和谐社会的构建。基于当前时代的发展，再沿用传统的运作与管理模式显然已经无法更好地适应社会的发展了，尤其对于人事档案管理这种涉及范围广、涉及人员多、信息变动大的档案类型来说，要充分发挥人事档案在人力资源管理中的资源价值、参考价值，就需要针对当前医院人事档案管理中所暴露出来的问题进行深入分析，并结合具体的原因从人事档案管理制度建设上不断完善，从人事档案管理方法上不断创新，从人事档案管理队伍加强建设，从人事档案管理技术应用上持续探索。总之，要积极探索和应用先进的人事档案管理方法，通过技术、人员、制度三方面来切实提升人事档案管理水平，将医院工作人员的潜能与热情更充分地激发出来，从而更好地促进医院的高质量可持续发展。

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作者:张英 单位:临沂市肿瘤医院