灵活就业人员档案管理现状及对策浅谈

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【摘要】本文将结合灵活就业人员档案管理概述和档案管理的内容与特点，研究档案管理存在的问题和原因，有针对性地提出强化对策，希望促进灵活就业人员档案管理工作更加规范、合理。

【关键词】档案管理；灵活就业人员；现状；对策

我国经过长时间对档案管理工作的探索，档案管理工作已经实现由高速增长转变为高质量发展，并取得了一定的发展成果。随着我国调整产业结构和进行产业转型升级，在很大程度上扩大了灵活就业群体规模，提升了人事档案管理工作难度，导致多头管理、弃档等问题时有发生。在这种情况下，很难为灵活就业群体提供方便、有效的业务办理服务。只有对灵活就业人员档案管理进行优化，保证其信息收集、掌握及时，才能使灵活就业人员的就业和创业等需求得到满足。

一、灵活就业人员档案管理概述

（一）灵活就业人员的定义。灵活就业人员就是在各级档案管理机构完成档案寄存，与用人单位劳动关系已经终止或解除的自谋职业人员、辞职人员以及失业人员；个体经营组织的从业人员以及业主；已完成就业、失业登记的未就业人员；已经满足劳动人事部门退休要求的退休人员。

（二）灵活就业人员档案管理的定义。人事档案管理就是对人事档案实现统一集中的管理，服务于人事、组织工作。我国经过多年的发展已经形成较为完善的干部人事档案管理体系，与干部人事档案管理相比，灵活就业人员的档案管理发展的时间较短。随着我国拥有越来越多的灵活就业人员，其档案管理工作受到了越来越多的关注与重视，灵活就业人员的档案管理不是盲目开展就可以完成的工作，也不仅仅是取放和保存相关的档案，而是需要以科学方法、原则、理论为依托，只有以全面掌握相关管理方法和科学理论为基础，才可能真正规范、科学地管理灵活就业人员档案。本文中的灵活就业人员档案管理就是管理就业形式灵活人员档案的工作。

二、灵活就业人员档案管理的内容和特点

（一）主要工作内容。首先，是对档案资料的鉴别和收集，结合灵活就业人员的特点，其只有在与用人单位存在各种形式的合作时，才会有档案资料形成。相关文件资料在刚完成收集时，是有价值和无价值的资料掺杂在一起。所以，相关人员需要准确鉴别收集的资料，在相关档案中归入有价值的资料，同时有效剔除无价值资料，为后续的补充和收集提供方便。其次，是档案资料的整理，在完成档案资料的鉴别后，为了实现相关档案资料的系统化和条理化，需要以个人为单位准确进行技术加工、登记、分类、编码以及排序等。然后，是档案资料的保存，对于实体档案资料来说，其字迹材料、档案载体等会受到光线、气候以及人员等因素的影响，想要进行长期保存较为困难。所以在档案管理工作中，应有效结合包装材料、保管设备、装具、除湿设备以及库房等完成全面保护体系的建立，使档案资料在更好的环境中保存，而且，在保存档案资料的过程中，还应该遵循利用方便、保密安全的原则。最后，是档案资料的利用和转递，档案利用需要以保存的资料为基础，结合一定的方法和方式，从而服务于人事工作或其他工作。档案资料能够全面、准确地记载灵活就业人员的技能业务水平、学识能力、品德以及个人精力等，能够为灵活就业人员进入新工作单位连续工龄、缴纳社会保险以及申请退休等提供有效帮助，所以，利用是开展灵活就业人员档案管理的最终目的。同时，当灵活人员改变主管单位和工作单位时，也可能会改变档案管理单位，在这种情况下，档案管理部门应该与其主管单位或工作单位变动情况相结合，及时向其新主管单位或工作单位转递档案资料，做到人走档随。转递档案的方式分别为转出和转入，无论利用哪种转递档案的工作，都应该满足安全、完整、准确以及及时的要求。如果无法有效开展档案转递工作，将会导致档案转递不及时，导致档案管理与人员管理脱节，将会在很大程度上限制档案资料功能的发挥，对工作单位了解和使用灵活就业人员产生影响。所以，应该对灵活就业人员档案管理工作进行优化，使其具有更高的档案管理质量，有效服务于灵活就业人员就业、创业等。

（二）特点。灵活就业人员存在灵活多变的工作形式和工作地点，在很大程度上提升了相关档案管理工作的难度，应该对其档案管理特点进行深入分析，从而提供优化灵活就业人员档案管理的重要依据。1.档案拥有较快的流转速度。灵活的工作地点、工作时间是灵活就业人员最明显的特性，在保存其人事档案时，主要靠人才公共服务部门、就业公共服务部门等。因为其可能经常改变工作地点，或由于出具证明、社保缴纳等原因，会导致其人事档案拥有非常快的流转速度。2.档案拥有较高的利用率。因为公安部门对证明业务进行了精简，而作为最为详细的技能培训、工作经历以及个人教育等方面的资料，人事档案能够作为证明材料帮助灵活就业人员完成各类证明业务的办理。在这样的情况下，流动人员人事档案在其办理退休、就业、求职等业务时拥有非常高的利用率。3.档案管理拥有较大难度。因为灵活就业群体无法时刻接受社会组织有效监管，存在较为松散的劳动关系，并且频繁流动和变动工作，很难有效收集人事档案信息，容易有损毁等情况发生，在很大程度上提升了人事档案管理难度。

三、灵活就业人员档案管理存在的问题

（一）缺乏先进的档案管理手段。近年来，随着我国逐步改进和完善各级公共服务机构，在很大程度上改善了各级公共服务部门，但是传统的服务模式仍然存在，依然以手工操作作为主要手段，在服务方面只提供档案流入、查询、转出等简单服务，缺乏先进的服务手段。部分单位因为不重视灵活就业人员档案管理，没有实现管理手段现代化，所以，很难规范地提供服务，降低了灵活就业人员办理业务的体验和质量。同时，由于服务手段落后，很难使灵活就业人员的信息化需求得到满足。

（二）缺乏科学的档案管理观念。现阶段，负责灵活就业人员档案管理的部门虽然对保存档案资料的工作足够重视，但是却普遍存在轻视档案利用的问题，缺乏目标规划和大数据时代意识。导致这些问题存在的主要原因是相关人员无法满足档案管理工作对专业素质的要求，很多档案管理员突然接手流动就业人员档案管理工作，不但不具备有关档案管理的专业水平，也没有参加过相关培训，无法有效满足现阶段的档案管理需求。

（三）缺乏规范的档案转递程序。现阶段，人事档案转递是在不同地区和管理部门之间进行档案资料的转出转入。因为灵活就业人员存在非常频繁的流动情况，不固定的工作时间，部分企业在进行人员招聘时，对就业人员档案资料不够重视，不会积极完善补充以及查阅档案，导致就业人员存在非常明显的工作经历不完整的问题。部分企业在与员工解除劳动关系后，会由员工自行管理人事档案，从而使档案管理中出现转递不及时、工作不规范的问题，严重时会出现丢失档案的现象，对管理和利用灵活就业人员人事档案产生严重影响。如部分灵活就业人员在原工作单位离职后对人事档案管理情况不够重视，原工作单位并未向公共档案管理部门及时转递人事档案，导致丢失、缺失人事档案管理资料的问题出现，使人事档案管理不完整、不规范。

（四）基础建设薄弱。完善相关基础建设是开展人事档案工作的重要基础，基础建设包括阅览档案用房、整理档案用房、装订机以及扫描仪等，同时需要使“六防”和“三室分开”的要求得到满足，但是与公共档案管理实际情况相结合时，很多负责档案管理的部门并没有达到相关要求，特别是在人事档案实行免费管理后，相关经费的投入只能保证日常工作中得到满足，没有足够的资金投入改善管理设施，导致档案管理工作存在很多隐患，很难实现规范化的人事档案管理。

四、强化灵活就业人员档案管理的对策

（一）将数据信息技术有效融入档案管理。为了有效联系档案管理部门和就业市场，省内各级人才服务机构和公共就业机构应该完成互联互通网络渠道的搭建，在档案管理过程中，利用互联网将灵活就业人员职业能力鉴定、职业技能培训、劳务服务企业管理、非正规劳动组织以及人才测评等信息融入档案内容，使档案数据变得更加丰富，并以数据信息平台和互联网技术为基础，实现一体化的服务信息管理，使档案管理拥有更高的信息化程度，利用人事档案资料和工具有效优化就业市场和人才选拔环境。各级公共档案管理部门在进行档案信息化建设时，应该有序登记和衔接就业、失业以及待就业业务，有效登记和管理灵活就业人员的档案。管理就业信息的人员应该利用大数据技术分析档案中人员的求职要求、求职意向、工作经历以及知识技能等，完成合理招聘信息的定向推送。同时，公共档案管理部门应该借助互联网平台和大数据技术有效联系用人单位，完成用人企业信息库的建立，包括用人待遇、录取条件、工作内容、需求人数等基本信息。例如山东省潍坊市在建立和管理人才档案时，通过信息技术的有效利用，完成了《档案分类大纲》和《档案保管期限约束制度》的制订，明确规定了档案管理的要求和时间，并在电子档案平台中加入统计台账、检索工具等模块，为档案管理人员管理和利用人才档案提供了方便。另外，应该与灵活就业人员的特征相结合，对相关的视频档案和声像档案进行完善，从而更加精准地管理人事档案，并利用数字化技术管理档案，从而更加规范地收集、整理和更新档案资料。

（二）创新档案管理观念。在现阶段，想有效提升灵活就业人员档案管理工作质量，相关档案管理人员必须创新档案管理观念，摒弃传统的档案管理观念和方法，不但要完成档案信息观的树立，还应该对管理档案的目的进行明确，促进档案信息充分发挥价值。同时，档案管理人员还应该树立创新意识，与时代发展相结合，转变档案管理观念，促进档案管理创新。另外，作为公共档案管理部门，应该对人员培训和队伍建设进行加强，在保证档案管理人员齐备的前提下，积极参加上级档案主管部门和相关部门的有关培训，邀请优秀的同行业人员进入档案管理部门进行现场授课和指导，对培训档案管理人员的力度进行加强，使档案管理人员拥有越来越强的业务能力。

（三）优化人事档案转递流程。灵活就业人员往往工作变动频繁，拥有较高的档案转递需求，需要公共档案管理部门与其转变工作单位的情况相结合，及时向其工作单位当地的公共档案管理部门或工作单位转递人事档案，有效开展灵活就业人员档案管理服务。针对这种情况，公共档案管理部门应该有效联系企事业单位，保证在规定时间内原用人单位能够向指定的公共档案管理部门移交档案，在接收到人事档案后，应该认真核对档案的准确性和完整性，并与灵活就业人员接续社会保险的情况相结合，利用合理渠道完成人事档案转递，使档案管理和人员管理相统一的目标得以实现，保证档案管理有效适应灵活就业人员流动。

（四）完善基础建设。作为灵活就业人员档案管理的重要基础设施，库房等基础设施的管理应该由专人负责，并完成必要防护和安全措施的配备，从而使“八防”和“三室分开”的标准得到满足。在档案管理过程中，相关基础设施方便、实用、安全是前提。所以，公共档案管理部门必须对基础设施建设进行完善，从而为灵活就业人员的档案提供安全的管理环境。与国家相关标准相结合，对档案库建设水平及装订机、扫描仪等硬件配置进行提升，对财物等方面的投入进行提升，使档案防高温、防光、防蛀、防潮、防盗、防火等要求得到满足，还能有效提升档案管理工作效率。所以，为了使档案管理要求得到更好地满足，应该对现有设备进行统计，并完成缺失设备的重新配备，在配备设备的过程中，应该注重部门内部设备的统一性。只有保证相关基础建设完善、设备统一，才能使工作设备不统一导致的问题得到有效避免，有效规范灵活就业人员档案管理工作。

（五）对宣传工作进行增强。除了以上措施外，公共档案管理部门还应该对相关宣传工作足够重视，从而使社会档案意识得到增强。经过相关研究实践证明，灵活就业人员的利益直接受到社会档案意识的影响。首先，应该提升宣传氛围的规范化和科学化。现阶段，仍然有很多人们在认识人事档案方面存在偏差，所以实现对档案重要性的规范化和科学化认识非常重要。在宣传的过程中，必须进行规范化和合理化引导。其次，应该对社区宣传工作进行加强。社区能够在各种政策执行过程中发挥非常重要的作用，所以有效利用社区宣传人事档案管理工作能够发挥很好的效果。最后，应该对新媒体进行充分利用，在新时代手机、网络等新媒体的传播范围和影响是毋庸置疑的，公共档案管理部门可以通过建立直播账号、网站、公众号等宣传档案管理工作，提升相关企业和灵活就业人员对档案管理的认识，规范档案管理环境。

五、结语

现阶段，我国拥有复杂多变的就业形式，同时拥有大规模的灵活就业群体，相关档案管理存在缺乏先进的档案管理手段、缺乏科学的档案管理观念、缺乏规范的档案转递程序以及基础建设薄弱等问题。针对这些问题，公共档案管理部门应该与档案管理工作的新需求、新特点、新变化相结合，转变观念、优化技术手段、优化工作流程、完善基础建设并加强宣传，有效提升人事档案管理水平，为灵活就业人员就业、创业提供保障。

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作者:耿为民 单位:山东省滨州市社会保险事业中心