医院人事档案精细化管理措施探究
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摘要：为确保医院能更有效地推行档案管理，提高档案管理的质量和效率，必须不断改善档案管理方法。精细化管理是一种新的管理模式，把它运用到档案管理中可以促使医院档案管理更标准化、规范化和信息化，进而提升医院档案管理的水平。目前，我国许多公立医院都已经开始实施精细化管理工作，但是由于很多原因仍然存在一些问题，阻碍了工作进程。因此，为使医院档案管理更好地发挥作用就需要采取有效策略加以解决。文章通过认识到医院档案管理工作的重要性，剖析医院档案管理工作中存在的不足，探讨精细化管理运用于医院档案管理工作的措施，促使医院档案管理工作质量得到提升。
随着医院人事制度的改革，人事档案受到了人们的普遍重视，成为医院选拔和培养人才最重要的资料参考源之一。但是，当前我国大部分医院对此并没有给予足够的重视，档案管理工作较为滞后，造成档案信息化建设程度不高。因此，医院档案管理水平要想进一步提升，就要做好各方面的工作，医院人事档案管理也迎来全新的契机与挑战。现阶段，我国社会经济快速发展，人民群众的生活质量得到显著提高，医疗市场竞争激烈，为满足人民群众健康不断增长的需求，必须加大卫生事业的投入，促进卫生事业进一步发展。因此，重要的是要完善医院干部管理，提高干部管理水平，提高个人档案使用效率。不过，在这种情况下，加强医院人事管理尤为重要，只有更好地管理医院干部档案，才能提高医院的工作效率，促进医院的快速可持续发展。
一、医院档案精细化管理意义
医院档案管理电子化、数字化是当前医疗行业发展趋势，档案管理信息技术应用日益广泛，传统纸质档案管理方法已无法适应现代社会信息资源建设的要求，因此医院档案管理现代化进程必须加快步伐。为了适应信息化时代的要求，我国各大医院均开展了一系列改革，其中最为重要的就是推进医院档案管理信息化工作，以达到提高管理效率、降低人力成本、提升服务质量的目的。目前，多数医院已采用信息技术来进行档案管理，但是由于受到各种条件限制，部分医院没有建立起完善的管理制度，导致信息化程度较低，无法保障数据安全、系统稳定运行。另外，随着电子文件数量增加，电子文件管理工作变得更加复杂。在信息技术持续进步发展的大环境中，人们可以通过各种途径来实现电子文件的归档以及保存工作，从而达到高效使用电子文件的目的，极大提高了工作效率和管理水平，促进了医疗卫生事业的进一步发展。但是，在进行档案管理时，仍然存在着一些亟待解决的问题，其中主要表现为纸质文档存储效率较低，无法适应业务需求，从而影响到各项业务的正常进行。因此，医院对档案管理也逐渐重视起来，由于医院档案数量逐渐增多，这就要求医院必须融入精细化管理理念，保证各类档案信息可以更加流畅地汇总与统计，为医务人员开展工作提供全面的数据信息与有效的参考依据，不断提高工作效率，推动服务质量的提高，更好地为患者服务，缓解医患问题，有助于建立文明和谐的社会关系。首先，将精细化管理理念运用到医院档案管理工作中，是医疗服务获得高效、优质、安全开展的重要途径之一，可显著提升医院档案管理工作效率。因此，对医院档案管理而言，为促进其工作效率和管理水平的提高，就必须做好科学的管理工作。其次，可实现医院档案资源的分类管理，明确各个部门间的相互联系，确保每个职能部门发挥其最大效用，使医院整体档案系统的运转更加高效。最后，优化管理流程，既能使管理效率提高，又能减少无谓的重复投入和人力成本。采用科学方法对不同种类的文档进行处理，避免出错或者漏报等问题。通过医院档案管理的合理设计，促进档案管理流程更简洁，充分利用信息技术促进医院档案更完善的管理，形成档案资料数据库，为医务人员日常工作提供数据支持，显著提升了工作质量，有效节省了工作时间，促进医务人员工作更有条理，精简了工作内容，缓解了工作压力。
二、医院人事档案精细化管理存在的问题
1.对档案精细化管理的重视程度不够
在现代医学技术迅速发展的今天，电子病历在我国医疗卫生事业中发挥着越来越重要的作用。电子病历是现代信息技术应用于临床医学领域的产物，是实现患者“无纸化”诊疗的必然要求，电子病历能够为医疗决策的制定提供科学依据，也是医院信息化建设中一项基础性工作。因此，加强电子病历研发显得尤为重要。国内的电子病历还处于初级阶段，基本还是依靠人工输入的方式进行保存等传统方式。现阶段，现代科学技术快速发展，信息技术已经渗透到社会生活各个方面，特别是网络技术和多媒体技术的广泛应用，使人们的思维方式、行为模式发生了很大变化，电子病历逐渐普及应用。医学信息的传递方式也由纸质为主向数字化、网络化水平发展，医学知识也在不断更新变化，要求档案管理必须跟上时代的步伐。但是，在很长一段时间内，我国档案管理都是以经验管理为主，对其并没有给予足够的关注和重视。大多数医院管理者认为，只要把医疗工作做好，自然会带动医院的良好发展，忽视了人事档案管理建设对提高医疗水平的促进作用，更忽视了精细化管理对促进档案工作与医疗服务之间的关系。因此，医院管理层必须充分认识人事档案精细化管理的重要性，给予人事档案管理精细化工作足够的关注与重视。
2.人事档案管理人员结构不合理，缺乏专业的知识素养
医院人事档案具有数量多、专业性、机密性等特点，对于医院来说是极其重要的信息资料。随着医疗改革的不断深入和医疗卫生行业市场化程度不断提高，医院日常运营所面临的挑战也越来越大，所以有必要对医院科学管理进行关注。档案管理精细化是现代医院管理重要组成部分，其精细化管理水平高低直接关系到医院整体水平的提升和长远发展。然而，现阶段许多公立医院都存在档案管理方面的问题，导致医院各项管理工作无法顺利进行，怎样更好地做好医院档案管理，已经成了医院管理者急需解决的问题之一。医院应根据《干部人事档案工作条例》要求，建立一套科学、健全的档案管理制度，以达到“人无我有”，强化人力资源管理。当前国内许多医院都已开始推行全员岗位责任制，但是尚未形成一套完整、高效的管理模式，档案收集范围应当包括人事任免材料、奖惩情况、职工培训资料等，其中人事管理信息主要包括学历、职称、职务等级、工资待遇等。人事档案是一个单位发展历史的缩影，其重要性不言而喻。应当每千份文件就要有1名档案管理人员，以确保整卷档案资料的内容完整，档案保管期限通常在13年，这需要医院实现专人管理，管理人员要具备相关管理能力与专业知识素养。但传统的管理制度存在着很多不足，导致很多医院的档案在具体的运用过程中有相当大的比例不能满足人们日常的使用需要，造成资源严重浪费，导致一些工作人员离职，所以如何对现有的档案资源进行合理利用是非常重要的。
3.人事档案管理方法落后，管理效率低
作为一所知识密集、人员众多的医院，档案管理工作是医院管理工作的重点和难点。医院人员流动十分频繁，需要管理人员不断提升工作与管理效率，运用先进管理方法，强化人事档案管理工作。为了实现这一目标，需要建立一套行之有效的管理机制，确保其能够正常运转，因此在档案管理的实际工作过程中，应该重视制度建设和创新。当前，我国医院人事档案管理观念落后，管理机制不完善，随着社会经济的不断发展，人们的思想观念发生了很大变化，这对医院档案工作提出了更高的要求。然而，当前大多数医院仍沿用传统管理方法，这一管理模式有许多弊端。例如，档案管理方式落后、缺乏现代化管理手段、工作人员专业素质不高，无法满足现代社会发展需求；管理人员流动性较大，不利于整体管理水平的提升；缺少科学的激励机制。另外，还会发生离职人员信息未被彻底删除、工作态度无法改善等问题。再加上有些医院因为不注重档案管理或者忽略人才的引进与培训等，导致一些员工流失的情况屡见不鲜。同时，新入职人员信息录入不够及时等，也很容易造成人员档案混乱，影响了医院人事管理工作效率，因此医院人事档案信息化建设工作开展得好，对于医务人员更加高效和方便的工作有着非常重要的作用。
三、医院档案管理中精细化管理的措施
1.提高对人事档案管理的重视程度，健全档案管理制度
医院对人事档案管理重视程度不足，主要表现在两方面：一是传统管理模式与医院档案工作在新时代遇到的挑战不相适应；二是社会经济在不断发展，对医疗事业发展更加重视，但在实践中还存在诸多问题。比如，对人事档案缺乏科学认识以及档案管理人员综合素质不高等，这些问题都直接影响着人事档案管理工作的顺利开展。此外，还存在许多亟待解决的问题，如缺少有效的监督机制等。这些问题都严重阻碍了我国医疗卫生事业向更深层次发展。因此，加强对档案管理方面的研究是十分重要且必要的。相关部门应对医院人事档案管理情况进行全面而具体的了解和分析，聘请专业的人事档案管理人才针对医院人事档案管理存在的问题提出切实可行的建议，以保证档案信息资源的合理利用与安全。同时，要加大对人事档案管理人员培训力度，完善医院人事档案管理制度建设，提升医院管理水平，使医院能够更好地适应新形势的要求。
2.优化人事档案管理人员结构，实现档案管理专业、有序发展
首先，医院应加大资金投入，聘用人事档案管理专业人才，配备必要的档案管理员。另外，档案管理信息 化建设工作还需不断强化，一方面要通过完善档案管理制度规范档案管理工作，另一方面要及时将档案信息提供给有关部门使用，才能更好地支撑医疗服务工作。同时，也可以采取多种措施来保障人事档案的安全保存，如定期或不定期为职工体检、做好健康教育等，从而保障职工能够做到科学管理人力资源档案。其次，管理人员还应加强自身素质修养，提升管理水平，促进医院整体服务质量的进一步改善，以适应新时期社会经济发展对人才需求的变化。在实际工作中，需重视员工队伍培养工作，不断优化人才资源配置，为医院发展奠定坚实基础。在进行人力资源管理时，除关注员工专业知识培训外，更要关注员工职业生涯规划引导和执行，让每一个人拥有合适的方向，并最终达到个人价值和组织目标相统一。选择责任心强、管理知识和经验丰富、管理技术水平高的员工对医院人事档案进行有效管理，并对此类人才进行相应培养，不仅可以促进档案管理工作质量的持续提升，还有利于提升医院的综合竞争力。在人力资源管理中需要注意的问题有：一是要注重培养员工的综合素质与专业技术，不断提升其专业技能水平。二是要重视对人才的合理开发与利用，使其最大限度地发挥作用。最后，对医院人事档案管理工作来说，应该从总体上把握好部门间和单位间的相互关系，构成有机结合管理体系。要想提高员工的积极性，医院还要积极鼓励他们参与到各种社会实践活动中去，给职工一个锻炼自我能力和增长才能的机会。医院需要不断提高其综合服务能力，增强竞争意识和创新能力，为社会培养出更多优秀的人才。此外，还要积极引进先进技术和设备，提升管理水平，使医院得到可持续发展。医院要对管理人员进行相关职业规划，并建立竞争机制以及相关激励机制，以激发其工作积极性与主动性。
3.提高档案管理人员素质
一是加强对医院档案管理人员综合素质的培养，在精细化管理中注重档案信息化建设和应用，从而使档案管理工作更加高效有序。同时，还需要加强科学管理力度，保证管理工作质量，促进管理效率持续进步，为医疗行业发展提供良好保障。二是要将精细化管理理念贯穿到档案管理中，确保管理人员更新管理理念，转变思维方式，优化管理模式，以适应新时期医院发展要求。通过强化规范化管理、标准化管理等措施来提高工作效率，实现科学有效管理。三是加强对精细化管理内容的培训，使之真正落实到日常工作中，明确具体目标和任务，增强科室之间沟通协作意识，形成合力共同开展各项活动，建立完善管理制度体系，规范管理制度建设。四是不断提升管理人员档案管理知识水平，为做好管理工作奠定坚实基础，促使其管理技能不断上升，确保管理人员能够符合岗位需求。同时，还需要加强职业道德素养培训，培养良好的团队合作精神以及团队精神，提高管理人员法律意识与道德修养。五是重视档案管理工作队伍建设，努力营造有利于创新氛围，鼓励创新人才脱颖而出，加大对档案管理专业人才引进力度，着力解决专业结构不均衡问题。
四、结语
总之，医院档案管理在时代发展变迁的背景下要与时俱进，不断创新，更好地满足人民群众不断增长的医疗需要，推动社会健康事业可持续发展。为了实现目标，需要从现实角度出发，建立科学、合理的规章制度，促进管理水平的提高，保证医院活动有序开展。同时，增强与其他科室的联系与交流，达到信息共享的目的，对医院整体工作水平的提升起到了保证作用。通过上述分析，文章重点探讨了新时期医院档案管理工作中出现的问题和解决措施，希望可以给相关工作人员提供一些帮助。
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作者:张铭涛 单位:山东省日照市妇幼保健院
