流动人员人事档案管理的困境及对策

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【摘要】本文以大数据时代为研究背景，重点阐述流动人员人事档案管理落实的现实意义与发展方向，并对其使用时所面临的困境进行系统化剖析和解读，不断探究改善流动人员人事档案管理现状的有效对策，以便为相关工作的开展开辟新的思路。

【关键词】大数据时代；流动人员；人事档案管理；使用困境；优化对策

大数据时代的流动人员人事档案管理工作面临着诸多层面的机遇和挑战，而流动人员人事档案作为有效记录个人社会经历、综合技能、荣誉、社会关系等重要信息的依据，既是国家档案与社会信用体系的重要组成部分，也是流动人员参加机关公务员考录、国有企事业单位招聘、办理政审考察、申报职称评审、核定社保待遇等重大事项的基础保障。所以，如何运用大数据时代先进的技术手段，全面掌握有关流动人员的人事档案管理工作的困境并寻找改善的有效对策，是档案管理部门亟待解决的首要课题。

一、大数据时代流动人员人事档案管理的相关概述

（一）大数据时代的概念。大数据主要指无法在短时间内用软硬件进行收集、管理、处理的数据整合，只有利用新型的处理模式，才能有效整合海量、多元化的信息资料。并且，大数据技术的运用并不在于掌握庞大的数据资料，而是在于对具有应用价值的数据作出专业化的分析。就目前的情况来看，大数据时代的信息存储少则几百GB，多则几百TB，这就需要设置一个存储空间相对较大的数据库。一般来说，大数据普遍具有数据量大、数据产生速度快、数据格式多样、价值密度低等特点。若将大数据技术应用到流动人员人事档案管理领域，在实现数据高速传输和高效共享的同时，能让人事档案管理工作更加便捷、精准，以便更好地发挥其本身的应用价值，优化流动人员的管理成效，补齐当前人事档案管理中的短板，为后续有关流动人员管理工作的开展奠定坚实的基础。

（二）落实流动人员人事档案管理的现实意义。在大数据技术的不断渗透下，有关流动人员人事档案管理工作的落实具有十分重要的现实意义，具体表现为以下几个方面：第一，为用人单位培养、使用人才提供准确、可靠的参考依据。从用人单位的角度来说，人事档案详细记录了一个人的职业生涯、学识水平、业务能力等信息，通过对流动人员人事档案的利用，可以全面了解人才的个人情况，以便对人力资源进行科学、合理地管理。第二，有利于拓展社会人力资源的管理范围。在大数据、云计算等信息技术的加持下，关于流动人员人事档案的管理工作发生了实质性的变革。人事档案管理与大数据技术相结合，可以不断丰富人事档案管理中的流动人口信息，提升人事档案管理的整体成效；还可以方便相关单位对流动人员人事档案信息的查询和调取，有利于拓展社会人力资源的管理范围，更好地满足大数据时代人事管理需要。与此同时，通过落实流动人员人事档案管理工作，可以对辖区内的流动人才进行分类，并按照其专业技术能力与企业建立沟通枢纽，在保证流动人员合法权益的前提下，为流动人员提供更加合适的就业平台和创业渠道，从根源上缓解人事档案管理无秩序以及资源配置不均衡、不充分等问题，更好地满足市场经济对流动人员的多样性需求。第三，有利于解决民生问题和社会治安问题。不同类别的人员流动，一方面，可以带动区域内的经济发展；另一方面，也会带来就业、失业、社会治安、社会保障等影响民生的社会化管理问题。流动人员人事档案管理工作的顺利落实，可以帮助相关单位全面了解相关人员的实际情况和基础信息，并为其合理安排岗位，有效解决不必要的社会治安问题和民生问题。第四，有利于保障档案信息的权威性。在大数据时代背景下，无论何种流动人员的人事档案，都可以借助现代信息技术手段，将其录入到相应的人事档案信息化数据库之中，不仅可以有效打破传统管理模式下的信息壁垒问题，还可以保障档案信息的权威性和完整性，为后续各项工作的开展创造强有力的先决条件。

二、大数据时代流动人员人事档案管理工作的发展方向

（一）无纸便捷化。流动人员人事档案管理，在计算机网络技术的加持下，逐渐摒弃了传统的纸质档案管理方式，转变为无纸化模式，不仅可以存储大量的流动人员档案信息，还能节约档案管理的资金投入和资源耗费，有利于提升流动人员人事档案管理的便捷性，确保用户可以及时获取相关的信息资源。

（二）微缩数字化。在流动人员人事档案管理的过程中，通过运用微缩摄影和数码影像等技术手段，可以将数量庞大的传统纸质文件资源进行压缩，并在数码缩微技术的加持下，将其进行高清晰度处理后转变为电子文件，从而推动档案管理工作向着数字化方向发展。同时，信息技术的运用，不仅可以对电子化文件资源进行存储、识别、处理和管理，还可以构建完善的人事档案数据库，进而实现流动人员人事档案的无线传输和共享，有利于提升用户对数据资料查找的便捷性和循环利用效率。

（三）网络信息化。当前，为了保障人事档案和文件资料的安全，我国的政府部门、事业单位、国有企业、民营企业基本都已构建了较为完善的局域网络系统，并明文规定本单位内部的局域网不可接入互联网平台。此外，相较于传统的纸质文件，电子文件的签署方式可以留下独特的标识，不仅能够直接显示签署人的身份信息，还具备预防文件盗窃、篡改、丢失等功能，切实保障人事档案的安全性和完整性。

（四）智能多元化。大数据时代，流动人员人事档案管理的载体逐渐呈智能化和多元化的方向发展，即不再局限于传统纸质版形式，而是向视频、网站、磁盘、光盘、音频等多样化的形式转变。并且，流动人员人事档案管理的档案存储空间，也开始由传统的档案室、档案馆转向档案数据平台、档案数据信息系统以及档案数据库，在满足新时代发展需求的同时，极大地促进了流动人员人事档案管理工作的多元化变革。

三、大数据时代使用流动人员人事档案管理所面临的困境

（一）档案信息太过分散。受传统档案管理模式的影响，大多数地区的户籍管理方式比较固定，很少跟随人员的流动进行迁徙，以至于人档分离的状态时有发生。并且，因人事档案存放地、管理理念、管理方式以及管理平台存在较大差异，使得人事档案信息难以实现高效的传输和共享，不利于保障流动人员档案信息流通的便捷性与畅通性。同时，相关单位在办理流动人员的就业、失业等手续时，为审查相关人员信息数据的真实性，常会出现实体档案转递交接和保管的现象，这就导致在进行跨地区、跨行业存档时，没有充足的信息共享条件和统一的人事档案查询平台，无形之中增加了档案调取的程序和时间。

（二）档案管理制度有待完善。在人事制度改革工作的不断推进下，流动人员人事档案管理的难度也在随之增加，传统档案管理制度的弊端日渐凸显。与此同时，由于流动人员人事档案管理缺乏完善的制度，工作质量并不理想；加上某些部门对人事档案管理工作的认识不足，使得相应的监督指导和管理工作无法得到有效落实，极大地影响了流动人员人事档案管理的整体成效。另外，由于不同区域内的管理制度存在较大差异，有些地区既没有大规模普及电子签章，也没有建立完善的电子档案信息系统，对流动人员档案信息的完整性和真实性造成了一定程度的影响。

（三）弃档现象屡见不鲜。就流动人员人事管理的现状来看，大部分人的档案管理意识较为薄弱，尤其是一些在私企的流动人员，认为只需要做好本职工作、正常参与相应的绩效考核即可，导致有些企业常采用扣留内部人员人事档案的方式来防止各岗位员工的流失。与此同时，有些流动人员虽将本人档案存入了专门的人力资源服务机构和人才市场，但没有和档案管理单位保持有效的沟通。长此以往，使得弃档现象屡见不鲜，进一步增加了各个区域人力资源公共服务中心的档案无人认领现象。

（四）档案管理模式陈旧。由于档案信息的保密性和安全性局限，很多人事档案管理部门对于档案信息的查阅、借档、程序设置了较为严格的规定，如需要借阅本人到场或按照要求提供相应的查阅证明，这种管理模式不仅无法实现流动人员档案信息的高效共享，还会增加信息查阅的流程和资金投入，难以保障人事档案管理的整体效率和循环利用率。

四、大数据时代流动人员人事档案管理的优化对策

（一）建立一体化的大数据平台。针对流动人员人事档案管理过于分散的问题，相关部门应充分利用现代信息技术，秉承集中统一管理的原则，积极构建一体化的大数据平台，不断提升流动人员档案信息的传输效率。同时，还需要依托互联网技术，积极创建流动人口人事档案管理和业务统一的经办平台，实现对流动人员档案的集成化管理。同时运用大数据、人工智能、互联网等新兴技术，建立统一的档案信息查询平台，彻底突破档案“信息孤岛”现象和行业壁垒问题，尽可能达到流动人员人事档案管理跨行业、跨层级的数据交换和共享，为后期人事档案的规范存放和标准化管理创造有利条件。

（二）建立健全流动人员人事档案管理机制。大数据时代，为保证流动人员人事档案管理的有效性，必须建立科学、合理的人事档案管理机制。首先，灵活运用人事代理制度，有针对性地创新和优化人事档案社会公共服务管理模式，在依托单位委托或个人委托的基础上，开展科学的社会化服务模式，代为处理有关流动人员的人事档案业务，以便相应的管理工作得到有效落实。其次，人力资源公共服务中心需针对流动人员人事档案，建立有效的监督管理机制，在保证各项规章政策有效落实的同时，不断降低人事档案管理工作的成本支出，促使流动人员人事档案的管理工作更加科学和规范。

（三）多元化规避弃档现象。在大数据时代，想要保障流动人员人事档案管理的有效性，必须采用多元化的方式规避弃档现象，具体可从以下的两个方面入手：第一，提升高校学生的人事档案管理意识。高校档案管理部门应加强对大学生有关人事档案方面的宣传、引导力度，采用线上与线下相结合的教育模式，让校内学生正确认识人事档案对自身发展的重要性。第二，采用切实可行的制度政策，全面杜绝单位的扣档行为。《企业职工档案管理工作的规定》明确指出，职工所属单位针对内部因合法原因解除劳动合同的员工，需在1个月以内为当事人办理相应的人事档案调转手续，并将其移交至人才服务机构或新的单位。这就要求人力资源公共服务中心主动协助被扣档人员进行协商或申请劳动仲裁，最大限度地维护流动人员的切身利益。

（四）优化流动人员档案信息管理模式。大数据时代，应灵活运用大数据、互联网等信息技术，积极搭建有关流动人员档案信息的现代化管理平台或数据库，不断优化人事档案信息管理模式，拓展档案信息管理的深度和广度。同时，运用先进的网络技术和计算机设备，将传统的纸质档案录入信息数据库系统，加快流动人员人事档案管理的数字化建设。此外，还需要做好与用人单位的对接工作，及时更新数据库中的档案信息，建立完善的流动人员信用档案，为后续的人才引进、选拔提供有力的参考凭证。五、结语综上所述，大数据时代流动人员人事档案管理工作仍面临着诸多困境。因此，流动人员人事档案管理工作的开展，需结合人力资源市场的发展要求，通过建立健全人事档案管理机制，优化流动人员人事档案管理模式，不断强化各项档案管理工作的落实效果，努力实现流动人员档案信息的高效化、信息化、现代化、数字化管理。

【参考文献】

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[3]王兵.浅析如何提升流动人员档案管理水平和服务质量[J].山东档案,2021(05):58.

作者:王维 单位:广元市苍溪县人才交流中心