新时期事业单位人事档案安全管理浅论

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摘要：人事档案在人力资源配置、人才管理中的重要作用越发明显。加强人事档案安全成为人事档案管理的一项重要工作内容。本文分析了人事档案安全管理的现实必要性，详细阐述了事业单位人事档案安全管理的现状，并根据现状分析，有针对性地提出做好新时期事业单位人事档案安全管理的具体举措，切实筑牢人事档案安全堤坝，为事业单位选人、用人，加强人力资源管理提供保障。

关键词：人事档案安全；事业单位；档案管理

概述

截至2020年9月，山东省已经全部完成了省市县三级机构改革，原有的事业单位在机构并立过程中产生了人员的集中调动，给事业单位人事档案安全管理带来了新挑战。人事档案真实反映了个人参与社会活动的各个方面，具有全面性、机密性和流动性，属于社会公共信息的重要组成部分。人事档案在人力资源配置、人才管理中的重要作用越发明显。加强人事档案安全成为人事档案管理的一项重要工作内容。

1事业单位档案安全解读

新修订的《档案法》于2021年1月1日正式施行。《档案法》第19条明确规定：“档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。”“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。”2018年，国家档案局专门印发了《档案馆安全风险评估指标体系》（以下简称《指标体系》）。《指标体系》共包含馆库安全、档案实体安全、档案信息安全、安全保障机制4项一级指标、15项二级指标、56项三级指标。提出各级档案部门可通过《指标体系》对档案馆安全风险进行系统的分析评价，确定档案馆可能面临的风险，并根据风险的可能危害程度及防控条件确定风险隐患控制的优先顺序，进而有效降低安全风险发生的概率，最大限度地确保档案的安全。2013年，国家监察部、人社部和国家档案局联合印发《档案管理违法违纪行为处分规定》（以下简称《规定》）。《规定》中也明确规定危及档案安全的违法违纪行为的单位、个人，“有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任”。上述关于档案安全的相关规定，都为事业单位人事档案安全管理提供了根本遵循，必须要严格执行，切实把牢档案安全底线、红线。

2事业单位人事档案安全管理的“三”性

1.1重要性

人事档案记录了个人基本信息、社会关系、业务能力和工作状况，是个人晋升、定级、定岗、职称申报、政审的重要依据，也是事业单位选聘、选拔、培养干部的现实依据，更是事业单位人才资源优化配置的重要参考［1］。当前，事业单位改革逐步深入，其养老、医疗、退休等事务，均需要借助人事档案办理。因此，加强人事档案安全管理，确保人事档案实体安全和信息安全，才能有效保障人事档案及其资料信息的真实性、有效性、完整性［2］。

1.2紧迫性

人事档案安全工作的紧迫性，主要表现在人事档案对国家、事业单位及个人发挥的至关重要的作用方面。目前，随着社会主义市场经济改革的深入，以及人才频繁流动，档案资料失真、造假及重复建档等问题时有发生。为此，中组部专门部署开展了关于干部人事档案审核，重点审核“三龄两历一身份”。2015年，中组部出台了《干部人事档案造假问题处理办法》，旨在进一步加强干部人事档案管理，确保人事档案信息真实、准确［3］。

1.3安全性

事业单位人事档案安全问题，究其原因，有档案管理人员的安全意识不强，相关信息技术防范不到位，制度机制不完善等。可以人防、物防、技防“三位一体”安全防范措施，切实保障人事档案安全性［4］。例如，人防方面，可通过定期检查人事档案，核对人事档案信息等；物防方面，可按照档案“六防”的标准和要求加强档案室、库房、密集架等硬件配置；技防方面，可采取身份认证、数据备份、安装病毒软件等，防范非法访问、浏览或篡改人事档案信息，确保人事档案安全［5］。

3事业单位人事档案安全管理现状

3.1基础设施较薄弱

人事档案资料存放需要专门的场所，但从现实来看，事业单位人事档案管理的基础设施依然较为薄弱，安全隐患依然不同程度存在。《干部档案工作条例》规定每千卷档案库房面积需20至25平方米，一些事业单位的人事档案管理库房未达到标准要求，库房围护结构不合理，尤其是功能结构布局不够合理，没有达到“功能合理、流程便捷、内外相互联系又有所分割、没有交叉”的要求［6］。此外，一些事业单位的库房设施投入不完备。磁性载体档案装具未达到防磁标准，不能满足防磁要求；固定档案架（柜）、档案密集架每一层隔板承重低于40kg；电气设施、给排水设备、防雷等布局还需进一步完善。人事档案管理的设备兼容匹配性不足，信息存储介质保管未常态化开展抽查［7］。

3.2制度机制不完善

人事档案安全需要健全的安全保障机制。一是组织保障方面。事业单位虽然组建了人事档案安全领导机构，但开展的安全演练较少，领导机构细分不够，消防抢险、保密、信息安全、应急响应等安全保障小组队伍配备较弱［8］。二是制度保障方面。事业单位出台了一系列的人事档案安全管理制度规范，但档案安全岗位责任书内容不够清晰，安全责任落实常态化检查机制未有效得到执行。三是应急措施方面。档案库房按照“六防”的标准建设，但相应的水灾、火灾、地震等重大灾害发生时，人事档案损毁、数据灭失等重大突发事故的应急预案不够科学，相关应急演练未常态化开展，人员、装备及相关的技术应急能力未得到充分检验。四是安全宣传方面［9］。人事档案安全宣传制度未建立，运用新媒体等加强经常性安全宣传工作开展尚需加强，虽然组织了档案人员的安全培训，但从事人事工作的安全培训开展还不够，相关安全防范意识和能力不强。

3.3管理水平待提升

一是安全风险意识不强。对人事档案风险防范的重要性认识不足，思想意识较为松懈，对人事档案安全面临的风险因素掌握不清，应对之策把握不准。二是安全风险识别缺乏。做好人事档案安全管理，至关重要的一点是要准确识别事业单位人事档案管理存在的风险隐患，并根据风险隐患及时制定切实可行的应对措施［10］。三是安全风险应对不足。主要表现在实践操作过程中，人事档案工作人员未能严格按照相关标准和要求执行，例如，未严格执行按期修改人事档案信息安全管理系统密码等操作规程，影响了人事档案信息安全。

4事业单位人事档案安全管理对策

4.1加强基础设施建设，确保档案保管安全

一是领导重视。高度重视干部人事档案安全管理工作，成立专门的档案安全管理工作领导小组，把档案安全管理工作列入中心长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，与其它工作同部署、同组织、同考核［11］。主要领导和分管领导定期到档案室查看、了解干部人事档案安全管理情况，关心整档工作设备条件情况。二是加大投入。加大对档案整理工作中的设备需求支持力度，下大力气抓好干部档案基础设施配套。购置档案橱、A4制式档案盒，添置计算机、扫描仪、打印机、打孔裁纸机等整档用品，按照一级档案馆的标准要求配备档案基础设施。三是强化安保［12］。严格按照要求，建立健全安全防控措施。非管档、整档人员，禁止出入档案室。依托全局监控网络，对档案室实行24小时全方位电子监控。日常工作中始终坚持做好库房温湿度记录，及时进行降温和除湿操作；坚持做好库房卫生，保持库房内装具摆放整齐有序，无霉变、虫咬和乱堆放杂物等现象，确保库房档案管理达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”要求。

4.2健全档案管理制度，强化责任目标管理

一是健全责任考核制度。先后健全完善《档案保管保护制度》《档案材料鉴别归档制度》《档案保密安全制度》《档案整理工作制度》《档案室工作职责》和《档案管理人员职责》，制定考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，确保不发生失密和档案材料损毁丢失现象。二是完善检查制度。严格检查标准，坚持定期对干部人事档案管理工作进行督促检查，检查设施设备维护，检查个人档案整理情况，督促工作人员及时把零散的材料归档，保证所有干部档案材料无一丢失。三是实行目标管理制度［13］。在制定工作计划时，把干部档案工作作为一项重要工作列入其中，明确当年度干部档案工作的任务、目标、措施等，确保干部档案安全管理工作落到实处。

4.3严格档案整理规范，提升日常管理水平

一是狠抓归档材料的日常收集和鉴别工作，加强档案内容建设。建立健全干部档案材料收集网络，根据材料形成规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法，确保归档材料及时收集归档。对收集上来的干部档案材料，严把鉴别关，确保干部档案能历史地、全面地、准确地反映干部全貌。二是强化干部档案的整理工作。根据组织部门要求，在立卷时，统一更换A4制式档案盒，既整洁美观，又利于档案的保存。在整理中，严把分类关，力争做到分类准确、排列有序、层次清楚。在登记目录方面，采用微机打印目录，统一规格，使档案更加规范、有序。三是认真抓好干部档案的审核工作。根据上级有关要求和档案管理工作需要，组织档案管理人员对档案进行审核整理，重点审核“干部基本信息审核确认表”及档案材料的完善情况，并对缺少的档案材料进行详细记录，发现问题限期补充收集，确保干部档案更加齐全完整［14］。

4.4加强信息化建设，提高现代化管理水平

一是建立干部信息数据库。为促进干部管理工作的规范化、信息化建设，管档人员利用干部信息管理系统软件把较为系统的干部档案信息全部录入数据库。先由干部本人填写个人基本信息，管档人员再与原始档案认真核对，发现问题认真调查了解，核实鉴别，确保档案信息准确无误，实现了干部日常管理工作的规范化和信息化，大大提高了工作效率。二是做好干部档案电子查阅建设。积极建立人事电子档案，投入电脑、平板扫描仪、高速扫描仪等设备，抽调了专业人员做好干部人事档案扫描整理入库。实现查阅、复印人事档案可以直接在电脑上完成，减少了对原始档案的翻阅、拆装，有效地保护了原始材料。

5结语

新时期，做好人事档案安全管理工作，要有“功成不必在我”的胸襟和“功成必定有我”的责任担当，切实在思想上高度重视人事档案安全工作，加大安全管理的投入力度，改善人事档案安全管理的软硬件条件，健全人事档案安全管理的制度体系，抓好制度的贯彻落实。同时，要注重信息技术的应用，切实提升人事档案安全管理水平，确保人事档案安全。

作者:徐昕 单位:临沂市公路事业发展中心