医疗机构人事档案管理现状浅析

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科学技术的进步促进了社会和经济的发展，使人民的生活和生产方式发生了变化。科学技术已经逐步融入人类的生产和生活中，并成为人类社会发展中不可或缺的力量。特别是在电脑技术日益普及和应用的今天，它已经成为一个国家的重要指标。人事档案管理工作是医疗单位人力资源的基础，其经营得好坏将直接关系到医疗机构能否持续发展。因此，在新形势下，要加强人事档案的管理，必须利用电脑技术，在人事档案的工作中取得新的进展。本文从档案管理的意义、信息化背景下档案管理面临的问题及对策等角度出发，就新形势下医院档案管理工作的状况进行了剖析。随着时代的不断进步，我国的经济、政治、文化等各方面都有了新的发展机会与前景。在新时期的社会背景下，构建科学化、完备的人才档案，已经成为医院的一项重要工作，并逐步向信息化的方向发展。健全的人事档案管理制度，既能推进医院内部的人才策略的实行，又能对不同类型的医务人员进行发掘和选拔，从而提高医疗人员的档案管理质量。但是，由于我国人力资源管理工作起步较晚，缺乏相应的工作实践，不可避免地会出现一些漏洞和问题，从而对档案的管理工作发展产生了一定的制约作用。因此，各相关单位和工作人员必须在不断加强自我意识的基础上，通过摸索和改革，确保人事档案的管理工作平稳、持续地向前发展。

一、信息化背景下人事档案管理意义

随着网络的发展与智能手机的广泛使用，网络上的资料迅速增加，使人事档案管理受到资讯科技的冲击，尤其是医疗人员的档案处理，更是如此。在此背景下，如何做好医疗人员档案的信息化工作，已成为当前社会普遍关心的问题。在此项研究中，我们的工作人员在参考相关文献的基础上，查找出一些有关专家和学者关于对校本教学的意见和建议。侯文娟（2021）指出，在中国，个人的档案是记录生命历程的一个主要基础，它在人们的工作、生活中发挥着举足轻重的作用。但是，在社会发展的过程中，由于人口规模的扩大，经济体制的转型，生活方式的不断变化，人员流动加剧，用人机制的变化，由此带来的档案管理问题也逐渐凸显，例如多头管理、人档分离。同时，史明星（2020）也指出，随着世界信息化进程的加快，信息技术已广泛地渗透到各个领域。档案是原始资料的一种，而档案的经营则是一种特定的资讯，人事档案则是个人资料的一种。韩净、刁红梅（2020）对我国医疗机构的公共健康档案进行了调查：当前我国典型的档案管理体系主要是以“面向服务”的方式进行管理，既能实现档案的自动化管理，又能根据企业的特点，满足档案管理的需要。本文对我国目前的文献资料进行了梳理，笔者认为在大数据时代背景下，云储存档案管理的应用还很少，而在网络化与跨平台方面，特别是与之相适应的问题。从上个世纪90年代起，欧美国家已普遍采用了文件储存制度，90%以上的文件都是通过电子信息技术和网络实现储存的，使我国的档案制度更加规范合理。欧美各国在大数据信息化的背景下，提出了基于云计算的文档管理体系。数据标准化、统一，增强了档案的安全，防范了网络入侵，避免了重大的经济损失。

1.促进管理的近代化。当前社会是一个充斥着信息化的社会，信息资源日益丰富，人力资源的价值日益突出，急需加快人力资源的开发和信息化的建设。所以，在档案管理工作中要与时俱进，从实物化管理过渡到信息化，提高人力资源管理的工作效能，而人事档案是人在社会当中成长、发展的历史记录，随着信息时代的到来，人事档案的管理信息化已经成为必然趋势；采用电脑进行数据信息的处理，可保证人员资料的真实、全面，防止资料遗失的情况发生。

2.促进实现信息资源的分享。在信息化的今天，信息技术已经成为社会和时代发展的重要内容，加强人才档案的管理，有利于资源共享，服务于现代化建设，间接或直接推动我国经济与社会发展、进步，更快实现中华民族的伟大复兴。

3.方便获取人员资料。在信息化时代背景下，人事档案的信息化可以概括为：人事部门利用电脑技术对人员信息进行数据采集和处理，然后对其进行数字化处理，从而为人民群众查阅人事档案资料提供方便，更好地发挥其利用价值。医疗机构要尽快掌握队员的身体状况和专业技能，合理调整医疗团队的人员构成，掌握队员的家庭状况，做好后勤保障。所有的工作，都要做到“迅速、准确、有效”，没有丝毫的耽搁和失误。这就需要收集、筛选、整理和数据上报，相比于手工操作，干部人事信息系统可以快速完成海量的数据处理，大大提升了工作的效率和精确度。

4.促进文献资料的开发和使用。人力资源管理的目的和价值，在于为人才工作提供有效的服务，需要建立和发展多方位、多层面、多维度的信息资源管理模块，以满足信息社会对档案管理工作的诸类需求。在人力资源管理中应用电脑技术，可以创造一种全新的档案资源管理方式，即信息化，它可以极大地提高档案资源的使用效率，为社会和经济发展作出巨大的贡献。

二、理论价值及实际应用价值

1.在原理上的重要性。论文、研究报告等形式，为其他研究者的深入研究提供了依据。运用现代科技的方法，将人力档案资料以数码方式存储、传递、使用、共享，在这些方面具有无可取代的优势。

2.实用的意义。在此研究中，团队人员利用目前医院公共健康人力资源库的相关数据、一手资料等，运用相关的理论和实际操作方法，给出了相应的可行方案，为其他相关科研人员提供了参考。其能够有效地降低人事部门在进行人力资源管理和利用工作中出现的无谓损失，满足了人事档案管理工作中越来越突出的新需求。随着时代的发展，电子档案馆的建设，可以使档案信息的检索过程变得简单、方便、快速、直观。目前，我国高校毕业生的求职渠道日益拓宽、人员流动日益加剧，高校毕业生的“人档分离”“死档”“弃档”等问题层出不穷，而档案意识薄弱、旧的管理方法日益僵化，不能满足相应的社会需要，也是产生以上现象的重要原因。

三、信息化背景下医疗人事档案管理存在问题

1.观念滞后，关注不够。在信息时代，人事档案的管理需要在特定的基础设施和支持下进行，需要借助网络、计算机和扫描器等硬件支持，才能保证人员的档案文件能够准确传送。传统的社会组织因受行政制约，对一般的卫生保健机构都缺乏足够的关注，成为制约其发展的主要障碍。当前，许多医院的人事档案都是以人事部门或上级管理部门代为办理，缺少专门的人力资源管理团队，因而造成人事档案的归档不完整、不准确，造成人事档案的遗失，从而在某种意义上对人事档案的管理造成影响。

2.缺乏有效使用情况。档案信息系统的建设工作具有系统性和复杂性等特点，往往牵涉到多个单位、多个工作岗位，因此，在信息化条件下，档案管理工作的顺利与否与整个档案管理工作的完整性有着密切的关系。当前，医院的人事档案管理仍然是以人工或计算机方式进行，而且大部分医院都没有相关配置，因此需要构建专门的人事档案管理系统，以适应不同区域的需求，对其进行信息化改造。很多医院的行政人员缺乏对档案的管理与有效的使用，大多都是从个人的利益出发，没有管理的统一标准，导致档案信息传播的网络不畅通，对于档案管理的发展缺乏统一规划，致使人事档案利用度降低，档案资源共享难以实现，继而导致档案的管理意义难以全面体现。

3.档案管理工作的总体质量不高。在人才库的管理工作中，人是进行该管理的主体，因此，人才库的管理效能取决于管理者自身的能力和职业水平。但由于管理中缺乏高水平的管理人才，无法适应信息时代的人力资源管理需求，造成人力资源管理的问题，且有一些管理者存在疑似操作或粗心情形，且长时间面对枯燥乏味的管理工作，易导致懒散或懈怠情绪发生，因此，造成了文件材料管理不当和失真现象，加大了人力资源利用的难度。

四、信息化背景下医疗人事档案管理建设对策

1.技术装备配备的改进。在信息化条件下，档案材料的管理技术和装备是人力资源的重要组成部分。因此，在信息化条件下，人事档案资料的管理需要加大装备投资，引进和采购先进的仪器和技术，根据形势发展及时主动进行更新，建立完善的信息管理网络体系，提高信息化背景下人事档案资料管理效率，有效实现人事档案的信息化管理。另外，在进行信息化系统的设计和发展过程中，还要与使用者进行更多的协调与交流，确保各个模块之间的工作联系，防止发生脱节现象，提高软件开发的可操作性和有效性。信息化的一个重要特点，就是使人们的日常工作越来越方便，这也是医院人力资源管理工作所必需的。在新的历史条件下，要想进一步完善医院的人事档案工作，就必须充分利用现代科学技术发展的优秀成绩，把网络技术和档案工作有机地融合起来。在具体实现方面，可以在医疗机构中，构建一个本地的网络信息管理系统，采用先进的电子技术和专用的电子设备对个人的档案数据进行加工处理，使个人的文件数据电子化。

2.个人信息的数据化。在对医院进行人事档案的信息处理时，应根据其工作的特点和性质，对其进行改进，包括：学历、社会任职、专业方向、进修状况、获奖情况等，可以根据病史资料，全面掌握其学历、成长经历或专业技能，从而为医疗机构在招聘过程中及时发掘和选择合适的人才。由于人事档案信息可以分为电子文件和纸质文件两类，所以在进行档案信息的处理时，必须严格审查、鉴别和核对，并根据人员信息的最新情况，需要进行深入的核查，如有证明材料，必须提交原件或副本，并签字确认，以确保信息数据化、规范化、标准化。基于此工作重点，需要形成统一、标准化且科学管理的人事档案资料信息化管理系统，并利用资料信息的维护系统，记录原始档案资料与信息，最终形成全国性统一使用的人事档案资料数据库系统，将人事档案资源数据化落实，促进信息共享的方便快捷。

3.确保人员档案数据的安全和及时处理。在信息化的大环境下，实行信息资源的共享，必须重视对个人信息的保护，避免因个人信息的泄漏而导致无法弥补的负面影响。要做到这一点，必须强化档案的安全防范，并要遵守相关法规，确保档案信息的真实性。首先，应强化管理人员管理、政治思想和电脑操作能力的训练，并适时备份人员档案，落实档案管理人员的权力，并按照制定的规章制度进行各项工作，确保人员档案资料的安全。其次，在建立人事档案后，应立即厘清具体的人员档案移交程序，并确保人员档案能随时进行更新，以达到动态管理的目的，更好地保障人事档案的正确性和及时性。最后，信息化的档案信息系统充分体现了信息技术、计算机技术和通信技术，为信息的处理与存储创造了良好的环境。

4.提高对人事档案数据的管理能力。优化医院人事档案工作是适应大数据时代所必需的技能。提高有关工作人员的业务素质，培养出高素质的人才档案管理队伍，对整个医疗行业的发展起着至关重要的作用。在信息时代，人事档案的管理工作归根到底是通过人力进行的，所以在实施过程中要注意提高员工的能力和质量。人力资源管理工作的目标在于为人民群众在利用其所需之时，方便他们查阅，因此必须提高其服务水准，对医院的人员档案进行定期的收集、梳理和完善，对医院人员的具体情况进行补充，为临床各个专业的人员选拔工作奠定坚实的基础，从而推动医院各个专业的发展和提高。此外，人资资料可以作为医院发现、培养和甄选人才的主要资源，通过建立健康机构对人才的认知资料、成长特点进行定期的观测与研究，拓展人才的多样化职业发展路径，进一步促进其匹配精准工作、快速成长，同时还可提升管理人事档案的服务水平。在新的医疗改革浪潮中，人事档案的信息化、智能化的特点日益突出，对电脑的运用已是每个人事部门的基本素质。为此，有关部门要在开展人事档案工作时，经常组织有关人员进行职业技术训练和专题讲座，以形成一个良好的教学环境。另外，与其他医疗卫生组织相比，它也有着自己的特殊性。所以，在医院的人事档案管理工作中，要掌握基本的医学知识，才能与有关部门进行有效的交流，提高工作的整体效能。

五、结语

总之，在信息时代，人才库的使用不但可以改善人力资源的使用效果，而且可以改善医务人员的工作效能，增强人力资源管理工作的正确性和安全性，是一种符合现代管理理念的、实用的管理方式。总之，人事档案的开发和运用，不但会对档案管理工作的改革和发展产生深刻的影响，而且会对医院的发展产生积极的推动作用。

作者:戚霁 赵金币 琚理 单位:北理工大学附属医院