信息化下干部人事档案建设浅探

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摘要：干部人事档案管理是行政事业单位人事部门的重要工作，随着各类新技术的涌现，档案管理理念不断革新，信息化政务管理的提出使得干部人事档案信息化管理成为现实，加强干部人事档案的创新管理，正确处理传统档案管理与信息化档案管理的关系是干部人事档案信息化建设的重中之重。基于此，本文分析信息化背景下干部人事档案建设的重要性，分析信息化背景下干部人事档案管理的现状，最后阐述信息化背景下干部人事档案建设的优化策略，以供参考。

关键词：干部人事档案；档案管理；信息化管理

0前言

随着科技的发展，智慧政府、智能办公体系的构建改变了行政事业单位传统的办公模式，相应的干部人事档案管理也进入新的发展阶段。对行政事业单位来说，要给予干部人事档案信息化建设足够的重视，以现代信息技术的发展为契机，创新管理为手段，构建以纸质档案为基础，以电子档案为核心的档案管理系统，对干部人事档案进行动态管理，提高干部人事档案管理水平[1]。

1信息化背景下干部人事档案建设的重要性

1.1有利于档案查询

相较于传统档案管理，信息化背景下的干部人事档案管理更便利、更智能。纸质档案体积较大，占用的库房面积也大，且分类手段单调，在查询档案时需在浩如烟海的档案中一一查找[2-3]；信息化的干部人事档案管理，档案由纸质转变成电子，将干部人事档案信息输入档案管理系统，查询时只需使用计算机等现代设备，输入关键字即可快速查找到所需信息，大大提高档案查询速度，并且档案管理系统还支持多重查询，档案查询更方便、快捷[4-5]；

1.2档案管理更规范

传统的纸质档案管理，对书写规范、纸张大小、装订标准等都有不同的要求，导致档案管理标准不统一，而利用电子技术代替传统档案管理，能扬长避短，有效避免干部人事档案管理的弊端，使档案管理标准更规范。第一，信息化档案管理对电子资料的输入有严格规范，统一档案内容、字体和格式标准，在录入时就能避免录入失误；第二，档案管理人员要根据技术要求，定时更新系统内的数据信息，并根据需要做好数据迁移工作，使干部人事档案管理更加规范化；

1.3档案保管更安全

纸质档案的保管对保管环境的要求极高，一旦发生水、火等灾难，就会使档案遭受毁灭性损失，而且档案被污染、删改后也很难复原，纸质档案还存在信息被盗窃的危险。而用电子档案替代纸质档案，把干部人事档案信息存储于单位档案信息管理系统内，并对专用资料加密保管，能使干部人事档案信息存储更安全。工作人员只需定期对档案数据库进行维护、系统升级，并利用信息技术手段把档案信息存储到云端，就可永久保存档案信息。当前，多数行政事业单位的干部人事档案管理采取纸质档案与电子档案双重保管的方式存储，使档案保管更安全。

2信息化背景下干部人事档案管理现状

2.1管理方式落后，专业人才缺乏

近年来，行政事业单位对信息化档案管理有一定的认识，部分行政事业单位尝试实行干部人事档案信息化管理，但也仅限于档案的目录打印，尚未与干部人事信息采集及任免、养老及医疗保险等信息采集、工资系统等数据进行对接；另外，档案管理涉及个人隐私，对档案管理人员的政治敏感度、政治素养以及职业技术等的要求较高，部分档案管理人员年龄偏大，或由其它单位转岗而来，档案管理水平有待提高，并且部分行政事业单位档案管理工作只有1-2名档案管理人员，只能应付传统档案管理的日常工作，若遇干部任免、档案信息归档等工作量大的工作时，档案管理人员明显不够；最后，当前各行政事业单位的档案管理人员的培养多采取干中学、学中干、传、帮、带的培养模式，导致档案管理人员工作缺乏系统性，既懂档案管理业务，又精通信息技术且管理经验丰富的档案管理人才少之又少；

2.2信息化档案管理基础工作多、建设进程慢

随着干部任免数据信息采集程序、工资管理系统及养老、医疗保险信息采集等系统的相继出现，档案利用人员对干部人事档案的查询和检索等工作需求日益增加，但由于干部人事档案信息化管理工作千头万绪，基础工作量大，需耗费大量的时间等因素，导致多数行政事业单位干部人事档案信息化进程滞后。例如，将原始档案录入信息系统需逐页扫描，且单位所有人员的基本信息需手动录入，工作流程复杂、繁琐，要花费大量的人力成本和时间成本，在短时间内难以完成，影响单位干部人事档案管理的信息化进程；

2.3资金投入不足，管理设施配备不齐全

受限于档案库房面积，多数行政事业单位未设置单独的阅档室，多数单位仍使用传统的档案存储柜，仅以计算机辅助进行干部人事档案信息的采集、整理、汇总及归档等工作。行政事业单位也没有建立人事信息档案管理系统，究其原因是行政事业单位对干部人事档案信息化管理不够重视，尽管领导愿在干部选拔和人员考核等工作中付出大量的人力、财力、物力等成本，但不愿对档案信息化管理投入资金；二是有些行政事业单位对人事档案信息化管理有清醒的认识，但本单位资金有限，导致档案信息化建设滞后，甚至连基本的除湿仪等档案维护设备也不齐全，影响干部人事档案信息化进程的推进；

2.4档案管理质量不高

传统的干部人事档案管理以手工录入为主，致使案卷质量不高。一是档案管理人员在干部人事档案的收集、整理等过程中，相关资料未完全收集起来，例如，干部任免表或个人履历表等表格中的家庭主要关系填写不全，或党、团关系等证明材料缺失等，而档案管理人员把关不严，未要求工作人员及时补齐；二是部分工作人员对干部人事档案信息未及时更新，例如，干部任免表、年度考核表、职称评审、人员奖、惩信息等表格涉及单位全体人员，工作量大、工作繁琐，加之档案管理人员较少等原因，导致档案不能及时归档，也使得个人档案资料存在遗失的风险；三是干部人事档案信息鉴别工作不到位，例如，部分档案存在弄虚作假行为，档案真实度差，而档案管理人员在归档时未认真审核学历造假或党员身份造假等问题，影响干部人事档案信息的真实性；四是对归档档案未及时做到转、退、留、毁等处理。

3信息化背景下干部人事档案建设的优化策略

3.1加强档案管理人才队伍建设

提高行政事业单位的干部人事档案管理水平，不仅要创新档案管理方法，还要打造一支专业素质过硬、且熟悉档案信息化建设的方针和政策、具有较强的政治敏感性、政治素质过硬的档案管理队伍，每一名档案管理者都要作风正、党性强、热爱本职工作、忠于职守，并具有较强的学习能力，可快速熟悉干部人事信息化理念，熟练使用信息化管理设备。行政事业单位要为档案管理人员学习搭建平台，通过请进来、走出去的方式加强档案管理人员的培训，邀请档案管理专家到本单位授课或现场指导干部人事档案信息化工作；同时，应鼓励档案管理人员积极参加干部人事档案信息化培训，用心学习信息化干部人事档案管理程序，同时学习国家下发的相关电子档案的形成与归档规范、制度及标准，将思想转变与国家规范标准相结合，确保电子档案的真实、可靠。提高档案管理人员的业务能力，实现干部人事档案重点信息的审核、归档，进行高效、科学的分类，实现快速扫描、录入及人员新增等工作，并确保干部人事档案信息的及时归档存储，熟练掌握干部人事档案的智能柜分区，从而为行政事业单位干部人事档案信息系统提供人力支持；

3.2明确干部人事档案信息化管理目标

当前，行政事业单位人事档案信息化管理的目标是加强现有纸质档案电子化与信息化建设。这就需要先把纸质档案资料进行电子转化，由档案管理人员以纸质档案录入为起点，把图片、文本等档案信息有机结合，做好分类，明确档案索引查询方式，根据管理层级、管理权限、工作方向等创建干部人事档案信息管理网络，结合现代网络技术和电子设备进行高速处理，整合零散数据信息，做好干部人事档案的信息化建设；

3.3加强资金投入，配齐档案管理设施

信息化背景下，行政事业单位应给予干部人事档案管理更多的资金支持。在每年编制单位年度预算时，可设置档案管理专项经费，确保档案建设所需资金充足，用于改善档案管理的软、硬件设施。档案建设所需硬件设施包括：档案室、办公室及阅档室等，基础设施要各自独立，确保档案信息安全；同时应配备智能、安全、易操作的温、湿度调控系统，尽量延缓纸质档案的老化时间，延长纸质档案寿命；还要配备齐全计算机、打印机、扫描仪以及碎纸机等档案信息化建设所需的硬件设备，确保档案信息系统投入使用后，可确保档案信息的安全，并实现快速归档；此外，还要与软件开发公司积极沟通，开发符合单位干部人事档案管理所需的信息化管理平台；

3.4构建干部人事档案电子管理系统

构建干部人事档案电子管理系统，要对单位的干部任免、工资管理等与干部人事档案管理相关的模块进行整体架构分析，同时兼顾全局性与干部人事档案管理的专业性，根据干部人事档案管理的实际需求做好系统化设计。信息化档案管理系统要涵盖干部人事档案信息、报表统计及输出、数据维护、干部任免等模块，确保管理系统的全面、方便、快捷、实用、易于操作。一是干部人事档案信息模块，包括单位全体干部的基本信息、档案资料的查询、借阅及返还等内容。其中，在录入全体干部基本信息时，有条件的单位可在工资等相关系统内整理、汇总后由模板批量导入即可，从而提高干部人事档案系统建设效率，或逐一新增录入；档案资料需利用扫描仪等设备把纸质档案扫描到管理系统内，进行电子化存储；档案信息查询、借阅以及返还登记要在系统内记录干部人事档案信息的查询、借出以及返还等信息；二是报表统计和输出模块，该模块能查询单位全体干部的政治面貌、三龄两历、职称、职务等内容，并根据检索条件自动生成符合要求的干部人事报表；此外，该模块还可对干部人事档案的目录名册等内容自动生成报表并打印输出。行政事业单位往往存在人员调入、调出或退休等情况，信息输出模块可为干部人事档案移交提供便利，例如，干部退休后需将其人事信息移交到社会保障部门管理，在信息输出模块可将此人信息输出并转交到社保部门；三是数据维护模块，能实现干部人事档案的新增、修改、删除等人员信息的变动处理，并能适时查询档案更新情况，还能进行干部人事信息的备份与恢复；四是干部任免模块，该模块下设现任干部、拟提拔干部及免职干部等子模块，用于记录干部的组织选拔、提拔作用等具体过程。干部提拔时，利用电子人事档案管理系统可快速把拟提拔的干部的人事信息调出，快速完成拟提拔干部的审查工作；

3.5搭建互联网+档案利用平台

3.5.1便捷化、移动化的档案利用平台。可通过手机杂志、手机报的形式创建手机媒介，联合通信公司来搭建一个信息传播平台，通过向手机发送人事档案管理服务的信息，让档案利用者充分了解人事档案管理信息，有效拓宽人事档案信息的传播途径，在确保安全性与隐私性的前提下，通过查询人事档案信息进行完整反馈，这样不仅可大幅度提高用户查询信息的自主程度，还可充分体现优质人事档案服务理念；3.5.2创建人事档案微信公众号。随着信息技术的发展，微信已成为人们最常用的社交通讯软件之一，以此将”互联网+人事档案”的平台搭建到微信中，不仅可提供常用的档案查询服务、推送服务，还可以微信公众号的形式提供人事档案信息查询服务。可借助微信的各类验证功能对使用者的身份进行严格验证，再进行查阅与其它相关服务；此外，可将档案资料以二维码的形式进行查看，通过扫一扫的形式快速查询档案信息；3.5.3创建人事档案手机客户端。通过创建人事档案手机客户端，进行人事档案管理服务，随着智能手机的普及率越来越高，手机客户端也逐渐被接受，将手机客户端与人事档案管理工作进行充分的融合，不仅可在手机上直接为用户提供档案信息与单位信息等，还能在网络上进行事项的预约办理和职称的查阅等服务。手机客户端需有充分的安全检验模块，如通过指纹或人脸等方式进行人物识别，进行身份验证；

3.6完善档案安全管理标准

传统的纸质人事档案向信息化档案转化需档案管理部门和档案管理人员在多个层面更新应对策略，确保人事档案信息化管理的稳步推进，尤其是在档案安全管理方面，进行信息化档案管理也标志着安全管理重心的转移。第一，档案管理人员要熟悉国家档案管理相关法律、法规，在法律层面确保本单位的干部人事档案信息安全；第二，档案管理人员要树立档案信息安全意识，对已录入系统的档案资料，要按纸质档案管理标准保管好原件；同时加强信息系统的物理环境、数据应用、网络管理、移动介质及终端安全等方面的安全防护，并在软件开发阶段要求软件公司利用技术手段确保电子档案的信息安全；再者，做好电子档案的备份工作，采取一套使用、一套封存、一套异地保管的多备份制度，并定期做好备份数据的检查工作，确保干部人事档案的数据安全；第三，传统的纸质档案资料与信息化档案信息的安全管理重心存在明显差异，前者更侧重于日常保养和实体资料的存储安全，而后者侧重于智能化信息管理，要做好防泄密工作，避免数据信息泄露，可采取指纹或密码等识别方法加强管理；最后，健全信息化档案安全管理制度，做好信息化档案制度的更新工作，确保支撑与框架同步协调发展，推进干部人事档案管理的数据网络安全管理；

3.7规范信息管理，优化人事管理制度

在人事档案信息化管理中，优化管理制度也是巨大的推进与创新，改革创新必然要完善并创新传统管理制度，及时弥补传统管理制度的不足，撤销不合理的人事管理制度，并且合理调整人员编制。第一，新型人事信息网络的构建需正确处理创新与继承的关系，在引入新的管理制度的基础上做好对传统制度的完善与继承，实现新、旧制度的有机结合，而非推倒重来；第二，重视体系策划，尤其强调相关部门的工作能力策划，做好整体工作体系策划，在制度创新的基础上做好工作进度调整，使信息化建设在各阶段都保持活力，并把干部人事档案信息化建设当作一种追求，为国家现代化建设、同级行政以及上级组织服务。

4结语

信息化背景下，随着干部队伍数量的增加和干部人事档案管理制度改革的推进，行政事业单位要把智慧政务建设和干部人事档案信息化建设相结合，加强档案管理人才队伍建设，探索构建干部人事档案管理系统，真正解决传统档案管理的信息利用率低、重复性工作多等弊端，提高干部人事档案管理质量与效率。

作者:夏文青 单位:青岛市市南区教育和体育局