人事档案与医疗人力资源管理

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信息技术的发展使人力资源管理工作取得显著成果，且技术的普及范围越来越广，特别是在医疗卫生事业中，依靠信息技术，实现了人事档案与人力资源管理的信息化建设，进一步发挥人才的价值，推动人力资源管理水平显著提升，从而增强服务质量，为医院人才选拔与医疗水平提升提供了科学参考依据。

一、医院人事档案对于医疗人力资源管理的积极作用

（一）提升医院核心竞争力

加强医院人事档案管理，对于提升人才管理效率有着重要意义，能够最大程度上为人才提供施展空间。强化人事档案管理工作，有利于吸引更多优秀的人才参与医院日常运营，加强人力资源管理，提升医院在整个行业中的竞争力。医疗行业内，医院间竞争激烈，为突出竞争优势，医院必须拥有大量优秀人才。科学开展档案管理，提高人事档案信息利用程度，有利于强化医疗人才管理规范化，为人才带来优质化工作条件，吸引其以更端正的态度和饱满的情绪进行岗位工作，这对提高医院竞争力意义重大。

（二）人事档案可作为人才选拔的依据

人事档案信息利用与管理为医院选拔人才提供了科学参考依据。医院在招聘人才的时候，需要全方位掌握人才以往工作经历、文化水平等情况，所以人事档案可以为人力资源提供详细的人才资料，人力资源部门按照人才自身工作经历展开评估分析，为其提供更加合适的岗位，尽可能地发挥人才的价值，为人才选拔的顺利进行提供保障，为提高人才综合素质创造条件。

（三）优化人力资源配置

合理地应用人事档案信息，有利于实现医院人力资源配置的最优化，提高资源利用率。当前，外部医疗环境已经发生了改变，面对整个医疗卫生行业内的竞争，要想提高医院核心竞争力，促进医院的可持续发展，就要加大对人事档案信息管理的重视度，强化档案管理和人力资源管理间的联系，全方位掌握员工信息，以便更好地了解其专业能力，使岗位安排更加合理，也有利于后续的职称评定。医院在管理员工时，职称评定是留住人才、激励人才的重要方法，相关人员需掌握职工个人信息，保障评定工作的科学性，通过人事档案管理，帮助人资部门高效完成职称评定工作。

二、现阶段医院人事档案管理工作存在的不足

（一）人事档案管理者综合能力欠缺

与医院内其他工作相比，医院人事管理是一项枯燥乏味却又十分重要的工作，枯燥是因为档案管理人员每日必须面对繁琐的信息资料，如果自身责任意识不强，该项工作将难以胜任。人事档案管理关系到医院的发展，也关系到人力资源的优化配置，只有做好人才管理，才能留住人才，依此成为医院发展的重要动力。由此可见，人事档案管理工作的落实，要求管理人员必须保持足够的耐心与注意力，可克服档案整理与归纳的枯燥感，以高度注意力降低因操作不当而给医院带来的不利影响。但是档案管理人员自身能力不足，尤其是不具备较强的专业能力，在工作中往往难以从复杂繁琐的数据中找出问题的关键，从而影响人力资源管理效率。

（二）缺乏对人事档案管理工作的重视

医院工作有着明显的特殊性，负责人应高度重视人员医疗技术，但这也会导致医院忽略人事档案管理的重要性，导致医院在决策时容易将资金投向医疗设备更新与引进、医疗技术改革等方面，使人事档案管理人才队伍的建设有所缺失。这一情况下，医院人事档案管理部门没有建立高质量信息化人才数据库，也没有应用先进的人事管理系统，导致档案管理人员无法及时对档案信息准确记录整理，专业化管理人才的缺失导致人事档案管理质量受到影响。部分医院规模较小，无法为档案管理与人力资源管理设置过多的岗位，有时档案管理人员不得不身兼数职，这会影响档案管理人员对于自己能力的提升，不利于充分发挥人事档案在人力资源管理方面的积极作用。

（三）档案信息没有及时更新

要想充分发挥医院人事档案的积极作用，使其成为医院现代化发展的助力，要求人资部门必须做到，及时更新人员档案信息。只有这样，才能从档案信息中找出关键点，使医院做出的决策更加合理。但是受到各方面因素的影响，很多医院难以做到这一点，这是因为医院现有的人事档案管理系统还不够完善，医院对于职工的评价需要由不同部门负责，各部门间缺乏沟通，导致员工档案出现了偏颇，而负责记录人员信息的人事部门无法及时有效地记录所有信息，也不能在第一时间发现员工的突出表现。档案资料收集不够规范，材料信息更新不及时。由于医院人事档案需要在人事管理中形成，这是经过审核的文件资料，其中包含了医务人员个人工作经历、医德医技等内容，所有信息以个人为单位，需要按照相应的原则与方式完成装订，同时组成专册与专卷。但实际上，人事档案管理常常只能关注建档人员的工作经历与工资职级等内容，无法将其成就业绩、医技水平、学术成就等资料汇总整理，也无法对人员做出最全面的了解与判断。

（四）材料信息缺乏，信息化程度低

有的医院人事档案缺失了简历、学籍、职称文件以及工资表等必要信息，或者缺失出生年月、毕业与工作时间等，这与医务人员自身不了解人事档案重要性有关。最初人们只填写自己的简历，剩下的内容由工作人员负责填写，而医院的中心工作就属于临床医疗工作，即为广大患者提供优质化医疗服务。但是在一些医院管理工作中，有的医院侧重于临床医疗，忽略了人事档案的重要性，导致档案管理在人力与物力方面受到约束，同时缺乏先进的设备与管理手段，不利于档案管理工作的开展。受到“重管理、轻利用”的影响，人们认为只要将档案管理好，保证档案不丢失或者损坏就可以，却没有意识到档案管理的目的在于为医院现代化管理提供高质量服务。部分医务人员缺乏档案管理意识，也没有认识到档案信息的价值，有的人甚至将重要人事档案数据存储在自己的电脑中，最终造成了资料缺失与类别不全。随着科技手段的更新与应用，医院人事档案管理系统被不断推广，人事档案与人力资源管理的信息化水平逐渐提高。先进的手段没有被开发利用，信息技术在档案管理方面应用广泛性不足，导致人事档案管理效率受到影响，进而引发资源浪费。这一问题主要体现于档案资料依然依赖于人工操作，无形中造成人力与物力的浪费。除此之外，人工整理的档案资料检索难度大，容易被破坏。

三、强化医院人事档案管理与医疗人力资源管理的有效途径

（一）强化人员能力，发挥档案管理在人力资源开发中的实践应用

1.增强档案管理人员综合能力。提升档案管理人员的综合实力，强化医疗人事档案管理实效性，这是发挥档案管理作用、开发与利用人力资源的关键，医院应采取相应的措施，提高人才队伍的综合能力。对此，以下建议可供参考：（1）科学界定职工工作规范，使其充分了解自己的职责权限范围。针对档案管理人员出现欠缺的问题，应为其制定培训计划，保证所有人员可以接触到最先进人事档案管理知识，学会利用知识技能解决档案管理与人力资源管理的难题。（2）加强对医院内各部门职工的教育，强化其法律意识，多方式强化人员责任心，使其在档案管理工作中获得成就感。对此，医院有必要建立奖励激励机制，日常乏味的人事档案管理工作容易让人们失去热情，合理的激励制度能够改善工作现状，调动人员参与的积极性。因此，医院可以提高从事档案管理人员的个人薪资待遇，再将福利待遇划分成几个不同的级别，按照职工的工作成绩为其分配相应的福利待遇。与此同时，医院应完善岗位责任制度，明确不同人员的工作范围，引导相应人员以高度的责任意识和工作态度，为人事档案管理和医疗人力资源管理工作的开展奠定基础。2.分析档案信息，夯实人才建设基础。全方位保障人力资源开发的有序性，可使人事档案资源开发更有作用。医院在进行医疗人力资源开发时，应当以人事档案信息资源完整性为前提，档案资源信息内主要包含医务人员工作经历、个人政绩、医德医技等信息，这类信息不仅会存在于人事管理部门，同时也会体现于文书档案、护理档案、个人考核等资料中。对此，有必要遵循人事档案与资源开发的整序性原则，多渠道采集人员资料，再将其分散到各部门当中，以便有效的反映人员工作经历与个人业绩，实现对信息的汇总与整合，从而形成更加有序且集中的个人档案信息资料；整合医务人员考核业绩档案与科研成果，经过有序的整理，在其间建立逻辑关系，从而将信息全方位的展示在档案信息中，为接下来的人力资源的开发和利用提供更有价值的内容。以完善档案管理工作为基础，加强对相应信息资料的利用，可为医院人才队伍建设和人力资源开发提供推动力量；确立以人事档案为前提条件的人力资源管理工作机制，将人事档案信息作为人事调动与管理的重要参考，可突出档案资料在人力资源管理中的地位，使人事工作的开展能够以完善的资料信息为参考。与此同时，医院应不断做好档案信息科学编制工作，定期总结与分析医疗人力资源内容，挖掘并总结其中的有效信息，为医疗人才建设提供参考。比如，除了档案内人员姓名、学历、专业以及工作经历等信息，还应利用出勤情况、工作成果以及应变能力反映医疗人力资源现状，加强对人事档案信息的利用，深入挖掘档案资料，对其未来发展潜力客观分析，为各个科室的人才建设提供帮助，为人力资源开发与利用提供必要的人才保障。3.制定科学发展规划，推进人力资源储备。加强医院人事档案管理，这对医院后续人才发展规划意义重大。对此，有必要完成以下工作：（1）医院应充分利用人事档案，根据当前医院发展现状制定人才发展规划，比如对过去几年的医院人力资源变动情况加以分析，掌握人才招聘与人员分配制度情况，了解人员流失信息，探究医院需要的人才类型，为人才招聘计划的完善提供足够的资源储备。（2）借助人事档案完善医疗人力资源管理工作内容，比如分析人事档案资料信息，分析医院绩效管理与激励机制，并对职工个人能力提升与工作态度的转变提供帮助，确立高效人才发展规划。

（二）提高对人事档案管理工作的重视度

医院负责人应深刻意识到人事档案管理的价值，强化对这项工作的重视，为人力资源管理部门提供更多支持。对此，以下建议可供参考：（1）加强宣传，发挥领导的模范带头作用，从医院内部开始普及人事档案管理工作，让除了人力资源部门以外的人意识到这项工作的重要性，进而营造良好的工作氛围，以便积极转变工作观念。（2）各部门之间相互配合，充分认识到档案信息在记录与整理的同时会涉及各部门员工，如果所有人都能以积极的态度辅助人事档案管理，该项工作的质量将会显著提升。

（三）加强新科技的应用，及时更新档案信息

1.依靠现代信息技术，建立人事管理系统。信息化时代下，人事档案管理工作质量想要提升，就必须依赖于科技，只有不断引进技术，才能改进人事信息更新不及时或者信息缺失的问题，使档案管理工作逐渐朝着规范化与信息化的方向前进。利用现代化信息技术，确立医院人事管理系统，相应建议如下：（1）医院应当与当地软件公司展开合作，致力于人事档案数据库的开发，技术人员可以在数据库内标注各卷档案的位置、使用现状以及登记内容，以便人员在软件管理能力缺失时也能尽快地掌握软件操作技能，提高档案管理工作效率。（2）档案管理人员可以借助扫描设备录入档案信息，扫描原件后再将信息上传到数据库中，随后对资源库内存储的资料图片及时归纳整理，为日后人力资源管理部门查阅使用。（3）赋予医院员工登录系统的权利，过去会发生人事档案资料登录不及时的问题，这与员工和人事档案管理、人力资源管理者沟通不足有关，员工十分清晰自己的履历，但档案管理者却不够了解，所以有必要赋予员工一定的权利，让其自己登录系统补全档案信息。（4）利用信息化技术搭建人才管理系统，推动人力资源的有效开发。搭建人事档案管理工作平台，创建数据分析平台，依靠大数据分析技术强化档案数据收集与整理，可优化档案归档流程，完成职工个人信息调查与记录等工作，创建人员档案数据库，建立个人简历管理系统，及时更新员工信息，提高人力资源数据采集和收集效率。（5）加强大数据技术的使用，对档案信息采用结构化与半结构化的处理，再科学分析医院人力资源管理情况，对职工信息做出高效整合，突出大数据分析结果的重要性，使医院人事决策更加科学，绩效考核的效果更突出。2.及时更新档案信息，构建医院人才业绩档案数据库。从知识管理角度出发，建立医院人才业绩档案数据库，从人力资源管理部门开始，加强其他部门的配合，主动采集医院内各员工的人事档案信息，通过对档案信息的挖掘与开发，经过有效的整理与编研，实现隐性知识的显性化，再将职工知识与信息提升成组织知识，整合医院知识资源，为人才队伍的创建提供高效配置的帮助，发挥人才潜力，促进人力资源在医院内的高效流动，从而带动医院竞争实力的提升。

（四）完善档案管理制度，提高人事档案信息化程度

医院应根据业务发展实际需求，以实际运营为基础，迎合新医改的需求，完善人事档案管理制度，加强对档案信息管理机制的优化升级，为人力资源管理工作的开展提供科学参考依据与理论基础。医院应当结合人力资源管理现状，不断加强人事档案管理，完善资料采集、归档、系统启用等内容，使人力资源管理更加有参考依据；不断优化档案信息数据库，提高人事档案信息化程度，把握资料采集宽度和信息分析深度，深层次地探究档案信息，结合分析结果展开人力资源管理。如今，医院发展规模逐渐扩大，所涉及的人事档案内容增加，依靠信息技术管理档案资料，建立数据库，可在最大程度上提高档案管理工作效率。

四、结语

总而言之，在医院环境下，人事档案管理与人力资源开发都属于医院人事管理的重点，要求相应人员加大重视程度，凭借人事档案科学化管理，促进人力资源的开发与利用，推动人力资源高效流动，以创新意识推动医院的可持续发展。

作者:郭慧娴 何颍斐 单位:河南省人民医院