事业单位档案管理信息化建设的方法

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摘要：在档案管理中主要是对各类档案资源进行收集、整理、归档、保管等工作，目前在多数事业单位中的档案管理信息化建设进程不断加快，其在实际中有效地转变了传统档案工作的开展形式，能够应对现代档案事业所提出的要求。同时还应重视对现代技术的合理化应用，以此来进一步地挖掘档案资源的价值，利用信息技术、数据技术对海量信息进行高速分析、筛选、处理，使档案管理的开展速率得到提升，减少在档案管理中的疏漏问题。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

引言

信息时代的快速发展推动了档案管理的改革及创新，在实际中可以通过现代化档案管理技术、模式、方法的运用来改进其以往管理工作中存有的不足，实现对档案资源进行高效管理的目的。在档案管理中，应从创新的角度来分析其工作发展形势及事业单位发展需求，以信息时代背景所带来的优势，结合相关管理工作的实情来对其现有的管理体系进行调整，从而对快速增长的档案信息资源进行科学化处理，使档案资源能够得到有效利用。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义分析

1.提高档案管理质量

在事业单位档案管理中，许多档案资料都具有较高的应用价值，但不断增多的档案资料在实际中增加了档案的调用难度，因此，许多具有珍贵价值的档案未得到有效的查阅及使用，进而影响档案价值的开发。而通过信息技术、计算机技术、大数据技术的应用，对档案进行数字化处理能够有效推动档案管理的信息化。通过大数据技术对档案进行处理及存储，当需要提取档案资料时，可直接在数据库中进行档案资料的搜索，使档案的查阅更为快捷方便，从而有效提高档案管理质量。

2.降低档案管理成本

在信息时代的背景下，其改变了传统档案资料的管理形式，纸质档案的数字化转变在极大程度上优化了管理工作流程，有效地减少在档案管理中的工作量，这样可以节约档案管理成本支出。并且档案管理信息化推动了档案管理的自动化、智能化发展，这在极大程度上提高了其管理效率，再加上档案信息化管理模式在应用中对人力、设施、工具等的要求较少，人力、物力支出的减少在实际中降低了档案管理所需成本。

3.保证档案资源的安全

在传统的档案管理中，纸质档案对存储环境及保管条件有着一定的要求，若是档案资料保管不当可能会出现损坏、破损、丢失等问题。目前在档案管理中，多数采用纸质档案与电子档案并行的方式来开展相关工作，这样可以进一步保证档案资料的完整性。同时在信息技术的支持下，对档案数字化处理能高效地对档案信息进行筛查，从而保留具有价值的档案资料，信息技术在应用中可以对多数类型的档案进行数字化存储，如影音、图片等，使档案资料不受外界环境的影响。

二、事业单位档案管理信息化建设中存有的不足分析

1.管理机制存有不足

当下，事业单位档案管理机制依然存在着诸多不足之处，即使已经逐步将新的改革制度融入了管理体制中，但由于无法保证落实效果使改革表现并不明显。信息化时代，事业单位档案管理部门逐渐将电子信息作为主要的管理对象，在此过程中管理互动凸显出了较为明显的便携性。但由于多数事业单位在机制改革的过程中滞后问题较为严重，使得整体的工作效率受到了严重影响。

2.技术应用存有不足

虽然在档案管理工作中信息化建设已经得到了广泛的推行，但在实际中仍然存在对现代化管理技术利用程度不足的情况，在档案管理信息化建设中仍然处于初步阶段。并且在档案管理发展的过程中要求其可以提供更为多样的管理服务，使档案管理的实施能够更好地对档案资源的价值进行挖掘，从而充分地对档案管理的功能进行开发。但是因对信息化技术的应用程度不足，使许多具有较强实用性的功能未得到有效的开发，这也使得实际档案管理中所采用的管理技术、管理方法逐渐无法应对不断增多的管理要求，进而影响档案管理实效。

3.人才培训存有不足

档案管理信息化建设不仅需要有充足的资金及现代化的技术支持，还需要有专业的管理人才来落实信息化建设的各个项目，因此要求档案管理人员能够对相关技术进行掌握及应用。但以目前事业单位的档案工作开展情况来看，虽然管理人员多数已经掌握基础的信息技术来进行档案的处理，但是在最新的科技应用中，仍然存有着较大的限制，其主要是由于在事业单位内部，许多档案工作人员未能得到系统化、专业化的培训，因此，无法适应快速增多的档案管理信息化建设要求，使其在管理工作中无法达到理想的工作效果。

三、事业单位档案管理信息化建设的方法分析

1.加大档案管理信息化建设投入

为了使档案信息化在事业单位中可以得到顺利推行，则需要通过提供充足的资金、设备设施等支持，对其基础条件进行完善，并且，事业单位内部许多档案资料都有着较强的机密性，因此，应根据实际的工作条件来配备完善的软件、硬件设施。同时在档案信息化中数据库的建设属于档案工作中的重点内容，应按照规范流程来对档案资料进行规范的数字化处理，并根据事业单位档案工作规章制度要求对电子档案进行归档，保证数据库可以对事业单位档案进行全面的收录，为事业单位信息化建设提供完善的数据库资源。为了保障档案管理信息化建设的实效性，需要确保事业单位内部的领导者和管理者能够对档案管理信息化建设予以高度重视，逐步加大对此类建设项目的资金投入力度。在划拨资金的过程中，保障了单位基础设施的完善性，通过对老化和陈旧设备设施的有效更新，确保设备设施维修以及保养工作的有效落实，以此来延长各项设备设施的使用周期，为档案信息的记录和查阅提供了助力支持，并为此方面工作的顺利开展提供了便利性保障。与此同时，为了能够提高档案管理信息化建设的整体水平，需要积极引进高新科学技术以及互联网平台，并与相关企业之间保持良好的联系，在合作的情况下为信息化管理工作的开展提供了充足的技术支持。

2.进行档案资料的数字化处理

对档案资料的数字化处理能够有效地缩减存储空间、扩大存储容量，并且在档案的查询、检索、利用电子档案的调取更为便捷，有利于提高档案资源的利用率。首先，对于已经归档的纸质档案，需要依照国家所制定的技术标准来规范处理档案资料，采用扫描、录入等方式使纸质档案以数字化图像及文本等形式进行留存，根据档案实际的类型来选择平扫或高扫方式，然后对档案数据进行采集及收录。其次，在档案的数字化处理中，需要利用专业的办公软件来进行档案目录的生成，并对数字档案进行全面的核对，并由专人对数字档案进行审核，确认其是否存有问题，之后对数字档案进行归档，建立事业单位专用的档案数据库。在促进档案管理信息化建设项目不断推进的过程中，需要充分地联系实际情况，对档案管理的工作内容予以全方位的分析，保证了档案管理信息化体系建设的健全性，确保不同形式的档案内容都能够得以顺利转化，保障转化环节的灵活程度，充分地发挥出档案管理数字化模式的优势和效用。另外，在处理事业单位档案信息的过程中，需要借助数字化的处理模式，对档案当中所包含的数字资源进行分析，保障管理工作的针对性和实效性，并在管理的过程中突出重点内容，以此来加强档案管理工作的实施质量。

3.优化档案信息化管理系统

对于在档案管理中所应用的信息化系统，需要根据事业单位的实际情况及工作要求来建设，以此来保证其功能可以满足档案工作的各项开展要求。同时在现今档案信息化建设进程不断推进的过程中，对于所采用的管理系统其功能还需进一步完善，通过建立起匹配的信息化管理系统来加强对档案的处理，实现档案管理的自动化、信息化开展要求。并且在档案信息化管理系统的建设中，还可以引入云计算技术与管理系统对接，建立起档案管理云端平台，这样可以使档案工作在云平台上开展，其对存储设备设施的要求降低，并在云计算技术的支持下对数据资源进行高速处理。在开展档案管理工作的过程中，需要保障信息化建设项目的有效落实，从而确保后续的管理工作能够呈现出持续化的特点，推动了管理工作的深入发展，并为管理项目的有效落实提供了关键因素。在信息时代的影响下，档案管理工作人员需要充分结合信息站点的实际情况，并明确档案管理工作开展阶段所提出的要求，基于档案信息化服务保障，将查询、借阅以及信息共享等方面的功能包含在内，从根本入手提高了档案管理工作的综合水平。另外，在打造信息化网站系统时，需要保障系统建设的完善性，加强事业单位与档案管理工作体系之间的联系程度，基于一体化的管理工作模式，实现对信息的充分利用，为事业单位带来了良好的社会效益和经济效益。

4.建立档案信息化管理平台

信息化平台的建立能够实现通过网络来开展管理活动并提供管理服务的要求，其在实际中可以充分满足档案信息化建设的要求，对于信息化管理平台的建立需要从技术、系统、设备设施等角度进行考虑，并结合档案管理的要求来对管理平台的功能进行完善。首先需要根据事业单位的实际情况来建立档案信息网站，并且为了确保网站的安全性应采用内部OA网，以此来构建起覆盖整个单位的档案信息网络。在档案的查询、调阅、使用中，应以档案类型来确认其开放程度，设置档案使用权限，并提供网络档案管理服务，以此来实现档案工作的自动化转型。并且为了进一步实现强化档案管理职能的要求，则可以通过互联网加入全国或地区区域档案网络，实现全国或地区档案信息网上交流互通，其在实际中能够有效地实现档案工作的信息化执行要求。并且在档案信息化管理平台的建立中应保证其网站功能的全面性及信息传递的时效性，因此应采用标准化设备设施来为其管理平台的建设提供支持，并注重设备设施更新与软件升级。

5.做好档案管理信息化安全防护

网络环境存有的漏洞会对档案资料的安全产生影响，因此在事业单位档案信息化中，为了避免出现信息泄露、丢失等问题需要做好安全防护工作，尤其是在大数据环境下更要及时地对安全防护技术进行更新及优化，加强对网络风险的抵御。为此需要根据档案管理信息化的特征及其在实际中的办公环境来采用安全防护技术，通常情况下可以运用认证技术、加密技术、密码密钥等来避免档案数据库被入侵，针对电子档案应利用防火墙技术来抵御非法入侵及计算机病毒，为档案管理的顺利开展提供保障，其也有利于事业单位信息化建设水平的提升。

6.加强对档案管理工作人员的培训

在开展事业单位档案管理工作的过程中，需要以专业化的形式，定期组织管理工作人员开展培训活动，保障了培训内容的专业程度，将信息培训作为关键内容，加强了传统管理与信息化档案管理之间的融合程度，及时改善管理问题。纸质化的档案管理模式，仍然属于事业单位档案管理工作的主流形式，需要积极地引进创新管理工作理念，在新型的管理方式引导作用下，对相应的管理制度予以改革，基于信息化和科学化的技术操作手段，提高了档案管理工作人员的专业技能水平。

四、事业单位档案管理信息化建设中的注意事项

1.完善档案信息化管理制度

在档案管理中，固有的规章制度是以传统的档案管理方式及特点所设置的，而其制度内容在档案管理信息化中的应用存有许多的局限性，在此情况下，需要通过对管理制度进行改进及创新的方式来确保其适用于档案信息化建设。明确的规章制度可以为信息化建设中各项工作的执行提供制度保障，在规范信息化建设流程的同时减少相关工作中的疏漏问题，通过细化其制度内容的方式来对信息化管理的实行进行指导，在完善制度来保证其适用性的同时来提升信息化建设水平。

2.规范档案管理流程

在档案管理信息化中，为了保证档案的完整、安全，会采用双档并行的方式来进行管理，因此，无论是对电子档案，还是纸质档案，都应重视对其管理流程进行规范来保证各项管理操作的合规，避免在实际中出现疏漏情况。在实际中需要按照档案信息化管理的规定来进行档案资料的收集、整理、归档，并在档案电子化处理中严格遵循相关规定进行扫描、录入等，确保档案的完整、全面，从而有效地加强档案管理实效。

3.提升工作人员专业素质

现今档案管理内容不断增多、工作职能不断增加、涉及范围不断扩大，而这也使工作人员需要面对较多的难题及挑战，尤其是在档案管理信息化中要求工作人员能够掌握多种专业技能，以此来对现代化技术进行运用实现信息化建设的要求。为此在实际中需要结合事业单位的实际情况来招聘及选用具备丰富管理知识、优秀管理技能及创新化管理观念的综合型人才，以此来组建高素质的专业队伍。并且还需根据事业单位人才队伍建设情况来制定档案管理人才培养方案，通过加强专业培训使管理人员可以对最新的管理技术、管理方法进行了解及掌握，使其可以对现代化技术进行有效利用，为档案信息化建设提供助力。

五、结语

档案管理信息化建设能够推动其工作模式的创新，使事业单位信息化建设水平得到进一步提升，从而实现对档案工作流程进行优化的目的，使各项工作按照规章制度的要求来高效落实，并促使档案资源得到有效利用。并且还应借助现代化技术来加强对数字化档案资源的处理、分析等工作，推动档案工作的信息化建设的进步，有利于档案管理的信息化转型，使档案工作的效率、质量得到有效提高，进而对档案工作中各类资源进行全面的整合及分类。

作者:李慧