档案管理工作的现状与时代融合分析

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摘要：随着社会经济的持续发展，在新时期事业单位不断进行深化改革的背景下，对档案管理工作提出了更高的要求。于事业单位的发展而言，档案管理是其重要内容组成，因此，需要结合当前信息社会的发展，不断探索利用区块链、大数据和云计算等信息手段，促进事业单位整体管理水平的提高。受到诸多因素的影响，事业单位的档案管理还未能实现有效地与时代高度融合，部分单位档案管理的质量和效率迟滞不前，在一定程度上制约了事业单位的高效、可持续发展。为此，本文将从事业单位档案管理的概念入手，分析当前档案管理工作出现的问题，进而提出实现时代融合的相关策略，以期促进事业单位档案工作的高质量发展。

关键词：事业单位档案管理；现状和问题；融合策略

研究近年来，伴随信息技术的高速迭代，社会各领域实现高速发展。于事业单位的档案管理工作而言，不断利用信息时代的新技术，提高服务人民、服务社会、服务国家的能力，实现事业单位档案管理与时代发展的高度融合是新形势下的必然趋势。为此，下面将对档案管理问题和策略进行详细分析，以期助力事业单位档案管理与信息时代的高效融合。

一、时代融合背景下事业单位档案管理工作的相关概述

事业单位是指国家为了公益目的设置的，主要从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。大多数事业单位属于知识密集型组织，是社会生产力的重要组成部分，在国家科技创新体系中居于核心地位。在事业单位的发展过程中，档案管理工作既可以当作事业单位管理工作的基础，不断完成对事业单位优秀工作成果和发展历程的记录，也可以当作事业单位发展水平的衡量标准，不断在人才培养效率和发展潜力的评判中充当重要的角色。伴随信息时代的深入发展，事业单位持续做好档案管理工作，进一步体现档案的应用价值，才能更加有效地发挥单位自身的社会公益效能。

1.信息化档案管理的概念

在事业单位档案管理不断与时代融合的过程中，事业单位的档案管理必然逐步朝着信息化方向转变。信息化档案管理是指利用信息技术、信息平台完成档案数据的采集、分析整理和利用工作。简单而言就是由传统的记录归档转变为数字信息归档及应用。可以说，事业单位的健康、可持续发展离不开有效的信息化档案管理。

2.信息化档案管理的特点

随着事业单位档案管理不断与时代相融合，信息化的档案管理有着以下特点：首先，需要在科学合理的单位内控制度下进行，同时也要落实好国家在档案管理方面的政策法规。其次，事业单位走向信息化发展的标志可以通过实物、纸质存档转变为电子存档来体现。再次，在实现信息化的档案管理后，可以有效提高档案管理的质量和效率，满足事业单位在新时代发展中的需求。最后，按照全面贯彻新发展理念的要求，信息化档案管理符合碳达峰、碳中和目标要求，是事业单位保障国家重大战略实施、构建现代治理体系的必经之路。

3.信息化档案管理的建设内容

为加快信息化建设流程，保证档案管理工作可以与时代更好地融合，首先，要求事业单位将档案信息化事业纳入本单位、本行业发展规划，使档案信息化建设依法依规开展。其次，深化“互联网+电子政务”建设，从制度和执行两方面促进电子文件、政务信息的归档工作。再次，完善档案信息资源平台建设，加快模块齐全、功能完备、信息安全的综合档案信息系统建设，从共建、共享、共治的角度促进事业单位档案管理质量和服务同步提升。

二、事业单位档案管理工作与时代融合的必要性

1.节能降碳、绿色发展的需要

近两年，碳达峰碳中和明确了我国经济社会发展全面绿色转型的战略方向和目标要求，是推动国民经济高质量发展的内在要求。而传统的档案管理模式对应的则是更大规模的人耗、物耗和碳消耗。伴随着信息技术的不断优化和升级，在事业单位积极将档案管理工作和时代充分融合的过程中，档案管理必然会沿着信息化、自动化、网络化的方向不断发展。既能在数字化的档案管理中提高工作效率、降低各种成本的消耗，也可以安全高效地增强行业之间、单位之间、单位各部门之间的交流和合作，提高档案管理工作的质量和效率，促进事业单位的健康绿色发展。

2.顺应信息时代发展的体现

信息时代的高速发展使得信息技术不断被各行业应用和普及，5G技术的研发和物联网、云计算等技术的深入应用，促进社会工作方式、运转流程不断优化升级，更多的技术创新手段层出不穷。事业单位作为最重要的社会公益性服务机构，需要结合时代的发展完成对区块链、云计算等前沿信息技术的利用，顺应时代发展，促进档案管理的信息化效能，提高为人民、为社会、为国家服务的能力。

3.事业单位改革发展的需要

伴随社会主义市场经济体制的不断深入推进，事业单位作为国家机构的重要组成部分，在起到维持经济社会发展稳定性的作用时，也面临着各种机遇和改革。事业单位建立档案信息化管理平台，是事业单位加速时代融合、强化数字赋能、实现智慧应用体系建设、构建综合信息管理“一张图”的前提和先决要素。档案基础信息库、数据库的建设，不单纯是数据的储备，同时也为事业单位建立数据模型、数字模型，构建智慧化管理系统奠定了基础。系统完备、安全可靠的城市智慧化管理系统，将持续促进事业单位在加快“放管服”改革及“服务型”政府建设方面走向深入。

三、事业单位档案管理工作中存在的主要问题

1.单位各层级对档案工作的重要性认识不足

受传统思想认识的影响，长久以来很多事业单位都将单位的工作重心、发展重点放在各类具体业务的发展管理上，缺乏对档案管理工作的认识和重视。具体而言，一些单位的工作人员认为档案管理工作只是简单完成档案的收集、整理和保存工作，技术性与难度不高，且不能为事业单位的发展提供更多的利益和价值，所以在日常工作中不太配合档案管理人员的工作。部分事业单位管理者也对档案管理工作认识不足、重视不够，没有深刻认识到档案管理工作能够发挥的真正价值，便不会在档案管理中提供充足的人力、物力和财力支持，严重影响了档案管理质量和效率的提升。另外，在事业单位的整体工作方式、工作模式朝着信息化的方向快速发展，进一步加快与时代进行融合的过程中，基于各层级对档案管理工作的认识程度不足，缺乏先进的管理意识，单位内控方面的管理制度必然缺失或者流于形式；与之对应，档案的信息化管理也必然会受到来自管理制度上的影响。传统的档案管理规章制度已不能满足现状和今后一段时期的管理需求，配套的信息化管理制度缺位，必然无法满足档案信息化管理工作的顺利开展。

2.部分档案管理人员综合能力不强

信息时代的高速发展促使各行各业都面临着激烈的行业竞争，从本质上讲，行业与单位的竞争实质都属于人才之间的竞争。针对事业单位的档案管理而言，高层次档案管理人才的匮乏，使得档案管理工作与时代融合相对停滞或进展缓慢。有的事业单位为了节约资金上的支出，对档案管理人员的专业技术性和从业要求没有严格限制，没有给员工创造专业岗位培训的条件，对于员工的职业素养考核也缺乏重视；有的单位甚至将档案管理岗位视为退休前养老的休闲港湾，放任自流。事业单位缺乏档案管理专业技术人才，档案管理工作便不能按照相关的标准规范和需求完成，更容易陷入分类不标准、工作效率低下和查阅无头绪的恶性循环。另外，人员流动性大也是档案管理中经常存在的问题，频繁的工作交接以及交接过程的不规范，加剧了档案系统管理的难度，进而也严重影响了档案管理与时代的深入融合。

3.档案管理信息化程度不均衡

档案管理信息化是一项系统工程，其滞后的发展，必将影响到档案管理资政效能的充分发挥。目前，我国中东部地区大部分档案管理专业机构已经实现了档案信息管理与时代发展的高速融合，档案收集、管理、调阅自动化管理系统完善高效。但部分偏远地区或行业受人员、经费和理念的限制，档案管理信息化程度落后，整体发展不充分、不均衡现象比较突出；不同行业、领域和单位之间以及各类不同重点领域、重大活动、重大工程建设档案的信息化管理水平也参差不齐。

四、事业单位档案管理工作与时代融合的措施

1.提高思想认识，加强组织领导

“档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业”。实现时代融合，必须进一步完善国家统筹、省、市、县分层抓落实的系统管理机制。以档案行业发展规划为依据，突出事业单位档案作为重要信息资源和独特历史文化遗产的价值，突出事业单位档案工作对党和国家各项事业的基础性、支撑性作用。突出创新引领，以改革精神推动档案实践、理论、制度的不断创新。结合新《档案法》的实施，逐步构建系统完备的事业单位档案工作规范化、法制化管理体系，提高行业依法行政、依法治档效能。本着对历史负责、对单位发展负责的原则，建立并完善事业单位档案管理一把手负责制，在领导干部高度重视的前提下，完善单位内部档案的管理制度、考核制度和责任追究制度等，高屋建瓴的规划档案工作与业务工作的有效衔接，从制度、管理、人才、设施等方面全方位谋划档案信息资源管理工作，才能充分实现事业单位档案工作在推进国家治理体系和治理能力建设中的基础效能作用。

2.完善管理模式，实现精细化目标任务

精细化管理以科学、理性、精准为基本特征，在绩效目标引导下，通过科学设置组织机构、优化细化管理流程，推动治理思维和方式转变，以实现档案管理工作的科学化、标准化、规范化工作目标。各层级事业单位及档案管理部门需要进一步完善对档案工作的统筹协调工作机制，坚持与中心工作、重点工作同研究、同部署、同推进。针对档案与时代融合任务，逐级分解、列出清单、长期坚持、确保实效。同时，全面落实依法依规管档治档责任，将档案工作纳入事业单位发展顶层设计规划，按照适度超前的原则设定档案同行业与具体业务的流程节点。不断加强事业单位档案集中统一管理，规范完善档案资料收集范围，将关系国家安全、国计民生、公共服务、科研文化等重点行业和领域的档案纳入规范化管理范畴，抓好事业单位全宗介绍、组织机构沿革、大事记等编制工作，健全重特大事件档案应急处置档案管理机制，责任到人、分工协作、共同发力。

3.创新管理模式，加快数字转型

事业单位作为提供社会公益服务项目的部门，全面记录了国家经济社会发展的进程，是社会发展过程中形成的宝贵财富。事业单位领导干部应在重视档案管理工作的基础上，进一步更新观念、创新理念，加快档案资源数字转型工作。将档案管理工作完成时代融合的重要意义纳入国家大数据战略体系，纳入数字经济、数字社会、数字政府建设工作，纳入现代基础设施网络建设。随着社会智慧网络管理体系的架设，应当逐步投入更多的人力、物力和财力，打破原有档案管理模式，构建档案高质量发展信息网络管理体系。具体而言，就要参考事业单位发展规划，强化电子文件、电子资料的归档工作，推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。配合5G技术、区块链技术、“互联网+监管”技术，实现城市管理智慧网络体系与档案管理部门的无缝融合。

4.加大开发利用，提升服务效能

多元化、专业化、信息化的经济社会发展格局，为事业单位这类知识密集型组织的档案开发利用工作提供了发挥的平台。档案数字治理新模式，使得档案管理工作逐步融入事业单位工作全流程。做好档案信息资源开发利用，凭借事业单位在教育、科技、文化、卫生等方面的权威性和不可替代性，可以实现事业单位为党和国家发展大局服务、为社会经济发展服务、为广大人民群众服务的根本目的。一方面，事业单位可以结合自身工作性质统筹考虑与档案业务管理的相互关系，建立符合科研教育活动规律、分级分类型的经济科技档案管理体系，强化经济科技档案的管理和应用；另一方面，可以在档案信息平台建设过程中，提前谋划布置，按照档案管理工作与业务工作密不可分的原则，根据单位内部需求，适度超前设定档案信息自动化检索模块，根据管理层级或者业务工作层级，设定不同的身份权限，使得档案信息资源能够被高效、合理的检索和利用。同时，事业单位管理层也应当通过设立激励措施，鼓励档案管理人员尝试依托信息化管理平台的功能，完善对档案资源的深度开发利用，通过档案资源的信息共享和综合筛分，实现“反哺”单位主要业务事项的功能，使得事业单位沉淀多年的科研技术档案能够充分利用起来，促进与时代发展高效融合。

五、结语

事业单位为提高自身服务社会的能力，应当积极主动与社会时代发展相融合，坚持优化、协同、高效原则，从节能降碳、科学高效、有利于档案事业全面可持续发展的角度出发，利用数字社会万物互联发展迅猛的契机，改变原有档案管理模式，积极探索档案工作与业务工作有机融合、档案工作与数字管理有机融合、档案管理与开发利用有机融合的有效机制和路径，更好地统筹各方力量。加快推进档案信息化战略转型，切实保障信息化建设的前瞻性、针对性、实效性，需要加强顶层设计，不断完善档案基础设施，积极推动互联网、云计算、大数据、人工智能、区块链技术和档案工作的深度融合。通过档案信息资源共享服务平台建设，拓展档案工作数字化、网络化、智能化的应用场景，形成做好档案工作的整体合力，构建起上下贯通、执行有力、运行通畅的档案工作体制机制，促进事业单位管理水平的提高，让档案工作在与时代融合过程中焕发新的活力与生机。

参考文献：

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[2]黄思民.新时期机关事业单位人事档案管理工作的现状分析及应对策略[J].黑龙江人力资源和社会保障，2021

[3]谢馨慧.新时期事业单位档案管理工作的研究[J].陕西档案，2021

[4]孙弘.谈信息时代事业单位档案管理工作改革和创新[J].兰台内外，2020

作者:冉君宜