机关事业单位数字化档案管理工作探究
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摘要：数字化的飞速发展为我国各领域提供了莫大帮助，不但有益于各单位提高工作效率，还缓解了诸多工作上的困扰，降低了人力资源的消耗。现今，数字化管理已经与事业单位档案管理工作有效融合，使其拥有了更广泛的应用空间，利用数字化管理，事业单位能够充分明确单位档案状况。然而，由于数字化管理还处于发展初级阶段，在应用过程中仍存在不足，需要进一步优化和完善，本文即围绕此类问题对数字化档案管理进行探讨。
引言
事业单位档案是自机关创建以来就存在的，包括数据资料、规章制度以及其他内容。伴随机关事业单位持续壮大，其档案内容也会逐渐更改、扩充。在机关事业单位发展历程中，档案管理起到了重要推动作用，可以为机关事业单位决策过程提供准确参考依据。数字化档案实质是通过扫描、多媒体等技术将传统档案转化为数字化档案，并以电子方式进行归档，实现信息网络共享和管理。数字化档案由专业软件设备设施进行管理，相关人员可随时调用、查阅。对机关事业单位来说，数字化档案建设可以有效提高档案管理效率，管理人员应充分重视档案数字化建设，积极提高档案管理能力，确保档案安全，最大限度地发挥档案价值。
一、档案数字化的内涵
借助对多媒体技术、扫描技术、数字存储技术及数字摄影技术等新兴技术的合理利用，档案数字化可以实现把不同形式的传统档案向数字化信息档案转换，并通过专业的软件设备设施及现代网络技术对信息档案进行有效管理，致力于创建有序的档案信息数据库，实现档案信息资源及时共享。数字化信息保存形式对涉及档案相关业务的服务水平及工作效率有着明显提升，不管是机关事业单位的内部档案管理工作，还是对社会群体提供的服务，都可以获得更高的质量及更好的效果。
二、机关事业单位档案数字化管理的优势
1.有利于新型的档案管理和服务机制的革新
档案信息对事业单位的工作安排具有十分重要的作用，在对单位人员进行任命与提升的决策中，档案信息记录的业务信息及绩效考核将成为重要的参考资料。但是，一些单位因为员工数量庞大，且各类信息复杂，很难对其进行管理，传统纸质记录方法有许多缺点，不利于工作的开展。与之相比，数字化管理可以借助计算机技术，通过对网络数据的记录保存，可以便捷地对相关信息进行搜索、调取，有效提高工作效率。此外，由于计算机技术强大的存储能力，信息资料可以实现长时间的保存，不用担心信息丢失及磨损情况的发生，这是事业单位档案管理的重大突破。随着数字化应用和普及，将数据保存在计算机上，能够有效保证企业信息的完整性及安全性。
2.保障事业单位档案信息安全
事业单位对档案信息的准确性及时效性具有十分严格的要求，重要信息必须真实、保密及可靠，这在一些特殊性质的企业单位尤其如此，而传统的纸质档案保存方式无法完全满足上述要求。基于数字化管理模式，档案管理流程更加严格，数字化信息管理可以有效解决档案真实性的难题。另外，数字化管理模式在对文档加密的情况下，并非每个人都可以随心所欲地访问文件信息。因此，人员档案信息安全性得到了保障。
3.有助于事业单位档案信息日常更新和维护
周期性的维护及更新是保障档案信息安全性及完整性的有效措施。在传统模式下，纸质档案的维护管理工序颇为复杂，需要大量人员对档案的信息进行转录与誊写，耗费大量时间及人力。同时，在抄录的过程中难免出现错误。而建立数字化档案管理方法，可以通过计算机大数据技术，更新人员档案上信息，确保信息真实性和有效性。此外，在人员工作安排及调动方面，数字化管理可以快速提取人员信息，有效保证工作效率的同时，也可以让工作安排的合理性最大化。
4.提高档案管理效率
纸质档案管理模式中，员工只能根据纸质数据手动检索数据库，耗时较长，档案数字化管理可以大大提高工作效率。一般情况下，管理档案时会借助网络信息技术提高档案信息输入频率。在完整的数据库支持下，工作人员可以通过关键词检索的方式轻松地对所需资料进行调取。另外，随着效率的提高，事业单位不需要设置太多档案管理岗位，有效减少工作事故的发生频率。
三、事业单位档案数字化管理面临的问题
1.事业单位对档案信息管理缺少重视
组织的重视和工作自身附带的价值及意义是从业者做好本职工作的关键。在档案管理工作中，投入一定的资金及人力，是调动管理人员积极性的有效方法。而相反，缺少专项负责人、不给予相应的重视或者岗位变动频繁、工作交接时信息传递和问题繁多的安排，会使得档案管理工作变得枯燥而费时，导致很多员工并不愿意耗费精力在工作上。另外，部分单位由于不规范的操作或者采用的制度缺乏科学性，导致档案管理工作频繁地出现错误，比如：信息泄露、丢失，资料保存不全等，给后续工作带来很大的困难，同时也失去了对其他部门工作信息支持的重要功能。
2.单位缺少成熟的管理技术
档案管理工作的特点具有较强的复杂性，从业人员需要把庞大的资料数据进行归类整理，防止系统信息混乱，为企业提供及时、准确的资料，也正是因为繁重的工作性质，导致岗位员工流动性较大，难以形成有效的职业沉淀，以至于资深的档案管理人才较为稀缺。在信息的时效性方面，工作人员需要定期对档案资料更新，由于缺乏先进的技术，经常出现原有信息被覆盖的情况，导致档案信息出现纰漏，形成隐患。另外，在对一些图像的录入中，需要图转文字的操作，当技术不达标时，容易出现识别、录入错误或者工作无法开展的情况，影响档案的准确性及工作的效率。最后，归档资料需要系统的维护，缺乏有效的技术支持，维护工作也将成为工作人员及企业的工作负担。
3.补充材料工作不到位
档案存储工作方面的缺失或错误将会导致单位对历史档案的整合或调取操作面临较大困难，材料补充不及时往往会造成其他工作被延误。比如，在原党支部搬迁或者撤销后，补办的入党资料上交时便会变得无比困难；一些院校倒闭后，已经毕业的学员想要补办或补充学籍则无处申请；退伍军人在对以往的工作存档时，一些机密性的任务因为没有记录而无法入档；或者一些学员在分配工作的交接上，由于缺乏经验，在前期没有获取完善的入职资料，加上后续没有明确的工作时间记录，导致在后续工作中频繁出现交接不上的问题，在薪资计算上也容易形成纠纷，且在档案缺失的情况下难以得到妥善解决。
4.工作人员专业性不达标
数字化档案管理工作对高素质专业人才有极大需求。然而，许多单位对档案管理不够重视，导致招聘专业档案管理人员过于草率。现阶段，部分事业单位档案管理人员的工作跟不上时代步伐，缺乏专业知识，甚至有些单位为了减少开支，聘用非专业人员，将档案管理工作设置为兼职，导致因为缺乏基础档案管理工作经验，非专业人员工作失误频发，严重影响档案管理工作的质量，对后续工作造成不良影响。
5.设备设施建设不到位
在档案管理工作中，软硬件设备设施是不可缺少的物质基础，其决定着数字化档案管理工作的顺利开展。目前，部分机关事业单位不重视档案管理工作，对软件硬件设备设施等方面投入资金不足，甚至将其他部门将淘汰的设备设施用于档案管理部门，设备设施故障频繁发生，导致其不能满足现代化档案管理实际需要。另外，由于档案管理成本投入不足，一些单位档案管理部门无法及时更新、升级工作系统，对档案数字化建设形成了阻碍。
四、加强档案管理数字化建设的有效对策
1.培养数字化档案管理意识
为确保数字化档案管理工作全面发展，机关事业单位管理部门必须对数字化档案保管工作予以充分重视，在档案管理工作中实行全面数字化管理，进一步增强全体人员数字化管理意识，转变原有档案保管思想，不断掌握新技能、新知识，对传统的档案管理方法加以创新。另外，机关事业单位还要做到结合自身的实际情况，制定一套完善的档案管理制度，确保档案工作的严谨性与准确性，加强档案保密机制协调发展。最后，为确保数字化档案管理工作的有序进行，可以组织相关培训，提高档案管理人员的职业素养，建立一支高素质的档案管理团队，确保事业单位档案管理朝着数字化方向发展。
2.推进数字化文字归档
在信息技术的普及下，现阶段，档案管理人员的日常工作具有明显的即时性，通过计算机对相关档案登记录入，并发往其他部门确认，进入严格的审核阶段，一般情况下，工序中会设置相应的督促时间。然而，单位内的审核确认工作经常出现延误情况，即使有催告信息的提醒，也无法实现完整的工作闭环，对后续工作造成不良影响。这种情况下，数字化档案管理对文件的预处理功能便可以发挥重要的作用，通过预处理，计算机技术可以解决大部分的格式审核工作，审核人员仅需审核重点内容，大幅度减少审核工作的任务量，且有效提升了文件的处理效率，这无疑对机关事业单位是非常有益的。
3.创建档案管理电子系统
所有岗位工作都较为复杂，每天会产生大量文本、文件档案信息。档案管理员需要及时储存和收录这部分信息，在传统档案管理的模式下，这一部分的工作任务量十分繁重，管理人员需要耗费大量的精力来处理。而在数字化档案管理模式中，不仅可以通过电子档案系统对文件进行扫描摘录，还可以通过查询系统对相关信息进行调取，并通过网络信息技术进行传输共享。在完善的系统设置下，电子档案系统还可以细分为操作系统管理、公共系统环境管理、分类单元管理、卷夹管理等不同部分或等级，从根本上对机关事业单位信息共享能力进行提升，保证档案的利用效率。
4.加强管理系统与办公系统连接
现阶段，随着我国各类技术飞速发展，以信息技术为首的科学技术在各行业都得到了推广。机关单位在开展科学的数字化档案管理过程中，首先，应将信息技术与办公系统有效融合，从多个角度实现机关单位数字化档案管理的综合发展；其次，必须构建电子文件安全管理体系，在对档案进行管理时，由于档案管理普遍具有特殊性，应提高机关事业单位档案信息安全性，最大限度地激发档案信息基本价值，促进数字化档案与档案制度化有效结合；最后，事业单位在对软硬件系统进行管理时，必须交给专业人士，例如：按时更迭数据库信息、在系统内安装杀毒软件，设置用户访问权限等，就算发生意外情况也不会致使数据缺失。除此之外，机关事业单位在对软硬件更新时，应及时维护与监测，找寻影响系统运行稳定的外界因素，增强档案利用率，为档案创建安全的使用环境。同时，在数字化管理过程中，也不能彻底抛弃传统档案管理工作，应加强双层保护，为数字化档案管理进一步发展夯实基础。
5.利用RFID技术进行智能档案管理
现今，可利用RFID技术对档案管理进行智能管理，由智能系统对档案进行数字化分类。RFID技术对档案管理系统结构如下图。图1 RFID技术的智能档案管理系统结构组成示意图利用RFID技术的档案管理，相关管理员可以快速准确地找到需要访问的文件，并自动完成文件调用记录、访问信息、出库等操作。同时，机密档案可以将防盗信息添加到RFID中，在使用入口处和出口处的固定RFID读卡器防止其离开。此外，RFID技术的档案管理系统是其智能化与数字化技术相结合，并能在档案未归还到位时发出警报，从而提高档案数字化管理水平，提升档案管理的质量水平。
6.多方向加强人才培养
培养全面复合型人才不仅是当务之急，也是当今时代档案管理的新要求。第一，通过继续教育加强档案管理人员专业知识培训，结合档案管理新标准和要求，使培训适应发展需要，培养基本技能，同时还应对计算机硬件设备操作等基础能力加以培训。第二，可以优先选择专门从事计算机领域的工作人员作为档案管理人员，并且在入岗之前进行有关档案管理培训。这样，档案管理人员不仅可以熟练地使用计算机设备管理档案，还可以有效解决数字化档案管理中可能出现的问题，对推进档案数字化建设具有重要意义。第三，机关事业单位还可对外招募全能复合型管理人才。同时，对档案管理人员实行档案管理制度，建立激励机制，提高薪资水平及晋升空间，充分调动档案管理人员的工作积极性，提高数字化档案管理水平。
五、总结
信息技术的发展促进了社会各领域发展与创新，对机关事业单位档案管理工作也产生了深远影响。尤其是档案工作开展数字化建设是社会未来发展主流趋势，机关事业单位档案管理工作应当深化数字化建设，合理利用互联网思维推动其管理方式创新与管理工作简化，使其早日实现科学化管理，继而推动档案管理和数据有效融合，实现档案管理效益最大化，提升档案管理水平。
作者:刘璐
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