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合同管理制度

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合同管理制度

合同管理制度

1、目的

对合同进行有效控制,确保各类经济合同能有效实施。

2、适用范围

适合本院各部门签订的合法、有效的经济合同文本及其相关资料,与合同事宜有关的往来信件、电报、电话记录、图表等。

3、职责

分院负责一般的合同文本的管理及送交上级主管部门备案。重要合同由综合办公室管理。

4、工作程序

4.1合同的分类

a.地质勘查合同b.施工合同c.储量检测合同

d.物探合同e.测绘合同g.内部合同h.其它外涉合同

4.2合同的签定、管理和使用

4.2.1本院合同由分院、综合办公室统一管理。

4.2.2凡行业主管部门有规定的,一律使用规定的合同文本。

4.2.3对外签定合同,必须是院长或其授权人,授权必须办理书面手续。

4.2.4合同用印必须经院长或其授权的院领导批准,填写《合同用印登记表》HBKJ/QR042301.01。

4.2.5合同地办理完全手续后,退回本院不得少于一式三份,使用正式文本的为:合同执行单位、财务部、存档,其他使用处为复印本。

4.2.6属于合同内容的相关文件,与合同文本在存档处保存。

4.3合同专用章

综合办公室负责合同专用章的管理。凡是外出签定合同需带合同专用章时承办人员需办理批准手续,填写《合同专用章使用及外携登记表》HBKJ/QR042301.02。

4.4本院合同文本及合同专用章一律不得向私人借用,违者追究经办人责任。

5、质量记录

5.1《合同用印登记表》HBKJ/QR042301.01

5.2《合同专用章使用及外携登记表》HBKJ/QR042301.02

合同用印登记表

HBKJ/QR042301.01

序号日期合同编号合同名称合同使用部

门及承办人经办人批准人备注

合同专用章使用及外携登记表

HBKJ/QR042301.02

序号日期合同名称建设单位

名称合同专用章使用部门及承办人经办人批准人