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物业管理工作是融服务和管理为一体,并且是通过对人的服务来达到管理的目的,因此矛盾的出现是必然的,纠纷的发生是不可避免的。要想减少或解决好这些纠纷,使物业管理有序地进行,就必须建立健全物业管理的约束机制。物业管理约束机制大体可分为三个层次:
(1)各级政府制定的有关物业管理的法规。健全的法制是物业管理顺利进行的根本保证,政府部门制定出台的有关物业管理法规是明确供需双方权利义务的基本依据,如建设部颁发的《城市新建住宅小区管理办法》、《城市异产毗连房屋管理规定》,建设部与其他部委联合颁发的《城市住宅小区物业管理服务收费暂行办法》、《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》等等,以及各地政府相继出台的《物业管理办法》、《物业管理条例》等地方性法规政策。
(2)物业管理公司制定的具体管理办法。不同类型物业具有各异的使用特性,针对具体物业而制定的管理办法是对各级政府制定的有关法规的有机补充,是明确住(用)人使用物业时的行为准则。如,有些物业管理公司针对管理区域内住(用)人的具体情况制定的《住(用)户须知》、《住(用)户手册》等。
(3)业主自我约束机制。物业管理的基本原则是实施业主自治管理与物业管理公司专业统一化管理相结合,而业主自治管理的前提是业主的自律,只有建立起业主自我约束机制才能保障广大业主自治权力的有效实现,也是保证法律和规章制度得以顺利实施的有效手段。目前一般的做法就是由业主订立《业主公约(契约)》,一方面补充法规政策、规章制度的不完善;另一方面使业主自治自理有依据。
(4)签订详细完善的《物业管理合同》,明确物业管理供需双方享有的权利、应承担的义务,确保整个管理活动的顺利进行。