机关公文印信管理制度

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第一章总则

第一条为了使机关的公文处理和印章、信函的使用规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据有关规定，制定本办法。

第二条机关公文、信函是传达和贯彻党和国家的方针政策，联系和处理机关公务的工具。要坚持注重效用，少而精的原则，确保公文、信函的政策性、权威性、指导性和可行性。

第三条机关印章、信函的使用和公文处理，由办公室统一管理。业务印章由各科室指定专人管理。

第四条公文处理必须做到及时、准确、保密，确保机关公文的正常传递和安全。

第二章收文的处理

第五条收文的处理一般包括签收、拆封、登记、批分、阅处、承办、催办、清退等程序。

第六条上级和外单位的来文，统一由办公室签收、拆分，加盖收文登记章、核对份数，并分类登记。个人参加各种会议带回的文件，必须交办公室统一管理。写给机关领导的信件，由本人拆封。

第七条登记后的文件根据来文内容、轻重缓急和各科室的职责范围进行批分。

凡急件、重要文件、一般性文件，由办公室提出处理意见后送主要领导批示，根据批示再送有关分管领导和科室办理。

第八条传递和阅处

1、经批分的文件，按批分意见进行传递。传递公文一律实行纵向传递。凡需各分管领导和两个以上科室阅处的文件，按照主要领导的批示，先由办公室继续传递，一般不得横向传阅。

2、实行公文传阅承办登记制度。凡是传阅承办文件的人员，都要在传递单上如实填写阅处、办理情况，注明时间，以防贻误工作或文件丢失。

3、办公室对收到的文件材料要随收随登，及时送阅，一般不得压扣超过半天；对紧急会议通知和文件，应特事特办，收到后即送领导阅示。各科室对办公室送去的文件应及时阅处。急件、传阅件在一个科室不得超过四个小时；一般文件不得超过两天。特殊情况经办公室负责人同意后，可适当延长阅处时间。暂存文件，必须在年底前退办公室归档，不得跨年度存文。

第九条催办、查办

按照第八条第二、三款的阅处要求，办公室应对各科室阅处情况进行催办、查办。做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办。一般公文定期催办、查办，催办、查办结果要记载，以明责任。

第三章发文的办理

第十条拟稿、核稿、签发

1、凡是机关对外发出的各种公文（包括与其他部门联合发文），由承办科室拟稿，主管领导复核，主任签发。

2、凡以其他部门主办的联合发文，由办公室审稿，主任签发。

3、拟稿、核稿、签发一律使用钢笔或毛笔，不得使用铅笔或圆珠笔。

4、文稿要符合党和国家的法规、政策及有关规定，力求做到情况确实，观点明确，条理清楚，文字简练，书写工整，标点准确，篇幅简短，便于执行。

第十一条打印、校对、装订、封发

1、经签发的文件，由办公室负责编号和打印。文件的打印要准确、及时，除印数较多的外，一般不得超过两天；如不能按期打印，应与承办人员协商，不得自行压误。机关各种公文在发出前，由办公室指定专人负责进行格式、文字、装印质量等最终审校，以减少失误。

2、文件的校对、装订、封发由承办科室负责。

第四章公文立卷、归案和销毁

第十二条公文（包括收入公文和发出公文）办完后，根据《档案法》和有关规定，由办公室负责将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。对上级的重要文件，及时整理清退。

第十三条各科室所留公文，由科室立卷、存档、备查。需交办公室存放的公文，年底前移交办公室。

第十四条公文归档和销毁，按机关档案管理制度有关规定执行。

第五章印信的使用

第十五条凡是给上、下级、各单位发出的文件、通知需启用印章时，须经主任批准后，方能用印。

第十六条各科室的业务专用章，需经主管领导同意批准后方可用印。

第十七条机关以便函、便笺等形式发出的请示、批复、答复等，必须经主任批准后，方可加盖印章。

第十八条函调证明、日常事务性介绍信、由主任审批后用印。