行政机关公文处理实施细则

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第一条为进一步做好全县各级国家行政机关公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2*0〕23号）、《*省行政机关公文处理实施细则》（*政〔2*0〕48号）和《*市行政机关公文处理实施细则》（*政〔2*0〕50号），并结合《庐江县人民政府工作规则》（庐政〔2*8〕47号）和我县实际，特制定本实施细则。

第二条本实施细则适用于全县各级行政机关，原则上也适用于县内各企业、事业单位。

第三条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条各级行政机关的公文处理工作，应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行保密规定，确保国家秘密安全。

第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》、《*省行政机关公文处理实施细则》、《*市行政机关公文处理实施细则》和本实施细则的有关规定，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第七条各级行政机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第八条各级行政机关的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类和形式

第九条行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律、法规、规章公布规范性文件；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第十条公文形式由各级行政机关结合实际确定。县人民政府及办公室公文的主要形式：

（一）发文机关标识为“庐江县人民政府文件”、代字为“庐政”的公文。主要适用于传达贯彻党中央、国务院、省委、省政府和市委、市政府的方针、政策、指示，部署全局性工作和重要工作，重要决定，批转有关镇和部门的文件，向市政府报告、请示重要工作和呈报意见，以及其他必须以县人民政府名义办理的重要事项。

（二）发文机关标识为“庐江县人民政府”、代字分别为“庐政秘”、“庐政函”的公文。主要适用于县人民政府对有关镇、部门或单位通知重要事项，批复请示事项，提请县人大或县人大常委会审议议案，向市政府报告、请示某一方面的工作，与市政府部门或兄弟县商洽问题等。

（三）“庐江县人民政府令”。主要适用于经县人民政府常务会议或常务（扩大）会议讨论通过的、涉及社会各方面利益、具有普遍约束力的规范性文件。

（四）庐江县人民政府内部传真电报、密码电报，代字分别为“庐政明电”、“庐政密电”，用于办理庐江县人民政府文件中的紧急事项。

（五）发文机关标识为“庐江县人民政府任免通知”、代字为“庐政人”的公文。主要适用于办理县人民政府任免干部事项。

（六）发文机关标识为“庐江县人民政府办公室文件”、代字为“庐政办”的公文。主要适用于传达县人民政府关于某一方面工作的决定，转发市政府办公室文件和有关镇、部门的文件，通知有关重要事项等。

（七）发文机关标识为“庐江县人民政府办公室”、代字为“庐政办秘”的公文。主要适用于经县人民政府同意并以办公室名义对有关镇、部门某项工作作出的通知，公布议事协调机构、临时机构，答复内容一般的具体事项，以及办公室同各业务主管部门之间联系工作，与市政府部门或兄弟县商洽一般问题，办理办公室内部事务等。

（八）庐江县人民政府办公室内部传真电报、密码电报，代字分别为“庐政办明电”、“庐政办密电”，用于办理庐江县人政府办公室文件中的紧急事项。

（九）发文机关标识为“庐江县人民政府常务会议纪要”、“庐江县人民政府专题会议纪要”、“庐江县人民政府办公室会议纪要”的公文，分别用于记载、传达县政府常务会议、县政府常务（扩大）会议、县政府专题会议、办公室会议决定事项和主要精神。

第三章公文格式

第十一条公文格式包括版式和公文体式，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应在发文机关标识右上角标明密级，如需同时标明密级和保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开。其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份号，份号标注在发文机关标识左上角。

（二）紧急公文应在发文机关标识的右上角分别标明“特急”、“急件”；电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需同时标识密级与紧急程度，应将密级标识在紧急程度之上。

（三）发文机关标识一般由发文机关全称或规范化的简称加“文件”二字组成，对一些特定的公文，可只用发文机关全称或规范化的简称来标识。发文机关标识用大号字居中套红印在文件首页上端。几个机关联合行文，可用主办机关名称作为发文机关标识，也可用几个机关名称作为发文机关标识，但应将主办机关排列在前。

（四）发文字号由机关代字、年份和序号组成。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识公文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、横线上方居中，上行文标注在横线上方左侧；只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在横线之下、公文标题之上的右侧。

机关代字应保持稳定，不宜经常变动。年份应标全称并加六角括号；年份和序号一律使用阿拉伯数字。

（五）上行文应注明签发人、会签人姓名。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名。签发人、会签人姓名标在发文机关标识之下、横线以上右侧位置或标在横线之下、公文标题之上右侧。同时，发文字号则移至左侧。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关；为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也可不标明发文机关。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

（七）除“公告”、“通告”外，其他文种都应标明主送机关。“令”、“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，顶格单独标列在标题之下、正文的上行，其中“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、抄送机关之上。

（八）正文是公文的主体部分，应符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。

（九）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。附件一般应与正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”字样，有多个附件时应标识序号。

（十）成文日期以领导人签发日期为准；几个机关联合发文，以最后一个机关领导签发的日期为准；电报以发出日期为准；会议讨论通过的“决定”，可以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。

（十一）公文除会议纪要、电报外，一律加盖印章。联合上报的公文，可由主办单位加盖印章；联合下发的公文，都应加盖印章；联合发文机关达到3家以上的，必须既落款又加盖印章，并将主办机关排列在前。

（十二）公文如有附注，如“此件不得登报”等，应标注在成文日期左下方，主题词之上，并加圆括号。如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以本机关经办科室负责人为宜。当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十三）公文应标引主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词。一份公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个词目。上行文，应使用上级机关制定的公文主题词表中词目。主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方。“主题词”3字用3号黑体字，词目用3号标宋体字。

（十四）抄送栏设于公文末页下端、印制版记之上。抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。

（十五）公文一般应有印制版记。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）机关全称或规范化简称，右侧注明印发（翻印）日期，右下角注明印发份数。

第十二条公文用字一律从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文缮印用字应规范化。县人民政府及办公室文件，标题用2号标宋体，正文用3号仿宋体。

第十三条公文中各组成部分的标识规则，除本细则已作规定外，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第四章行文规则

第十四条各级行政机关的行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第十五条政府部门依据职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。

第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十七条凡属于政府部门职权范围内的事项，应以部门名义直接行文，或几个部门联合行文；需要商请同级其他部门解决的问题，应用函的形式直接行文；须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门发文，文中注明“经政府同意”。

第十八条凡涉及其他部门职权范围的问题，未协商一致，或未经本级政府裁决，部门不得擅自向下行文。否则，本级政府应当责令纠正或撤销。

第十九条各级政府对需要上级业务主管部门、各部门对需要同级业务主管部门审批或决定的事项，应直接向上级或同级业务主管部门行文；各地之间、各部门之间需要协商解决的问题，应当直接行文，不需报上级或本级政府转办。

第二十条各级行政机关一般不得越级请示和报告。对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级行文时，应抄送被越过的机关。无特殊情况的越级请示，收文机关予以退回。未经主管部门转报的县直企事业单位和部门管理的行政机关请示，也不予受理。

第二十一条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。

第二十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第二十三条“报告”不得夹带请示事项，公文文种不得用“请示报告”一类混合文种。对“报告”中夹带请示事项的公文，收文机关只按报告处理，不予答复。

第二十四条向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十五条受双重领导的机关向上级机关行文，应根据内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。

第二十六条上行公文必须按规定的份数报送。份数不足的，收文机关可要求发文机关补足。

上报县政府的公文一般为3份。必要时，收文机关可通知增加份数。

第二十七条为减少重复性行文，凡上级公文已有明确规定，本级无需再作具体要求的，可以不行文，而将原文翻印下发。凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告的问题，应当不行文。

县政府原则上不转发市政府各部门的文件，不批转县政府部门的会议文件，包括工作报告、领导同志讲话和会议纪要等。

第五章发文处理

第二十八条发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

第二十九条草拟。公文文稿由业务主管部门代拟，也可由机关的办公室撰拟。草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序次，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请上级机关协调或裁定。

第三十条审核。公文文稿送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要与有关部门、地区协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文种使用、公文格式是否符合本实施细则的规定等。

文稿应由办文部门的负责同志及县政府办公室相关科室负责初审（规范性公文文稿应先交同级政府法制部门审核），文秘部门负责复审，办公室分管公文处理的负责同志负责三审。

第三十一条签发。公文由本机关负责人签发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者经授权的其他负责人签发；签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他签批人圈阅，应视为同意。非特殊情况，机关负责人一般不接收和签发未经办公室审核的文稿。

第三十二条复核。经负责人签发后的文稿，正式印制前，文秘部门应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十三条登记。经复核后的文稿，文秘部门应及时登记、编号、标引主题词，按照发送范围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理，再造单送印。

第三十四条缮印。经文秘部门登记后的文稿，应送机关文印室或符合要求的印刷厂缮印。缮印要讲求时效，急件、特急件应按时限要求承印。缮印必须保证质量，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。

第三十五条校对。校对由起草公文的科室负责进行，并在文稿标签校对栏中签字后方可付印。校对应使用统一的校对符号，未经签发人或审核人同意，不得擅自改动原稿。

第三十六条用印。用印前，要检查签发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致。用印要求上不压正文，下骑年盖月。

第三十七条分发。缮印好的公文，由机关文秘部门统一分发。分发前，文秘部门应通知承办人从内容到格式进行最后复校，确认无误并签字后，方可照单分发。要做到急件随到随发。公文发出后，经办人要清点剩余份数，及时检查收件单位的签名，经过复核，在分发单上签字后，余件入柜暂存。

第六章收文办理

第三十八条收文办理包括收到公文的全部办理过程。主要程序有签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。

第三十九条签收。公文一律由机关文秘部门签收，按程序办理。机关负责人一般不受理未经文秘部门签收的公文。

除县政府负责同志直接交办事项和必须直接报送的绝密事项外，不得直接向县政府负责同志个人报送公文。县政府负责同志一般不受理未经县政府办公室签收登记的公文。

第四十条登记。公文签收后，由文秘部门逐件核查，分类登记。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。

第四十一条审核。收到下级机关上报需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第四十二条拟办。对需要办理的公文，文秘部门应及时送办公室负责同志提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照职权范围，直接转有关部门处理。对违反《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的来文，经领导批准后，退回呈报单位并说明理由。

拟办意见力求准确、恰当，把握不准时，要主动征询业务科室或有关部门的意见。对紧急、重要公文应提出办理时限；对需要几个部门或地区承办的公文，需明确牵头主办单位。

县政府各部门和各镇人民政府报送县政府审批的公文，由县政府办公室提出明确的拟办意见，按照县政府负责同志分工呈批，重大问题，报送县长审批。凡需要县长审批的公文，负责常务工作的副县长、分管副县长要有明确的意见和建议。

第四十三条批办。对需请领导批办的公文，文秘部门要及时送负责同志批办。经负责同志批办过的公文，文秘部门登记后，转有关业务部门或科室办理。

县政府负责同志的批示由县政府办公室抄告有关部门；县长的批示，在抄告有关部门的同时，抄告分管副县长。

第四十四条承办。有关部门接到交办的公文，应当逐件登记，注明领导同志指示内容、公文运转过程和处理结果，并抓紧办理。各级政府及机关应实行办文限时制，提高办文效率。县政府机关一般公文在7日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在2个工作周内办结。确有困难的，应当予以说明。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应在2日内退回交办单位并说明理由。

国务院、国务院办公厅，省政府、省政府办公厅，市政府、市政府办公室以及上级有关部门发给县政府的公文，由县政府办公室按文件内容呈县政府负责同志阅批后转有关部门承办，承办部门应在规定时间内办结。

第四十五条催办。由文秘部门呈负责人批示后交有关部门办理或者由文秘部门直接交办的公文，文秘部门应当负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文及负责人指示的公文重点催办，其他公文每半个月普催一次。催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期通报公文办理情况。

第七章公文归档

第四十六条根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。

第四十七条行政机关公文办理结束后，应将2份公文正本连同领导人签批的底稿、公文形成过程中的附件整理（立卷）；绝密公文办结后应当及时整理（立卷）。一般应于每年第一季度，将上年的公文案卷集中向机关档案室移交归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十八条归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，并保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程和本机关的主要工作情况，以便保管和利用。

第四十九条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第五十条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。

第五十一条归档范围内的公文应当确定保管期限，并按照有关规定定期向档案主管部门移交。

第五十二条草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水应符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。

第八章公文管理

第五十三条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第五十四条文秘部门应当认真贯彻《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则，建立健全本机关公文处理工作的有关制度。加强对公文特别是上报公文的审核把关，严格执行办文规则和程序，对不符合规定的公文，文秘部门可以不予办理，退回呈报单位，并定期进行通报。

第五十五条上级机关下发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第五十六条未经县政府办公室转发、翻印的国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅和市政府、市政府办公室文件，各行政机关不得擅自转发、翻印。

第五十七条经发文机关批准，在报刊、政报上公开的公文具有正式公文的同等效力。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十八条遇紧急、特殊事项，经领导批准，可以采用传真方式发送公文，传真件经收文机关复印后按正式公文办理和保存。利用传真机传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。绝密级公文不得利用传真机传输。

第五十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日不产生效力。

第六十条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案主管部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六十一条文秘部门应于每年的第一季度对本机关上年度形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理、集中，经鉴别并报办公室负责人批准后到指定场所予以销毁或由保密部门集中统一销毁。销毁秘密公文应由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文（含密码电报），应当进行登记。

第六十二条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。密码电报不得翻印、复印，不得密电明复、明电密电混用。密码电报汇编内部文件，需按权限报批。

第六十三条其他机关人员需要查阅本机关公文案卷，必须持有介绍信。查阅密级公文案卷并摘抄部分内容的，需经办公室主任批准。成卷公文不得外借。